Oddelki · Kadri AI HR: uvajanje, dokumenti in vprašanja zaposlenih

Kadrovske naloge

Vsaka ponovljena naloga ne potrebuje umetne inteligence. Če obrazec preprosto prenese podatke iz enega polja v drugo, pogosto zadostuje fiksno pravilo. Umetna inteligenca je še posebej v pomoč tam, kjer je treba prebrati besedila, poiskati ustrezne dokumente ali ustvariti osnutke iz različnih informacij. Naslednji primeri opisujejo tipične procese, ne projektov strank. Vsak proces potrebuje definirane vložke, odgovorno osebo in sledljiv rezultat.

1. Sestavite dokumente o vkrcanju

Za vstop so potrebne informacije iz več virov. Kateri dokumenti so vključeni, je odvisno od vloge, lokacije in notranjih zahtev.

• Vhod: potrjeno obvestilo o vstopu z informacijami, potrebnimi za postopek, ter odobrenimi predlogami in kontrolnimi seznami.
• AI pripravi: sestavi ustrezne dokumente in korake, označi manjkajoče informacije in ustvari pregled za vključene oddelke.
• Preverjanje človeških virov: ali dokumenti, informacije in odgovornosti ustrezajo določeni osebi ter odobri njihov prenos.
• Izhod: verificiran onboarding pregled z zahtevanimi dokumenti in odprtimi točkami.

Proces lahko sproži tudi naloge za IT ali strokovne oddelke. To ne pomeni, da AI sam ustvarja račune ali dodeljuje pravice. Takšni koraki ostajajo pri odgovornih. Ko se predloge spremenijo, mora biti jasno, katera različica je bila uporabljena za proces.

2. Odgovorite na vprašanja o dopustu, stroških in politikah

Številna vprašanja podjetja se nanašajo na ista interna pravila. Vendar pa je lahko splošen odgovor v posameznih primerih neustrezen.

• Vhod: vprašanje prek obrazca, intraneta ali e-pošte in za to odobrene interne smernice.
• AI pripravi: poišče ustrezne odlomke, oblikuje osnutek odgovora in navede uporabljeni vir. Če ni jasne podlage, označi vprašanje kot odprto.
• Preverjanje človeških virov: ali sta vir in odgovor aktualna in ali osebne okoliščine zahtevajo individualno pojasnitev.
• Izhod: sproščen odgovor ali vprašanje odgovorni osebi.

Tak pomočnik se ne bi smel odzivati iz poljubnih datotek. Za splošna vprašanja pogosto zadoščajo smernice brez dostopa do osebnih datotek. Individualne informacije zahtevajo ločen postopek z ožjimi pooblastili. Kot a AI agent Kako se vključi v tak proces, je odvisno od obstoječih sistemov in odobritev.

3. Pripravite potrdila in potrdila

Dokumente s ponavljajočo se strukturo je mogoče pripraviti iz odobrenih predlog. O njihovi vsebini ostaja odločitev HR.

• Vhod: dokumentirano naročilo, dovoljene informacije o postopku in odobreno predlogo.
• AI pripravi: vstavi informacije v predlogo in identificira formulacije ali obvezna polja, ki jih je treba še pojasniti.
• Kadrovska služba preverja in potrjuje: Informacije, besedilo, prejemniki in končna verzija. Če obstajajo pravna vprašanja, se vključijo ustrezni strokovnjaki.
• Izhod: objavljen dokument ali osnutek s posebnimi vprašanji.

Zlasti ko gre za potrdila, jezikovno gladkega osnutka ne smemo zamenjevati z dejansko preverjeno izjavo. AI prejme samo podatke, ki jih potrebuje za zadevno zasnovo. Ne ustvarja neodvisne ocene zadevne osebe.

4. Pravilno vložite pogodbe in dokumente

Digitalna osebna datoteka je koristna le, če je dokumente mogoče najti in ne končajo v napačni datoteki. Nalogo je mogoče pripraviti, vendar jo je potrebno preveriti.

• Vhod: prejeti dokument in definirano strukturo datoteke s pripadajočimi vrstami dokumentov.
• AI pripravi: prepozna možno vrsto dokumenta, predlaga nalogo in opozori na manjkajoče podatke ali nejasne zadetke.
• Kadrovska služba preverja in potrjuje: Oseba, vrsta dokumenta, vidnost in mesto shranjevanja, preden se dokument shrani v datoteko.
• Izhod: dodeljen dokument s sledljivo odobritvijo ali postopek za ročno razjasnitev.

