Τμήματα · Πωλήσεις CRM AI στις πωλήσεις: αξιολόγηση αιτημάτων, προσφορές και ενημερωμένο CRM

Εργασίες πωλήσεων: μια επισκόπηση επτά διαδικασιών

Αυτές είναι τυπικές διαδικασίες, όχι έργα πελατών. Σε κάθε περίπτωση, το AI προετοιμάζεται και ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων ελέγχει και αποφασίζει. Δύο από αυτούς εμβαθύνουν στα δικά τους άρθρα: Δημιουργήστε προσφορές με AI και Πρωτοπόρος προσόν με AI.

1. Διαβάστε και ιεραρχήστε τα αιτήματα

Οι ερωτήσεις γίνονται μέσω φόρμας, email, τηλεφωνικού μηνύματος και εμπορικής έκθεσης, με πολύ διαφορετική ποιότητα.

• Είσοδος: το αίτημα σε κάθε μορφή, καθώς και όσα γνωρίζει ήδη το CRM για τον αποστολέα.
• Το AI προετοιμάζει: αναγνωρίζει αυτό που ζητείται (προϊόν, ποσότητα, ημερομηνία), αναθέτει το αίτημα σε έναν πελάτη ή σε μια νέα επαφή και το αξιολογεί σύμφωνα με κριτήρια που καθορίζετε εσείς. Ο λόγος είναι εκεί.
• Έλεγχοι πωλήσεων: τη βαθμολογία και αποφασίζει ποιος απαντά και πόσο γρήγορα.
• Έξοδος: μια εγγραφή στο CRM με περίληψη, βαθμολογία και πρόχειρη απάντηση.

2. Προετοιμάστε προσφορά από το αίτημα

Μια προσφορά αποτελείται από θέσεις, τιμές και προϋποθέσεις που είναι ήδη γραμμένες κάπου.

• Είσοδος: το αίτημα, τον τιμοκατάλογο σας ή το ERP και το πρότυπο προσφοράς σας.
• Το AI προετοιμάζει: επιλέγει θέσεις, εισάγει τιμές από τον τιμοκατάλογο, υπολογίζει τις ποσότητες, συμπληρώνει το πρότυπο και επισημαίνει οτιδήποτε είναι ασαφές, όπως διαστάσεις που λείπουν ή ένα προϊόν κατά παραγγελία.
• Έλεγχοι πωλήσεων: το σχέδιο, αλλάζει την τιμή ή τους όρους και κυκλοφορεί.
• Έξοδος: μια πρόχειρη προσφορά στη μορφή του προτύπου σας, τίποτα δεν έχει σταλεί.

3. Παρακολούθηση προσφορών

Η παρακολούθηση συχνά ξεχνιέται, παρόλο που οι παραγγελίες αποφασίζονται εδώ.

• Είσοδος: ανοίξτε προσφορές με ημερομηνία, αξία και προηγούμενο ιστορικό.
• Το AI προετοιμάζει: αναγνωρίζει προσφορές που δεν έχουν πλέον επαφή και σχεδιάζει μια απαίτηση που ταιριάζει στο μάθημα.
• Έλεγχοι πωλήσεων: κάθε πρόχειρο και αποφασίζει αν θα καλέσει, θα γράψει ή θα περιμένει.
• Έξοδος: λίστα με τις δέουσες συνέχεια με προσχέδια.

4. Επισκεφτείτε αναφορές από φωνητικές σημειώσεις

Μια φωνητική σημείωση καταγράφεται γρήγορα στο αυτοκίνητο ή μετά το ραντεβού, αλλά μια αναφορά συχνά πληκτρολογείται μόνο ημέρες αργότερα.

• Είσοδος: η φωνητική σημείωση ή μερικές λέξεις-κλειδιά μετά την επίσκεψη.
• Το AI προετοιμάζει: Γράφει μια αναφορά από αυτό, δημιουργεί μια σημείωση της συνομιλίας, συμφωνημένα επόμενα βήματα και μια συνέχεια στα κατάλληλα πεδία CRM.
• Έλεγχοι πωλήσεων: η αναφορά εν συντομία και διορθώνει το λάθος.
• Έξοδος: μια αναφορά επίσκεψης στο CRM με εργασίες για τα επόμενα βήματα.

5. Διατηρήστε δεδομένα CRM

Ένα CRM βοηθά μόνο εφόσον τα δεδομένα είναι σωστά: διπλότυπα, επαφές που λείπουν, παρωχημένες καταστάσεις.

• Είσοδος: το απόθεμα CRM και τα νέα email και τα ραντεβού.
• Το AI προετοιμάζει: αναγνωρίζει διπλότυπα, προτείνει συγχωνεύσεις, προσθέτει πεδία που λείπουν από υπογραφές email και επισημαίνει καταχωρήσεις που δεν έχουν αγγίξει για μεγάλο χρονικό διάστημα.
• Έλεγχοι πωλήσεων: Προτάσεις συγχωνεύσεων και διαγραφής. Το AI δεν διαγράφει ούτε αντικαθιστά τίποτα από μόνο του.
• Έξοδος: ένα καθαρό απόθεμα και μια λίστα ανοιχτών ερωτήσεων.

