Departamentos · Recursos humanos AI HR: integração, documentos e perguntas dos colaboradores

Tarefas nos recursos humanos

Nem todas as tarefas repetitivas precisam de IA. Se um formulário apenas transfere dados de um campo para outro, uma regra fixa é muitas vezes suficiente. A IA é sobretudo útil quando é necessário ler textos, encontrar documentos adequados ou elaborar rascunhos a partir de informações diversas. Os exemplos seguintes descrevem processos típicos, não projetos de clientes. Cada processo precisa de entradas definidas, de uma pessoa responsável e de um resultado rastreável.

1. Reunir documentos de integração

A admissão de um colaborador exige informações de várias áreas. Os documentos necessários dependem da função, do local de trabalho e das orientações internas.

• Entrada: uma comunicação confirmada de admissão com os dados necessários para o processo, bem como modelos e listas de verificação aprovados.
• A IA prepara: reúne os documentos e os passos adequados, assinala os dados em falta e cria uma síntese para as áreas envolvidas.
• Os recursos humanos verificam: se os documentos, os dados e as responsabilidades se adequam à pessoa em causa, e autorizam a sua partilha.
• Saída: uma síntese de integração verificada, com os documentos necessários e os pontos por resolver.

O processo também pode desencadear tarefas para as TI ou para departamentos especializados. Isso não significa que seja a própria IA a criar contas ou a atribuir permissões. Esses passos continuam a caber às pessoas responsáveis. Quando os modelos são alterados, deve ser possível identificar a versão utilizada em cada processo.

2. Responder a perguntas sobre férias, despesas e políticas internas

Muitas perguntas na empresa dizem respeito às mesmas regras internas. Ainda assim, uma resposta geral pode não ser adequada a um caso específico.

• Entrada: uma pergunta recebida por formulário, intranet ou e-mail e as políticas internas aprovadas para esse efeito.
• A IA prepara: procura as passagens relevantes, formula um rascunho de resposta e indica a fonte utilizada. Se não existir uma base inequívoca, assinala a pergunta como pendente.
• Os recursos humanos verificam: se a fonte e a resposta estão atualizadas e se as circunstâncias pessoais exigem um esclarecimento individual.
• Saída: uma resposta aprovada ou um pedido de esclarecimento à pessoa responsável.

Um assistente deste tipo não deve responder com base em quaisquer ficheiros. Para perguntas gerais, as políticas internas são frequentemente suficientes, sem acesso aos processos individuais. As informações individuais exigem um processo separado, com permissões mais restritas. A forma de integrar um agente de IA neste tipo de processo depende dos sistemas e das aprovações existentes.

3. Preparar certificados de trabalho e declarações

Os documentos com uma estrutura recorrente podem ser preparados a partir de modelos aprovados. O seu conteúdo continua a ser uma decisão dos recursos humanos.

• Entrada: um pedido documentado, os dados permitidos relativos ao processo e um modelo aprovado.
• A IA prepara: insere os dados no modelo e assinala as formulações ou os campos obrigatórios que ainda precisam de esclarecimento.
• Os recursos humanos verificam e aprovam: os dados, as formulações, os destinatários e a versão final. Em questões jurídicas, são envolvidos os especialistas competentes.
• Saída: um documento aprovado ou um rascunho com pedidos de esclarecimento concretos.

Sobretudo nos certificados de trabalho, um rascunho bem redigido não deve ser confundido com uma afirmação cuja exatidão factual tenha sido verificada. A IA recebe apenas os dados de que precisa para o rascunho em causa. Não elabora uma avaliação autónoma da pessoa em questão.

4. Arquivar corretamente contratos e documentos

Um processo individual digital só é útil se os documentos puderem ser encontrados e não forem parar ao processo errado. A associação dos documentos pode ser preparada, mas deve ser verificada.

• Entrada: um documento recebido e a estrutura definida para os processos individuais, com os respetivos tipos de documentos.
• A IA prepara: identifica o possível tipo de documento, propõe uma associação e assinala dados em falta ou correspondências ambíguas.
• Os recursos humanos verificam e aprovam: a pessoa, o tipo de documento, a visibilidade e o local de arquivo, antes de o documento ser guardado no processo individual.
• Saída: um documento associado com uma aprovação rastreável ou um processo para esclarecimento manual.

