Osakonnad · Personal AI HR: sisseelamine, dokumendid ja töötajate küsimused

Inimressursi ülesanded

Mitte iga korduv ülesanne ei vaja tehisintellekti. Kui vorm lihtsalt edastab andmeid ühelt väljalt teisele, piisab sageli fikseeritud reeglist. AI on eriti abiks siis, kui tuleb lugeda tekste, leida sobivaid dokumente või koostada erinevast infost mustandeid. Järgmised näited kirjeldavad tüüpilisi protsesse, mitte kliendiprojekte. Iga protsess vajab määratletud sisendeid, vastutavat isikut ja jälgitavat tulemust.

1. Koostage sisseastumisdokumendid

Sisenemiseks on vaja teavet mitmest allikast. Millised dokumendid kaasatakse, sõltub rollist, asukohast ja sisemistest nõuetest.

• Sissepääs: kinnitatud sisenemisteade koos protsessi jaoks vajaliku teabega, samuti kinnitatud mallid ja kontrollnimekirjad.
• AI valmistab ette: koostab vastavad dokumendid ja sammud, märgib puuduoleva info ning loob ülevaate kaasatud osakondadele.
• Personalikontrollid: kas dokumendid, teave ja kohustused vastavad konkreetsele isikule ning kiidab nende üleandmise heaks.
• Väljund: kontrollitud sisseelamise ülevaade koos nõutavate dokumentide ja avatud punktidega.

Protsess võib käivitada ka IT- või erialaosakondade ülesandeid. See ei tähenda, et AI ise loob kontosid või määrab õigusi. Sellised sammud jäävad vastutustundlikele inimestele. Mallide muutmisel peab olema selge, millist versiooni protsessi jaoks kasutati.

2. Vastake küsimustele puhkuse, kulude ja poliitika kohta

Paljud ettevõtte küsimused on seotud samade sise-eeskirjadega. Üldine vastus võib aga üksikjuhtudel olla sobimatu.

• Sissepääs: küsimus vormi, siseveebi või e-posti teel ja selleks heaks kiidetud sisejuhised.
• AI valmistab ette: otsib vastavad lõigud, sõnastab vastuse mustandi ja viitab kasutatud allikale. Kui selget alust pole, märgib see küsimuse lahtiseks.
• Personalikontrollid: kas allikas ja vastus on aktuaalsed ning kas isiklikud asjaolud nõuavad individuaalset selgitamist.
• Väljund: avaldatud vastus või päring vastutavale isikule.

Selline assistent ei tohiks vastata suvalistest failidest. Üldiste küsimuste korral piisab sageli juhistest, millel puudub juurdepääs personalitoimikutele. Individuaalne teave nõuab eraldi protsessi kitsamate volitustega. Nagu a AI agent Kuidas see sellisesse protsessi integreeritakse, sõltub olemasolevatest süsteemidest ja kinnitustest.

3. Valmistage ette tõendid ja tunnistused

Korduva struktuuriga dokumente saab koostada kinnitatud mallide järgi. Nende sisu jääb HR otsustada.

• Sissepääs: dokumenteeritud tellimus, lubatav teave protsessi kohta ja kinnitatud mall.
• AI valmistab ette: lisab malli teabe ja määrab sõnastused või kohustuslikud väljad, mis vajavad veel täpsustamist.
• Inimressursid kontrollivad ja kinnitavad: Teave, sõnastus, saajad ja lõplik versioon. Juriidiliste küsimuste korral kaasatakse vastavad eksperdid.
• Väljund: välja antud dokument või mustand konkreetsete küsimustega.

Eriti sertifikaatide puhul ei tohiks keeleliselt sujuvat mustandit segi ajada faktiliselt kontrollitud väitega. AI saab ainult need andmed, mida ta vajab vastava disaini jaoks. See ei anna asjaomasele isikule sõltumatut hinnangut.

4. Korrektselt vormista lepingud ja dokumendid

Digitaalne personalitoimik on abiks vaid siis, kui dokumendid on leitavad ega satu valesse faili. Ülesande saab ette valmistada, kuid seda tuleks kontrollida.

• Sissepääs: vastuvõetud dokument ja määratletud failistruktuur koos selle dokumenditüüpidega.
• AI valmistab ette: tunneb ära võimaliku dokumenditüübi, soovitab ülesannet ja juhib tähelepanu puuduvale teabele või ebaselgetele tabamustele.
• Inimressursid kontrollivad ja kinnitavad: Isik, dokumendi tüüp, nähtavus ja hoiukoht enne dokumendi faili salvestamist.
• Väljund: määratud dokument, millel on jälgitav kinnitus või protsess käsitsi selgitamiseks.

