Skyriai · Personalas AI HR: įvedimas, dokumentai ir darbuotojų klausimai

Žmogiškųjų išteklių užduotys

Ne kiekvienai pakartotinai užduočiai reikalingas AI. Jei forma tiesiog perkelia duomenis iš vieno lauko į kitą, dažnai pakanka fiksuotos taisyklės. Dirbtinis intelektas ypač naudingas, kai reikia skaityti tekstus, rasti tinkamus dokumentus arba kurti juodraščius iš skirtingos informacijos. Toliau pateikti pavyzdžiai apibūdina tipinius procesus, o ne klientų projektus. Kiekvienam procesui reikia apibrėžtų indėlių, atsakingo asmens ir atsekamo rezultato.

1. Sudarykite priėmimo dokumentus

Norint patekti, reikalinga informacija iš kelių šaltinių. Kokie dokumentai yra įtraukti, priklauso nuo vaidmens, vietos ir vidinių reikalavimų.

• Įėjimas: patvirtintas pranešimas apie atvykimą su procesui reikalinga informacija, taip pat patvirtinti šablonai ir kontroliniai sąrašai.
• AI ruošia: surenka atitinkamus dokumentus ir veiksmus, pažymi trūkstamą informaciją ir sukuria susijusių padalinių apžvalgą.
• Žmogiškųjų išteklių patikrinimai: ar dokumentai, informacija ir pareigos atitinka konkretų asmenį ir pritaria jų perdavimui.
• Išvestis: patikrinta priėmimo apžvalga su reikalingais dokumentais ir neišspręstais klausimais.

Procesas taip pat gali sukelti užduotis IT ar specializuotiems skyriams. Tai nereiškia, kad AI pats kuria paskyras ar priskiria teises. Tokie žingsniai lieka atsakingiems žmonėms. Keičiant šablonus turi būti aišku, kuri versija buvo naudojama procesui.

2. Atsakykite į klausimus apie atostogas, išlaidas ir politiką

Daugelis įmonės klausimų yra susiję su tomis pačiomis vidaus taisyklėmis. Tačiau bendras atsakymas atskirais atvejais gali būti netinkamas.

• Įėjimas: klausimą per formą, intranetą ar el. paštą ir tam patvirtintas vidines gaires.
• AI ruošia: ieško atitinkamų ištraukų, suformuluoja atsakymo projektą ir nurodo naudotą šaltinį. Jei nėra aiškaus pagrindo, klausimas pažymimas kaip atviras.
• Žmogiškųjų išteklių patikrinimai: ar šaltinis ir atsakymas yra aktualūs ir ar asmeninės aplinkybės reikalauja individualaus paaiškinimo.
• Išvestis: paskelbtas atsakymas arba užklausa atsakingam asmeniui.

Toks asistentas neturėtų atsakyti iš savavališkų failų. Bendriesiems klausimams dažnai pakanka gairių be prieigos prie personalo bylų. Atskirai informacijai reikalingas atskiras procesas su siauresniais įgaliojimais. Kaip a AI agentas Kaip jis integruojamas į tokį procesą, priklauso nuo esamų sistemų ir patvirtinimų.

3. Parengti pažymas ir pažymas

Pasikartojančios struktūros dokumentus galima paruošti iš patvirtintų šablonų. Jų turinys lieka HR sprendimu.

• Įėjimas: dokumentais pagrįstą užsakymą, leistiną informaciją apie procesą ir patvirtintą šabloną.
• AI ruošia: įterpia informaciją į šabloną ir nurodo formuluotes ar privalomus laukus, kuriuos dar reikia patikslinti.
• Žmogiškieji ištekliai tikrina ir tvirtina: Informacija, formuluotės, gavėjai ir galutinis variantas. Jei kyla teisinių klausimų, pasitelkiami atitinkami ekspertai.
• Išvestis: išleistas dokumentas arba juodraštis su konkrečiais klausimais.

Ypač kalbant apie pažymas, lingvistiškai sklandaus juodraščio nereikėtų painioti su faktiškai patikrintu teiginiu. AI gauna tik tuos duomenis, kurių jai reikia atitinkamam dizainui. Tai nesukuria nepriklausomo atitinkamo asmens vertinimo.

4. Teisingai sutvarkykite sutartis ir dokumentus

Skaitmeninė personalo byla naudinga tik tuo atveju, jei galima rasti dokumentus ir jie nepatenka į netinkamą failą. Užduotį galima paruošti, tačiau ją reikia patikrinti.

• Įėjimas: gautas dokumentas ir apibrėžta failų struktūra su jo dokumentų tipais.
• AI ruošia: atpažįsta galimą dokumento tipą, pasiūlo užduotį ir nurodo trūkstamą informaciją arba neaiškius atitikmenis.
• Žmogiškieji ištekliai tikrina ir tvirtina: Asmuo, dokumento tipas, matomumas ir saugojimo vieta prieš išsaugant dokumentą faile.
• Išvestis: priskirtas dokumentas su atsekamu patvirtinimu arba rankinio paaiškinimo procesas.

