Részlegek · Értékesítés Értékesítés automatizálása AI segítségével: megkeresések értékelése, árajánlatok előkészítése, CRM-adatok karbantartása

Értékesítési feladatok: hét folyamat áttekintése

Ezek jellemző folyamatok, nem ügyfélprojektek. Mindegyiknél az AI készíti elő a munkát, egy értékesítési munkatárs pedig ellenőriz és dönt. Kettőt külön cikk is részletesen tárgyal: Árajánlatok készítése AI segítségével és Érdeklődők minősítése AI segítségével.

1. Megkeresések olvasása és rangsorolása

A megkeresések űrlapon, e-mailben, telefonos jegyzetként és vásárokról érkeznek, nagyon eltérő minőségben.

• Bemenet: a megkeresés bármilyen formában, valamint mindaz, amit a CRM már tud a feladóról.
• Az AI előkészíti: felismeri, mire vonatkozik a megkeresés (termék, mennyiség, határidő), hozzárendeli egy ügyfélhez vagy új kapcsolathoz, és az Ön által meghatározott szempontok szerint értékeli. Az indoklást is feltünteti.
• Az értékesítési munkatárs ellenőrzi: az értékelést, és eldönti, ki és milyen gyorsan válaszoljon.
• Kimenet: bejegyzés a CRM-ben összefoglalóval, értékeléssel és választervezettel.

2. Árajánlat előkészítése a megkeresésből

Az árajánlat olyan tételekből, árakból és feltételekből áll, amelyek valahol már szerepelnek.

• Bemenet: a megkeresés, az Ön árlistája vagy ERP-rendszere és az árajánlatsablonja.
• Az AI előkészíti: kiválasztja a tételeket, beilleszti az árakat az árlistából, számol a mennyiségekkel, kitölti a sablont, és megjelöli, ami nem egyértelmű, például a hiányzó méreteket vagy az egyedi gyártást.
• Az értékesítési munkatárs ellenőrzi: a tervezetet, módosítja az árat vagy a feltételeket, majd jóváhagyja.
• Kimenet: árajánlattervezet az Ön sablonjának formátumában, még semmit sem küldtek ki.

3. Árajánlatok utánkövetése

Az utánkövetés gyakran elmarad, pedig sokszor éppen ezen múlik a megrendelés.

• Bemenet: nyitott árajánlatok dátummal, értékkel és az eddigi előzményekkel.
• Az AI előkészíti: felismeri azokat az árajánlatokat, amelyek után nem történt további kapcsolatfelvétel, és az előzményekhez illő érdeklődő üzenetet fogalmaz meg.
• Az értékesítési munkatárs ellenőrzi: az összes tervezetet, és eldönti, hogy telefonáljanak, írjanak vagy várjanak.
• Kimenet: az esedékes utánkövetési lépések listája tervezetekkel.

4. Ügyféllátogatási jelentések hangjegyzetekből

Az autóban vagy a találkozó után gyorsan elkészül egy hangjegyzet, a jelentést viszont gyakran csak napokkal később gépelik le.

• Bemenet: a látogatás után készült hangjegyzet vagy néhány kulcsszó.
• Az AI előkészíti: jelentést ír belőlük, és a CRM megfelelő mezőiben rögzíti a beszélgetés jegyzetét, a megállapodás szerinti következő lépéseket és az utánkövetési emlékeztetőt.
• Az értékesítési munkatárs ellenőrzi: röviden a jelentést, és kijavítja, ami nem pontos.
• Kimenet: ügyféllátogatási jelentés a CRM-ben, a következő lépésekhez tartozó feladatokkal.

5. CRM-adatok karbantartása

A CRM csak addig hasznos, amíg az adatok helyesek: a duplikátumok, a hiányzó kapcsolattartók és az elavult adatok problémát jelentenek.

