Τμήματα · HR AI HR: onboarding, έγγραφα και ερωτήσεις εργαζομένων

Καθήκοντα ανθρώπινου δυναμικού

Δεν χρειάζεται κάθε επαναλαμβανόμενη εργασία AI. Εάν μια φόρμα απλώς μεταφέρει δεδομένα από το ένα πεδίο στο άλλο, ένας σταθερός κανόνας είναι συχνά επαρκής. Η τεχνητή νοημοσύνη είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όπου πρέπει να διαβαστούν κείμενα, να βρεθούν κατάλληλα έγγραφα ή να δημιουργηθούν προσχέδια από διαφορετικές πληροφορίες. Τα ακόλουθα παραδείγματα περιγράφουν τυπικές διαδικασίες, όχι έργα πελατών. Κάθε διαδικασία χρειάζεται καθορισμένες εισροές, υπεύθυνο άτομο και ανιχνεύσιμο αποτέλεσμα.

1. Σύνταξη εγγράφων επιβίβασης

Για την είσοδο απαιτούνται πληροφορίες από διάφορες πηγές. Ποια έγγραφα περιλαμβάνονται εξαρτώνται από τον ρόλο, την τοποθεσία και τις εσωτερικές απαιτήσεις.

• Είσοδος: μια επιβεβαιωμένη ειδοποίηση εισόδου με τις πληροφορίες που απαιτούνται για τη διαδικασία, καθώς και εγκεκριμένα πρότυπα και λίστες ελέγχου.
• Το AI προετοιμάζει: συγκεντρώνει τα κατάλληλα έγγραφα και βήματα, επισημαίνει τις πληροφορίες που λείπουν και δημιουργεί μια επισκόπηση για τα εμπλεκόμενα τμήματα.
• Έλεγχοι ανθρώπινου δυναμικού: εάν τα έγγραφα, οι πληροφορίες και οι αρμοδιότητες ταιριάζουν με το συγκεκριμένο άτομο και εγκρίνει τη μεταφορά τους.
• Έξοδος: μια επαληθευμένη επισκόπηση επιβίβασης με τα απαιτούμενα έγγραφα και ανοιχτά σημεία.

Η διαδικασία μπορεί επίσης να ενεργοποιήσει εργασίες για IT ή εξειδικευμένα τμήματα. Αυτό δεν σημαίνει ότι το ίδιο το AI δημιουργεί λογαριασμούς ή εκχωρεί δικαιώματα. Τέτοια βήματα παραμένουν στους υπεύθυνους. Όταν αλλάζουν τα πρότυπα, πρέπει να είναι σαφές ποια έκδοση χρησιμοποιήθηκε για μια διαδικασία.

2. Απαντήστε σε ερωτήσεις σχετικά με τις διακοπές, τα έξοδα και τις πολιτικές

Πολλές ερωτήσεις από την εταιρεία σχετίζονται με τους ίδιους εσωτερικούς κανόνες. Ωστόσο, μια γενική απάντηση μπορεί να είναι ακατάλληλη σε μεμονωμένες περιπτώσεις.

• Είσοδος: μια ερώτηση μέσω φόρμας, intranet ή email και οι εσωτερικές οδηγίες που έχουν εγκριθεί για αυτό.
• Το AI προετοιμάζει: αναζητά τα σχετικά αποσπάσματα, διατυπώνει προσχέδιο απάντησης και αναφέρει την πηγή που χρησιμοποιήθηκε. Εάν δεν υπάρχει σαφής βάση, επισημαίνει την ερώτηση ως ανοιχτή.
• Έλεγχοι ανθρώπινου δυναμικού: εάν η πηγή και η απάντηση είναι τρέχουσες και εάν οι προσωπικές συνθήκες απαιτούν ατομική διευκρίνιση.
• Έξοδος: μια δημοσιευμένη απάντηση ή μια ερώτηση στον υπεύθυνο.

Ένας τέτοιος βοηθός δεν πρέπει να απαντά από αυθαίρετα αρχεία. Για γενικές ερωτήσεις, συχνά επαρκούν οδηγίες χωρίς πρόσβαση σε αρχεία προσωπικού. Οι μεμονωμένες πληροφορίες απαιτούν ξεχωριστή διαδικασία με στενότερες εξουσιοδοτήσεις. Όπως α Πράκτορας AI Το πώς θα ενσωματωθεί σε μια τέτοια διαδικασία εξαρτάται από τα υπάρχοντα συστήματα και εγκρίσεις.

