Abteilungen · Geschäftsführung und Controlling KI im Controlling und in der Geschäftsführung: Berichte, Kennzahlen und Entscheidungsvorlagen

Berichte und Kennzahlen: sechs Aufgaben im Überblick

Das sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte. In jedem bereitet die KI vor, und die Geschäftsführung oder das Controlling prüft und entscheidet. Einen Teil davon vertiefen unsere Artikel Protokolle mit KI erstellen und KI‑Anwendungsfälle im Unternehmen.

1. Monats- und Managementbericht mit Kommentar

Der Bericht entsteht aus denselben Quellen wie im Vormonat, aber der Kommentar muss jedes Mal neu geschrieben werden.

• Eingang: die Auswertungen aus Buchhaltung, ERP und CRM zum Stichtag und der Bericht des Vormonats.
• KI bereitet vor: Code rechnet die Kennzahlen und die Abweichungen zum Vormonat und zum Plan. Die KI schreibt daraus einen Kommentar, der die wichtigsten Veränderungen nennt, und gibt bei jeder Zahl die Quelle an.
• Controlling prüft: Zahlen und Kommentar und ergänzt, was nur im Haus bekannt ist.
• Ausgang: ein Berichtsentwurf mit Zahlen, Diagrammen und Kommentar.

2. Kennzahlen aus mehreren Systemen zusammenführen

Umsatz steht im ERP, offene Posten in der Buchhaltung, Pipeline im CRM, und keine Zahl stimmt mit der anderen überein.

• Eingang: Exporte oder Schnittstellen der Systeme.
• KI bereitet vor: führt die Daten über gemeinsame Schlüssel zusammen, rechnet mit Code die Kennzahlen und zeigt, wo Systeme voneinander abweichen und warum (Stichtag, Periodenabgrenzung, Brutto oder Netto).
• Controlling prüft: die Abweichungen und entscheidet, welche Quelle gilt.
• Ausgang: eine Kennzahlenübersicht mit Quelle und Stichtag je Wert.

3. Vertragsfristen und Verpflichtungen im Blick

Kündigungsfristen, Verlängerungen und Zahlungsverpflichtungen stehen verstreut in Verträgen.

• Eingang: Verträge und Vereinbarungen aus dem Ablagesystem.
• KI bereitet vor: liest Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerung und Zahlungsverpflichtungen, trägt sie in eine Fristenliste ein und erinnert rechtzeitig.
• Geschäftsführung prüft: vor jeder Entscheidung den Vertragstext. Die KI zeigt die Fundstelle.
• Ausgang: eine Fristenliste mit Erinnerungen und Fundstellen.

4. Protokolle und Beschlüsse aus Besprechungen

Beschlüsse und Aufgaben gehen verloren, wenn das Protokoll Tage später geschrieben wird.

• Eingang: die Aufzeichnung oder Notizen der Besprechung, wenn alle Beteiligten einverstanden sind.
• KI bereitet vor: schreibt ein Protokoll mit Beschlüssen, Aufgaben und Verantwortlichen und markiert Stellen, an denen sie unsicher ist.
• Teilnehmer prüfen: das Protokoll vor dem Versand.
• Ausgang: ein Protokoll und eine Aufgabenliste mit Fristen.

5. Entscheidungsvorlagen

Vor einer Investition oder Einstellung sollen Zahlen, Alternativen und Risiken auf einer Seite stehen.

• Eingang: Angebote, Berechnungen, Berichte und Ihre Fragestellung.
• KI bereitet vor: stellt Optionen mit den Zahlen aus den Unterlagen gegenüber, nennt Annahmen und offene Punkte und markiert, was sie nicht belegen kann.
• Geschäftsführung prüft: und entscheidet. Die Vorlage ist eine Zusammenfassung, keine Empfehlung der KI.
• Ausgang: eine Entscheidungsvorlage mit Quellenverweisen.

6. Liquiditätsvorschau

Wann Geld ein- und ausgeht, ist verteilt auf offene Posten, Verträge und Steuertermine.

• Eingang: offene Posten, Zahlungsziele, Verträge und Steuertermine aus Ihren Systemen.
• KI bereitet vor: Code rechnet aus den Daten die erwarteten Zahlungsein- und -ausgänge je Woche. Die KI beschreibt die Entwicklung und weist auf Engpässe hin.
• Geschäftsführung prüft: Annahmen, etwa zu Zahlungsverhalten von Kunden, und passt sie an.
• Ausgang: eine Liquiditätsvorschau mit den Annahmen dahinter.

Programme und Quellen: Anbindung an das, was Sie nutzen

Berichte stützen sich auf mehrere Systeme. Die Tabelle nennt die üblichen Fälle. Welchen Weg Ihr System bietet, klären wir vor dem Angebot.

Die Namen dienen der Orientierung und bedeuten keine Partnerschaft. Wo ein System keine Schnittstelle bietet, arbeiten wir mit Export und Import, einem überwachten Ordner oder E‑Mail.

