Departamentos · Recursos humanos IA en recursos humanos: onboarding, documentos y preguntas del personal

Tareas en recursos humanos

No todas las tareas repetitivas necesitan IA. Si un formulario solo transfiere datos de un campo a otro, suele bastar una regla fija. La IA resulta útil sobre todo cuando hay que leer textos, encontrar los documentos adecuados o crear borradores a partir de datos distintos. Los ejemplos siguientes describen procesos habituales, no proyectos de clientes. Cada proceso necesita entradas definidas, una persona responsable y un resultado trazable.

1. Reunir documentos de onboarding

Para una incorporación se necesita información de varias áreas. Los documentos necesarios dependen del puesto, la ubicación y las directrices internas.

• Entrada: una notificación de incorporación confirmada con los datos necesarios para el proceso, junto con plantillas y listas de comprobación aprobadas.
• La IA prepara: reúne los documentos y pasos adecuados, señala los datos que faltan y crea un resumen para las áreas implicadas.
• Recursos humanos revisa: si los documentos, los datos y las responsabilidades corresponden a la persona concreta, y autoriza su envío.
• Resultado: un resumen de onboarding revisado con los documentos necesarios y los asuntos pendientes.

El proceso también puede generar tareas para IT u otros departamentos. Eso no significa que la IA cree cuentas o conceda permisos por sí sola. Esos pasos siguen en manos de las personas responsables. Si se modifican las plantillas, debe quedar claro qué versión se utilizó en cada caso.

2. Responder a preguntas sobre vacaciones, gastos y políticas internas

Muchas preguntas de la empresa se refieren a las mismas normas internas. Aun así, una respuesta general puede no ser adecuada para un caso concreto.

• Entrada: una pregunta por formulario, intranet o correo electrónico y las políticas internas autorizadas para responderla.
• La IA prepara: busca los apartados pertinentes, redacta un borrador de respuesta e indica la fuente utilizada. Si no hay una base clara, marca la pregunta como pendiente.
• Recursos humanos revisa: si la fuente y la respuesta están actualizadas y si las circunstancias personales requieren una aclaración individual.
• Resultado: una respuesta aprobada o una consulta a la persona responsable.

Un asistente de este tipo no debería responder a partir de archivos cualesquiera. Para las preguntas generales, a menudo bastan las políticas internas sin acceso a los expedientes de personal. Las respuestas individuales necesitan un proceso separado con permisos más restringidos. La forma de integrar un agente de IA en un proceso así depende de los sistemas y las aprobaciones existentes.

3. Preparar certificados laborales y acreditaciones

Los documentos con una estructura recurrente pueden prepararse a partir de plantillas aprobadas. Su contenido sigue siendo una decisión de recursos humanos.

• Entrada: un encargo documentado, los datos permitidos para el caso y una plantilla aprobada.
• La IA prepara: incorpora los datos a la plantilla y señala las formulaciones o los campos obligatorios que aún deben aclararse.
• Recursos humanos revisa y aprueba: los datos, las formulaciones, los destinatarios y la versión definitiva. Si hay cuestiones jurídicas, se consulta a los especialistas responsables.
• Resultado: un documento aprobado o un borrador con consultas concretas.

Especialmente en los certificados laborales, un borrador bien redactado no debe confundirse con una afirmación cuyo contenido se haya comprobado. La IA solo recibe los datos que necesita para cada borrador. No elabora una evaluación independiente de la persona afectada.

4. Archivar correctamente contratos y documentos

Un expediente digital de personal solo resulta útil si los documentos pueden encontrarse y no acaban en el expediente equivocado. La asignación puede prepararse, pero debe revisarse.

• Entrada: un documento recibido y la estructura de expedientes definida con sus tipos de documentos.
• La IA prepara: identifica el posible tipo de documento, propone una asignación y señala datos que faltan o coincidencias ambiguas.
• Recursos humanos revisa y aprueba: la persona, el tipo de documento, la visibilidad y la ubicación de archivo antes de guardar el documento en el expediente.
• Resultado: un documento asignado con una aprobación trazable o un caso pendiente de aclaración manual.

