Részlegek · Ügyvezetés és kontrolling Business intelligence AI‑val a kontrollingban és az ügyvezetésben: jelentések, mutatók és döntés-előkészítő anyagok

Jelentések és mutatók: hat feladat áttekintése

Ezek tipikus folyamatok, nem ügyfélprojektek. Mindegyikben az AI előkészít, az ügyvezetés vagy a kontrolling pedig ellenőriz és dönt. Ezek egy részét az AI‑val készített jegyzőkönyvek és az AI‑felhasználási esetek a vállalatnál című cikkeink részletezik.

1. Havi és vezetői jelentés megjegyzésekkel

A jelentés ugyanazokból a forrásokból készül, mint az előző hónapban, a megjegyzéseket azonban minden alkalommal újra meg kell írni.

• Bemenet: a könyvelésből, az ERP-ből és a CRM-ből származó kimutatások a fordulónapra, valamint az előző havi jelentés.
• Az AI előkészít: programkód számítja ki a mutatókat és az eltéréseket az előző hónaphoz és a tervhez képest. Az AI ezekből megjegyzést ír, amely megnevezi a legfontosabb változásokat, és minden számnál feltünteti a forrást.
• A kontrolling ellenőriz: a számokat és a megjegyzést, és kiegészíti azzal, amit csak a vállalaton belül tudnak.
• Kimenet: jelentéstervezet számokkal, diagramokkal és megjegyzésekkel.

2. Mutatók összesítése több rendszerből

Az árbevétel az ERP-ben, a nyitott tételek a könyvelésben, a folyamatban lévő értékesítési lehetőségek a CRM-ben szerepelnek, és egyik szám sem egyezik a másikkal.

• Bemenet: a rendszerek exportjai vagy interfészei.
• Az AI előkészít: közös kulcsok alapján összekapcsolja az adatokat, programkóddal kiszámítja a mutatókat, és megmutatja, hol és miért térnek el egymástól a rendszerek (fordulónap, időbeli elhatárolás, bruttó vagy nettó).
• A kontrolling ellenőriz: az eltéréseket, és eldönti, melyik forrás az irányadó.
• Kimenet: mutatókat tartalmazó áttekintés, minden értékhez forrással és fordulónappal.

3. Szerződéses határidők és kötelezettségek figyelemmel kísérése

A felmondási határidők, hosszabbítások és fizetési kötelezettségek a szerződésekben elszórtan szerepelnek.

• Beérkezés: szerződések és megállapodások az irattároló rendszerből.
• Az AI előkészít: kiolvassa az időtartamot, felmondási határidőt, hosszabbítást és fizetési kötelezettségeket, határidőlistába rögzíti őket, és időben emlékeztet.
• Az ügyvezetés ellenőriz: minden döntés előtt a szerződés szövegét. Az AI megmutatja a forráshelyet.
• Eredmény: határidőlista emlékeztetőkkel és forráshelyekkel.

4. Megbeszélések jegyzőkönyvei és határozatai

A határozatok és feladatok elvesznek, ha a jegyzőkönyvet csak napokkal később írják meg.

• Beérkezés: a megbeszélés felvétele vagy jegyzetei, ha minden résztvevő beleegyezik.
• Az AI előkészít: jegyzőkönyvet ír határozatokkal, feladatokkal és felelősökkel, és megjelöli azokat a részeket, amelyekben bizonytalan.
• A résztvevők ellenőrzik: a jegyzőkönyvet kiküldés előtt.
• Eredmény: jegyzőkönyv és feladatlista határidőkkel.

5. Döntés-előkészítő anyagok

Beruházás vagy munkaerő-felvétel előtt célszerű a számokat, alternatívákat és kockázatokat egy oldalon összefoglalni.

• Beérkezés: árajánlatok, számítások, jelentések és az Ön kérdése.
• Az AI előkészít: a dokumentumok számai alapján összeveti a lehetőségeket, megnevezi a feltételezéseket és nyitott kérdéseket, és megjelöli, amit nem tud alátámasztani.
• Az ügyvezetés ellenőriz: és dönt. Az anyag összefoglaló, nem az AI ajánlása.
• Eredmény: döntés-előkészítő anyag forráshivatkozásokkal.

6. Likviditási előrejelzés

A pénz beérkezésének és kifizetésének időpontjai a nyitott tételekben, szerződésekben és adózási határidőkben szétszórva találhatók.

• Beérkezés: nyitott tételek, fizetési határidők, szerződések és adózási határidők az Ön rendszereiből.
• Az AI előkészít: kód számítja ki az adatokból a várható heti pénzbeérkezéseket és kifizetéseket. Az AI leírja a változásokat, és felhívja a figyelmet a likviditási hiányokra.
• Az ügyvezetés ellenőriz: a feltételezéseket, például az ügyfelek fizetési szokásairól, és módosítja őket.
• Eredmény: likviditási előrejelzés a mögötte álló feltételezésekkel.

Programok és források: kapcsolódás ahhoz, amit használ

A jelentések több rendszerre támaszkodnak. A táblázat a szokásos eseteket sorolja fel. Az árajánlat előtt tisztázzuk, milyen kapcsolódási módot kínál az Ön rendszere.