3. Προετοιμάστε πιστοποιητικά και πιστοποιητικά

Έγγραφα με επαναλαμβανόμενη δομή μπορούν να προετοιμαστούν από εγκεκριμένα πρότυπα. Το περιεχόμενό τους παραμένει απόφαση του ΥΕ.

• Είσοδος: μια τεκμηριωμένη παραγγελία, τις επιτρεπόμενες πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία και ένα εγκεκριμένο πρότυπο.
• Το AI προετοιμάζει: εισάγει πληροφορίες στο πρότυπο και προσδιορίζει διατυπώσεις ή υποχρεωτικά πεδία που πρέπει ακόμη να διευκρινιστούν.
• Το ανθρώπινο δυναμικό ελέγχει και εγκρίνει: Πληροφορίες, διατύπωση, αποδέκτες και τελική έκδοση. Εάν υπάρχουν νομικά ερωτήματα, εμπλέκονται οι αρμόδιοι ειδικοί.
• Έξοδος: ένα έγγραφο που κυκλοφόρησε ή ένα προσχέδιο με συγκεκριμένες ερωτήσεις.

Ειδικά όταν πρόκειται για πιστοποιητικά, ένα γλωσσικά ομαλό προσχέδιο δεν πρέπει να συγχέεται με μια τεκμηριωμένη δήλωση. Το AI λαμβάνει μόνο τα δεδομένα που χρειάζεται για το αντίστοιχο σχέδιο. Δεν δημιουργεί ανεξάρτητη αξιολόγηση του ενδιαφερόμενου προσώπου.

4. Αρχειοθετήστε σωστά τα συμβόλαια και τα έγγραφα

Ένα ψηφιακό αρχείο προσωπικού είναι χρήσιμο μόνο εάν μπορούν να βρεθούν έγγραφα και δεν καταλήγουν σε λάθος αρχείο. Η εργασία μπορεί να προετοιμαστεί, αλλά πρέπει να ελεγχθεί.

• Είσοδος: ένα ληφθέν έγγραφο και την καθορισμένη δομή αρχείου με τους τύπους εγγράφων του.
• Το AI προετοιμάζει: αναγνωρίζει τον πιθανό τύπο εγγράφου, προτείνει μια εργασία και επισημαίνει πληροφορίες που λείπουν ή ασαφείς επιτυχίες.
• Το ανθρώπινο δυναμικό ελέγχει και εγκρίνει: Πρόσωπο, τύπος εγγράφου, ορατότητα και θέση αποθήκευσης πριν από την αποθήκευση του εγγράφου στο αρχείο.
• Έξοδος: ένα εκχωρημένο έγγραφο με ανιχνεύσιμη έγκριση ή μια διαδικασία για μη αυτόματη διευκρίνιση.

Οι σταθεροί κανόνες δοκιμών είναι επίσης σημαντικοί για αυτήν την εργασία. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο μπορεί να μην εκχωρηθεί σε ένα άτομο απλώς και μόνο επειδή εμφανίζεται ένα παρόμοιο όνομα σε αυτό. Περισσότερα σχετικά με την τεχνική επεξεργασία των εισροών μπορείτε να βρείτε παρακάτω Επεξεργασία εγγράφων.

5. Επιβεβαιώστε τη λήψη μιας αίτησης

Όταν πρόκειται για εφαρμογές, περιορίζουμε την αυτοματοποίηση σε διοικητικά βήματα. Η αξιολόγηση των αιτήσεων δεν αποτελεί μέρος της διαδικασίας.

• Είσοδος: μια αίτηση που ελήφθη πρόσφατα μέσω του καθορισμένου καναλιού.
• Το AI προετοιμάζει: ελέγχει εάν τα στοιχεία επικοινωνίας που απαιτούνται για την επιβεβαίωση παραλαβής είναι διαθέσιμα και δημιουργεί μια επιβεβαίωση με βάση το εγκεκριμένο πρότυπο.
• Έλεγχοι ανθρώπινου δυναμικού: την υποβολή και την προβλεπόμενη διαδρομή αποστολής καθώς και περιπτώσεις με ασαφείς ή ελλιπείς πληροφορίες.
• Έξοδος: επιβεβαίωση παραλαβής ή καταχώριση σημειωμένη για διευκρίνιση, χωρίς αξιολόγηση ή κατάταξη της αίτησης.