Selle ülesande jaoks on olulised ka fikseeritud testimise reeglid. Näiteks ei pruugita dokumenti inimesele määrata lihtsalt seetõttu, et selles on sarnane nimi. Lisateavet sisendite tehnilise töötlemise kohta leiate allpool Dokumendi töötlemine.

5. Kinnitage avalduse kättesaamine

Rakenduste puhul piirame automatiseerimist haldustoimingutega. Taotluste hindamine ei ole protsessi osa.

• Sissepääs: äsja saabunud taotlus määratud kanali kaudu.
• AI valmistab ette: kontrollib, kas kättesaamise kinnituseks vajalikud kontaktandmed on olemas ja koostab kinnitatud malli alusel kinnituse.
• Personalikontrollid: esitamine ja kavandatav tarneteekond, samuti ebaselge või puuduva teabega juhtumid.
• Väljund: vastuvõtukinnitus või selgituseks märgitud kanne, ilma taotluse hindamise või pingerea seadmiseta.

Ka kitsa protsessi puhul tuleb selgeks teha andmete juurdepääs ja salvestamine. Vastuvõtmise kinnitus ei tohi muutuda varjatud eelsorteerimiseks. AI ei loo inimeste kohta sobivuse hinnanguid, hindeid ega soovitusi.

6. Valmistage ette puhkusetaotlused menetlemiseks

Taotluse saab vastu võtta äpi või olemasoleva süsteemi kaudu. AI saab teavet sortida, kuid ei tee nõude kohta otsust.

• Sissepääs: puhkuseavalduse perioodi, isiku ja ettevõtte nõutud teabega.
• AI valmistab ette: tuvastab puuduvad väljad, teeb taotlusest kokkuvõtte ja edastab selle vastavalt määratletud kohustustele.
• Personalikontrollid: avatud teave ja juhtumid, mis nõuavad individuaalset selgitust. Taotluse üle otsustab vastutav isik.
• Väljund: täielikult ettevalmistatud rakendus kavandatud väljalaskekanalis või päring.

Otsustame konkreetse protsessi põhjal, kas kasutatakse lihtsat vormireeglit või tehisintellekti. Tehisintellekt ei pea sageli standardiseeritud välju jäädvustama ja edastama.

Programmid ja liidesed

Personalivaldkonnas salvestatakse info tavaliselt mitmesse programmi. Need programmid peaks mingil põhjusel asendama uue protsessiga. Esiteks tehakse selgeks, milline süsteem on millise teabe jaoks autoriteetne allikas. Seejärel saate kontrollida, kas olemasoleval liidesel, reguleeritud failivahetusel või muul ühendusel on mõtet.

Mainitud programmid on näited, mitte avaldus olemasoleva partnerluse või konkreetse tootefunktsiooni kohta. Seda, kas ja kuidas ühendus on võimalik, tuleb oma süsteemimaastikul kontrollida. Samuti on olulised veajuhtumid: Mis juhtub, kui teave on vastuoluline, puudub volitus või süsteem, millega ei saa ühendust? Üks Automatiseerimine peaksid sellised juhtumid nähtavaks tegema, selle asemel, et vaikides tööd jätkata.

Piirangud, kooskõlastused ja kaasotsustamine

Me ei loo tehisintellekti taotlejate valimiseks ega töötajate automaatseks hindamiseks. EL-i tehisintellekti määruse III lisas loetletakse kõrge riskitasemega teatud tehisintellektisüsteemid tööhõive ja personalijuhtimise valdkonnas. Seetõttu piirdub meie pakkumine toetavate protsessidega, nagu dokumentide koostamine, väljastatud teabe leidmine ja kättesaamise administratiivne kinnitus. Eraldi tuleb uurida konkreetse süsteemi õiguslikku klassifikatsiooni. Raami kohta saate lisateavet aadressil AI määrus.

Vabastamine ei ole lihtsalt nupp lõpus. Eelnevalt tuleb kindlaks määrata, kes tohib eelnõuga tutvuda, kes parandab faktivigu ja kes teeb lõpliku otsuse. Isiklike dokumentide ja üksikteabe puhul kontrollib personal enne selle edastamist sisu. Ebaselget teavet eeldustega ei täiendata. Protsessi muudatused tuleks enne nende rakendamist dokumenteerida ja kontrollida.

Sissejuhatuse ajal võivad kaasotsustamisõigused olla mõjutatud. Saksamaal tuleb uurida eelkõige BetrVG § 87 ja Austrias ArbVG § 96a. See, kas nõusolek on vajalik ja millist kokkulepet on vaja, sõltub ettevõttest ja konkreetsest süsteemist. Ülevaatesse on kaasatud ka töötajate andmekaitse ja kehtivad sisemised regulatsioonid. See ei ole juriidiline nõuanne. Õiguslik otsus jääb vastutavatele juristidele.

