Osastot · Johto ja controlling Business intelligence tekoälyllä: raportit, tunnusluvut ja päätöspohjat

Raportit ja tunnusluvut: kuusi tehtävää yhdellä silmäyksellä

Nämä ovat tyypillisiä prosesseja, eivät asiakasprojekteja. Kussakin tapauksessa tekoäly valmistelee ja johto tai valvonta tarkistaa ja päättää. Artikkelissamme syvennytään joihinkin tähän Luo protokollia tekoälyllä ja Tekoälyn käyttötapaukset yrityksessä.

1. Kuukausi- ja johdon raportti kommentteineen

Raportti on peräisin samoista lähteistä kuin edellinen kuukausi, mutta kommentti on joka kerta kirjoitettava uudelleen.

• Sisäänkäynti: kirjanpidon, ERP:n ja CRM:n arvioinnit määräaikaan mennessä ja raportti edelliseltä kuukaudelta.
• AI valmistaa: Code laskee tunnusluvut ja poikkeamat edellisestä kuukaudesta ja suunnitelmasta. Tekoäly kirjoittaa sitten kommentin, jossa luetellaan tärkeimmät muutokset ja mainitaan kunkin numeron lähde.
• Tarkastusten valvonta: Numeroita ja kommentteja ja täydentää sitä, mitä vain talon sisällä tiedetään.
• Lähtö: raporttiluonnos, jossa on kuvioita, kaavioita ja kommentteja.

2. Yhdistä useiden järjestelmien tunnusluvut

Myynti on ERP:ssä, avoimet erät kirjanpidossa, putkisto CRM:ssä, eikä mikään numero vastaa toista.

• Sisäänkäynti: Järjestelmien vienti tai rajapinnat.
• AI valmistaa: kokoaa tiedot yhteisillä avaimilla, laskee tunnusluvut koodin avulla ja näyttää missä järjestelmät eroavat toisistaan ja miksi (avaimen päivämäärä, kertymä, brutto tai netto).
• Tarkastusten valvonta: poikkeamat ja päättää, mitä lähdettä sovelletaan.
• Lähtö: yleiskatsaus tunnusluvuista sekä kunkin arvon lähde ja avainpäivämäärä.

3. Pidä silmällä sopimusten määräaikoja ja velvoitteita

Irtisanomisajat, pidennykset ja maksuvelvoitteet ovat hajallaan sopimuksissa.

• Sisäänkäynti: Sopimukset ja sopimukset arkistointijärjestelmästä.
• AI valmistaa: lukee ehdot, irtisanomisajan, jatko- ja maksuvelvoitteet, kirjaa ne määräaikaluetteloon ja muistuttaa hyvissä ajoin.
• Hallintotarkastukset: Ennen kuin teet mitään päätöstä, lue sopimusteksti. AI näyttää sijainnin.
• Lähtö: luettelo määräajoista muistutuksineen ja paikkoineen.

4. Kokousten pöytäkirjat ja päätökset

Päätökset ja tehtävät menetetään, jos pöytäkirja kirjoitetaan päiviä myöhemmin.

• Sisäänkäynti: kokouksen tallenne tai muistiinpanot, jos kaikki osapuolet ovat samaa mieltä.
• AI valmistaa: kirjoittaa pöytäkirjan päätöksistä, tehtävistä ja vastuuhenkilöistä ja merkitsee paikat, joista hän on epävarma.
• Tarkista osallistujat: protokolla ennen lähettämistä.
• Lähtö: pöytäkirja ja tehtävälista määräajoineen.

5. Päätösmallit

Ennen sijoitusta tai palkkaamista numeroiden, vaihtoehtojen ja riskien tulee olla samalla sivulla.

• Sisäänkäynti: Tarjoukset, laskelmat, raportit ja kysymyksesi.
• AI valmistaa: vertaa vaihtoehtoja asiakirjojen lukuihin, mainitsee oletuksia ja avoimia kohtia sekä merkitsee sen, mitä hän ei voi perustella.
• Hallintotarkastukset: ja päättää. Malli on tiivistelmä, ei tekoälyn suositus.
• Lähtö: päätösmalli, jossa on viittaukset lähteisiin.

6. Likviditeettiennuste

Kun rahaa tulee ja menee ulos, se jakautuu avoimiin eriin, sopimuksiin ja veropäiviin.

• Sisäänkäynti: avoimet tuotteet, maksuajat, sopimukset ja veropäivämäärät järjestelmistäsi.
• AI valmistaa: Code laskee tiedoista odotettavissa olevat saapuvat ja lähtevät maksut viikossa. Tekoäly kuvaa kehitystä ja osoittaa pullonkauloja.
• Hallintotarkastukset: Oletukset, kuten asiakkaan maksukäyttäytyminen, ja muokkaa niitä.
• Lähtö: likviditeettiennuste sen taustalla olevine oletuksineen.

Ohjelmat ja lähteet: yhteys käyttämääsi

Raportit perustuvat useisiin järjestelmiin. Taulukossa luetellaan tavalliset tapaukset. Selvitämme, minkä vaihtoehdon järjestelmäsi tarjoaa ennen tarjouksen tekemistä.

Nimet ovat suuntaa antavia eivätkä tarkoita kumppanuutta. Jos järjestelmässä ei ole käyttöliittymää, työskentelemme viennin ja tuonnin, valvotun kansion tai sähköpostin kanssa.