Ακόμη και για μια στενή διαδικασία, η πρόσβαση και η αποθήκευση δεδομένων πρέπει να διευκρινιστούν. Η επιβεβαίωση παραλαβής δεν πρέπει να γίνει κρυφή προδιαλογή. Το AI δεν δημιουργεί κρίσεις καταλληλότητας, βαθμολογίες ή συστάσεις για άτομα.

6. Προετοιμάστε αιτήματα για διακοπές για επεξεργασία

Μια αίτηση μπορεί να ληφθεί μέσω μιας εφαρμογής ή ενός υπάρχοντος συστήματος. Το AI μπορεί να ταξινομήσει πληροφορίες, αλλά δεν λαμβάνει απόφαση σχετικά με την αξίωση.

• Είσοδος: αίτηση για διακοπές με την περίοδο, τον ενδιαφερόμενο και τα στοιχεία που ζητά η εταιρεία.
• Το AI προετοιμάζει: αναγνωρίζει πεδία που λείπουν, συνοψίζει την εφαρμογή και την προωθεί σύμφωνα με τις καθορισμένες αρμοδιότητες.
• Έλεγχοι ανθρώπινου δυναμικού: ανοιχτές πληροφορίες και περιπτώσεις που απαιτούν μεμονωμένες διευκρινίσεις. Ο υπεύθυνος αποφασίζει για την αίτηση.
• Έξοδος: μια πλήρως προετοιμασμένη εφαρμογή στο προβλεπόμενο κανάλι έκδοσης ή ένα ερώτημα.

Αποφασίζουμε εάν χρησιμοποιείται ένας απλός κανόνας φόρμας ή AI με βάση τη συγκεκριμένη διαδικασία. Η τεχνητή νοημοσύνη συχνά δεν απαιτείται για τη λήψη και προώθηση τυποποιημένων πεδίων.

Προγράμματα και διεπαφές

Στο ανθρώπινο δυναμικό, οι πληροφορίες αποθηκεύονται συνήθως σε πολλά προγράμματα. Μια νέα διαδικασία θα πρέπει να αντικαταστήσει αυτά τα προγράμματα για κάποιο λόγο. Αρχικά, διευκρινίζεται ποιο σύστημα είναι η έγκυρη πηγή για ποιες πληροφορίες. Στη συνέχεια, μπορείτε να ελέγξετε εάν μια υπάρχουσα διεπαφή, μια ρυθμιζόμενη ανταλλαγή αρχείων ή άλλη σύνδεση έχει νόημα.

Τα προγράμματα που αναφέρονται είναι παραδείγματα, όχι μια δήλωση σχετικά με μια υπάρχουσα συνεργασία ή μια συγκεκριμένη λειτουργία προϊόντος. Το εάν και πώς είναι δυνατή μια σύνδεση πρέπει να ελεγχθεί για το τοπίο του συστήματός σας. Οι περιπτώσεις σφαλμάτων είναι επίσης σημαντικές: Τι συμβαίνει εάν υπάρχουν αντιφατικές πληροφορίες, έλλειψη εξουσιοδότησης ή ένα σύστημα που δεν είναι προσβάσιμο; Ένα Αυτοματοποίηση πρέπει να κάνει ορατές τέτοιες περιπτώσεις αντί να συνεχίσει να εργάζεται σιωπηλά.

Όρια, εγκρίσεις και συναποφασισμός

Δεν κατασκευάζουμε τεχνητή νοημοσύνη για να επιλέξουμε αιτούντες ή να αξιολογήσουμε αυτόματα τους υπαλλήλους. Το παράρτημα III του κανονισμού για την τεχνητή νοημοσύνη της ΕΕ αναφέρει ορισμένα συστήματα τεχνητής νοημοσύνης στη διαχείριση της απασχόλησης και των ανθρώπινων πόρων ως υψηλού κινδύνου. Ως εκ τούτου, η προσφορά μας παραμένει περιορισμένη σε υποστηρικτικές διαδικασίες, όπως η σύνταξη εγγράφων, η εύρεση δημοσιευμένων πληροφοριών και η διοικητική επιβεβαίωση παραλαβής. Μια νομική ταξινόμηση του συγκεκριμένου συστήματος πρέπει να εξεταστεί χωριστά. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για το πλαίσιο στο Κανονισμός τεχνητής νοημοσύνης.