Andmed: personalitoimik ja volitused

Inimressursside andmed vajavad paremat juurdepääsu kui üldised juhised. Seetõttu eraldame kogu ettevõtet puudutavad reeglid küsimustest, mis puudutavad konkreetset inimest. Puhkusepoliitika assistent ei pea lugema personalitoimikut. Kui ta peaks toetama üksikut protsessi, saab ta ainult selleks otstarbeks kinnitatud andmeid ja funktsioone.

Enne juurutamist määratletakse rollid ja õigused: Kellel on lubatud küsimusi esitada? Kes näeb mustandit? Milliseid andmeid on süsteemil lubatud lugeda või kirjutada? Logid võivad sisaldada ka isikuandmeid. Seetõttu on teil vaja oma juurdepääsureegleid. Tehniliselt võimalik juurdepääs ei ole automaatselt vajalik. Infot planeerimise kohta leiate aadressilt AI ja andmekaitse.

Andmete planeerimine hõlmab ka säilitamist ja kustutamist. Kviitungite, mustandite, valmisdokumentide ja protokollide puhul võivad olla vajalikud erinevad reeglid. Väliste teenustega ühenduse loomisel kontrollitakse, milliseid andmeid edastatakse ja kuhu neid töödeldakse. Kui teie ettevõttele on nõutud serverid EL-s, tuleb seda tehnilise keskkonna valikul ja seadistamisel arvestada ning kontrollida konkreetse lahenduse olemasolu. Ainuüksi asukoht ei asenda juurdepääsu ja lepingute kontrollimist.

Küsimusele, kas digitaalne personalitoimik on kohustuslik, ei saa vastata üldiselt, sest see sõltub konkreetsest riigist. Määravaks on konkreetne õigusvaldkond, mõjutatud dokumendid ja kohaldatavad säilitamisnõuded. Kujundame tehnilise protsessi. Juriidilise klassifitseerimise viivad läbi teie vastutavad eksperdid. See ei ole juriidiline nõuanne.

Oma rakendused töötajatele

Mõnikord pole puudu mitte mõni teine personalisüsteem, vaid lihtne juurdepääs olemasolevale protsessile. Näiteks saab teie enda töötaja rakendus salvestada puhkusetaotluse, kuvada töötlemise olekut või pakkuda digitaalset dokumendikausta. Nimekirja saab teha ka sobiva liidese kaudu juurdepääsetavaks. Millised funktsioonid on kasulikud ja lubatud, sõltuvad olemasolevatest programmidest ja sisereeglitest.

Selline rakendus peaks täiendama olemasolevaid süsteeme ja mitte looma dubleerivaid andmekogumeid. Taotlust saab äpis alustada ja seejärel vastutavas süsteemis töödelda. Rakendus näitab ainult seda teavet, mida sisseloginud isikul on õigus näha. Otsused taotluste ja personaliandmete muudatuste kohta käivad jätkuvalt määratletud väljalaskmistee järgi.

Vormid ja fikseeritud reeglid on sageli selgelt määratletud kannete jaoks piisavad. Tehisintellekt tuleb mängu ainult siis, kui see toetab konkreetset tööetappi, näiteks mitmest avaldatud teabest päringu arusaadavalt kokkuvõtet. Seetõttu uurime eraldi, mida a enda rakendus peaks pakkuma ja kus tehisintellekti tegelikult vaja on.

Kust alustada

Hea esimene samm on teha kokkuvõte: millistele küsimustele vastab HR mitu korda nädalas? Kust ikka ja jälle samu dokumente otsitakse? Millises protsessis on sisend selge, aga kas seda on keeruline kompileerida või kontrollida? Valige protsess, millel on teadaolevad allikad ja selgelt vastutav isik.

Seejärel kontrollime teiega, milliseid andmeid on vaja, millised programmid on kaasatud ja kes eelnõud heaks kiidab. Sama oluline on vastuküsimus: mida süsteem selgesõnaliselt teha ei tohi? Personaliprotsesside puhul hõlmab see eelkõige inimeste hinnanguid, volitamata juurdepääsu toimikutele ja otsustele ilma vastutava isikuta. Selle testi tulemus on tehnilise teostuse aluseks, mitte konkreetse tehisintellekti tulemuse lubadus.

Asume Viinis ja töötame ettevõtetes üle kogu Euroopa. Kui soovite arutada konkreetset protsessi, kasutage kontaktivormi.