Departamentos · Vendas Automação de vendas com IA: avaliar pedidos, preparar orçamentos e manter o CRM atualizado

Tarefas nas vendas: visão geral de sete processos

Estes são processos típicos, não projetos de clientes. Em todos eles, a IA prepara e um colaborador da equipa comercial verifica e decide. Dois são aprofundados em artigos próprios: Criar orçamentos com IA e Qualificação de leads com IA.

1. Ler e priorizar pedidos

Os pedidos chegam por formulário, e-mail, notas de chamadas telefónicas e feiras, com níveis de qualidade muito diferentes.

• Entrada: O pedido, em qualquer formato, e o que o seu CRM já sabe sobre o remetente.
• A IA prepara: Identifica o que é pedido (produto, quantidade, data), associa o pedido a um cliente ou a um novo contacto e avalia-o segundo os critérios definidos pela sua empresa. A justificação acompanha a avaliação.
• A equipa comercial verifica: A avaliação e decide quem responde e com que rapidez.
• Resultado: Um registo no CRM com resumo, avaliação e rascunho de resposta.

2. Preparar um orçamento a partir do pedido

Um orçamento é composto por rubricas, preços e condições que já estão registados algures.

• Entrada: O pedido, a sua tabela de preços ou o ERP e o seu modelo de orçamento.
• A IA prepara: Seleciona rubricas, insere preços da tabela, calcula quantidades, preenche o modelo e assinala o que não é claro, como medidas em falta ou um fabrico especial.
• A equipa comercial verifica: O rascunho, altera o preço ou as condições e aprova.
• Resultado: Um rascunho de orçamento no formato do seu modelo, sem que nada tenha sido enviado.

3. Acompanhar os orçamentos enviados

O acompanhamento é frequentemente esquecido, embora seja precisamente nesta fase que se decidem as adjudicações.

• Entrada: Orçamentos pendentes com data, valor e histórico até ao momento.
• A IA prepara: Identifica orçamentos após os quais não houve mais contacto e prepara uma mensagem de acompanhamento adequada ao histórico.
• A equipa comercial verifica: Cada rascunho e decide se telefona, escreve ou espera.
• Resultado: Uma lista de ações de acompanhamento a realizar, com rascunhos.

4. Relatórios de visitas a partir de notas de voz

No carro ou depois da reunião, grava-se uma nota de voz rapidamente, enquanto o relatório muitas vezes só é escrito dias depois.

• Entrada: A nota de voz ou alguns apontamentos após a visita.
• A IA prepara: Escreve um relatório a partir desses dados e regista a nota da conversa, os próximos passos acordados e o lembrete de acompanhamento nos campos adequados do CRM.
• A equipa comercial verifica: O relatório de forma breve e corrige o que estiver errado.
• Resultado: Um relatório de visita no CRM com tarefas para os próximos passos.

5. Manter os dados do CRM atualizados

Um CRM só ajuda enquanto os dados estiverem corretos: duplicados, contactos em falta e informações desatualizadas são problemas a resolver.

• Entrada: Os registos existentes no CRM e os novos e-mails e compromissos.
• A IA prepara: Identifica duplicados, sugere a fusão de registos, preenche campos em falta a partir de assinaturas de e-mail e assinala registos que não são atualizados há muito tempo.
• A equipa comercial verifica: As fusões e as sugestões de eliminação. A IA não elimina nem substitui dados por si própria.
• Resultado: Uma base de dados corrigida e uma lista de questões em aberto.

6. Relatórios de vendas

A carteira de oportunidades, a taxa de emissão de orçamentos e o volume de negócios por cliente estão no CRM, mas raramente num formato que alguém leia.

• Entrada: Os dados do CRM e do ERP.
• A IA prepara: O código calcula, a partir dos dados, indicadores como o volume de orçamentos, a taxa de fecho e a carteira de oportunidades. A IA escreve uma breve descrição da evolução e indica os números em que se baseia.
• A equipa comercial verifica: O relatório antes de o levar para a reunião.
• Resultado: Um relatório semanal ou mensal com comentário.

7. Encontrar concursos e fazer uma análise preliminar

Quem participa em concursos lê muita documentação antes de saber se vale a pena apresentar uma proposta.

• Entrada: A documentação dos concursos nos portais que a sua empresa utiliza.
• A IA prepara: Resume os requisitos, os prazos e os critérios de adjudicação e compara-os com a sua oferta e as suas referências.
• A equipa comercial verifica: O resumo e decide sobre a participação e a apresentação da proposta.
• Resultado: Uma breve avaliação de cada concurso com referências às fontes; a apresentação da proposta continua nas suas mãos.

Programas e interfaces: integração com o que já utiliza

Nas vendas, os dados estão distribuídos por vários programas. A tabela apresenta os casos habituais. Antes da proposta, esclarecemos que via o seu sistema disponibiliza.