Η απελευθέρωση δεν είναι απλώς ένα κουμπί στο τέλος. Πρέπει να καθοριστεί εκ των προτέρων ποιος επιτρέπεται να δει ένα προσχέδιο, ποιος διορθώνει πραγματικά λάθη και ποιος λαμβάνει την τελική απόφαση. Για προσωπικά έγγραφα και μεμονωμένες πληροφορίες, το ανθρώπινο δυναμικό ελέγχει το περιεχόμενο πριν το διαβιβάσει. Οι ασαφείς πληροφορίες δεν συμπληρώνονται με υποθέσεις. Οι αλλαγές στη διαδικασία θα πρέπει να τεκμηριώνονται και να ελέγχονται πριν εφαρμοστούν.

Τα δικαιώματα συναποφασισμού ενδέχεται να επηρεαστούν κατά την εισαγωγή. Στη Γερμανία, πρέπει να εξεταστεί ειδικότερα το άρθρο 87 του BetrVG και στην Αυστρία το άρθρο 96a του ArbVG. Το αν απαιτείται συναίνεση και ποια συμφωνία χρειάζεται εξαρτάται από την εταιρεία και το συγκεκριμένο σύστημα. Η προστασία δεδομένων των εργαζομένων και οι υφιστάμενοι εσωτερικοί κανονισμοί περιλαμβάνονται επίσης στην επανεξέταση. Αυτή δεν είναι νομική συμβουλή. Η νόμιμη απόφαση παραμένει στους αρμόδιους δικηγόρους.

Δεδομένα: φάκελος προσωπικού και εξουσιοδοτήσεις

Τα δεδομένα ανθρώπινου δυναμικού χρειάζονται στενότερη πρόσβαση από τις γενικές κατευθυντήριες γραμμές. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο διαχωρίζουμε τις ερωτήσεις σχετικά με τους κανόνες σε ολόκληρη την εταιρεία από ζητήματα που επηρεάζουν ένα συγκεκριμένο άτομο. Ένας βοηθός πολιτικής διακοπών δεν χρειάζεται να διαβάσει έναν φάκελο προσωπικού. Εάν υποτίθεται ότι υποστηρίζει μια μεμονωμένη διαδικασία, λαμβάνει μόνο τα δεδομένα και τις λειτουργίες που έχουν εγκριθεί για το σκοπό αυτό.

Πριν από την υλοποίηση, ορίζονται ρόλοι και δικαιώματα: Ποιος επιτρέπεται να κάνει μια ερώτηση; Ποιος βλέπει το προσχέδιο; Ποια δεδομένα επιτρέπεται σε ένα σύστημα να διαβάζει ή να γράφει; Τα αρχεία καταγραφής μπορούν επίσης να περιέχουν προσωπικές πληροφορίες. Επομένως, χρειάζεστε τους δικούς σας κανόνες πρόσβασης. Η τεχνικά δυνατή πρόσβαση δεν είναι αυτόματα απαραίτητη. Μπορείτε να βρείτε πληροφορίες για τον προγραμματισμό στο AI και προστασία δεδομένων.

Ο προγραμματισμός δεδομένων περιλαμβάνει επίσης τη διατήρηση και τη διαγραφή. Μπορεί να απαιτούνται διαφορετικοί κανόνες για τις αποδείξεις, τα προσχέδια, τα τελικά έγγραφα και τα πρωτόκολλα. Κατά τη σύνδεση σε εξωτερικές υπηρεσίες, ελέγχεται ποια δεδομένα μεταφέρονται και πού γίνεται η επεξεργασία τους. Εάν οι διακομιστές στην ΕΕ αποτελούν απαίτηση της εταιρείας σας, αυτό πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά την επιλογή και τη ρύθμιση του τεχνικού περιβάλλοντος και να ελεγχθεί για τη συγκεκριμένη λύση. Μια τοποθεσία από μόνη της δεν αντικαθιστά τον έλεγχο πρόσβασης και συμβάσεων.

