Részlegek · Személyügy AI HR: beléptetés, dokumentumok és munkatársak kérdései

Feladatok a személyügyben

Nem minden ismétlődő feladathoz szükséges AI. Ha egy űrlap csupán adatokat visz át egyik mezőből a másikba, gyakran elég egy rögzített szabály. Az AI főként ott hasznos, ahol szövegeket kell olvasni, megfelelő dokumentumokat kell megtalálni, vagy különböző adatokból kell tervezeteket készíteni. A következő példák jellemző folyamatokat írnak le, nem ügyfélprojekteket. Minden folyamathoz meghatározott bemeneti adatok, egy illetékes személy és követhető kimenet szükséges.

1. Beléptetési dokumentumok összeállítása

Egy munkába lépéshez több helyről van szükség információkra. A munkakörtől, a helyszíntől és a belső előírásoktól függ, milyen dokumentumok tartoznak hozzá.

• Bemenet: megerősített munkába lépési bejelentés a folyamathoz szükséges adatokkal, valamint jóváhagyott sablonok és ellenőrzőlisták.
• Az AI előkészíti: összeállítja a megfelelő dokumentumokat és lépéseket, megjelöli a hiányzó adatokat, és áttekintést készít az érintett szervezeti egységeknek.
• A személyügy ellenőrzi: hogy a dokumentumok, az adatok és a felelősségi körök megfelelnek-e az adott személynek, majd jóváhagyja a továbbítást.
• Kimenet: ellenőrzött beléptetési áttekintés a szükséges dokumentumokkal és a nyitott pontokkal.

A folyamat az IT vagy a szakterületek számára is elindíthat feladatokat. Ez nem jelenti azt, hogy az AI önállóan hoz létre fiókokat vagy ad jogosultságokat. Ezek a lépések továbbra is az illetékes személyeknél maradnak. Ha a sablonokat módosítják, felismerhetőnek kell lennie, melyik változatot használták az adott ügyben.

2. Szabadsággal, költségtérítéssel és szabályzatokkal kapcsolatos kérdések megválaszolása

A vállalaton belül sok kérdés ugyanazokra a belső szabályokra vonatkozik. Egy általános válasz mégis alkalmatlan lehet az adott esetre.

• Bemenet: egy űrlapon, intraneten vagy e-mailben érkező kérdés és az ehhez jóváhagyott belső szabályzatok.
• Az AI előkészíti: megkeresi a vonatkozó részeket, választervezetet fogalmaz meg, és megadja a felhasznált forrást. Ha nincs egyértelmű alap a válaszhoz, a kérdést nyitottként jelöli meg.
• A személyügy ellenőrzi: hogy a forrás és a válasz naprakész-e, és a személyes körülmények igényelnek-e egyéni tisztázást.
• Kimenet: jóváhagyott válasz vagy az illetékes személyhez intézett tisztázó kérdés.

Egy ilyen asszisztensnek nem célszerű tetszőleges fájlok alapján válaszolnia. Az általános kérdésekhez gyakran elegendők a szabályzatok, a személyi aktákhoz való hozzáférés nélkül. Az egyéni tájékoztatáshoz külön folyamat szükséges, szűkebb jogosultságokkal. A meglévő rendszerektől és jóváhagyásoktól függ, hogyan kapcsolható be egy AI‑ügynök egy ilyen folyamatba.

3. Munkáltatói értékelések és igazolások előkészítése

Az ismétlődő szerkezetű dokumentumok jóváhagyott sablonokból előkészíthetők. A tartalmukról továbbra is a személyügy dönt.

• Bemenet: dokumentált megbízás, az ügyhöz felhasználható adatok és egy jóváhagyott sablon.
• Az AI előkészíti: beilleszti az adatokat a sablonba, és megjelöli a még tisztázandó megfogalmazásokat vagy kötelező mezőket.
• A személyügy ellenőrzi és jóváhagyja: az adatokat, a megfogalmazásokat, a címzetteket és a végleges változatot. Jogi kérdésekben bevonják az illetékes szakembereket.
• Kimenet: jóváhagyott dokumentum vagy konkrét tisztázó kérdésekkel ellátott tervezet.

Különösen a munkáltatói értékeléseknél nem szabad összetéveszteni a gördülékenyen megfogalmazott tervezetet a tartalmilag ellenőrzött állítással. Az AI csak azokat az adatokat kapja meg, amelyekre az adott tervezethez szüksége van. Nem készít önálló értékelést az érintett személyről.

4. Szerződések és dokumentumok megfelelő iktatása

A digitális személyi akta csak akkor hasznos, ha a dokumentumok megtalálhatók, és nem rossz személy aktájába kerülnek. A hozzárendelés előkészíthető, de célszerű ellenőrizni.

