Afdelingen · Verkoop Sales automation met AI: aanvragen beoordelen, offertes voorbereiden, CRM bijhouden

Verkooptaken: zeven processen op een rij

Dit zijn gebruikelijke processen, geen klantprojecten. In elk proces bereidt de AI voor en controleert en beslist een verkoopmedewerker. Twee ervan worden uitgebreider behandeld in aparte artikelen: offertes maken met AI en leads kwalificeren met AI.

1. Aanvragen lezen en prioriteren

Aanvragen komen binnen via formulieren, e-mails, telefoonnotities en beurzen, met sterk uiteenlopende kwaliteit.

• Invoer: de aanvraag in elke vorm, plus wat uw CRM al over de afzender weet.
• AI bereidt voor: herkent wat wordt aangevraagd (product, hoeveelheid, datum), koppelt de aanvraag aan een klant of nieuw contact en beoordeelt deze op basis van door u vastgelegde criteria. De onderbouwing staat erbij.
• Verkoop controleert: de beoordeling en beslist wie hoe snel antwoordt.
• Uitvoer: een CRM-registratie met samenvatting, beoordeling en conceptantwoord.

2. Een offerte voorbereiden op basis van de aanvraag

Een offerte bestaat uit posten, prijzen en voorwaarden die al ergens zijn vastgelegd.

• Invoer: de aanvraag, uw prijslijst of ERP en uw offertesjabloon.
• AI bereidt voor: kiest posten, vult prijzen uit de prijslijst in, berekent hoeveelheden, vult het sjabloon en markeert wat onduidelijk is, zoals ontbrekende afmetingen of maatwerk.
• Verkoop controleert: het concept, wijzigt de prijs of voorwaarden en keurt goed.
• Uitvoer: een offerteconcept in de opmaak van uw sjabloon. Er is niets verstuurd.

3. Offertes opvolgen

Opvolging wordt vaak vergeten, terwijl juist hier wordt beslist over opdrachten.

• Invoer: openstaande offertes met datum, waarde en de contactgeschiedenis tot nu toe.
• AI bereidt voor: herkent offertes waarna geen contact meer is geweest en stelt een vervolgbericht op dat past bij de contactgeschiedenis.
• Verkoop controleert: elk concept en beslist of er wordt gebeld, geschreven of gewacht.
• Uitvoer: een lijst van opvolgacties die aan de beurt zijn, met concepten.

4. Bezoekverslagen op basis van spraaknotities

In de auto of na de afspraak is een spraaknotitie snel opgenomen. Een verslag wordt daarentegen vaak pas dagen later getypt.

• Invoer: de spraaknotitie of enkele kernwoorden na het bezoek.
• AI bereidt voor: schrijft er een verslag van en vult de gespreksnotitie, afgesproken vervolgstappen en opvolgdatum in de juiste CRM-velden in.
• Verkoop controleert: het verslag kort en corrigeert wat niet klopt.
• Uitvoer: een bezoekverslag in het CRM met taken voor de volgende stappen.

5. CRM-gegevens bijhouden

Een CRM helpt alleen zolang de gegevens kloppen: dubbele vermeldingen, ontbrekende contactpersonen, verouderde informatie.

• Invoer: de CRM-gegevens en nieuwe e-mails en afspraken.
• AI bereidt voor: herkent dubbele vermeldingen, stelt samenvoegingen voor, vult ontbrekende velden aan op basis van e-mailhandtekeningen en markeert vermeldingen die al lang niet zijn bijgewerkt.
• Verkoop controleert: samenvoegingen en voorstellen voor verwijdering. De AI verwijdert of overschrijft niets zelf.
• Uitvoer: opgeschoonde gegevens en een lijst met openstaande vragen.

6. Verkooprapporten

De pipeline, het offertepercentage en de omzet per klant staan in het CRM, maar zelden in een vorm die iemand leest.

• Invoer: de gegevens uit CRM en ERP.
• AI bereidt voor: code berekent kengetallen zoals offertevolume, conversiepercentage en pipeline uit de gegevens. De AI schrijft op basis daarvan een korte beschrijving van de ontwikkeling en noemt de cijfers waarop die is gebaseerd.
• Verkoop controleert: het rapport voordat het in de vergadering wordt besproken.
• Uitvoer: een week- of maandrapport met toelichting.

7. Aanbestedingen vinden en vooraf beoordelen

Wie aan aanbestedingen deelneemt, leest veel documenten voordat duidelijk is of een offerte loont.

• Invoer: aanbestedingsdocumenten van de portalen die u gebruikt.
• AI bereidt voor: vat eisen, termijnen en gunningscriteria samen en vergelijkt die met uw aanbod en referenties.
• Verkoop controleert: de samenvatting en beslist over deelname en indiening.
• Uitvoer: een korte beoordeling per aanbesteding met bronpassages. De indiening blijft bij u.

Programma's en koppelingen: aansluiten op wat u gebruikt

Bij de verkoopafdeling staan gegevens in meerdere programma's. De tabel noemt de gebruikelijke gevallen. Welke mogelijkheid uw systeem biedt, zoeken we uit vóór de offerte.

