Oddelenia · Personalistika AI v HR: onboarding, dokumenty a otázky zamestnancov

Úlohy v personalistike

Nie každá opakujúca sa úloha potrebuje AI. Ak formulár len prenáša údaje z jedného poľa do druhého, často stačí pevné pravidlo. AI pomáha najmä tam, kde treba čítať texty, nájsť vhodné podklady alebo vytvoriť návrhy z rôznych údajov. Nasledujúce príklady opisujú typické procesy, nie zákaznícke projekty. Každý proces potrebuje určené vstupy, zodpovednú osobu a spätne dohľadateľný výstup.

1. Zostavovanie podkladov na onboarding

Pri nástupe sú potrebné informácie z viacerých miest. Ktoré podklady treba zahrnúť, závisí od roly, pracoviska a interných požiadaviek.

• Vstup: potvrdené oznámenie o nástupe s údajmi potrebnými pre daný proces a schválené šablóny a kontrolné zoznamy.
• AI pripraví: zostaví vhodné dokumenty a kroky, označí chýbajúce údaje a vytvorí prehľad pre zapojené útvary.
• Personálne oddelenie skontroluje: či podklady, údaje a zodpovednosti zodpovedajú konkrétnej osobe, a schváli ich odovzdanie.
• Výstup: skontrolovaný prehľad onboardingu s potrebnými podkladmi a otvorenými bodmi.

Proces môže spustiť aj úlohy pre IT alebo odborné oddelenia. To neznamená, že AI sama vytvára účty alebo udeľuje oprávnenia. Takéto kroky zostávajú na príslušných zodpovedných osobách. Pri zmene šablón musí byť zrejmé, ktorá verzia sa použila pre konkrétny prípad.

2. Odpovedanie na otázky o dovolenke, výdavkoch a smerniciach

Mnohé otázky z firmy sa týkajú tých istých interných pravidiel. Všeobecná odpoveď však môže byť v konkrétnom prípade nevhodná.

• Vstup: otázka cez formulár, intranet alebo e-mail a interné smernice schválené na tento účel.
• AI pripraví: vyhľadá príslušné pasáže, sformuluje návrh odpovede a uvedie použitý zdroj. Ak chýba jednoznačný podklad, označí otázku ako otvorenú.
• Personálne oddelenie skontroluje: či sú zdroj a odpoveď aktuálne a či osobné okolnosti vyžadujú individuálne objasnenie.
• Výstup: schválená odpoveď alebo doplňujúca otázka pre zodpovednú osobu.

Takýto asistent by nemal odpovedať na základe ľubovoľných súborov. Pri všeobecných otázkach často stačia smernice bez prístupu k osobným spisom. Individuálne informácie vyžadujú samostatný proces s obmedzenejšími oprávneniami. Spôsob zapojenia AI agenta do takéhoto procesu závisí od existujúcich systémov a schválení.

3. Príprava pracovných posudkov a potvrdení

Dokumenty s opakujúcou sa štruktúrou možno pripraviť zo schválených šablón. O ich obsahu naďalej rozhoduje personálne oddelenie.

• Vstup: zdokumentované zadanie, prípustné údaje k danému prípadu a schválená šablóna.
• AI pripraví: vloží údaje do šablóny a označí formulácie alebo povinné polia, ktoré ešte treba objasniť.
• Personálne oddelenie skontroluje a schváli: údaje, formulácie, príjemcu a konečné znenie. Pri právnych otázkach sa zapoja príslušní odborníci.
• Výstup: schválený dokument alebo návrh s konkrétnymi doplňujúcimi otázkami.

Práve pri pracovných posudkoch sa štylisticky uhladený návrh nesmie zamieňať s vecne overeným tvrdením. AI dostáva len údaje, ktoré potrebuje pre daný návrh. Nevytvára samostatné hodnotenie dotknutej osoby.

4. Správne ukladanie zmlúv a dokumentov

Digitálny osobný spis je užitočný len vtedy, keď sa dokumenty dajú nájsť a nekončia v nesprávnom spise. Priradenie možno pripraviť, malo by sa však skontrolovať.

• Vstup: prijatý dokument a stanovená štruktúra spisov s príslušnými druhmi dokumentov.
• AI pripraví: rozpozná možný druh dokumentu, navrhne priradenie a upozorní na chýbajúce údaje alebo nejednoznačné zhody.
• Personálne oddelenie skontroluje a schváli: osobu, druh dokumentu, viditeľnosť a miesto uloženia ešte pred uložením dokumentu do spisu.
• Výstup: priradený dokument s dohľadateľným schválením alebo prípad na manuálne objasnenie.

