Działy · Zarząd i controlling Business intelligence z AI w controllingu i zarządzaniu: raporty, wskaźniki i materiały do podejmowania decyzji

Raporty i wskaźniki: przegląd sześciu zadań

To typowe procesy, a nie projekty zrealizowane dla klientów. W każdym z nich AI przygotowuje materiały, a zarząd lub dział controllingu je sprawdza i podejmuje decyzje. Część z tych zagadnień omawiamy szerzej w artykułach Tworzenie protokołów z AI i Zastosowania AI w firmie.

1. Raport miesięczny i zarządczy z komentarzem

Raport powstaje na podstawie tych samych źródeł co w poprzednim miesiącu, ale komentarz za każdym razem trzeba napisać od nowa.

• Dane wejściowe: zestawienia z księgowości, ERP i CRM na określony dzień oraz raport z poprzedniego miesiąca.
• AI przygotowuje: kod oblicza wskaźniki i odchylenia względem poprzedniego miesiąca oraz planu. AI tworzy na tej podstawie komentarz wskazujący najważniejsze zmiany i przy każdej liczbie podaje źródło.
• Dział controllingu sprawdza: liczby i komentarz oraz uzupełnia informacje znane tylko wewnątrz firmy.
• Wynik: projekt raportu z liczbami, wykresami i komentarzem.

2. Łączenie wskaźników z kilku systemów

Przychody są w ERP, otwarte pozycje w księgowości, lejek sprzedażowy w CRM, a liczby z poszczególnych systemów nie zgadzają się ze sobą.

• Dane wejściowe: eksporty danych lub interfejsy systemów.
• AI przygotowuje: łączy dane za pomocą wspólnych kluczy, oblicza wskaźniki przy użyciu kodu i pokazuje, gdzie systemy wykazują rozbieżności i dlaczego (data odniesienia, przypisanie do okresów, wartości brutto lub netto).
• Dział controllingu sprawdza: rozbieżności i decyduje, które źródło jest wiążące.
• Wynik: zestawienie wskaźników ze źródłem i datą odniesienia dla każdej wartości.

3. Monitorowanie terminów umownych i zobowiązań

Okresy wypowiedzenia, przedłużenia i zobowiązania płatnicze są rozproszone w umowach.

• Dane wejściowe: umowy i porozumienia z systemu przechowywania dokumentów.
• AI przygotowuje: odczytuje okres obowiązywania, okres wypowiedzenia, przedłużenie i zobowiązania płatnicze, wpisuje je na listę terminów i przypomina z odpowiednim wyprzedzeniem.
• Zarząd sprawdza: tekst umowy przed każdą decyzją. AI wskazuje fragment źródłowy.
• Wynik: lista terminów z przypomnieniami i wskazaniem fragmentów źródłowych.

4. Protokoły i decyzje ze spotkań

Decyzje i zadania giną, gdy protokół jest sporządzany kilka dni później.

• Dane wejściowe: nagranie lub notatki ze spotkania, jeśli wszyscy uczestnicy wyrazili zgodę.
• AI przygotowuje: sporządza protokół z decyzjami, zadaniami i osobami odpowiedzialnymi oraz oznacza miejsca, których nie jest pewna.
• Uczestnicy sprawdzają: protokół przed wysłaniem.
• Wynik: protokół i lista zadań z terminami.

5. Materiały do podejmowania decyzji

Przed inwestycją lub zatrudnieniem dane liczbowe, alternatywy i ryzyka powinny znaleźć się na jednej stronie.

• Dane wejściowe: oferty, obliczenia, raporty i Państwa pytanie.
• AI przygotowuje: zestawia warianty z danymi liczbowymi z dokumentów, wskazuje założenia i otwarte kwestie oraz oznacza to, czego nie może udokumentować.
• Zarząd sprawdza: i decyduje. Materiał jest podsumowaniem, a nie rekomendacją AI.
• Wynik: materiał do podjęcia decyzji z odwołaniami do źródeł.

6. Prognoza płynności

Informacje o tym, kiedy pieniądze wpływają i wypływają, są rozproszone między otwartymi pozycjami, umowami i terminami podatkowymi.

• Dane wejściowe: otwarte pozycje, terminy płatności, umowy i terminy podatkowe z Państwa systemów.
• AI przygotowuje: kod oblicza na podstawie danych oczekiwane wpływy i wypływy środków w każdym tygodniu. AI opisuje zmiany i wskazuje niedobory środków.
• Zarząd sprawdza: założenia, na przykład dotyczące terminowości płatności klientów, i je koryguje.
• Wynik: prognoza płynności wraz z założeniami, na których się opiera.

Programy i źródła: integracja z tym, z czego Państwo korzystają

Raporty opierają się na kilku systemach. Tabela przedstawia typowe przypadki. Przed przygotowaniem oferty ustalamy, jakie możliwości udostępnia Państwa system.

Nazwy służą orientacji i nie oznaczają partnerstwa. Gdy system nie udostępnia interfejsu, korzystamy z eksportu i importu, monitorowanego folderu lub poczty e-mail.

