Services · Direction et contrôle de gestion Business intelligence avec IA pour le contrôle de gestion et la direction : rapports, indicateurs et notes d’aide à la décision

Rapports et indicateurs : aperçu de six tâches

Il s’agit de processus courants, pas de projets clients. Dans chaque cas, l’IA prépare le travail, puis la direction ou le contrôle de gestion vérifie et décide. Nos articles Rédiger des comptes rendus avec l’IA et Cas d’usage de l’IA en entreprise approfondissent certains de ces sujets.

1. Rapport mensuel et rapport de gestion avec commentaire

Le rapport s’appuie sur les mêmes sources que le mois précédent, mais le commentaire doit être rédigé à nouveau à chaque fois.

• Entrée : les états issus de la comptabilité, de l’ERP et du CRM à la date de référence, ainsi que le rapport du mois précédent.
• L’IA prépare : du code calcule les indicateurs et les écarts par rapport au mois précédent et au prévisionnel. L’IA rédige ensuite un commentaire qui présente les principales évolutions et indique la source de chaque chiffre.
• Le contrôle de gestion vérifie : les chiffres et le commentaire, puis ajoute les informations connues uniquement en interne.
• Sortie : un projet de rapport avec chiffres, graphiques et commentaire.

2. Rassembler les indicateurs de plusieurs systèmes

Le chiffre d’affaires se trouve dans l’ERP, les créances et dettes non réglées dans la comptabilité, les opportunités commerciales dans le CRM, et aucun chiffre ne concorde avec les autres.

• Entrée : les exports ou les interfaces des systèmes.
• L’IA prépare : elle rapproche les données à l’aide de clés communes, calcule les indicateurs avec du code et montre où les systèmes divergent et pourquoi (date de référence, rattachement aux périodes, brut ou net).
• Le contrôle de gestion vérifie : les écarts et décide de la source qui fait référence.
• Sortie : une synthèse des indicateurs avec la source et la date de référence de chaque valeur.

3. Suivre les échéances et les obligations contractuelles

Les préavis de résiliation, les renouvellements et les obligations de paiement sont dispersés dans les contrats.

• Entrée : les contrats et accords issus du système de classement.
• L’IA prépare : elle relève la durée, le préavis de résiliation, les modalités de renouvellement et les obligations de paiement, les inscrit dans une liste d’échéances et envoie des rappels en temps utile.
• La direction vérifie : le texte du contrat avant toute décision. L’IA indique le passage source.
• Sortie : une liste d’échéances avec des rappels et les références sources.

4. Comptes rendus et décisions issus des réunions

Des décisions et des tâches se perdent lorsque le compte rendu est rédigé plusieurs jours après la réunion.

• Entrée : l’enregistrement ou les notes de la réunion, avec l’accord de tous les participants.
• L’IA prépare : elle rédige un compte rendu avec les décisions, les tâches et les responsables, puis signale les passages dont elle n’est pas certaine.
• Les participants vérifient : le compte rendu avant son envoi.
• Sortie : un compte rendu et une liste de tâches avec des échéances.

5. Notes d’aide à la décision

Avant un investissement ou un recrutement, les chiffres, les options et les risques doivent tenir sur une page.

• Entrée : les offres, les calculs, les rapports et votre question.
• L’IA prépare : elle compare les options à partir des chiffres des documents, précise les hypothèses et les points à clarifier, et signale ce qu’elle ne peut pas étayer.
• La direction vérifie : la note, puis prend la décision. La note est une synthèse, pas une recommandation de l’IA.
• Sortie : une note d’aide à la décision avec des références aux sources.

6. Prévisions de trésorerie

Les informations sur les encaissements et les décaissements à venir sont réparties entre les créances et dettes non réglées, les contrats et les échéances fiscales.

• Entrée : les créances et dettes non réglées, les délais de paiement, les contrats et les échéances fiscales issus de vos systèmes.
• L’IA prépare : du code calcule à partir des données les encaissements et décaissements attendus chaque semaine. L’IA décrit l’évolution et signale les tensions de trésorerie.
• La direction vérifie : les hypothèses, par exemple sur les habitudes de paiement des clients, et les ajuste.
• Sortie : des prévisions de trésorerie avec les hypothèses sur lesquelles elles reposent.

Logiciels et sources : connexion aux outils que vous utilisez

Les rapports s’appuient sur plusieurs systèmes. Le tableau présente les cas courants. Nous déterminons les possibilités de votre système avant de vous remettre une offre.

Ces noms sont donnés à titre indicatif et n’impliquent aucun partenariat. Lorsqu’un système ne propose pas d’interface, nous utilisons l’export et l’import, un dossier surveillé ou l’e-mail.