Os nomes servem de referência e não significam uma parceria. Quando um sistema não disponibiliza uma interface, trabalhamos com exportação e importação, uma pasta monitorizada ou e-mail.

Integração em vez de substituição

A sua empresa não precisa de um novo CRM e não disponibilizamos nenhum. A IA trabalha em paralelo com o seu CRM: lê, prepara e regista após aprovação.

• O seu CRM continua a ser o sistema principal. Os contactos, os orçamentos e as atividades estão aí. A IA só escreve nos campos autorizados pela sua empresa.
• Os seus modelos mantêm-se. Os orçamentos têm o mesmo aspeto de sempre, apenas o rascunho fica pronto mais depressa.
• Um processo de cada vez. Começamos por uma etapa, como os relatórios de visitas ou os rascunhos de orçamentos, e deixamo-la primeiro funcionar em paralelo com o trabalho atual.
• É sempre possível voltar atrás. Todos os dados estão nos seus sistemas. Sem a IA, a sua equipa comercial continua a trabalhar como antes.

Aprovações e regras

Nas vendas, estão em causa os preços e a reputação da sua empresa junto do cliente. Por isso, definimos antes do início o que a IA pode fazer.

• Orçamentos: Nenhum orçamento é enviado sem aprovação de uma pessoa. A IA cria rascunhos, não envia nada.
• Preços e descontos: Apenas da sua tabela de preços ou do ERP. A sua empresa define os limites dos descontos e decide sobre tudo o que os ultrapasse.
• Avaliação de pedidos: A sua empresa define os critérios e cada avaliação apresenta a sua justificação. É uma ajuda para a equipa comercial, não um juízo sobre o cliente.
• E‑mails a interessados: A IA escreve rascunhos, não envia e-mails publicitários a pessoas que não tenham dado consentimento.
• Qualidade dos dados no CRM: A IA não elimina nem substitui dados por si própria; uma pessoa confirma as fusões e as eliminações.
• Registo: cada proposta fica registada com a fonte, o momento e a decisão.

Os e-mails e as chamadas publicitárias estão sujeitos a regras que dependem do país: na Alemanha, o § 7 UWG; na Áustria, o § 174 TKG 2021; na Suíça, a UWG. Aos dados pessoais no CRM aplica-se o RGPD: um contrato de subcontratação com cada prestador (Art. 28), tratamento na UE e um fundamento jurídico para o contacto. Esta visão geral é informação de caráter geral e não aconselhamento jurídico.

Dados: histórico dos clientes e preços

A qualidade das propostas depende dos dados com que a IA trabalha.

• Histórico dos clientes: Os pedidos, orçamentos e conversas anteriores mostram de que precisa um cliente e quando ocorreu o último contacto. Quando esse histórico está em e-mails e notas, é aí que o lemos.
• Dados de produtos e preços: As tabelas de preços, os escalões de preços e as condições são a base de cada orçamento. Se estiverem desatualizados ou divergirem entre vários locais, esclarecemos isso primeiro.
• Qualidade dos dados do CRM: Os duplicados e os campos em falta distorcem a avaliação e os relatórios. Por isso, começamos por analisar os registos existentes.
• O que a IA pode ler: A sua empresa define a que campos e clientes pode aceder e a quais não pode. Tudo funciona em servidores na UE; definimos com a sua empresa os prazos de conservação e a eliminação. Saiba mais em IA e proteção de dados.

Aplicações e programas próprios para as vendas

Por vezes, o que falta está antes do CRM ou a seu lado, não dentro dele. Desenvolvemo-lo como programas próprios quando os produtos habituais não são adequados:

• Aplicação para a equipa comercial no terreno: Compromissos, histórico dos clientes e notas de voz numa interface que também funciona sem ligação à rede e preenche o CRM depois.
• Aplicação para relatórios de visitas: Apontamentos ou nota de voz; o relatório é criado em segundo plano e passa por uma breve verificação.
• Configurador de orçamentos: Os clientes ou a equipa comercial escolhem variantes e as regras dos seus produtos garantem que só é proposto o que é possível.
• Portal do cliente: Orçamentos, encomendas e documentos num único local para os seus clientes.

Estes programas complementam o seu CRM, não o substituem. Saiba mais em Desenvolvimento de aplicações.

Por onde começar

Estas três perguntas ajudam na avaliação:

1. Com que rapidez responde a sua equipa comercial a novos pedidos e o que causa os atrasos quando demora mais?
2. Que CRM e tabelas de preços utiliza, e os preços estão aí ou em ficheiros?
3. Que etapa consome mais tempo à sua equipa: escrever orçamentos, fazer o acompanhamento ou atualizar o CRM?

Se nos enviar as respostas, indicamos que processo compensa começar por automatizar e o que tem de continuar a caber à sua equipa comercial. Começamos com um funcionamento de teste em paralelo com o trabalho atual.