Afdelingen · Directie en controlling AI voor controlling en directie: rapportages, KPI's en beslisdocumenten

Rapportages en KPI's: zes taken in één overzicht

Dit zijn gebruikelijke werkprocessen, geen klantprojecten. Bij elk proces bereidt AI het werk voor. De directie of controlling controleert en beslist. Meer hierover leest u in onze artikelen Verslagen maken met AI en AI‑toepassingen in bedrijven.

1. Maandrapportage en managementrapportage met toelichting

Het rapport gebruikt dezelfde bronnen als de vorige maand. De toelichting moet telkens opnieuw worden geschreven.

• Input: overzichten uit de boekhouding, het ERP-systeem en het CRM per peildatum, plus het rapport van de vorige maand.
• AI bereidt voor: software berekent de KPI's en de afwijkingen ten opzichte van de vorige maand en de planning. AI schrijft een toelichting op de belangrijkste veranderingen en vermeldt bij elk cijfer de bron.
• Controlling controleert: de cijfers en de toelichting en voegt toe wat alleen intern bekend is.
• Resultaat: een conceptrapport met cijfers, grafieken en toelichting.

2. KPI's uit meerdere systemen samenbrengen

De omzet staat in het ERP-systeem, openstaande posten in de boekhouding en de verkooppijplijn in het CRM. De cijfers sluiten niet altijd op elkaar aan.

• Input: exports of koppelingen van de systemen.
• AI bereidt voor: gegevens worden via gemeenschappelijke kenmerken gekoppeld. Software berekent de KPI's. AI laat zien waar de systemen afwijken en wat daarvoor de reden kan zijn, zoals een andere peildatum, periodeafbakening of het verschil tussen bruto en netto.
• Controlling controleert: de afwijkingen en bepaalt welke bron leidend is.
• Resultaat: een KPI-overzicht met een bron en peildatum bij elke waarde.

3. Contracttermijnen en verplichtingen bewaken

Opzegtermijnen, verlengingen en betalingsverplichtingen staan verspreid over contracten.

• Input: contracten en overeenkomsten uit uw documentopslag.
• AI bereidt voor: leest de looptijd, opzegtermijn, verlenging en betalingsverplichtingen, zet ze in een termijnenlijst en stuurt tijdig een herinnering.
• De directie controleert: vóór elke beslissing de contracttekst. AI toont de betreffende passage.
• Resultaat: een termijnenlijst met herinneringen en verwijzingen naar de contractteksten.

4. Vergaderverslagen en besluiten

Besluiten en taken raken uit beeld als het verslag pas dagen later wordt geschreven.

• Input: de opname of aantekeningen van de vergadering, mits alle betrokkenen akkoord zijn.
• AI bereidt voor: schrijft een verslag met besluiten, taken en verantwoordelijken en markeert passages waarover onzekerheid bestaat.
• Deelnemers controleren: het verslag voordat het wordt verstuurd.
• Resultaat: een verslag en een takenlijst met termijnen.

5. Beslisdocumenten

Voor een investering of het aannemen van een nieuwe medewerker moeten de cijfers, alternatieven en risico's op één pagina staan.

• Input: offertes, berekeningen, rapporten en uw vraagstelling.
• AI bereidt voor: zet opties naast elkaar met cijfers uit de documenten, vermeldt aannames en openstaande punten en markeert wat niet kan worden onderbouwd.
• De directie controleert: en beslist. Het document is een samenvatting, geen aanbeveling van AI.
• Resultaat: een beslisdocument met bronverwijzingen.

6. Liquiditeitsprognose

Informatie over inkomende en uitgaande betalingen staat verspreid over openstaande posten, contracten en belastingtermijnen.

• Input: openstaande posten, betalingstermijnen, contracten en belastingtermijnen uit uw systemen.
• AI bereidt voor: software berekent op basis van de gegevens de verwachte inkomende en uitgaande betalingen per week. AI beschrijft de ontwikkeling en wijst op mogelijke tekorten.
• De directie controleert: aannames, bijvoorbeeld over het betaalgedrag van klanten, en past ze aan.
• Resultaat: een liquiditeitsprognose met de onderliggende aannames.

Software en bronnen: koppeling met uw bestaande systemen

Rapportages steunen op meerdere systemen. De tabel toont gebruikelijke mogelijkheden. Welke toegang uw systeem biedt, onderzoeken we voordat we een offerte opstellen.

De namen dienen ter oriëntatie en duiden niet op een samenwerking. Als een systeem geen koppeling biedt, werken we met export en import, een bewaakte map of e-mail.