As regras fixas de verificação também são importantes nesta tarefa. Por exemplo, um documento não pode ser associado a uma pessoa apenas por conter um nome semelhante. Saiba mais sobre o tratamento técnico dos documentos recebidos em Processamento de documentos.

5. Confirmar a receção de uma candidatura

Nas candidaturas, limitamos a automatização a passos administrativos. A avaliação das candidaturas não faz parte do processo.

• Entrada: uma nova candidatura recebida pelo canal previsto para esse efeito.
• A IA prepara: verifica se estão disponíveis os dados de contacto necessários para uma confirmação de receção e elabora uma confirmação com base num modelo aprovado.
• Os recursos humanos verificam: o modelo e o meio de envio previsto, bem como os casos com dados ambíguos ou em falta.
• Saída: uma confirmação de receção ou uma candidatura recebida assinalada para esclarecimento, sem avaliação nem classificação da candidatura.

Mesmo num processo de âmbito limitado, é necessário esclarecer o acesso aos dados e a sua conservação. A confirmação de receção não pode transformar-se numa pré-seleção oculta. A IA não emite juízos sobre a adequação das pessoas, nem lhes atribui pontuações ou faz recomendações sobre elas.

6. Preparar pedidos de férias para tratamento

Um pedido pode chegar através de uma aplicação ou de um sistema existente. A IA pode organizar os dados, mas não decide sobre o direito a férias.

• Entrada: um pedido de férias com o período, a pessoa em causa e os dados previstos na empresa.
• A IA prepara: identifica os campos em falta, resume o pedido e encaminha-o de acordo com as responsabilidades definidas.
• Os recursos humanos verificam: os dados pendentes e os casos que exigem um esclarecimento individual. A pessoa responsável decide sobre o pedido.
• Saída: um pedido totalmente preparado no circuito de aprovação previsto ou um pedido de esclarecimento.

Decidimos se utilizamos uma regra simples de formulário ou IA em função do processo concreto. Muitas vezes, não é necessária IA para recolher e encaminhar campos normalizados.

Programas e interfaces

Nos recursos humanos, as informações encontram-se geralmente em vários programas. Um novo processo não deve substituir esses programas sem motivo. Primeiro, esclarece-se qual é o sistema que constitui a fonte de referência para cada dado. Depois, é possível avaliar se faz sentido utilizar uma interface existente, uma troca de ficheiros com regras definidas ou outra ligação.

Os programas mencionados são exemplos e não indicam a existência de uma parceria nem de uma determinada função do produto. É necessário verificar se e de que forma uma integração é possível no seu conjunto de sistemas. Os casos de erro também são importantes: o que acontece quando existem informações contraditórias, falta uma permissão ou um sistema está inacessível? Uma automação deve tornar estes casos visíveis, em vez de continuar a funcionar silenciosamente.

Limites, aprovações e codeterminação

Não desenvolvemos IA para a seleção de candidatos nem para a avaliação automática de colaboradores. O Anexo III do Regulamento da IA da UE identifica determinados sistemas de IA no emprego e na gestão de recursos humanos como sistemas de risco elevado. Por isso, a nossa oferta limita-se a processos de apoio, como reunir documentos, encontrar informações aprovadas e enviar confirmações administrativas de receção. A classificação jurídica do sistema concreto tem de ser verificada separadamente. Pode saber mais sobre este enquadramento em Regulamento da IA.

Uma aprovação não é apenas um botão no final. É necessário definir previamente quem pode ver um rascunho, quem corrige erros factuais e quem toma a decisão final. No caso de documentos pessoais e de informações individuais, os recursos humanos verificam o conteúdo antes de o transmitir. As informações pouco claras não são completadas com suposições. As alterações ao processo devem ser documentadas e verificadas antes da sua utilização.

