Reparti · Vendite Automazione vendite con l'IA: valutare le richieste, preparare le offerte, aggiornare il CRM

Attività nelle vendite: panoramica di sette processi

Si tratta di processi tipici, non di progetti realizzati per clienti. In ciascuno l'IA prepara il lavoro, mentre un'addetta o un addetto alle vendite verifica e decide. Due processi sono approfonditi in articoli dedicati: Creare offerte con l'IA e Qualificazione dei lead con l'IA.

1. Leggere le richieste e assegnare le priorità

Le richieste arrivano da moduli, e-mail, appunti di telefonate e fiere, con livelli di qualità molto diversi.

• In ingresso: la richiesta in qualsiasi forma, insieme alle informazioni già presenti nel Suo CRM sul mittente.
• L'IA prepara: identifica ciò che viene richiesto (prodotto, quantità, data), associa la richiesta a un cliente o a un nuovo contatto e la valuta secondo criteri da Lei stabiliti. La motivazione accompagna la valutazione.
• Le vendite verificano: la valutazione e decidono chi risponde e in quali tempi.
• In uscita: una voce nel CRM con riepilogo, valutazione e bozza della risposta.

2. Preparare un'offerta a partire dalla richiesta

Un'offerta è composta da voci, prezzi e condizioni già disponibili da qualche parte.

• In ingresso: la richiesta, il Suo listino o l'ERP e il Suo modello di offerta.
• L'IA prepara: seleziona le voci, inserisce i prezzi dal listino, calcola le quantità, compila il modello e segnala ciò che non è chiaro, ad esempio misure mancanti o una produzione su misura.
• Le vendite verificano: la bozza, modificano il prezzo o le condizioni e approvano.
• In uscita: una bozza di offerta nel formato del Suo modello, senza alcun invio.

3. Ricontattare i clienti dopo le offerte

Spesso ci si dimentica di ricontattare il cliente, anche se è proprio in questa fase che si decide l'acquisizione dell'ordine.

• In ingresso: le offerte aperte con data, valore e storico delle interazioni.
• L'IA prepara: individua le offerte per cui non ci sono stati ulteriori contatti e redige una bozza di messaggio per chiedere un riscontro, coerente con lo storico.
• Le vendite verificano: ogni bozza e decidono se chiamare, scrivere o attendere.
• In uscita: un elenco dei ricontatti da effettuare, con le relative bozze.

4. Rapporti di visita da note vocali

In auto o dopo l'appuntamento si registra rapidamente una nota vocale; il rapporto, invece, viene spesso scritto solo giorni dopo.

• In ingresso: la nota vocale o alcuni appunti sintetici dopo la visita.
• L'IA prepara: ne ricava un rapporto e inserisce gli appunti del colloquio, i passi successivi concordati e il promemoria per il ricontatto nei campi appropriati del CRM.
• Le vendite verificano: brevemente il rapporto e correggono ciò che non è esatto.
• In uscita: un rapporto di visita nel CRM con le attività per i passi successivi.

5. Curare i dati del CRM

Un CRM è utile solo se i dati sono corretti: duplicati, referenti mancanti e informazioni obsolete ne compromettono l'utilità.

• In ingresso: i dati presenti nel CRM, le nuove e-mail e i nuovi appuntamenti.
• L'IA prepara: riconosce i duplicati, propone di unirli, completa i campi mancanti dalle firme delle e-mail e segnala le voci che non vengono aggiornate da tempo.
• Le vendite verificano: le unioni e le proposte di eliminazione. L'IA non elimina né sovrascrive nulla autonomamente.
• In uscita: un archivio ripulito e un elenco delle questioni aperte.

6. Rapporti sulle vendite

Pipeline commerciale, tasso di offerta e fatturato per cliente sono nel CRM, ma raramente in una forma che qualcuno legge.

• In ingresso: i dati di CRM ed ERP.
• L'IA prepara: il codice calcola dai dati indicatori come volume delle offerte, tasso di chiusura e pipeline commerciale. L'IA ne ricava una breve descrizione dell'andamento, citando le cifre su cui si basa.
• Le vendite verificano: il rapporto prima che venga presentato in riunione.
• In uscita: un rapporto settimanale o mensile con un commento.

7. Individuare le gare ed effettuare una verifica preliminare

Chi partecipa alle gare legge molti documenti prima di capire se vale la pena presentare un'offerta.

• In ingresso: i documenti di gara dai portali che utilizza.
• L'IA prepara: riassume requisiti, scadenze e criteri di aggiudicazione e li confronta con la Sua offerta e le Sue referenze.
• Le vendite verificano: il riepilogo e decidono sulla partecipazione e sulla presentazione dell'offerta.
• In uscita: una breve valutazione per ogni gara con riferimenti alle fonti; la presentazione dell'offerta resta di Sua competenza.

Programmi e interfacce: collegamento agli strumenti che utilizza

Nelle vendite i dati si trovano in diversi programmi. La tabella presenta i casi più comuni. Prima del preventivo, verifichiamo quali modalità di collegamento offre il Suo sistema.