Anbindung statt Ersatz

Sie brauchen kein neues Berichtswerkzeug, und wir bieten keines an. Die KI liest aus Ihren Systemen und schreibt den Bericht, den bisher jemand zusammengesucht hat.

• Ihre Quellsysteme bleiben führend. Zahlen entstehen dort und werden von der KI nur gelesen.
• Ihre Berichtsform bleibt. Der Bericht sieht aus wie bisher und kommt früher.
• Ein Bericht nach dem anderen. Wir beginnen mit einem Bericht, etwa dem Monatsbericht, und lassen ihn zuerst neben der bisherigen Arbeit laufen.
• Wenn Sie ein Dashboard wollen, bauen wir es auf Ihren Daten. Es ersetzt nicht Ihre Quellsysteme.

Freigaben und Nachvollziehbarkeit

Eine Geschäftsführung muss sich auf Zahlen verlassen können. Darum legen wir vor dem Start fest, wie jede Zahl entsteht und wer sie sieht.

• Quelle und Stichtag: Jede Zahl im Bericht nennt ihre Quelle und ihren Stichtag. Fehlt beides, steht die Zahl nicht im Bericht.
• Rechnen mit Code: Kennzahlen werden vom Programm berechnet, nicht von der KI geschätzt. Die KI beschreibt, was die Zahlen zeigen.
• Vier-Augen-Prinzip: Der Entwurf geht an Controlling oder Geschäftsführung, bevor er weitergegeben wird.
• Berechtigungen: Sie legen fest, wer welche Zahlen sieht. Die KI zeigt einer Person nie mehr, als sie in den Quellsystemen sehen dürfte.
• Abweichungen: Wo Systeme verschiedene Werte liefern, nennt die KI beide und erfindet keinen Mittelwert.
• Protokoll: Jeder Entwurf wird mit Quellen, Zeitpunkt und Prüfer festgehalten.

Die Tabelle nennt die wichtigsten Quellen zur Orientierung. Welche Pflichten für Ihre Gesellschaft gelten, hängt von Rechtsform, Land und Satzung ab.

Diese Verantwortung lässt sich nicht an ein Werkzeug abgeben. Ein KI‑Bericht ist eine Arbeitshilfe, für die Entscheidung bleibt die Geschäftsführung verantwortlich. Für Geschäftszahlen, die an einen KI‑Dienst gehen, gilt die DSGVO, soweit Personen betroffen sind, und Ihre eigene Vertraulichkeit: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28) und Verarbeitung in der EU. Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Daten: Kennzahlen und Definitionen

Ein Bericht ist nur so gut wie die Definitionen hinter den Zahlen.

• Kennzahlen eindeutig definieren: Was heißt Umsatz, brutto oder netto, nach Rechnungsdatum oder nach Leistungsdatum? Wir halten die Definitionen schriftlich fest, damit jeder Bericht dieselbe Zahl meint.
• Stichtage: Jeder Wert gehört zu einem Stichtag. Die KI vergleicht nur, was zum selben Stichtag gilt.
• Datenqualität: Fehlende oder doppelte Buchungen im Quellsystem zeigt die KI, korrigiert sie aber nicht selbst.
• Abweichungen zwischen Systemen: Wir erklären sie, statt sie zu glätten.
• Datenschutz: Berichte enthalten Zahlen zu Kunden, Lieferanten und teils zu Beschäftigten. Wir verarbeiten sie auf Servern in der EU und legen Speicherdauer und Löschung mit Ihnen fest. Mehr unter KI und Datenschutz.

Eigene Programme für die Führung

Manches fehlt nicht im Berichtswesen, sondern auf dem Weg dorthin. Das bauen wir als eigene Programme, wenn Standardprodukte nicht passen:

• Dashboard: die fünf bis zehn Zahlen, die Sie wirklich brauchen, aus Ihren Quellsystemen, jeweils mit Quelle und Stichtag.
• Kennzahlen-App fürs Handy: der Stand von Umsatz, offenen Posten und Aufträgen unterwegs.
• Freigabe-App: Zahlungen und Verträge zur Freigabe mit den wichtigsten Angaben auf einen Blick.

Diese Programme ergänzen Ihre Quellsysteme, sie ersetzen sie nicht. Mehr dazu unter App-Entwicklung.

Wo Sie anfangen

Diese drei Fragen helfen bei der Einschätzung:

1. Wie lange dauert der Monatsbericht von der Buchung bis zur Geschäftsführung, und wer schreibt ihn?
2. Aus welchen Systemen stammen die Zahlen, und gibt es Zahlen, die nie übereinstimmen?
3. Welcher Bericht, welche Frist oder welches Protokoll kostet am meisten Zeit?

Wenn Sie uns die Antworten schreiben, sagen wir Ihnen, welcher Ablauf sich zuerst lohnt und was bei Ihnen bleiben muss. Wir beginnen mit einem Testbetrieb neben der bisherigen Arbeit.