Za to nalogo so pomembna tudi fiksna pravila testiranja. Na primer, dokument morda ne bo dodeljen osebi preprosto zato, ker se v njem pojavi podobno ime. Več o tehnični obdelavi vnosov najdete v nadaljevanju Obdelava dokumentov.

5. Potrdite prejem vloge

Kar zadeva aplikacije, avtomatizacijo omejimo na administrativne korake. Ocenjevanje vlog ni del postopka.

• Vhod: novo prejeto prijavo preko označenega kanala.
• AI pripravi: preveri, ali so na voljo kontaktni podatki, potrebni za potrdilo o prejemu, in izdela potrdilo na podlagi odobrene predloge.
• Preverjanje človeških virov: predložitev in predvideno pot pošiljanja ter primere z nejasnimi ali manjkajočimi informacijami.
• Izhod: potrdilo o prejemu ali vnos z oznako za pojasnilo, brez ocene ali rangiranja prijave.

Tudi za ozek proces je treba razjasniti dostop do podatkov in shranjevanje. Potrdilo o prejemu ne sme postati skrito predhodno sortiranje. Umetna inteligenca ne ustvarja sodb o primernosti, rezultatov ali priporočil o ljudeh.

6. Pripravite prošnje za dopust za obdelavo

Prijavo lahko prejmete prek aplikacije ali obstoječega sistema. AI lahko razvrsti informacije, vendar ne sprejme odločitve o zahtevku.

• Vhod: prošnjo za dopust z obdobjem, zadevno osebo in podatki, ki jih zahteva podjetje.
• AI pripravi: prepozna manjkajoča polja, povzame vlogo in jo posreduje po opredeljenih pristojnostih.
• Preverjanje človeških virov: odprtih informacij in primerov, ki zahtevajo posamezna pojasnila. O vlogi odloča odgovorna oseba.
• Izhod: popolnoma pripravljeno aplikacijo v predvidenem kanalu izdaje ali poizvedbo.

Na podlagi specifičnega postopka se odločimo, ali bomo uporabili preprosto pravilo obrazca ali AI. AI pogosto ni potreben za zajem in posredovanje standardiziranih polj.

Programi in vmesniki

V človeških virih so informacije običajno shranjene v več programih. Nov postopek bi moral nadomestiti te programe z razlogom. Najprej je pojasnjeno, kateri sistem je verodostojni vir za katero informacijo. Nato lahko preverite, ali je obstoječi vmesnik, regulirana izmenjava datotek ali druga povezava smiselna.

Omenjeni programi so primeri in ne izjava o obstoječem partnerstvu ali določeni funkciji izdelka. Ali in kako je povezava mogoča, je treba preveriti za vaš sistem. Pomembni so tudi primeri napak: kaj se zgodi, če obstajajo protislovne informacije, pomanjkanje avtorizacije ali sistem, ki ni dosegljiv? ena Avtomatizacija bi morali takšne primere narediti vidne, namesto da nadaljujejo z delom v tišini.

Omejitve, odobritve in soodločanje

Ne izdelujemo nobene umetne inteligence za izbiranje kandidatov ali samodejno ocenjevanje zaposlenih. Priloga III uredbe EU o umetni inteligenci navaja nekatere sisteme umetne inteligence pri zaposlovanju in upravljanju človeških virov kot visoko tvegane. Zato ostaja naša ponudba omejena na podporne postopke, kot je zbiranje dokumentov, iskanje objavljenih informacij in administrativna potrditev prejema. Pravno klasifikacijo določenega sistema je treba preučiti posebej. Več o okvirju lahko izveste na regulacija AI.

Sprostitev ni samo gumb na koncu. Vnaprej je treba določiti, kdo ima vpogled v osnutek, kdo popravlja stvarne napake in kdo sprejme končno odločitev. Pri osebnih dokumentih in individualnih informacijah kadrovska služba preveri vsebino, preden jo posreduje naprej. Nejasne informacije niso dopolnjene s predpostavkami. Spremembe postopka je treba dokumentirati in preveriti, preden se izvedejo.

