Отдели · Човешки ресурси AI HR: въвеждане на нови служители, документи и въпроси от персонала

Задачи в управлението на човешките ресурси

Не всяка повтаряща се задача се нуждае от ИИ. Ако формулярът просто прехвърля данни от едно поле в друго, често е достатъчно фиксирано правило. ИИ е полезен най-вече там, където трябва да се четат текстове, да се намират подходящи документи или да се създават чернови от различни данни. Следващите примери описват типични процеси, а не клиентски проекти. Всеки процес се нуждае от определени входни данни, отговорно лице и проследим изход.

1. Събиране на документи за въвеждане на нови служители

За постъпването на работа е нужна информация от няколко звена. Кои документи са необходими, зависи от ролята, местоработата и вътрешните изисквания.

• Вход: потвърдено уведомление за постъпване на работа с необходимите за процеса данни, както и одобрени шаблони и контролни списъци.
• ИИ подготвя: събира подходящите документи и стъпки, отбелязва липсващи данни и съставя общ преглед за участващите звена.
• Отдел „Човешки ресурси“ проверява: дали документите, данните и отговорностите съответстват на конкретното лице, и одобрява предоставянето им.
• Изход: проверен преглед на въвеждането на новия служител с необходимите документи и отворените въпроси.

Процесът може да задейства и задачи за IT или специализираните отдели. Това не означава, че ИИ сам създава акаунти или предоставя права. Такива стъпки остават при отговорните за тях лица. Когато шаблоните се променят, трябва да е ясно коя версия е използвана за конкретния случай.

2. Отговаряне на въпроси за отпуски, служебни разходи и политики

Много въпроси във фирмата се отнасят до едни и същи вътрешни правила. Въпреки това общият отговор може да е неподходящ в конкретен случай.

• Вход: въпрос чрез формуляр, интранет или имейл и одобрените за него вътрешни политики.
• ИИ подготвя: намира относимите текстове, формулира чернова на отговор и посочва използвания източник. Ако липсва еднозначна основа, отбелязва въпроса като отворен.
• Отдел „Човешки ресурси“ проверява: дали източникът и отговорът са актуални и дали личните обстоятелства изискват индивидуално изясняване.
• Изход: одобрен отговор или уточняващ въпрос към отговорното лице.

Добре е такъв асистент да не отговаря въз основа на произволни файлове. За общи въпроси често са достатъчни политики без достъп до досиетата на служителите. Индивидуалните справки изискват отделен процес с по-ограничени права. Как агент с ИИ се включва в такъв процес, зависи от наличните системи и одобрения.

3. Подготовка на трудови характеристики и удостоверения

Документи с повтаряща се структура могат да се подготвят по одобрени шаблони. Съдържанието им остава решение на отдел „Човешки ресурси“.

• Вход: документирано възлагане, допустимите данни за случая и одобрен шаблон.
• ИИ подготвя: попълва данните в шаблона и отбелязва формулировки или задължителни полета, които още трябва да се изяснят.
• Отдел „Човешки ресурси“ проверява и одобрява: данните, формулировките, получателите и окончателната версия. При правни въпроси се включват отговорните специалисти.
• Изход: одобрен документ или чернова с конкретни уточняващи въпроси.

Особено при трудовите характеристики добре написаната чернова не бива да се бърка с твърдение, чиито факти са проверени. ИИ получава само данните, необходими за съответната чернова. Той не прави самостоятелна оценка на засегнатото лице.

4. Правилно съхраняване на договори и документи

Дигиталното досие на служителя е полезно само ако документите се намират лесно и не попадат в грешно досие. Отнасянето може да се подготви, но е добре да бъде проверено.

• Вход: получен документ и определената структура на досиетата с видовете документи.
• ИИ подготвя: разпознава възможния вид на документа, предлага към кое досие да се отнесе и посочва липсващи данни или неясни съвпадения.
• Отдел „Човешки ресурси“ проверява и одобрява: лицето, вида на документа, видимостта и мястото за съхранение, преди документът да бъде записан в досието.
• Изход: отнесен към досие документ с проследимо одобрение или случай за ръчно изясняване.

За тази задача са важни и фиксирани правила за проверка. Например документ не бива да се отнася към дадено лице само защото съдържа подобно име. Повече за техническата обработка на входящи документи има на Обработка на документи.

5. Потвърждаване на получена кандидатура

При кандидатурите ограничаваме автоматизацията до административни стъпки. Оценяването на кандидатури не е част от процеса.

• Вход: новополучена кандидатура по предвидения за това канал.
• ИИ подготвя: проверява дали са налични данните за контакт, нужни за потвърждение на получаването, и създава потвърждение по одобрен шаблон.
• Отдел „Човешки ресурси“ проверява: шаблона, предвидения начин за изпращане и случаите с неясни или липсващи данни.
• Изход: потвърждение за получаване или получена кандидатура, отбелязана за изясняване, без оценяване или класиране на кандидатурата.

Дори при тесен по обхват процес трябва да се изяснят достъпът до данни и съхранението. Потвърждението за получаване не бива да се превръща в скрит предварителен подбор. ИИ не съставя оценки за пригодност, точкови оценки или препоръки за лица.

6. Подготовка на молби за отпуск за обработване

Молбата може да постъпи чрез приложение или съществуваща система. ИИ може да подрежда данните, но не взема решение за правото на отпуск.

• Вход: молба за отпуск с период, засегнато лице и предвидените във фирмата данни.
• ИИ подготвя: открива липсващи полета, обобщава молбата и я препраща според определените отговорности.
• Отдел „Човешки ресурси“ проверява: неуточнените данни и случаите, които изискват индивидуално изясняване. Отговорното лице решава по молбата.
• Изход: напълно подготвена молба в предвидената процедура за одобрение или уточняващ въпрос.