A introdução destes sistemas pode afetar direitos de codeterminação. Na Alemanha, é necessário verificar, em particular, o § 87 BetrVG; na Áustria, o § 96a ArbVG. A necessidade de consentimento e o acordo exigido dependem da empresa e do sistema concreto. A proteção dos dados dos trabalhadores e as regras internas existentes também fazem parte desta análise. Isto não constitui aconselhamento jurídico. A decisão jurídica continua a caber aos juristas responsáveis.

Dados: processo individual e permissões

Os dados dos colaboradores exigem um acesso mais restrito do que as políticas gerais. Por isso, separamos as perguntas sobre regras aplicáveis a toda a empresa dos processos relativos a uma pessoa específica. Um assistente para as políticas de férias não precisa de ler um processo individual. Se tiver de apoiar um processo relativo a uma pessoa, recebe apenas os dados e as funções aprovados para esse fim.

Antes da implementação, são definidos os papéis e as permissões: quem pode fazer uma pergunta? Quem vê o rascunho? Que dados pode um sistema ler ou escrever? Os registos também podem conter dados pessoais. Por isso, precisam de regras de acesso próprias. Um acesso tecnicamente possível não é automaticamente necessário para a tarefa. Pode encontrar indicações para o planeamento em IA e proteção de dados.

O planeamento dos dados inclui também a conservação e o apagamento. Podem ser necessárias regras diferentes para os elementos recebidos, os rascunhos, os documentos concluídos e os registos. Numa integração com serviços externos, verifica-se que dados são transmitidos e onde são tratados. Se a sua empresa exigir servidores na UE, este requisito tem de ser considerado na seleção e configuração do ambiente técnico e verificado para a solução concreta. A localização, por si só, não substitui uma análise dos acessos e dos contratos.

A questão de saber se um processo individual digital é obrigatório não tem uma resposta universal, pois depende do país em causa. São determinantes a jurisdição concreta, os documentos em questão e os requisitos de conservação aplicáveis. Concebemos o processo técnico. O enquadramento jurídico é feito pelos especialistas responsáveis da sua empresa. Isto não constitui aconselhamento jurídico.

Aplicações próprias para colaboradores

Por vezes, o que falta não é mais um sistema de recursos humanos, mas um acesso simples a um processo existente. Uma aplicação própria para colaboradores pode, por exemplo, registar um pedido de férias, apresentar o estado do seu tratamento ou disponibilizar uma pasta digital de documentos. Também é possível disponibilizar uma escala de serviço através de uma interface adequada. As funções úteis e admissíveis dependem dos programas existentes e das regras internas.

Uma aplicação deste tipo deve complementar os sistemas existentes, sem criar conjuntos de dados duplicados. Um pedido pode começar na aplicação e ser depois tratado no sistema responsável. A aplicação apresenta apenas as informações para as quais a pessoa com sessão iniciada tem autorização. As decisões sobre pedidos e as alterações aos dados dos colaboradores continuam a seguir o circuito de aprovação definido.

Para a introdução de dados claramente definidos, os formulários e as regras fixas são muitas vezes suficientes. A IA só é acrescentada quando apoia uma etapa de trabalho concreta, como resumir de forma compreensível um pedido de esclarecimento a partir de várias informações aprovadas. Por isso, analisamos separadamente o que uma aplicação própria deve fazer e em que ponto a IA é efetivamente necessária.

Por onde começar

Um bom primeiro passo é fazer um pequeno levantamento: a que perguntas respondem os recursos humanos várias vezes por semana? Onde se procuram repetidamente os mesmos documentos? Em que processo a informação de entrada é clara, mas reunir ou verificar os elementos exige muito trabalho? Escolha um processo com fontes conhecidas e uma pessoa claramente responsável.

Depois, verificamos consigo que dados são necessários, que programas estão envolvidos e quem aprova os rascunhos. A pergunta inversa é igualmente importante: o que é expressamente proibido ao sistema fazer? Nos processos de recursos humanos, isto inclui, em particular, avaliações de pessoas, acessos não autorizados a processos individuais e decisões sem uma pessoa responsável. O resultado desta análise é uma base para a implementação técnica, não uma promessa de um determinado resultado da IA.

Estamos sediados em Viena e trabalhamos para empresas de toda a Europa. Se pretender discutir um processo concreto, utilize o formulário de contacto.