Med uvajanjem so lahko prizadete pravice do soodločanja. V Nemčiji je treba preučiti zlasti člen 87 BetrVG, v Avstriji pa člen 96a ArbVG. Ali je potrebno soglasje in kateri dogovor je potreben, je odvisno od podjetja in posameznega sistema. V pregled so vključeni tudi varstvo podatkov zaposlenih in obstoječi interni predpisi. To ni pravni nasvet. Pravna odločitev ostaja v rokah odgovornih odvetnikov.

Podatki: kadrovska mapa in pooblastila

Podatki o človeških virih potrebujejo bližji dostop kot splošne smernice. Zato ločimo vprašanja o pravilih za celotno podjetje od vprašanj, ki zadevajo določeno osebo. Asistentu za politiko dopusta ni treba brati osebne datoteke. Če naj bi podpiral posamezni proces, prejme le za to odobrene podatke in funkcije.

Pred izvedbo so definirane vloge in dovoljenja: Kdo sme postaviti vprašanje? Kdo vidi osnutek? Katere podatke lahko sistem bere ali piše? Dnevniki lahko vsebujejo tudi osebne podatke. Zato potrebujete lastna pravila dostopa. Tehnično mogoč dostop ni samodejno potreben. Informacije o načrtovanju najdete na AI in varstvo podatkov.

Načrtovanje podatkov vključuje tudi hrambo in brisanje. Za potrdila, osnutke, končane dokumente in protokole bodo morda potrebna drugačna pravila. Pri povezovanju z zunanjimi storitvami se preveri, kateri podatki se prenašajo in kje se obdelujejo. Če so strežniki v EU zahteva vašega podjetja, je to potrebno upoštevati pri izbiri in postavitvi tehničnega okolja ter preveriti za konkretno rešitev. Sama lokacija ne nadomesti preverjanja dostopa in pogodb.

Na vprašanje, ali je digitalna kadrovska mapa obvezna, ni mogoče odgovoriti na splošno, ker je to odvisno od posamezne države. Odločilni so specifično pravno področje, zadevni dokumenti in veljavne zahteve glede hrambe. Oblikujemo tehnični proces. Pravno klasifikacijo izvajajo vaši odgovorni strokovnjaki. To ni pravni nasvet.

Lastne aplikacije za zaposlene

Včasih ne manjka drug kadrovski sistem, ampak preprost dostop do obstoječega procesa. Na primer, vaša lastna aplikacija za zaposlene lahko zabeleži zahtevo za dopust, prikaže status obdelave ali zagotovi mapo z digitalnimi dokumenti. Seznam je lahko dostopen tudi prek ustreznega vmesnika. Katere funkcije so uporabne in dovoljene, je odvisno od obstoječih programov in internih pravil.

Takšna aplikacija bi morala dopolnjevati obstoječe sisteme in ne bi morala ustvarjati podvojenih nizov podatkov. Aplikacija se lahko zažene v aplikaciji in se nato obdela v ustreznem sistemu. Aplikacija prikazuje le tiste podatke, ki jih ima prijavljena oseba pooblaščena za ogled. Odločanje o prijavah in spremembah kadrovskih podatkov še naprej poteka po definirani poti izdaje.

Za jasno definirane vnose pogosto zadoščajo obrazci in fiksna pravila. Umetna inteligenca pride v poštev le, če podpira določen delovni korak, kot je razumljivo povzemanje poizvedbe iz več objavljenih informacij. Zato ločeno preučujemo, kaj a lastno aplikacijo in kjer je umetna inteligenca dejansko potrebna.

Kje začeti

Dober prvi korak je pregled: na katera vprašanja kadrovska služba odgovarja večkrat na teden? Kje se vedno znova iščejo isti dokumenti? V katerem procesu je vnos jasen, vendar ga je težko prevesti ali preveriti? Izberite postopek z znanimi viri in jasno odgovorno osebo.

Nato skupaj z vami preverimo, kateri podatki so potrebni, za katere programe gre in kdo potrjuje osnutke. Enako pomembno je tudi nasprotno vprašanje: Česa sistem izrecno ne sme početi? Pri kadrovskih procesih so to predvsem ocenjevanja ljudi, nepooblaščeni vpogledi v spise in odločanje brez odgovorne osebe. Rezultat tega testa je osnova za tehnično izvedbo in ne obljuba določenega rezultata umetne inteligence.

Sedež imamo na Dunaju in delamo za podjetja po vsej Evropi. Če se želite pogovoriti o določenem procesu, uporabite kontaktni obrazec.