Automatisering · Kontor Mødereferat med AI: optag møder uden at miste rettigheder og tillid

Hvordan en AI‑protokol oprettes

Der er fire trin bag den færdige protokol. Alle har deres egne fejlkilder.

Talegenkendelse behøver ikke at køre i skyen. Den frit tilgængelige Whisper-model er en talegenkendelsesmodel, der er licenseret under MIT-licensen og kan betjenes på dine egne computere. Hvorvidt dette er nødvendigt afhænger af diskussionernes følsomhed.

Hvad virker godt og hvad gør ikke

• Beslutninger og opgaver: Hvem gør hvad til hvornår? Dette kan nemt udtrækkes fra en samtale, hvis skabelonen kræver det.
• Korte versioner af lange runder: Alle, der ikke var der, kan læse, hvad der blev besluttet på to minutter.
• Noter fra samtaler med kunder: Noter, nøgleudsagn og næste trin ender direkte i kundekartoteket.
• Grænser: Samtale, stærke dialekter og teknisk jargon forværrer resultatet. Sprogmodeller kan tilføje indhold, der ikke er blevet sagt. OWASP angiver falske udgifter som sin egen risiko ("misinformation"). Det er derfor en person tjekker.

Lov og deltagelse

• Oplysninger og retsgrundlag: Registrering og transskription involverer behandling af personoplysninger. Du skal have et lovgrundlag (Art. 6 GDPR), du skal give oplysninger (Art. 13 GDPR) og begrænse dataene til det nødvendige og tidsbegrænse (Art. 5 GDPR). Sig det i invitationen og i begyndelsen. Eksterne gæster er udtrykkeligt enige.
• Ret til at optage: Uautoriserede lydoptagelser af ordet, der ikke udtales offentligt, er strafbare i Tyskland (§ 201 StGB) og Østrig (§ 120 StGB).
• Ingen følelsesanalyse: Artikel 5 i AI‑forordningen forbyder AI‑systemer, der udleder følelser fra mennesker på arbejdspladsen, undtagen af medicinske eller sikkerhedsmæssige årsager. Deaktiver funktioner såsom "deltagers sentimentanalyse".
• Samarbejdsudvalg: I Tyskland er tekniske faciliteter, der er designet til at overvåge medarbejdernes adfærd eller præstationer, underlagt medbestemmelse (§ 87, stk. 1, nr. 6 BetrVG). I Østrig gælder det samme for kontrolsystemer, der påvirker den menneskelige værdighed (§ 96, stk. 1 Z 3 ArbVG). Inddrag samarbejdsrådet, inden du går i gang.
• Udbyder: Du skal have en kontrakt for ordrebehandling med udbyderen (artikel 28 GDPR). Afklar serverplacering, opbevaringsperiode og om optagelser eller tekster skal bruges til træning.

Denne oversigt er generel information, ikke juridisk rådgivning. Tjek din individuelle sag med din databeskyttelsesrådgiver eller din advokat.

Sådan introduceres AI‑protokoller

1. Sæt formål: Hvilke møder skal optages? Ikke alle, især ikke fortrolige runder som personalesamtaler.
2. Skriv regler: Hvem må optage, hvilke oplysninger er der i invitationen, hvor længe vil det blive gemt?
3. Definer skabelon: Beslutninger, opgaver med de ansvarlige og deadlines, åbne spørgsmål.
4. Vælg værktøj: funktionen af din videokonference eller din egen proces, med lokal transskription hvis det ønskes. Tjek databeskyttelse på forhånd.
5. Pilot med et hold: et par uger sammenlignes AI‑logfilerne med en transskription.
6. Sæt udgivelse: En person gennemgår minutterne, før de distribueres.