Pri tejto úlohe sú dôležité aj pevné kontrolné pravidlá. Napríklad dokument sa nesmie priradiť osobe len preto, že obsahuje podobné meno. Viac o technickom spracovaní prijatých dokumentov nájdete v časti Spracovanie dokumentov.

5. Potvrdenie prijatia žiadosti o zamestnanie

Pri žiadostiach o zamestnanie obmedzujeme automatizáciu na administratívne kroky. Posudzovanie žiadostí o zamestnanie nie je súčasťou procesu.

• Vstup: nová žiadosť o zamestnanie prijatá cez určený kanál.
• AI pripraví: overí, či sú k dispozícii kontaktné údaje potrebné na potvrdenie prijatia, a vytvorí potvrdenie podľa schválenej šablóny.
• Personálne oddelenie skontroluje: šablónu a plánovaný spôsob odoslania aj prípady s nejasnými alebo chýbajúcimi údajmi.
• Výstup: potvrdenie prijatia alebo prijatá žiadosť označená na objasnenie, bez hodnotenia alebo zaradenia žiadosti o zamestnanie do poradia.

Aj pri úzko vymedzenom procese treba vyjasniť prístup k údajom a ich uchovávanie. Z potvrdenia prijatia sa nesmie stať skryté predbežné triedenie. AI nevytvára posúdenia vhodnosti, bodové hodnotenia ani odporúčania týkajúce sa osôb.

6. Príprava žiadostí o dovolenku na spracovanie

Žiadosť môže prísť cez aplikáciu alebo existujúci systém. AI môže usporiadať údaje, ale nerozhoduje o nároku.

• Vstup: žiadosť o dovolenku s obdobím, dotknutou osobou a údajmi požadovanými vo firme.
• AI pripraví: rozpozná chýbajúce polia, zhrnie žiadosť a postúpi ju podľa stanovených zodpovedností.
• Personálne oddelenie skontroluje: nevyjasnené údaje a prípady, ktoré si vyžadujú individuálne objasnenie. O žiadosti rozhoduje zodpovedná osoba.
• Výstup: kompletne pripravená žiadosť v určenom schvaľovacom postupe alebo doplňujúca otázka.

O tom, či sa použije jednoduché pravidlo formulára alebo AI, rozhodujeme podľa konkrétneho procesu. Na zaznamenávanie a odovzdávanie štandardizovaných polí AI často nie je potrebná.

Programy a rozhrania

V personalistike sú informácie zvyčajne vo viacerých programoch. Nový proces by tieto programy nemal bezdôvodne nahrádzať. Najprv sa objasní, ktorý systém je rozhodujúcim zdrojom pre ktorý údaj. Potom možno preveriť, či má zmysel existujúce rozhranie, výmena súborov podľa stanovených pravidiel alebo iné napojenie.

Uvedené programy sú príklady, nie vyjadrenie o existujúcom partnerstve alebo konkrétnej funkcii produktu. Či a ako je prepojenie možné, treba overiť pre Vaše systémové prostredie. Dôležité sú aj chybové situácie: čo sa stane pri protichodných údajoch, chýbajúcom oprávnení alebo nedostupnom systéme? Automatizácia by mala na takéto prípady upozorniť, nie potichu pokračovať v práci.

Hranice, schvaľovanie a spolurozhodovanie

Nevytvárame AI na výber uchádzačov ani na automatické hodnotenie zamestnancov. Príloha III nariadenia EÚ o AI uvádza určité systémy AI v oblasti zamestnávania a personálneho manažmentu ako vysokorizikové. Preto sa naša ponuka obmedzuje na podporné procesy, ako je zostavovanie podkladov, vyhľadávanie schválených informácií a administratívne potvrdenia prijatia. Právne zaradenie konkrétneho systému treba overiť osobitne. Viac o tomto rámci nájdete na stránke Nariadenie o AI.

Schválenie nie je len tlačidlo na konci. Vopred musí byť jasné, kto smie návrh vidieť, kto opravuje vecné chyby a kto prijíma konečné rozhodnutie. Pri osobných dokumentoch a individuálnych informáciách personálne oddelenie skontroluje obsah pred ich poskytnutím. Nejasné údaje sa nedopĺňajú domnienkami. Zmeny procesu by mali byť zdokumentované a pred použitím skontrolované.