Liitäntä vaihdon sijaan

Et tarvitse uutta raportointityökalua, emmekä tarjoa sellaista. Tekoäly lukee järjestelmistäsi ja kirjoittaa raportin, jonka joku on koonnut tähän mennessä.

• Lähdejärjestelmäsi ovat edelleen johtavat. Numerot luodaan siellä, ja vain tekoäly lukee ne.
• Ilmoituslomakkeesi säilyy. Raportti näyttää entiseltä ja tulee aikaisemmin.
• Raportti toisensa jälkeen. Aloitamme raportilla, kuten kuukausiraportilla, ja suoritamme sen edellisen työn rinnalla.
• Jos haluat kojelaudan, rakennamme sen tietoihisi. Se ei korvaa lähdejärjestelmiäsi.

Hyväksynnät ja jäljitettävyys

Johdon on voitava luottaa numeroihin. Siksi päätämme ennen aloittamista, kuinka kukin numero luodaan ja kuka sen näkee.

• Lähde ja viitepäivämäärä: Jokainen raportin numero ilmoittaa sen lähteen ja päättymispäivän. Jos molemmat puuttuvat, numero ei ole raportissa.
• Laskeminen koodilla: Tunnusluvut ovat ohjelman laskemia, ei tekoälyn arvioimia. Tekoäly kuvaa, mitä numerot osoittavat.
• Neljän silmän periaate: Luonnos menee valvontaan tai hallintoon ennen kuin se välitetään.
• Käyttöoikeudet: Sinä päätät, kuka näkee mitkä numerot. Tekoäly ei koskaan näytä ihmiselle enemmän kuin mitä he saavat nähdä lähdejärjestelmissä.
• Poikkeamat: Kun järjestelmät tarjoavat erilaisia arvoja, tekoäly ilmoittaa molemmat eikä keksi keskiarvoa.
• Protokolla: Jokainen luonnos tallennetaan lähteiden, päivämäärän ja arvioijan kanssa.

Taulukossa on lueteltu tärkeimmät ohjelähteet. Yritystäsi koskevat velvoitteet riippuvat oikeudellisesta muodosta, maasta ja säännöistä.

Tätä vastuuta ei voi siirtää työkalulle. Tekoälyraportti on työn apuväline; johto on edelleen vastuussa päätöksestä. Tekoälypalveluun meneviin yritysnumeroihin sovelletaan GDPR:ää yksityishenkilöiden osalta ja omaa luottamuksellisuuttasi: sopimus tilausten käsittelystä (artikla 28) ja käsittelystä EU:ssa. Tämä yleiskatsaus on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.

Tiedot: tunnusluvut ja määritelmät

Raportti on vain niin hyvä kuin numeroiden takana olevat määritelmät.

• Määrittele avainluvut selkeästi: Mitä myynti tarkoittaa, brutto vai netto, laskutuspäivän tai palvelupäivän mukaan? Kirjoitimme määritelmät kirjallisesti siten, että jokainen raportti tarkoittaa samaa numeroa.
• Määräajat: Jokainen arvo kuuluu avainpäivämäärään. Tekoäly vertaa vain sitä, mikä pätee samana päivänä.
• Tietojen laatu: Tekoäly näyttää puuttuvat tai päällekkäiset varaukset lähdejärjestelmässä, mutta ei korjaa niitä itse.
• Erot järjestelmien välillä: Selitämme ne tasoittamisen sijaan.
• Tietosuoja: Raportit sisältävät lukuja asiakkaista, toimittajista ja joissakin tapauksissa työntekijöistä. Käsittelemme sen palvelimilla EU:ssa ja määritämme säilytysajan ja poistamisen kanssasi. Lisää alla Tekoäly ja tietosuoja.

Omat ohjelmat johtajuudelle

Jotkut asiat eivät ole puuttuneet raportoinnista, mutta matkalla sinne. Rakennamme nämä omina ohjelminamme, jos vakiotuotteet eivät sovi:

• Kojelauta: viidestä kymmeneen numeroa, joita todella tarvitset lähdejärjestelmistäsi, ja jokaisessa on lähde ja avainpäivämäärä.
• Avainluvut -sovellus matkapuhelimiin: myynnin tila, avoimet tuotteet ja tilaukset matkalla.
• Sovelluksen jakaminen: Hyväksyttävät maksut ja sopimukset tärkeimmistä tiedoista yhdellä silmäyksellä.

Nämä ohjelmat täydentävät lähdejärjestelmiäsi, eivät korvaa niitä. Tästä lisää alla Sovellusten kehitys.

Mistä aloitat

Nämä kolme kysymystä auttavat arvioinnissa:

1. Kuinka kauan kuukausiraportin tekeminen varauksesta hallintaan kestää ja kuka sen kirjoittaa?
2. Mistä järjestelmistä numerot tulevat, ja onko numeroita, jotka eivät koskaan ole samaa mieltä?
3. Mikä raportti, määräaika tai pöytäkirja vie eniten aikaa?

Jos kirjoitat meille vastaukset, kerromme sinulle, mikä prosessi kannattaa ensin ja mitä sinun on jäätävä. Aloitamme testioperaatiolla edellisen työn rinnalla.