Integracja zamiast wymiany

Nie potrzebują Państwo nowego narzędzia do raportowania i nie oferujemy takiego narzędzia. AI odczytuje dane z Państwa systemów i pisze raport, do którego wcześniej ktoś ręcznie zbierał informacje.

• Państwa systemy źródłowe pozostają nadrzędne. Dane liczbowe powstają w nich, a AI tylko je odczytuje.
• Forma Państwa raportu pozostaje bez zmian. Raport wygląda tak jak dotychczas i trafia do Państwa wcześniej.
• Jeden raport po drugim. Zaczynamy od jednego raportu, na przykład miesięcznego, i najpierw uruchamiamy jego przygotowanie równolegle z dotychczasową pracą.
• Jeśli chcą Państwo pulpit wskaźników, zbudujemy go na podstawie Państwa danych. Nie zastępuje on Państwa systemów źródłowych.

Zatwierdzanie i możliwość prześledzenia

Zarząd musi móc polegać na danych liczbowych. Dlatego przed rozpoczęciem ustalamy, jak powstaje każda liczba i kto ją widzi.

• Źródło i dzień odniesienia: każda liczba w raporcie ma podane źródło i dzień odniesienia. Jeśli brakuje obu, liczba nie pojawia się w raporcie.
• Obliczenia za pomocą kodu: wskaźniki oblicza program, a nie szacuje AI. AI opisuje, co pokazują dane liczbowe.
• Zasada kontroli przez drugą osobę: wersja robocza trafia do controllingu lub zarządu przed przekazaniem dalej.
• Uprawnienia: Państwo określają, kto widzi jakie dane liczbowe. AI nigdy nie pokazuje danej osobie więcej, niż wolno jej zobaczyć w systemach źródłowych.
• Rozbieżności: gdy systemy dostarczają różne wartości, AI podaje obie i nie wymyśla średniej.
• Rejestr: Każda wersja robocza jest zapisywana wraz ze źródłami, czasem i osobą sprawdzającą.

Tabela wskazuje najważniejsze źródła, aby ułatwić orientację. Obowiązki Państwa spółki zależą od formy prawnej, kraju i umowy lub statutu spółki.

Tej odpowiedzialności nie można przekazać narzędziu. Raport AI jest pomocą w pracy, a za decyzję nadal odpowiada zarząd. Dane liczbowe firmy przekazywane usłudze AI podlegają RODO, o ile dotyczą osób, oraz Państwa własnym zasadom poufności: umowa powierzenia przetwarzania danych (Art. 28) i przetwarzanie w UE. Ten przegląd zawiera informacje ogólne i nie stanowi porady prawnej.

Dane: wskaźniki i definicje

Jakość raportu zależy od definicji stojących za danymi liczbowymi.

• Jednoznaczne definiowanie wskaźników: co oznaczają przychody, brutto czy netto, według daty faktury czy daty wykonania usługi? Zapisujemy definicje, aby w każdym raporcie dana liczba oznaczała to samo.
• Dni odniesienia: każda wartość odnosi się do określonego dnia. AI porównuje tylko to, co dotyczy tego samego dnia odniesienia.
• Jakość danych: AI wskazuje brakujące lub podwójne księgowania w systemie źródłowym, ale sama ich nie poprawia.
• Rozbieżności między systemami: wyjaśniamy je, zamiast je zacierać.
• Ochrona danych: raporty zawierają dane liczbowe dotyczące klientów, dostawców, a częściowo także pracowników. Przetwarzamy je na serwerach w UE i wspólnie z Państwem ustalamy okres przechowywania oraz usuwanie. Więcej na stronie AI i ochrona danych.

Dedykowane programy dla kadry zarządzającej

Niektórych funkcji brakuje na drodze do raportowania, a nie w nim samym. Budujemy je jako dedykowane programy, gdy standardowe produkty nie pasują:

• Pulpit wskaźników: od pięciu do dziesięciu rzeczywiście potrzebnych Państwu liczb z systemów źródłowych, każda ze źródłem i dniem odniesienia.
• Aplikacja ze wskaźnikami na telefon: stan przychodów, otwartych pozycji i zamówień dostępny poza biurem.
• Aplikacja do zatwierdzania: płatności i umowy do zatwierdzenia z najważniejszymi danymi widocznymi na pierwszy rzut oka.

Te programy uzupełniają Państwa systemy źródłowe, a nie zastępują ich. Więcej na stronie Tworzenie aplikacji.

Od czego zacząć

Te trzy pytania pomagają ocenić sytuację:

1. Ile czasu upływa od księgowania do przekazania raportu miesięcznego zarządowi i kto go pisze?
2. Z jakich systemów pochodzą dane liczbowe i czy są liczby, które nigdy się nie zgadzają?
3. Który raport, termin lub protokół pochłania najwięcej czasu?

Jeśli prześlą nam Państwo odpowiedzi, powiemy, który proces warto usprawnić jako pierwszy i co musi pozostać w Państwa rękach. Zaczynamy od działania testowego równolegle z dotychczasową pracą.