I nomi servono da riferimento e non indicano una partnership. Se un sistema non offre un'interfaccia, utilizziamo esportazione e importazione, una cartella monitorata o l'e-mail.

Collegare anziché sostituire

Non Le serve un nuovo CRM e noi non ne offriamo uno. L'IA lavora accanto al Suo CRM: legge, prepara e inserisce i dati dopo l'approvazione.

• Il Suo CRM resta il sistema di riferimento. Contatti, offerte e attività si trovano lì. L'IA scrive solo nei campi da Lei autorizzati.
• I Suoi modelli restano. Le offerte mantengono l'aspetto attuale, ma la bozza è pronta più rapidamente.
• Un processo alla volta. Iniziamo da un passaggio, ad esempio i rapporti di visita o le bozze di offerta, e lo facciamo funzionare inizialmente in parallelo al lavoro attuale.
• È sempre possibile tornare indietro. Tutti i dati restano nei Suoi sistemi. Senza l'IA, il Suo team commerciale continua a lavorare come prima.

Approvazioni e regole

Nelle vendite sono in gioco i prezzi e la Sua reputazione presso il cliente. Per questo, prima di iniziare, definiamo cosa può fare l'IA.

• Offerte: nessuna offerta viene inviata senza l'approvazione di una persona. L'IA crea bozze, non invia nulla.
• Prezzi e sconti: provengono solo dal Suo listino o dall'ERP. Lei stabilisce i limiti degli sconti e decide su ciò che li supera.
• Valutazione delle richieste: Lei stabilisce i criteri e ogni valutazione mostra la propria motivazione. È un aiuto per le vendite, non un giudizio sul cliente.
• E‑mail ai potenziali clienti: l'IA scrive bozze, non invia e-mail pubblicitarie a persone che non hanno dato il consenso.
• Pulizia dei dati nel CRM: l'IA non elimina né sovrascrive nulla autonomamente; una persona conferma le unioni e le eliminazioni.
• Registro: ogni proposta viene registrata con fonte, data e ora e decisione.

Per le e-mail pubblicitarie e le telefonate valgono regole che dipendono dal Paese: in Germania il § 7 UWG, in Austria il § 174 TKG 2021, in Svizzera la UWG. Per i dati personali nel CRM si applica il GDPR: un accordo sul trattamento dei dati con ciascun fornitore (Art. 28), trattamento nell'UE e una base giuridica per il contatto. Questa panoramica fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale.

Dati: storico dei clienti e prezzi

La qualità dei suggerimenti dipende dai dati con cui lavora l'IA.

• Storico dei clienti: richieste, offerte e colloqui precedenti mostrano ciò di cui un cliente ha bisogno e quando è stato sentito l'ultima volta. Se queste informazioni si trovano in e-mail e appunti, le leggiamo da lì.
• Dati dei prodotti e dei prezzi: listini, scaglioni di prezzo e condizioni sono la base di ogni offerta. Se sono obsoleti o diversi nei vari archivi, chiariamo prima la situazione.
• Qualità dei dati nel CRM: duplicati e campi mancanti alterano valutazioni e rapporti. Per questo esaminiamo prima i dati esistenti.
• Cosa può leggere l'IA: Lei stabilisce quali campi e clienti può vedere e quali no. Tutto viene eseguito su server nell'UE; definiamo con Lei i tempi di conservazione e la cancellazione. Maggiori informazioni in IA e protezione dei dati.

App e programmi su misura per le vendite

Alcune funzionalità non mancano nel CRM, ma nelle attività che lo precedono o lo affiancano. Le realizziamo come programmi su misura quando i prodotti standard non sono adatti:

• App per i commerciali sul territorio: appuntamenti, storico del cliente e note vocali in un'unica interfaccia, che funziona anche senza connessione e aggiorna poi il CRM.
• App per i rapporti di visita: da appunti sintetici o da una nota vocale, il rapporto viene creato in background e sottoposto a una breve verifica.
• Configuratore di offerte: i clienti o il team commerciale scelgono le varianti; le regole dei Suoi prodotti assicurano che vengano offerte solo soluzioni realizzabili.
• Portale clienti: offerte, ordini e documenti in un unico luogo per i Suoi clienti.

Questi programmi integrano il Suo CRM, non lo sostituiscono. Maggiori informazioni in Sviluppo di app.

Da dove iniziare

Queste tre domande aiutano a valutare la situazione:

1. Con quale rapidità il Suo team commerciale risponde alle nuove richieste e quali sono le cause quando serve più tempo?
2. Quale CRM e quali listini utilizza? I prezzi sono nel CRM o in file separati?
3. Quale passaggio richiede più tempo al Suo personale: scrivere offerte, ricontattare i clienti o aggiornare il CRM?

Se ci scrive le risposte, Le indichiamo da quale processo conviene iniziare e cosa deve restare al Suo team commerciale. Iniziamo con una fase di prova in parallelo al lavoro attuale.