• Bemenet: a CRM adatállománya, valamint az új e-mailek és időpontok.
• Az AI előkészíti: felismeri a duplikátumokat, összevonásokat javasol, az e-mail-aláírásokból kitölti a hiányzó mezőket, és megjelöli a régóta érintetlen bejegyzéseket.
• Az értékesítési munkatárs ellenőrzi: az összevonásokat és a törlési javaslatokat. Az AI önállóan semmit sem töröl vagy ír felül.
• Kimenet: megtisztított adatállomány és a nyitott kérdések listája.

6. Értékesítési jelentések

Az értékesítési folyamatban lévő lehetőségek, az árajánlatadási arány és az ügyfelenkénti árbevétel szerepel a CRM-ben, de ritkán olyan formában, amelyet valaki el is olvas.

• Bemenet: a CRM és az ERP adatai.
• Az AI előkészíti: programkód számítja ki az adatokból az olyan mutatókat, mint az árajánlatok összértéke, a sikeres üzletkötések aránya és az értékesítési folyamatban lévő lehetőségek. Az AI ezek alapján röviden leírja az alakulásukat, és megadja azokat a számokat, amelyekre támaszkodik.
• Az értékesítési munkatárs ellenőrzi: a jelentést, mielőtt az a megbeszélésre kerül.
• Kimenet: heti vagy havi jelentés szöveges értékeléssel.

7. Pályázati kiírások keresése és előzetes ellenőrzése

Aki pályázatokon vesz részt, sok dokumentumot olvas el, mire kiderül, érdemes-e árajánlatot adnia.

• Bemenet: az Ön által használt portálokról származó pályázati dokumentáció.
• Az AI előkészíti: összefoglalja a követelményeket, a határidőket és az odaítélési szempontokat, majd összeveti őket az Ön kínálatával és referenciáival.
• Az értékesítési munkatárs ellenőrzi: az összefoglalót, és dönt a részvételről és a benyújtásról.
• Kimenet: minden pályázatról rövid értékelés a vonatkozó forráshelyekkel, a benyújtás továbbra is az Ön feladata.

Programok és interfészek: kapcsolódás a már használt rendszerekhez

Az értékesítésben az adatok több programban találhatók. A táblázat a szokásos eseteket mutatja. Még az árajánlat előtt tisztázzuk, milyen lehetőséget kínál az Ön rendszere.

A nevek a tájékozódást szolgálják, és nem jelentenek partneri kapcsolatot. Ha egy rendszer nem kínál interfészt, exporttal és importtal, figyelt mappával vagy e-maillel dolgozunk.

Összekapcsolás csere helyett

Nincs szüksége új CRM-re, és mi sem kínálunk ilyet. Az AI a CRM mellett dolgozik: olvas, előkészít, majd jóváhagyás után rögzíti az adatokat.

• A CRM marad az elsődleges rendszer. A kapcsolatok, árajánlatok és tevékenységek ott szerepelnek. Az AI csak az Ön által engedélyezett mezőkbe ír.
• A sablonjai megmaradnak. Az árajánlatok ugyanúgy néznek ki, mint eddig, csak a tervezet készül el gyorsabban.
• Egyszerre egy folyamat. Egy lépéssel kezdünk, például az ügyféllátogatási jelentésekkel vagy az árajánlattervezetekkel, és először a megszokott munkával párhuzamosan működtetjük.
• A visszatérés lehetősége megmarad. Minden adat az Ön rendszereiben található. Az AI nélkül az értékesítési csapata ugyanúgy dolgozhat tovább, mint korábban.

Jóváhagyások és szabályok

Az értékesítésben árakról és az ügyfelek körében kialakult hírnevéről van szó. Ezért már az indulás előtt meghatározzuk, mit tehet az AI.