6. Αναφορές πωλήσεων

Το Pipeline, το ποσοστό προσφοράς και οι πωλήσεις ανά πελάτη βρίσκονται στο CRM, αλλά σπάνια σε μορφή που διαβάζει κανείς.

• Είσοδος: τα δεδομένα από το CRM και το ERP.
• Το AI προετοιμάζει: Ο Code υπολογίζει βασικά στοιχεία όπως ο όγκος προσφοράς, ο ρυθμός ολοκλήρωσης και η διοχέτευση από τα δεδομένα. Το AI το χρησιμοποιεί για να γράψει μια σύντομη περιγραφή της ανάπτυξης και δίνει τους αριθμούς στους οποίους βασίζεται.
• Έλεγχοι πωλήσεων: την έκθεση πριν από τη συνεδρίαση.
• Έξοδος: μια εβδομαδιαία ή μηνιαία αναφορά με σχολιασμό.

7. Βρείτε και προελέγξτε τις προσφορές

Όποιος συμμετέχει σε διαγωνισμούς διαβάζει πολλά έγγραφα προτού καταστεί σαφές εάν μια προσφορά αξίζει τον κόπο.

• Είσοδος: Έγγραφα διαγωνισμού από τις πύλες που χρησιμοποιείτε.
• Το AI προετοιμάζει: συνοψίζει τις απαιτήσεις, τις προθεσμίες και τα κριτήρια ανάθεσης και τα συγκρίνει με την προσφορά και τις αναφορές σας.
• Έλεγχοι πωλήσεων: την περίληψη και αποφασίζει για τη συμμετοχή και την υποβολή.
• Έξοδος: μια σύντομη αξιολόγηση κάθε διαφήμισης με παραπομπές, η υποβολή παραμένει μαζί σας.

Προγράμματα και διεπαφές: σύνδεση με αυτό που χρησιμοποιείτε

Στις πωλήσεις, τα δεδομένα αποθηκεύονται σε πολλά προγράμματα. Ο πίνακας παραθέτει τις συνήθεις περιπτώσεις. Θα διευκρινίσουμε ποια επιλογή προσφέρει το σύστημά σας πριν κάνετε την προσφορά.

Τα ονόματα είναι για λόγους προσανατολισμού και δεν σημαίνουν συνεργασία. Όπου ένα σύστημα δεν προσφέρει διεπαφή, εργαζόμαστε με εξαγωγή και εισαγωγή, έναν φάκελο παρακολούθησης ή ένα email.

Σύνδεση αντί αντικατάστασης

Δεν χρειάζεστε ένα νέο CRM και δεν το προσφέρουμε. Το AI λειτουργεί παράλληλα με το CRM σας: διαβάζει, προετοιμάζει και εισάγει δεδομένα μετά την έγκριση.

• Το CRM σας παραμένει κορυφαίο. Επαφές, προσφορές και δραστηριότητες είναι διαθέσιμες εκεί. Το AI γράφει μόνο σε πεδία που εγκρίνετε.
• Τα πρότυπά σας παραμένουν. Οι προσφορές φαίνονται ίδιες με πριν, μόνο το σχέδιο υπάρχει πιο γρήγορα.
• Η μια διαδικασία μετά την άλλη. Ξεκινάμε με ένα βήμα, όπως οι αναφορές επίσκεψης ή οι προσχέδια προσφορών, και το αφήνουμε να τρέχει παράλληλα με την προηγούμενη εργασία.
• Ο δρόμος της επιστροφής παραμένει ανοιχτός. Όλα τα δεδομένα βρίσκονται στα συστήματά σας. Χωρίς AI, οι πωλήσεις σας θα συνεχίσουν να λειτουργούν όπως πριν.

Εκδόσεις και κανόνες

Οι πωλήσεις αφορούν τις τιμές και τη φήμη σας στους πελάτες. Γι' αυτό καθορίζουμε τι επιτρέπεται να κάνει το AI πριν ξεκινήσουμε.

• Προσφορές: Καμία προσφορά δεν γίνεται χωρίς την έγκριση κάποιου προσώπου. Το AI δημιουργεί προσχέδια, δεν στέλνει τίποτα.
• Τιμές και εκπτώσεις: μόνο από τον τιμοκατάλογο σας ή το ERP. Θέτετε όρια έκπτωσης και οτιδήποτε παραπάνω παραμένει απόφασή σας.
• Αξιολόγηση αιτημάτων: Βάζεις τα κριτήρια και κάθε αξιολόγηση δείχνει την αιτιολόγησή της. Είναι ένα βοήθημα στις πωλήσεις, όχι μια κρίση για τον πελάτη.
• Email προς τους ενδιαφερόμενους: Το AI γράφει προσχέδια, δεν στέλνει διαφημιστικά email σε άτομα που δεν έχουν συμφωνήσει.
• Υγιεινή δεδομένων στο CRM: Το AI δεν διαγράφει ούτε αντικαθιστά τίποτα από μόνο του. ένας άνθρωπος επιβεβαιώνει συγχωνεύσεις και διαγραφές.
• Πρωτόκολλο: Κάθε πρόταση καταγράφεται με πηγή, χρόνο και απόφαση.