Šiai užduočiai svarbios ir fiksuotos testavimo taisyklės. Pavyzdžiui, dokumentas gali būti nepriskirtas asmeniui vien dėl to, kad jame yra panašus vardas. Daugiau apie techninį įvesties apdorojimą rasite žemiau Dokumentų tvarkymas.

5. Patvirtinkite paraiškos gavimą

Kalbant apie programas, automatizavimą apsiribojame administraciniais veiksmais. Paraiškų vertinimas nėra proceso dalis.

• Įėjimas: naujai gauta paraiška nurodytu kanalu.
• AI ruošia: patikrina, ar yra gavimo patvirtinimui reikalingi kontaktiniai duomenys ir pagal patvirtintą šabloną sukuria patvirtinimą.
• Žmogiškųjų išteklių patikrinimai: pateikimas ir numatomas gabenimo maršrutas, taip pat atvejai su neaiškia informacija arba jos trūksta.
• Išvestis: gavimo patvirtinimas arba patikslinimui pažymėtas įrašas, be paraiškos vertinimo ar eilės.

Net ir siauram procesui reikia paaiškinti prieigą prie duomenų ir saugojimą. Gavimo patvirtinimas neturi tapti paslėptu išankstiniu rūšiavimu. AI nesukuria sprendimų dėl tinkamumo, balų ar rekomendacijų apie žmones.

6. Parengti atostogų prašymus tvarkymui

Paraišką galima gauti per programėlę arba esamą sistemą. AI gali rūšiuoti informaciją, bet nepriima sprendimo dėl pretenzijos.

• Įėjimas: prašymas atostogauti, nurodant laikotarpį, suinteresuotą asmenį ir įmonės reikalaujamą informaciją.
• AI ruošia: atpažįsta trūkstamus laukus, apibendrina paraišką ir persiunčia ją pagal nustatytas pareigas.
• Žmogiškųjų išteklių patikrinimai: atvira informacija ir atvejai, kuriems reikalingas individualus paaiškinimas. Atsakingas asmuo priima sprendimą dėl prašymo.
• Išvestis: visiškai paruošta programa numatytame išleidimo kanale arba užklausa.

Mes nusprendžiame, ar naudojama paprasta formos taisyklė, ar AI, atsižvelgdami į konkretų procesą. DI dažnai neprivalo užfiksuoti ir persiųsti standartizuotus laukus.

Programos ir sąsajos

Žmogiškųjų išteklių srityje informacija dažniausiai saugoma keliose programose. Naujas procesas turėtų pakeisti šias programas dėl priežasties. Pirmiausia išsiaiškinama, kuri sistema kuriai informacijai yra autoritetingas šaltinis. Tada galite patikrinti, ar esama sąsaja, reguliuojamas failų mainai ar kitas ryšys yra prasmingas.

Minėtos programos yra pavyzdžiai, o ne teiginys apie esamą partnerystę ar konkrečią produkto funkciją. Ar ir kaip galimas ryšys, reikia patikrinti pagal jūsų sistemos kraštovaizdį. Klaidų atvejai taip pat svarbūs: kas atsitiks, jei pateikiama prieštaringa informacija, trūksta leidimo arba jei sistema nepasiekiama? Vienas Automatika turėtų padaryti tokius atvejus matomus, o ne toliau dirbti tyloje.

Ribos, patvirtinimai ir bendras sprendimas

Mes nekuriame jokio AI, kad atrinktume kandidatus ar automatiškai įvertintume darbuotojus. ES AI reglamento III priede tam tikros dirbtinio intelekto sistemos užimtumo ir žmogiškųjų išteklių valdymo srityje nurodytos kaip didelės rizikos grupės. Todėl mūsų pasiūlymas apsiriboja pagalbiniais procesais, tokiais kaip dokumentų sudarymas, paskelbtos informacijos radimas ir administracinis gavimo patvirtinimas. Konkrečios sistemos teisinė klasifikacija turi būti išnagrinėta atskirai. Daugiau apie rėmą galite sužinoti adresu AI reguliavimas.

Atleidimas nėra tik mygtukas pabaigoje. Turi būti iš anksto nustatyta, kam leidžiama susipažinti su projektu, kas taiso faktines klaidas ir kas priima galutinį sprendimą. Žmogiškieji ištekliai patikrina asmens dokumentų ir asmeninės informacijos turinį prieš perduodami. Neaiški informacija nėra papildyta prielaidomis. Proceso pakeitimai turi būti dokumentuojami ir patikrinti prieš juos įgyvendinant.