• Árajánlatok: emberi jóváhagyás nélkül egyetlen árajánlatot sem küldenek ki. Az AI tervezeteket készít, de semmit sem küld el.
• Árak és kedvezmények: kizárólag az Ön árlistájából vagy az ERP-ből származnak. A kedvezmények határait Ön szabja meg, és az ezeken túli engedményekről is Ön dönt.
• A megkeresések értékelése: a szempontokat Ön határozza meg, és minden értékelésnél látható az indoklás. Az értékelés az értékesítést segíti, nem az ügyfélről alkotott ítélet.
• E‑mailek az érdeklődőknek: az AI tervezeteket ír, és nem küld reklámcélú e-maileket olyan személyeknek, akik nem adták ehhez a hozzájárulásukat.
• Adatminőség a CRM-ben: az AI önállóan semmit sem töröl vagy ír felül, az összevonásokat és törléseket ember hagyja jóvá.
• Naplózás: minden javaslatot a forrással, az időponttal és a döntéssel együtt rögzítünk.

A reklámcélú e-mailekre és hívásokra országonként eltérő szabályok vonatkoznak: Németországban a § 7 UWG, Ausztriában a § 174 TKG 2021, Svájcban pedig az UWG. A CRM-ben tárolt személyes adatokra a GDPR vonatkozik: minden szolgáltatóval adatfeldolgozási szerződés (Art. 28), EU-n belüli adatkezelés és a megkereséshez megfelelő jogalap szükséges. Ez az áttekintés általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás.

Adatok: ügyfélelőzmények és árak

A javaslatok minősége az AI által használt adatoktól függ.

• Ügyfélelőzmények: a korábbi megkeresések, árajánlatok és beszélgetések megmutatják, mire van szüksége az ügyfélnek, és mikor volt vele legutóbb kapcsolat. Ha ezek e-mailekben és jegyzetekben találhatók, onnan olvassuk be őket.
• Termék- és áradatok: az árlisták, ársávok és feltételek minden árajánlat alapját képezik. Ha elavultak, vagy több helyen eltérnek, először ezt tisztázzuk.
• A CRM-adatok minősége: a duplikátumok és a hiányzó mezők torzítják az értékelést és a jelentéseket. Ezért először átnézzük az adatállományt.
• Mit olvashat az AI: Ön határozza meg, mely mezőket és ügyfeleket láthatja, és melyeket nem. Minden az EU-ban található szervereken fut, a tárolási időt és a törlést Önnel közösen határozzuk meg. Bővebben az AI és adatvédelem oldalon.

Egyedi alkalmazások és programok az értékesítéshez

Bizonyos funkciók nem a CRM-ből hiányoznak, hanem az azt megelőző vagy mellette végzett munkából. Ezekhez egyedi programokat készítünk, ha a kész termékek nem megfelelőek:

• Alkalmazás a területi értékesítőknek: időpontok, ügyfélelőzmények és hangjegyzet egy olyan felületen, amely hálózat nélkül is működik, majd utólag feltölti az adatokat a CRM-be.
• Alkalmazás ügyféllátogatási jelentésekhez: kulcsszavak vagy hangjegyzet alapján a háttérben elkészül a jelentés, amelyet röviden ellenőriznek.
• Árajánlat-konfigurátor: az ügyfelek vagy az értékesítési munkatársak változatokat választanak, a termékszabályok pedig biztosítják, hogy csak megvalósítható lehetőségek kerüljenek az árajánlatba.
• Ügyfélportál: árajánlatok, megrendelések és dokumentumok egy helyen az ügyfelei számára.

Ezek a programok kiegészítik a CRM-rendszerét, nem helyettesítik. Bővebben az Alkalmazásfejlesztés oldalon.

Hol érdemes kezdeni

Ez a három kérdés segít a felmérésben:

1. Milyen gyorsan válaszol az értékesítési csapata az új megkeresésekre, és mi az oka, ha ez hosszabb időt vesz igénybe?
2. Milyen CRM-et és árlistákat használ, és az árak a rendszerben vagy fájlokban találhatók?
3. Melyik lépés veszi el a legtöbb időt a munkatársaitól: az árajánlatok megírása, az utánkövetés vagy az adatok utólagos rögzítése a CRM-ben?

Ha megírja nekünk a válaszokat, elmondjuk, melyik folyamattal érdemes kezdeni, és minek kell az értékesítési csapatánál maradnia. A megszokott munkával párhuzamos próbaüzemmel kezdünk.