• Bemenet: egy beérkezett dokumentum és a meghatározott iratstruktúra a hozzá tartozó dokumentumtípusokkal.
• Az AI előkészíti: felismeri a lehetséges dokumentumtípust, hozzárendelést javasol, és jelzi a hiányzó adatokat vagy a nem egyértelmű találatokat.
• A személyügy ellenőrzi és jóváhagyja: a személyt, a dokumentumtípust, a láthatóságot és a tárolási helyet, mielőtt a dokumentumot elmentik a személyi aktában.
• Kimenet: hozzárendelt dokumentum követhető jóváhagyással, vagy manuális tisztázásra váró ügy.

Ehhez a feladathoz rögzített ellenőrzési szabályok is fontosak. Például egy dokumentumot nem szabad pusztán azért egy személyhez rendelni, mert hasonló név szerepel benne. A beérkező anyagok technikai feldolgozásáról bővebben a Dokumentumfeldolgozás oldalon olvashat.

5. Álláspályázat beérkezésének visszaigazolása

Az álláspályázatoknál az automatizálást adminisztratív lépésekre korlátozzuk. A pályázatok értékelése nem része a folyamatnak.

• Bemenet: az erre kijelölt csatornán újonnan beérkezett álláspályázat.
• Az AI előkészíti: ellenőrzi, hogy rendelkezésre állnak-e a beérkezés visszaigazolásához szükséges kapcsolattartási adatok, és jóváhagyott sablon alapján visszaigazolást készít.
• A személyügy ellenőrzi: a sablont, a tervezett küldési módot és a nem egyértelmű vagy hiányos adatokat tartalmazó eseteket.
• Kimenet: beérkezési visszaigazolás vagy tisztázandóként megjelölt beérkezett álláspályázat, értékelés vagy rangsorolás nélkül.

Még egy szűk körű folyamatnál is tisztázni kell az adathozzáférést és a megőrzést. A beérkezés visszaigazolása nem válhat rejtett előszűréssé. Az AI nem készít személyekről alkalmassági értékeléseket, pontszámokat vagy ajánlásokat.

6. Szabadságkérelmek előkészítése a feldolgozáshoz

A kérelem alkalmazáson vagy egy meglévő rendszeren keresztül érkezhet be. Az AI rendszerezheti az adatokat, de nem dönt a szabadságra való jogosultságról.

• Bemenet: szabadságkérelem az időszakkal, az érintett személlyel és a vállalatnál meghatározott adatokkal.
• Az AI előkészíti: felismeri a hiányzó mezőket, összefoglalja a kérelmet, és a meghatározott felelősségi körök szerint továbbítja.
• A személyügy ellenőrzi: a még tisztázandó adatokat és az egyéni tisztázást igénylő eseteket. A kérelemről az illetékes személy dönt.
• Kimenet: teljesen előkészített kérelem a kijelölt jóváhagyási folyamatban, vagy tisztázó kérdés.

A konkrét folyamat alapján döntjük el, hogy egyszerű űrlapszabályt vagy AI‑t használunk. A szabványosított mezők rögzítéséhez és továbbításához gyakran nincs szükség AI‑ra.

Programok és interfészek

A személyügyben az információk többnyire több programban találhatók. Egy új folyamatnak nem célszerű indok nélkül lecserélnie ezeket a programokat. Először azt tisztázzák, hogy melyik adatnak melyik rendszer a mérvadó forrása. Ezután megvizsgálható, hogy meglévő interfész, szabályozott fájlcsere vagy más kapcsolódás észszerű-e.

A felsorolt programok példák; nem utalnak meglévő partnerkapcsolatra vagy egy meghatározott termékfunkcióra. Az Ön rendszerkörnyezetében kell ellenőrizni, hogy lehetséges-e az összekapcsolás, és ha igen, hogyan. A hibás esetek is fontosak: mi történik ellentmondó adatok, hiányzó jogosultság vagy elérhetetlen rendszer esetén? Az automatizálásnak célszerű láthatóvá tennie ezeket az eseteket, nem pedig észrevétlenül tovább működnie.

Korlátok, jóváhagyások és együttdöntés

Nem készítünk AI‑t az álláspályázók kiválasztására, és nem készítünk a munkatársakat automatikusan értékelő rendszereket. Az EU AI‑rendeletének III. melléklete bizonyos, a foglalkoztatásban és személyügyi irányításban használt AI‑rendszereket magas kockázatúként sorol fel. Kínálatunk ezért támogató folyamatokra korlátozódik, például dokumentumok összeállítására, jóváhagyott információk megtalálására és adminisztratív beérkezési visszaigazolásokra. A konkrét rendszer jogi besorolását külön kell vizsgálni. A szabályozási keretről az AI‑rendelet oldalon talál további információt.

A jóváhagyás nem csupán egy gomb a folyamat végén. Előre tisztázni kell, ki láthatja a tervezetet, ki javítja a tárgyi hibákat, és ki hozza meg a végső döntést. Személyes dokumentumoknál és egyéni tájékoztatásnál a személyügy a továbbítás előtt ellenőrzi a tartalmat. A nem egyértelmű adatokat nem egészítjük ki feltételezésekkel. A folyamat módosításait célszerű dokumentálni és a használatuk előtt ellenőrizni.