Para esta tarea también son importantes las reglas fijas de comprobación. Por ejemplo, no debe asignarse un documento a una persona solo porque contenga un nombre parecido. Encontrará más información sobre el tratamiento técnico de los documentos recibidos en procesamiento de documentos.

5. Confirmar la recepción de una candidatura

En las candidaturas, limitamos la automatización a los pasos administrativos. La valoración de candidaturas no forma parte del proceso.

• Entrada: una nueva candidatura recibida por el canal previsto.
• La IA prepara: comprueba si están disponibles los datos de contacto necesarios para confirmar la recepción y crea una confirmación a partir de una plantilla aprobada.
• Recursos humanos revisa: la plantilla, el canal de envío previsto y los casos con datos ambiguos o incompletos.
• Resultado: una confirmación de recepción o una candidatura recibida y marcada para aclaración, sin valorar la candidatura ni clasificarla por orden de preferencia.

Incluso en un proceso limitado deben estar claros el acceso a los datos y su conservación. La confirmación de recepción no debe convertirse en una preselección encubierta. La IA no emite juicios de idoneidad, puntuaciones ni recomendaciones sobre personas.

6. Preparar solicitudes de vacaciones para su tramitación

Una solicitud puede llegar a través de una aplicación o de un sistema existente. La IA puede ordenar los datos, pero no decide sobre el derecho a las vacaciones.

• Entrada: una solicitud de vacaciones con el periodo, la persona afectada y los datos previstos en la empresa.
• La IA prepara: detecta campos vacíos, resume la solicitud y la remite según las responsabilidades establecidas.
• Recursos humanos revisa: los datos pendientes y los casos que necesitan una aclaración individual. La persona responsable decide sobre la solicitud.
• Resultado: una solicitud completamente preparada en el circuito de aprobación previsto o una petición de aclaración.

Decidimos si utilizar una regla sencilla de formulario o IA según el proceso concreto. Para registrar y remitir campos estandarizados, a menudo no se necesita IA.

Programas e interfaces

En recursos humanos, la información suele estar repartida entre varios programas. Un nuevo proceso no debería sustituirlos sin motivo. Primero se aclara qué sistema es la fuente de referencia para cada dato. Después puede comprobarse si conviene utilizar una interfaz existente, un intercambio de archivos con reglas definidas u otro tipo de conexión.

Los programas mencionados son ejemplos y no implican una colaboración existente ni una función concreta de un producto. Hay que comprobar si es posible integrarlos en su entorno de sistemas y de qué manera. También importan los casos de error: ¿qué ocurre si los datos se contradicen, falta un permiso o un sistema no está disponible? Una automatización debe hacer visibles estos casos en lugar de seguir trabajando sin advertirlos.

Límites, aprobaciones y participación de los trabajadores

No desarrollamos IA para seleccionar candidatos ni para evaluar automáticamente a los empleados. El anexo III del Reglamento de IA de la UE incluye determinados sistemas de IA utilizados en el empleo y la gestión de personal entre los de alto riesgo. Por eso, nuestra oferta se limita a procesos de apoyo, como reunir documentos, encontrar información autorizada y emitir acuses de recibo administrativos. La clasificación jurídica del sistema concreto debe examinarse por separado. Encontrará más información sobre el marco en Reglamento de IA.

Una aprobación no es simplemente un botón al final. Debe definirse previamente quién puede ver un borrador, quién corrige los errores de contenido y quién toma la decisión definitiva. En los documentos personales y las respuestas individuales, recursos humanos revisa el contenido antes de comunicarlo. Los datos poco claros no se completan con suposiciones. Los cambios en el proceso deben documentarse y revisarse antes de aplicarlos.