De namen dienen ter oriëntatie en wijzen niet op een partnerschap. Als een systeem geen koppeling biedt, werken wij met export en import, een bewaakte map of e-mail.

Koppelen in plaats van vervangen

U heeft geen nieuw CRM nodig en we bieden er geen aan. De AI werkt naast uw CRM: ze leest, bereidt voor en voert na goedkeuring gegevens in.

• Uw CRM blijft leidend. Contacten, offertes en activiteiten staan daar. De AI schrijft alleen in velden die u vrijgeeft.
• Uw sjablonen blijven behouden. Offertes zien er hetzelfde uit als voorheen, alleen is het concept sneller klaar.
• Het ene proces na het andere. We beginnen met één stap, zoals bezoekverslagen of offerteconcepten, en laten die eerst naast het bestaande werk draaien.
• U kunt altijd terug. Alle gegevens staan in uw systemen. Zonder AI werkt uw verkoopteam verder zoals voorheen.

Goedkeuringen en regels

Bij verkoop gaat het om prijzen en uw reputatie bij de klant. Daarom leggen wij vóór de start vast wat de AI mag doen.

• Offertes: er wordt geen offerte verstuurd zonder goedkeuring van een persoon. De AI maakt concepten en verstuurt niets.
• Prijzen en kortingen: uitsluitend uit uw prijslijst of ERP-systeem. U bepaalt de kortingsgrenzen. Alles daarboven blijft uw beslissing.
• Aanvragen beoordelen: u bepaalt de criteria en elke beoordeling toont de onderbouwing. Het is een hulpmiddel voor het verkoopteam, geen oordeel over de klant.
• E‑mails aan belangstellenden: de AI schrijft concepten en stuurt geen reclame-e-mails aan personen die geen toestemming hebben gegeven.
• Gegevenskwaliteit in het CRM: de AI verwijdert of overschrijft zelf niets. Een mens bevestigt samenvoegingen en verwijderingen.
• Logboek: Elk voorstel wordt vastgelegd met bron, tijdstip en beslissing.

Voor reclame-e-mails en telefoontjes gelden regels die per land verschillen: in Duitsland § 7 UWG, in Oostenrijk § 174 TKG 2021, in Zwitserland het UWG. Voor persoonsgegevens in het CRM geldt de AVG: een verwerkersovereenkomst met elke aanbieder (Art. 28), verwerking in de EU en een rechtsgrondslag voor het benaderen van personen. Dit overzicht biedt algemene informatie en is geen juridisch advies.

Gegevens: klantgeschiedenis en prijzen

De kwaliteit van de voorstellen hangt af van de gegevens waarmee de AI werkt.

• Klantgeschiedenis: eerdere aanvragen, offertes en gesprekken laten zien wat een klant nodig heeft en wanneer er voor het laatst contact was. Als die geschiedenis in e-mails en notities staat, lezen wij deze daaruit.
• Product- en prijsgegevens: prijslijsten, staffels en voorwaarden vormen de basis van elke offerte. Als ze verouderd zijn of op verschillende plaatsen afwijken, zoeken wij dat eerst uit.
• Kwaliteit van de CRM-gegevens: dubbele gegevens en ontbrekende velden vertekenen beoordelingen en rapporten. Daarom bekijken wij eerst de bestaande gegevens.
• Wat de AI mag lezen: u bepaalt welke velden en klanten de AI ziet en welke niet. Alles draait op servers in de EU. De bewaartermijn en verwijdering bepalen wij samen met u. Meer bij AI en gegevensbescherming.

Eigen apps en programma's voor het verkoopteam

Sommige zaken ontbreken niet in het CRM, maar in de stappen ervoor of ernaast. Dat bouwen wij als eigen programma's wanneer standaardproducten niet passen:

• Buitendienstapp: afspraken, klantgeschiedenis en spraaknotities in één interface die ook zonder verbinding werkt en daarna het CRM aanvult.
• App voor bezoekverslagen: trefwoorden of een spraaknotitie, het verslag wordt op de achtergrond gemaakt en kort gecontroleerd.
• Offerteconfigurator: klanten of het verkoopteam kiezen varianten. Uw productregels zorgen ervoor dat alleen mogelijke combinaties worden aangeboden.
• Klantportaal: offertes, orders en documenten op één plek voor uw klanten.

Deze programma's vullen uw CRM aan en vervangen het niet. Meer bij app-ontwikkeling.

Waar u begint

Deze drie vragen helpen bij de inschatting:

1. Hoe snel beantwoordt uw verkoopteam nieuwe aanvragen, en waar ligt het aan als het langer duurt?
2. Welk CRM en welke prijslijsten gebruikt u, en staan de prijzen daarin of in bestanden?
3. Welke stap kost uw medewerkers de meeste tijd: offertes schrijven, opvolgen of het CRM achteraf bijwerken?

Als u ons uw antwoorden stuurt, vertellen wij u welk proces als eerste de moeite waard is en wat bij uw verkoopteam moet blijven. Wij beginnen met proefdraaien naast het bestaande werk.