A bevezetés érinthet együttdöntési jogokat. Németországban különösen a § 87 BetrVG, Ausztriában a § 96a ArbVG vizsgálandó. Az üzemtől és a konkrét rendszertől függ, hogy szükség van-e hozzájárulásra, és milyen megállapodás kell. A munkavállalói adatok védelmét és a meglévő belső szabályokat is vizsgálni kell. Ez nem jogi tanácsadás. A jogi döntés az illetékes jogászoknál marad.

Adatok: személyi akta és jogosultságok

A személyügyi adatok szűkebb hozzáférési kört igényelnek, mint az általános szabályzatok. Ezért elkülönítjük az egész vállalatra vonatkozó szabályokkal kapcsolatos kérdéseket az egy adott személyt érintő ügyektől. A szabadságolási szabályzatokhoz készült asszisztensnek nem kell személyi aktát olvasnia. Ha egy egyéni ügyet kell támogatnia, csak az ehhez jóváhagyott adatokat és funkciókat kapja meg.

A megvalósítás előtt meghatározzuk a szerepköröket és jogosultságokat: ki tehet fel kérdést? Ki látja a tervezetet? Milyen adatokat olvashat vagy írhat egy rendszer? A naplók is tartalmazhatnak személyes adatokat. Ezért külön hozzáférési szabályokra van szükségük. A technikailag lehetséges hozzáférés nem feltétlenül szükséges a feladathoz. A tervezéshez az AI és adatvédelem oldalon talál tájékoztatást.

Az adatkezelés tervezéséhez a megőrzés és a törlés is hozzátartozik. A beérkező anyagokra, tervezetekre, kész dokumentumokra és naplókra eltérő szabályok lehetnek szükségesek. Külső szolgáltatásokhoz való kapcsolódáskor ellenőrizzük, milyen adatokat továbbítanak, és hol dolgozzák fel őket. Ha vállalata előírja az EU-ban található szerverek használatát, ezt a technikai környezet kiválasztásakor és kialakításakor figyelembe kell venni, és a konkrét megoldásnál ellenőrizni kell. A helyszín önmagában nem helyettesíti a hozzáférések és szerződések vizsgálatát.

Nem adható általános válasz arra, hogy kötelező-e a digitális személyi akta, mert ez az adott országtól függ. A konkrét joghatóság, az érintett dokumentumok és az alkalmazandó megőrzési követelmények az irányadók. Mi a technikai folyamatot alakítjuk ki. A jogi besorolást az Ön illetékes szakemberei végzik. Ez nem jogi tanácsadás.

Saját alkalmazások munkatársaknak

Néha nem egy újabb HR-rendszer hiányzik, hanem az egyszerű hozzáférés egy meglévő folyamathoz. Egy saját munkatársi alkalmazás például rögzíthet szabadságkérelmet, megjelenítheti az ügyintézés állapotát vagy digitális dokumentummappát biztosíthat. Megfelelő felületen a munkabeosztás is hozzáférhetővé tehető. A meglévő programoktól és belső szabályoktól függ, milyen funkciók hasznosak és megengedettek.

Az ilyen alkalmazás célja a meglévő rendszerek kiegészítése, nem pedig párhuzamos adatállományok létrehozása. Egy kérelem az alkalmazásban indulhat, majd az illetékes rendszerben dolgozhatják fel. Az alkalmazás csak azokat az információkat mutatja, amelyekhez a bejelentkezett személy jogosult hozzáférni. A kérelmekről hozott döntések és a személyügyi adatok módosításai továbbra is a meghatározott jóváhagyási útvonalat követik.

Világosan meghatározott adatbevitelhez gyakran elegendők az űrlapok és a rögzített szabályok. Az AI csak akkor kapcsolódik be, ha egy konkrét munkalépést támogat, például egy tisztázó kérdés érthető összefoglalását több jóváhagyott információ alapján. Ezért külön vizsgáljuk, mit kell tudnia egy saját alkalmazásnak, és hol van valóban szükség AI‑ra.

Hol érdemes kezdeni

Jó első lépés egy rövid helyzetfelmérés: mely kérdéseket válaszolja meg a személyügy hetente többször? Hol keresik újra és újra ugyanazokat a dokumentumokat? Mely folyamatnál egyértelmű a bemenet, de időigényes az összeállítás vagy az ellenőrzés? Válasszon ismert forrásokkal és egyértelműen felelős személlyel rendelkező folyamatot.

Ezután Önnel együtt megvizsgáljuk, milyen adatok szükségesek, mely programok érintettek, és ki hagyja jóvá a tervezeteket. Ugyanilyen fontos az ellenkező kérdés: mit tilos kifejezetten megtennie a rendszernek? Személyügyi folyamatoknál ide tartozik különösen az emberek értékelése, a jogosulatlan aktahozzáférés és az illetékes személy nélküli döntéshozatal. A vizsgálat eredménye a technikai megvalósítás alapja, nem egy meghatározott AI‑eredményre tett ígéret.

Bécsben működünk, és Európa-szerte dolgozunk vállalatoknak. Ha egy konkrét folyamatot szeretne átbeszélni, használja a kapcsolatfelvételi űrlapot.