Zavádzanie sa môže dotknúť práv na spolurozhodovanie. V Nemecku treba preveriť najmä § 87 BetrVG, v Rakúsku § 96a ArbVG. Či je potrebný súhlas a aká dohoda sa vyžaduje, závisí od firmy a konkrétneho systému. Súčasťou posúdenia sú aj ochrana osobných údajov zamestnancov a existujúce interné pravidlá. Nejde o právne poradenstvo. Právne rozhodnutie zostáva na zodpovedných právnikoch.

Údaje: osobný spis a oprávnenia

Prístup k personálnym údajom musí byť obmedzený prísnejšie než k všeobecným smerniciam. Preto oddeľujeme otázky o pravidlách platných v celej firme od prípadov, ktoré sa týkajú konkrétnej osoby. Asistent pre pravidlá čerpania dovolenky nemusí čítať osobný spis. Ak má pomôcť s individuálnym prípadom, dostane iba údaje a funkcie schválené na tento účel.

Pred realizáciou sa určia roly a oprávnenia: kto smie položiť otázku? Kto vidí návrh? Ktoré údaje smie systém čítať alebo zapisovať? Aj záznamy môžu obsahovať osobné údaje. Preto potrebujú vlastné pravidlá prístupu. Technicky možný prístup nie je automaticky vecne potrebný. Informácie k plánovaniu nájdete na stránke AI a ochrana osobných údajov.

Súčasťou plánovania práce s údajmi sú aj uchovávanie a vymazanie. Pre prijaté podklady, návrhy, hotové dokumenty a záznamy môžu byť potrebné rôzne pravidlá. Pri prepojení s externými službami sa kontroluje, ktoré údaje sa prenášajú a kde sa spracúvajú. Ak Vaša firma vyžaduje servery v EÚ, musí sa to zohľadniť pri výbere a nastavení technického prostredia a overiť pre konkrétne riešenie. Samotné umiestnenie nenahrádza kontrolu prístupov a zmlúv.

Na otázku, či je digitálny osobný spis povinný, nemožno odpovedať všeobecne, pretože to závisí od konkrétnej krajiny. Rozhodujúce sú príslušný právny poriadok, dotknuté podklady a platné požiadavky na uchovávanie. My navrhujeme technický postup. Právne posúdenie vykonávajú Vaši zodpovední odborníci. Nejde o právne poradenstvo.

Vlastné aplikácie pre zamestnancov

Niekedy nechýba ďalší HR systém, ale jednoduchý prístup k existujúcemu procesu. Vlastná zamestnanecká aplikácia môže napríklad zaznamenať žiadosť o dovolenku, zobraziť stav spracovania alebo sprístupniť digitálnu zložku dokumentov. Cez vhodné rozhranie možno sprístupniť aj rozpis služieb. Ktoré funkcie majú zmysel a sú prípustné, závisí od existujúcich programov a interných pravidiel.

Takáto aplikácia má dopĺňať existujúce systémy, nie vytvárať duplicitné údaje. Žiadosť môže vzniknúť v aplikácii a následne sa spracovať v príslušnom systéme. Aplikácia zobrazuje iba informácie, na ktoré má prihlásená osoba oprávnenie. Rozhodnutia o žiadostiach a zmeny personálnych údajov sa naďalej riadia stanoveným schvaľovacím postupom.

Na jasne definované vstupy často stačia formuláre a pevné pravidlá. AI sa pridáva až vtedy, keď podporuje konkrétny pracovný krok, napríklad zrozumiteľné zhrnutie doplňujúcej otázky na základe viacerých schválených informácií. Preto osobitne posudzujeme, čo má zabezpečiť vlastná aplikácia a kde je AI skutočne potrebná.

Kde začať

Dobrým prvým krokom je krátke zmapovanie súčasného stavu: na ktoré otázky odpovedá personálne oddelenie každý týždeň opakovane? Kde sa znova a znova hľadajú tie isté podklady? Pri ktorom procese je vstup jasný, ale zostavovanie podkladov alebo kontrola sú náročné? Vyberte si proces so známymi zdrojmi a jednoznačne zodpovednou osobou.

Potom s Vami preveríme, ktoré údaje sú potrebné, ktoré programy sú zapojené a kto schvaľuje návrhy. Rovnako dôležitá je opačná otázka: čo systém výslovne nesmie robiť? Pri personálnych procesoch sem patria najmä hodnotenie ľudí, neoprávnený prístup do spisov a rozhodnutia bez zodpovednej osoby. Výsledok tohto posúdenia je podkladom na technickú realizáciu, nie prísľubom konkrétneho výsledku AI.

Sídlime vo Viedni a pracujeme pre firmy v celej Európe. Ak chcete prebrať konkrétny proces, použite kontaktný formulár.