Решаваме според конкретния процес дали да използваме просто правило във формуляр или ИИ. За въвеждане и препращане на стандартизирани полета често не е необходим ИИ.

Програми и интерфейси

В управлението на човешките ресурси информацията обикновено е в няколко програми. Добре е новият процес да не ги заменя без причина. Първо се изяснява коя система е основният източник за всяка информация. След това може да се провери дали е подходящ наличен интерфейс, регламентиран обмен на файлове или друг начин за свързване.

Посочените програми са примери, а не твърдение за съществуващо партньорство или конкретна продуктова функция. Дали и как е възможно свързване, трябва да се провери за Вашата системна среда. Важни са и случаите на грешка: какво се случва при противоречиви данни, липсващо право за достъп или недостъпна система? Добре е автоматизацията да показва такива случаи, вместо да продължава да работи мълчаливо.

Ограничения, одобрения и участие на работниците във вземането на решения

Не изграждаме ИИ за подбор на кандидати или автоматично оценяване на служители. Приложение III към Регламента на ЕС за ИИ посочва определени ИИ системи в заетостта и управлението на персонала като високорискови. Затова предложението ни остава ограничено до подпомагащи процеси като събиране на документи, намиране на одобрена информация и административни потвърждения за получаване. Правната класификация на конкретната система трябва да се провери отделно. Повече за рамката ще намерите на Регламент за ИИ.

Одобрението не е просто бутон в края. Предварително трябва да е ясно кой може да вижда черновата, кой коригира фактически грешки и кой взема окончателното решение. При лични документи и индивидуални справки отдел „Човешки ресурси“ проверява съдържанието преди предоставяне. Неясните данни не се допълват с предположения. Добре е промените в процеса да се документират и да се проверят преди използването им.

При въвеждането може да бъдат засегнати правата на участие на работниците във вземането на решения. В Германия трябва да се провери по-специално § 87 BetrVG, а в Австрия § 96a ArbVG. Дали е нужно съгласие и какво споразумение е необходимо, зависи от фирмата и конкретната система. Проверката обхваща и защитата на данните на служителите и съществуващите вътрешни правила. Това не е правен съвет. Правното решение остава при отговорните юристи.

Данни: досие на служителя и права за достъп

Данните за персонала изискват по-ограничен достъп от общите политики. Затова отделяме въпросите за правилата, валидни за цялата фирма, от процесите, които засягат конкретно лице. Асистент за политиките за отпуск не е нужно да чете досие на служител. Ако трябва да подпомага индивидуален случай, получава само одобрените за това данни и функции.

Преди изпълнението се определят ролите и правата за достъп: кой може да задава въпрос? Кой вижда черновата? Кои данни може да чете или записва системата? Дневниците също могат да съдържат лични данни. Затова се нуждаят от собствени правила за достъп. Технически възможният достъп не е автоматично необходим за конкретната задача. Насоки за планиране ще намерите на ИИ и защита на личните данни.

Планирането на данните включва и съхранението и изтриването. За входящи материали, чернови, готови документи и дневници може да са нужни различни правила. При свързване с външни услуги се проверява кои данни се предават и къде се обработват. Ако сървърите в ЕС са изискване на Вашата фирма, това трябва да се вземе предвид при избора и настройването на техническата среда и да се провери за конкретното решение. Самото местоположение не заменя проверката на достъпа и договорите.

На въпроса дали дигиталното досие на служителя е задължително не може да се даде общовалиден отговор, защото това зависи от съответната държава. Определящи са конкретната юрисдикция, засегнатите документи и приложимите изисквания за съхранение. Ние изграждаме техническия процес. Правната преценка се извършва от отговорните Ви специалисти. Това не е правен съвет.

Индивидуални приложения за служителите

Понякога липсва не още една HR система, а лесен достъп до съществуващ процес. Индивидуално приложение за служители може например да приема молби за отпуск, да показва статуса на обработката или да предоставя дигитална папка с документи. Работният график също може да стане достъпен чрез подходящ интерфейс. Кои функции са полезни и допустими, зависи от съществуващите програми и вътрешните правила.

Такова приложение следва да допълва съществуващите системи, без да създава дублирани набори от данни. Молбата може да започне в приложението, а след това да се обработи в съответната система. Приложението показва само информацията, до която влезлият в системата потребител има право на достъп. Решенията по молби и промените в данните за персонала продължават да следват определената процедура за одобрение.

За ясно определени входни данни често са достатъчни формуляри и фиксирани правила. ИИ се добавя едва когато подпомага конкретна работна стъпка, например разбираемо обобщаване на уточняващ въпрос от няколко одобрени източника на информация. Затова проверяваме отделно какво трябва да прави индивидуалното приложение и къде действително е нужен ИИ.

Откъде да започнете

Добра първа стъпка е кратък преглед: на кои въпроси отдел „Човешки ресурси“ отговаря по няколко пъти всяка седмица? Къде едни и същи документи се търсят отново и отново? При кой процес входните данни са ясни, но събирането или проверката отнемат усилия? Изберете процес с известни източници и еднозначно определено отговорно лице.

След това заедно с Вас проверяваме кои данни са необходими, кои програми участват и кой одобрява черновите. Също толкова важен е обратният въпрос: какво изрично не бива да прави системата? При процесите за персонала това включва по-специално оценяване на хора, неразрешен достъп до досиета и решения без отговорно лице. Резултатът от тази проверка е основа за техническото изпълнение, а не обещание за определен резултат от ИИ.

Намираме се във Виена и работим за фирми в цяла Европа. Ако искате да обсъдите конкретен процес, използвайте формуляра за контакт.