Το ερώτημα εάν ένας ψηφιακός φάκελος προσωπικού είναι υποχρεωτικός δεν μπορεί να απαντηθεί γενικά γιατί εξαρτάται από την εν λόγω χώρα. Ο συγκεκριμένος νομικός τομέας, τα έγγραφα που επηρεάζονται και οι ισχύουσες απαιτήσεις διατήρησης είναι καθοριστικά. Σχεδιάζουμε την τεχνική διαδικασία. Η νομική ταξινόμηση πραγματοποιείται από τους υπεύθυνους εμπειρογνώμονές σας. Αυτή δεν είναι νομική συμβουλή.

Διαθέτετε εφαρμογές για υπαλλήλους

Μερικές φορές δεν λείπει ένα άλλο σύστημα HR, αλλά η απλή πρόσβαση σε μια υπάρχουσα διαδικασία. Για παράδειγμα, η δική σας εφαρμογή υπαλλήλων μπορεί να καταγράψει ένα αίτημα για διακοπές, να εμφανίσει την κατάσταση επεξεργασίας ή να παρέχει έναν ψηφιακό φάκελο εγγράφων. Ένα ρόστερ μπορεί επίσης να γίνει προσβάσιμο μέσω μιας κατάλληλης διεπαφής. Ποιες λειτουργίες είναι χρήσιμες και επιτρεπόμενες εξαρτώνται από τα υπάρχοντα προγράμματα και τους εσωτερικούς κανόνες.

Μια τέτοια εφαρμογή θα πρέπει να συμπληρώνει τα υπάρχοντα συστήματα και να μην δημιουργεί διπλά σύνολα δεδομένων. Μια εφαρμογή μπορεί να ξεκινήσει στην εφαρμογή και στη συνέχεια να υποβληθεί σε επεξεργασία στο υπεύθυνο σύστημα. Η εφαρμογή εμφανίζει μόνο τις πληροφορίες που έχει εξουσιοδοτηθεί να δει ο συνδεδεμένος. Οι αποφάσεις για τις εφαρμογές και οι αλλαγές στα δεδομένα προσωπικού συνεχίζουν να ακολουθούν την καθορισμένη διαδρομή έκδοσης.

Τα έντυπα και οι σταθεροί κανόνες επαρκούν συχνά για σαφώς καθορισμένες καταχωρήσεις. Η τεχνητή νοημοσύνη μπαίνει στο παιχνίδι μόνο όταν υποστηρίζει ένα συγκεκριμένο βήμα εργασίας, όπως η εύληπτη σύνοψη ενός ερωτήματος από πολλές δημοσιευμένες πληροφορίες. Εξετάζουμε λοιπόν χωριστά τι α δική του εφαρμογή πρέπει να παρέχει και όπου η τεχνητή νοημοσύνη είναι πραγματικά απαραίτητη.

Εκεί που ξεκινάς

Ένα καλό πρώτο βήμα είναι να κάνετε απολογισμό: Ποιες ερωτήσεις απαντά το HR πολλές φορές κάθε εβδομάδα; Πού αναζητούνται τα ίδια έγγραφα ξανά και ξανά; Σε ποια διαδικασία είναι καθαρή η είσοδος, αλλά είναι δύσκολο να μεταγλωττιστεί ή να ελεγχθεί; Επιλέξτε μια διαδικασία με γνωστές πηγές και ένα ξεκάθαρα υπεύθυνο άτομο.

Στη συνέχεια, ελέγχουμε μαζί σας ποια δεδομένα απαιτούνται, ποια προγράμματα εμπλέκονται και ποιος εγκρίνει τα προσχέδια. Το αντίθετο ερώτημα είναι εξίσου σημαντικό: Τι δεν επιτρέπεται ρητά να κάνει το σύστημα; Στην περίπτωση των διαδικασιών προσωπικού, αυτό περιλαμβάνει, ειδικότερα, αξιολογήσεις ατόμων, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε αρχεία και αποφάσεις χωρίς υπεύθυνο άτομο. Το αποτέλεσμα αυτής της δοκιμής είναι μια βάση για τεχνική υλοποίηση, όχι μια υπόσχεση ενός συγκεκριμένου αποτελέσματος AI.

Έχουμε έδρα στη Βιέννη και εργαζόμαστε για εταιρείες σε όλη την Ευρώπη. Εάν θέλετε να συζητήσετε μια συγκεκριμένη διαδικασία, χρησιμοποιήστε τη φόρμα επικοινωνίας.