Įžangos metu gali būti paveiktos bendro apsisprendimo teisės. Vokietijoje ypač turi būti išnagrinėtas BetrVG 87 straipsnis, o Austrijoje , ArbVG 96a straipsnis. Ar reikalingas sutikimas ir kokio susitarimo reikia, priklauso nuo įmonės ir konkrečios sistemos. Į apžvalgą taip pat įtraukta darbuotojų duomenų apsauga ir esami vidaus reglamentai. Tai nėra teisinė konsultacija. Teisinį sprendimą priima atsakingi teisininkai.

Duomenys: personalo byla ir įgaliojimai

Žmogiškųjų išteklių duomenims reikia daugiau prieigos nei bendrosios gairės. Štai kodėl klausimus apie visos įmonės taisykles atskiriame nuo klausimų, kurie liečia konkretų asmenį. Atostogų politikos padėjėjui nereikia skaityti personalo bylos. Jei jis turi palaikyti individualų procesą, jis gauna tik tuos duomenis ir patvirtintas funkcijas.

Prieš įgyvendinant, apibrėžiami vaidmenys ir teisės: kam leidžiama užduoti klausimą? Kas mato juodraštį? Kokius duomenis sistemai leidžiama skaityti ar rašyti? Žurnaluose taip pat gali būti asmeninės informacijos. Todėl jums reikia savo prieigos taisyklių. Techniškai įmanoma prieiga nėra būtina automatiškai. Informaciją apie planavimą galite rasti adresu AI ir duomenų apsauga.

Duomenų planavimas taip pat apima saugojimą ir ištrynimą. Gali prireikti skirtingų taisyklių dėl kvitų, juodraščių, baigtų dokumentų ir protokolų. Prisijungiant prie išorinių paslaugų tikrinama, kokie duomenys perduodami ir kur jie apdorojami. Jei serveriai ES yra jūsų įmonės reikalavimas, į tai reikia atsižvelgti renkantis ir nustatant techninę aplinką bei patikrinti, ar nėra konkretaus sprendimo. Vien tik vieta nepakeičia prieigos ir sutarčių tikrinimo.

Į klausimą, ar skaitmeninė personalo byla yra privaloma, negalima atsakyti bendrai, nes tai priklauso nuo konkrečios šalies. Konkreti teisinė sritis, susiję dokumentai ir taikomi saugojimo reikalavimai yra lemiami. Projektuojame techninį procesą. Teisinę klasifikaciją atlieka jūsų atsakingi ekspertai. Tai nėra teisinė konsultacija.

Nuosavos programėlės darbuotojams

Kartais trūksta ne kitos HR sistemos, o paprastos prieigos prie esamo proceso. Pavyzdžiui, jūsų darbuotojo programa gali įrašyti atostogų užklausą, parodyti apdorojimo būseną arba pateikti skaitmeninį dokumentų aplanką. Sąrašas taip pat gali būti pasiekiamas per tinkamą sąsają. Kokios funkcijos yra naudingos ir leidžiamos, priklauso nuo esamų programų ir vidinių taisyklių.

Tokia programėlė turėtų papildyti esamas sistemas ir nekurti pasikartojančių duomenų rinkinių. Paraiška gali prasidėti programėlėje, o vėliau būti apdorota atsakingoje sistemoje. Programėlėje rodoma tik ta informacija, kurią matyti turi teisę prisijungęs asmuo. Sprendimai dėl paraiškų ir personalo duomenų pakeitimų ir toliau vyksta pagal apibrėžtą išleidimo kelią.

Formų ir fiksuotų taisyklių dažnai pakanka aiškiai apibrėžtiems įrašams. AI pradeda veikti tik tada, kai palaiko konkretų darbo veiksmą, pvz., suprantamai apibendrina užklausą iš kelių išleistų informacijos dalių. Todėl atskirai nagrinėjame, kas a savo programėlę turėtų teikti ir kur AI iš tikrųjų reikalingas.

Kur pradedi

Pirmas geras žingsnis yra įvertinti: į kokius klausimus HR atsako kelis kartus per savaitę? Kur vėl ir vėl ieškoma tų pačių dokumentų? Kuriame procese įvestis yra aiški, bet ar sunku ją kompiliuoti ar patikrinti? Pasirinkite procesą su žinomais šaltiniais ir aiškiai atsakingu asmeniu.

Tada su jumis patikriname, kokių duomenų reikia, kokios programos dalyvauja ir kas tvirtina juodraščius. Atsakomasis klausimas yra toks pat svarbus: ko sistemai aiškiai neleidžiama daryti? Personalo procesų atveju tai visų pirma apima žmonių vertinimus, neteisėtą prieigą prie bylų ir sprendimų be atsakingo asmens. Šio testo rezultatas yra techninio įgyvendinimo pagrindas, o ne konkretaus AI rezultato pažadas.

Esame įsikūrę Vienoje ir dirbame įmonėms visoje Europoje. Jei norite aptarti konkretų procesą, naudokite kontaktinę formą.