A nevek a tájékozódást szolgálják, és nem jelentenek partneri kapcsolatot. Ha egy rendszer nem kínál interfészt, exporttal és importtal, figyelt mappával vagy e-maillel dolgozunk.

Összekapcsolás csere helyett

Nincs szüksége új jelentéskészítő eszközre, és mi sem kínálunk ilyet. Az AI az Ön rendszereiből olvas, és megírja azt a jelentést, amelyhez eddig valakinek össze kellett gyűjtenie az adatokat.

• A forrásrendszerei maradnak a mérvadók. A számok ott keletkeznek, az AI csak olvassa őket.
• A jelentés formája megmarad. A jelentés úgy néz ki, mint korábban, és hamarabb érkezik.
• Egyszerre egy jelentés. Egy jelentéssel kezdünk, például a havi jelentéssel, és először a meglévő munka mellett készítjük.
• Ha irányítópultot szeretne, az Ön adataira építjük. Nem helyettesíti a forrásrendszereit.

Jóváhagyások és visszakövethetőség

Az ügyvezetés számára elengedhetetlen, hogy megbízhasson a számokban. Ezért indulás előtt meghatározzuk, hogyan keletkezik minden szám, és ki láthatja.

• Forrás és fordulónap: a jelentés minden számhoz megadja a forrást és a fordulónapot. Ha mindkettő hiányzik, a szám nem szerepel a jelentésben.
• Számítás kóddal: a mutatókat a program számítja ki, nem az AI becsüli meg. Az AI leírja, mit mutatnak a számok.
• Négy szem elve: a tervezet továbbadás előtt a kontrollinghoz vagy az ügyvezetéshez kerül.
• Jogosultságok: Ön határozza meg, ki mely számokat láthatja. Az AI soha nem mutat valakinek többet annál, mint amit a forrásrendszerekben láthatna.
• Eltérések: ahol a rendszerek eltérő értékeket adnak, az AI mindkettőt megnevezi, és nem talál ki átlagot.
• Naplózás: minden tervezetet a forrásokkal, az időponttal és az ellenőrző személlyel együtt rögzítünk.

A táblázat tájékozódásként felsorolja a legfontosabb forrásokat. A társaságára vonatkozó kötelezettségek a jogi formától, az országtól és a létesítő okirattól függnek.

Ezt a felelősséget nem lehet egy eszközre átruházni. Az AI‑jelentés munkasegédlet, a döntésért továbbra is az ügyvezetés felel. Az AI‑szolgáltatásnak átadott üzleti számokra a GDPR vonatkozik, amennyiben személyek érintettek, továbbá az Ön saját bizalmassági követelményei: adatfeldolgozási szerződés (Art. 28) és EU-n belüli adatfeldolgozás. Ez az áttekintés általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás.

Adatok: mutatók és meghatározások

Egy jelentés csak annyira jó, amennyire a számok mögötti meghatározások.

• A mutatók egyértelmű meghatározása: mit jelent az árbevétel, bruttó vagy nettó, számladátum vagy teljesítési dátum alapján? Írásban rögzítjük a meghatározásokat, hogy minden jelentés ugyanazt értse az adott szám alatt.
• Fordulónapok: minden érték egy fordulónaphoz tartozik. Az AI csak az azonos fordulónapra vonatkozó értékeket hasonlítja össze.
• Adatminőség: az AI jelzi a forrásrendszer hiányzó vagy duplikált könyvelési tételeit, de önállóan nem javítja őket.
• Rendszerek közötti eltérések: megmagyarázzuk őket, nem elsimítjuk.
• Adatvédelem: a jelentések ügyfelekre, beszállítókra és részben munkavállalókra vonatkozó számokat tartalmaznak. EU-ban található szervereken dolgozzuk fel őket, a tárolás időtartamát és a törlést pedig Önnel együtt határozzuk meg. További információ az AI és adatvédelem oldalon.

Egyedi programok a vezetésnek

Van, ami nem a jelentéskészítésből, hanem az odavezető folyamatból hiányzik. Ezt egyedi programként készítjük el, ha a standard termékek nem megfelelőek:

• Irányítópult: az az öt-tíz szám, amelyre valóban szüksége van, a forrásrendszereiből, mindegyikhez forrással és fordulónappal.
• Mutatóalkalmazás mobilra: az árbevétel, nyitott tételek és megrendelések állapota útközben.
• Jóváhagyó alkalmazás: fizetések és szerződések jóváhagyásra, a legfontosabb adatokkal egy pillantásra.

Ezek a programok kiegészítik a forrásrendszereit, nem helyettesítik őket. További információ az alkalmazásfejlesztésről.

Hol érdemes kezdeni

Ez a három kérdés segít a felmérésben:

1. Mennyi idő alatt jut el a havi jelentés a könyveléstől az ügyvezetésig, és ki írja meg?
2. Mely rendszerekből származnak a számok, és vannak-e olyan számok, amelyek soha nem egyeznek?
3. Melyik jelentés, határidő vagy jegyzőkönyv igényli a legtöbb időt?

Ha megírja a válaszait, elmondjuk, melyik folyamattal érdemes kezdeni, és minek kell Önnél maradnia. A meglévő munka melletti próbaüzemmel kezdünk.