La implantación puede afectar a los derechos de participación de la representación de los trabajadores. En Alemania debe examinarse especialmente el § 87 BetrVG y, en Austria, el § 96a ArbVG. La necesidad de consentimiento y el acuerdo necesario dependen de la empresa y del sistema concreto. La revisión también debe incluir la protección de datos de los empleados y las normas internas existentes. Esto no constituye asesoramiento jurídico. La decisión jurídica corresponde a los profesionales del derecho responsables.

Datos: expediente de personal y permisos

Los datos de personal requieren un acceso más restringido que las políticas generales. Por eso separamos las preguntas sobre normas de toda la empresa de los trámites que afectan a una persona concreta. Un asistente para políticas de vacaciones no necesita leer ningún expediente de personal. Si debe ayudar en un trámite individual, solo recibe los datos y las funciones autorizados para ese fin.

Antes de la implementación se definen los roles y los permisos: ¿quién puede hacer una pregunta? ¿Quién ve el borrador? ¿Qué datos puede leer o escribir un sistema? Los registros también pueden contener datos personales, por lo que necesitan sus propias normas de acceso. Que un acceso sea técnicamente posible no significa que sea necesario para la tarea. Encontrará orientaciones para la planificación en IA y protección de datos.

La planificación de los datos también incluye su conservación y eliminación. Pueden hacer falta reglas distintas para la información recibida, los borradores, los documentos terminados y los registros. Al conectar servicios externos, se comprueba qué datos se transmiten y dónde se tratan. Si su empresa exige servidores en la UE, este requisito debe tenerse en cuenta al seleccionar y configurar el entorno técnico y verificarse para la solución concreta. La ubicación por sí sola no sustituye la revisión de los accesos y los contratos.

No se puede responder de forma general si es obligatorio un expediente digital de personal, porque depende del país. Lo determinante es la jurisdicción concreta, los documentos afectados y los requisitos de conservación aplicables. Nosotros diseñamos el proceso técnico. Sus especialistas responsables realizan la valoración jurídica. Esto no constituye asesoramiento jurídico.

Aplicaciones propias para empleados

A veces no falta otro sistema de recursos humanos, sino un acceso sencillo a un proceso existente. Una aplicación propia para empleados puede, por ejemplo, registrar una solicitud de vacaciones, mostrar su estado de tramitación u ofrecer una carpeta digital de documentos. También se puede facilitar el acceso al cuadrante de turnos mediante una interfaz adecuada. Las funciones útiles y permitidas dependen de los programas existentes y de las normas internas.

Una aplicación de este tipo debe complementar los sistemas existentes, sin duplicar los datos. Una solicitud puede iniciarse en la aplicación y tramitarse después en el sistema correspondiente. La aplicación solo muestra la información para la que la persona que ha iniciado sesión tiene permiso. Las decisiones sobre las solicitudes y los cambios en los datos de personal siguen el circuito de aprobación establecido.

Para entradas de datos bien definidas, a menudo bastan formularios y reglas fijas. La IA se incorpora cuando ayuda en un paso concreto del trabajo, por ejemplo, al resumir de forma comprensible una consulta a partir de varias informaciones autorizadas. Por eso examinamos por separado qué debe hacer una aplicación propia y dónde se necesita realmente la IA.

Por dónde empezar

Un buen primer paso es un pequeño inventario: ¿qué preguntas responde recursos humanos varias veces cada semana? ¿Dónde se buscan una y otra vez los mismos documentos? ¿En qué trámite la información de entrada está clara, pero reunirla o revisarla requiere mucho trabajo? Elija un proceso con fuentes conocidas y una persona claramente responsable.

Después comprobamos con usted qué datos se necesitan, qué programas intervienen y quién aprueba los borradores. Es igual de importante la pregunta inversa: ¿qué tiene expresamente prohibido hacer el sistema? En los procesos de personal, esto incluye especialmente evaluar a personas, acceder sin autorización a expedientes y tomar decisiones sin una persona responsable. El resultado de esta revisión sirve de base para la implementación técnica y no promete un resultado concreto de la IA.

Tenemos nuestra sede en Viena y trabajamos para empresas de toda Europa. Si desea comentar un proceso concreto, utilice el formulario de contacto.