Koppelen in plaats van vervangen

U heeft geen nieuwe rapportagetool nodig. Wij bieden er ook geen aan. AI leest gegevens uit uw systemen en stelt het rapport op dat iemand voorheen handmatig bijeenbracht.

• Uw bronsystemen blijven leidend. De cijfers ontstaan daar. AI leest ze alleen uit.
• Uw rapportvorm blijft behouden. Het rapport ziet eruit zoals u gewend bent en is eerder beschikbaar.
• Eén rapport tegelijk. We beginnen met één rapport, bijvoorbeeld de maandrapportage. Eerst laten we het proces naast de bestaande werkwijze lopen.
• Als u een dashboard wilt, bouwen we het op basis van uw gegevens. Het vervangt uw bronsystemen niet.

Goedkeuring en herleidbaarheid

Een directie moet op cijfers kunnen vertrouwen. Daarom leggen we vooraf vast hoe elk cijfer tot stand komt en wie het mag zien.

• Bron en peildatum: Bij elk cijfer in het rapport staan de bron en peildatum. Ontbreekt een van beide, dan nemen we het cijfer niet op.
• Berekening met software: Een programma berekent de KPI's. AI schat ze niet, maar beschrijft wat de cijfers laten zien.
• Vierogenprincipe: Het concept gaat naar controlling of de directie voordat het wordt gedeeld.
• Toegangsrechten: U bepaalt wie welke cijfers ziet. AI toont iemand nooit meer dan die persoon in de bronsystemen mag zien.
• Afwijkingen: Als systemen verschillende waarden geven, vermeldt AI beide. Het verzint geen gemiddelde.
• Vastlegging: Van elk concept worden de bronnen, het tijdstip en de controleur vastgelegd.

De tabel geeft de belangrijkste juridische bronnen ter oriëntatie. Welke verplichtingen voor uw onderneming gelden, hangt af van de rechtsvorm, het land en de statuten.

Deze verantwoordelijkheid kan niet aan een hulpmiddel worden overgedragen. Een AI‑rapport ondersteunt het werk. De directie blijft verantwoordelijk voor de beslissing. Als bedrijfsgegevens naar een AI‑dienst gaan, geldt de AVG voor zover het persoonsgegevens betreft. Ook uw eigen vertrouwelijkheidseisen zijn van belang: een verwerkersovereenkomst (art. 28) en verwerking binnen de EU. Dit overzicht is algemene informatie, geen juridisch advies.

Gegevens: KPI's en definities

Een rapport is slechts zo bruikbaar als de definities achter de cijfers.

• KPI's eenduidig definiëren: Wat betekent omzet: bruto of netto, op factuurdatum of op de datum waarop de dienst is verleend? We leggen de definities schriftelijk vast, zodat elk rapport hetzelfde bedoelt.
• Peildata: Elke waarde hoort bij een peildatum. AI vergelijkt alleen waarden die betrekking hebben op dezelfde peildatum.
• Gegevenskwaliteit: AI signaleert ontbrekende of dubbele boekingen in het bronsysteem, maar corrigeert ze niet zelf.
• Afwijkingen tussen systemen: We verklaren ze in plaats van ze glad te strijken.
• Privacy: Rapporten bevatten gegevens over klanten, leveranciers en soms medewerkers. We verwerken ze op servers in de EU en spreken met u af hoe lang ze worden bewaard en wanneer ze worden verwijderd. Lees meer op AI en privacy.

Software op maat voor de directie

Soms ontbreekt niet het rapport, maar een hulpmiddel om de gegevens bij elkaar te brengen. Als standaardproducten niet passen, bouwen we software op maat:

• Dashboard: de vijf tot tien cijfers die u nodig heeft, uit uw bronsystemen, elk met bron en peildatum.
• Mobiele KPI-app: onderweg inzicht in omzet, openstaande posten en orders.
• Goedkeuringsapp: betalingen en contracten ter goedkeuring, met de belangrijkste gegevens in één oogopslag.

Deze toepassingen vormen een aanvulling op uw bronsystemen. Ze vervangen ze niet. Lees meer over app-ontwikkeling.

Waar begint u?

Deze drie vragen helpen om de mogelijkheden te beoordelen:

1. Hoe lang duurt het van de boeking tot de maandrapportage bij de directie, en wie schrijft het rapport?
2. Uit welke systemen komen de cijfers? Zijn er cijfers die nooit op elkaar aansluiten?
3. Welk rapport, welke termijn of welk verslag kost de meeste tijd?

Als u ons uw antwoorden stuurt, vertellen we welk proces het meest geschikt is om mee te beginnen en wat bij u moet blijven. We beginnen met een proef naast de bestaande werkwijze.