Connecter plutôt que remplacer

Vous n’avez pas besoin d’un nouvel outil de reporting, et nous n’en proposons pas. L’IA lit les données de vos systèmes et rédige le rapport que quelqu’un devait jusqu’ici constituer en rassemblant les informations.

• Vos systèmes sources restent les systèmes de référence. Les chiffres y sont produits et l’IA se contente de les lire.
• Vous conservez le format de vos rapports. Le rapport garde sa présentation habituelle et arrive plus tôt.
• Un rapport après l’autre. Nous commençons par un rapport, par exemple le rapport mensuel, et le faisons d’abord fonctionner en parallèle du travail habituel.
• Si vous souhaitez un tableau de bord, nous le construisons à partir de vos données. Il ne remplace pas vos systèmes sources.

Validations et traçabilité

Une direction doit pouvoir se fier aux chiffres. Nous définissons donc avant le démarrage comment chaque chiffre est produit et qui peut le consulter.

• Source et date de référence : chaque chiffre du rapport indique sa source et sa date de référence. Si ces deux informations manquent, le chiffre ne figure pas dans le rapport.
• Calcul par du code : les indicateurs sont calculés par le programme, et non estimés par l’IA. L’IA décrit ce que montrent les chiffres.
• Principe du double contrôle : le projet est transmis au contrôle de gestion ou à la direction avant toute diffusion.
• Droits d’accès : vous définissez qui peut voir quels chiffres. L’IA ne montre jamais à une personne plus que ce qu’elle est autorisée à consulter dans les systèmes sources.
• Écarts : lorsque les systèmes fournissent des valeurs différentes, l’IA indique les deux et n’invente pas de moyenne.
• Journal : chaque brouillon est consigné avec ses sources, l’horodatage et la personne chargée du contrôle.

Le tableau présente les principales sources à titre indicatif. Les obligations applicables à votre société dépendent de sa forme juridique, du pays et de ses statuts.

Cette responsabilité ne peut pas être confiée à un outil. Un rapport produit par l’IA est une aide au travail ; la direction reste responsable de la décision. Les chiffres de l’entreprise transmis à un service d’IA sont soumis au RGPD lorsqu’ils concernent des personnes, ainsi qu’à vos propres exigences de confidentialité : un contrat de sous-traitance des données (Art. 28) et un traitement dans l’UE. Cette présentation fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique.

Données : indicateurs et définitions

La qualité d’un rapport dépend de la qualité des définitions sur lesquelles reposent les chiffres.

• Définir clairement les indicateurs : que signifie le chiffre d’affaires : brut ou net, selon la date de facturation ou la date de réalisation de la prestation ? Nous consignons les définitions par écrit pour que chaque rapport utilise les chiffres dans le même sens.
• Dates de référence : chaque valeur correspond à une date de référence. L’IA compare uniquement des valeurs valables à la même date.
• Qualité des données : l’IA signale les écritures manquantes ou en double dans le système source, mais ne les corrige pas elle-même.
• Écarts entre systèmes : nous les expliquons au lieu de les lisser.
• Protection des données : les rapports contiennent des chiffres concernant les clients, les fournisseurs et parfois les salariés. Nous les traitons sur des serveurs dans l’UE et définissons avec vous leur durée de conservation et leur suppression. Pour en savoir plus, consultez IA et protection des données.

Logiciels sur mesure pour la direction

Certains besoins ne concernent pas les rapports eux-mêmes, mais les étapes qui permettent de les produire. Nous y répondons avec des logiciels sur mesure lorsque les produits standard ne conviennent pas :

• Tableau de bord : les cinq à dix chiffres dont vous avez réellement besoin, issus de vos systèmes sources, chacun accompagné de sa source et de sa date de référence.
• Application mobile d’indicateurs : consulter en déplacement l’état du chiffre d’affaires, des postes non soldés et des commandes.
• Application de validation : les paiements et les contrats à valider, avec les informations essentielles en un coup d’œil.

Ces logiciels complètent vos systèmes sources sans les remplacer. Pour en savoir plus, consultez Développement d’applications.

Par où commencer

Ces trois questions vous aident à faire le point :

1. Quel délai s’écoule entre les écritures comptables et la remise du rapport mensuel à la direction, et qui le rédige ?
2. De quels systèmes proviennent les chiffres, et certains ne concordent-ils jamais ?
3. Quel rapport, quelle échéance ou quel compte rendu prend le plus de temps ?

Si vous nous envoyez vos réponses, nous vous dirons quel processus mérite d’être automatisé en premier et ce qui doit rester de votre ressort. Nous commençons par une phase de test en parallèle du travail habituel.