Οι κανόνες που εξαρτώνται από τη χώρα ισχύουν για διαφημιστικά email και κλήσεις: Γερμανία § 7 UWG, στην Αυστρία § 174 TKG 2021, στην Ελβετία το UWG. Ο GDPR ισχύει για προσωπικά δεδομένα στο CRM: σύμβαση για την επεξεργασία παραγγελιών με κάθε πάροχο (άρθρο 28), επεξεργασία στην ΕΕ και νομική βάση για επικοινωνία. Αυτή η επισκόπηση είναι γενικές πληροφορίες και όχι νομικές συμβουλές.

Δεδομένα: ιστορικό πελατών και τιμές

Η ποιότητα των προτάσεων εξαρτάται από τα δεδομένα με τα οποία λειτουργεί το AI.

• Ιστορικό πελατών: Προηγούμενες έρευνες, προσφορές και συνομιλίες δείχνουν τι χρειάζεται ένας πελάτης και πότε ενημερώθηκε για τελευταία φορά. Όπου υπάρχει σε email και σημειώσεις, το διαβάζουμε από εκεί.
• Στοιχεία προϊόντος και τιμής: Τιμοκατάλογοι, κλίμακες και προϋποθέσεις αποτελούν τη βάση κάθε προσφοράς. Εάν είναι ξεπερασμένα ή διαφορετικά σε πολλά σημεία, θα το διευκρινίσουμε πρώτα.
• Ποιότητα δεδομένων CRM: Τα διπλότυπα και τα πεδία που λείπουν παραμορφώνουν τις αξιολογήσεις και τις αναφορές. Γι' αυτό εξετάζουμε πρώτα το απόθεμα.
• Τι επιτρέπεται να διαβάσει το AI: Εσείς καθορίζετε ποια πεδία και πελάτες βλέπει και ποιους όχι. Όλα εκτελούνται σε διακομιστές στην ΕΕ, καθορίζουμε την περίοδο αποθήκευσης και τη διαγραφή μαζί σας. Περισσότερα παρακάτω AI και προστασία δεδομένων.

Διαθέτετε εφαρμογές και προγράμματα για πωλήσεις

Κάποια πράγματα δεν λείπουν στο CRM, αλλά μπροστά ή δίπλα του. Κατασκευάζουμε αυτά ως δικά μας προγράμματα εάν τα τυπικά προϊόντα δεν ταιριάζουν:

• Εφαρμογή υπηρεσίας πεδίου: Ραντεβού, ιστορικό πελατών και φωνητικές σημειώσεις σε μια διεπαφή που λειτουργεί επίσης χωρίς δίκτυο και στη συνέχεια γεμίζει το CRM.
• Επισκεφτείτε την εφαρμογή αναφοράς: Λέξεις-κλειδιά ή φωνητικό σημείωμα, η αναφορά δημιουργείται στο παρασκήνιο και ελέγχεται για λίγο.
• Διαμορφωτής προσφοράς: Οι πελάτες ή οι πωλήσεις επιλέγουν παραλλαγές, οι κανόνες των προϊόντων σας διασφαλίζουν ότι προσφέρεται μόνο ό,τι είναι δυνατό.
• Πύλη πελατών: Προσφορές, παραγγελίες και έγγραφα σε ένα μέρος για τους πελάτες σας.

Αυτά τα προγράμματα συμπληρώνουν το CRM σας, δεν το αντικαθιστούν. Περισσότερα για αυτό παρακάτω Ανάπτυξη εφαρμογών.

Εκεί που ξεκινάς

Αυτές οι τρεις ερωτήσεις βοηθούν στην αξιολόγηση:

1. Πόσο γρήγορα ανταποκρίνεται το τμήμα πωλήσεών σας σε νέα ερωτήματα και γιατί διαρκεί περισσότερο;
2. Ποια CRM και τιμοκαταλόγους χρησιμοποιείτε και υπάρχουν οι τιμές εκεί ή σε αρχεία;
3. Ποιο βήμα κοστίζει περισσότερο χρόνο στους ανθρώπους σας: σύνταξη προσφορών, παρακολούθηση ή ενημέρωση του CRM;

Εάν μας γράψετε τις απαντήσεις, θα σας πούμε ποια διαδικασία αξίζει πρώτα και τι πρέπει να παραμείνει στο τμήμα πωλήσεών σας. Ξεκινάμε με μια δοκιμαστική λειτουργία παράλληλα με την προηγούμενη εργασία.