Działy · Sprzedaż Automatyzacja sprzedaży z AI: ocena zapytań, przygotowywanie ofert i aktualizacja CRM

Zadania w sprzedaży: przegląd siedmiu procesów

To typowe procesy, a nie projekty dla klientów. W każdym AI przygotowuje wynik, a pracownik sprzedaży go sprawdza i podejmuje decyzję. Dwa z nich omawiamy szerzej w osobnych artykułach: Tworzenie ofert z pomocą AI oraz Kwalifikacja leadów z AI.

1. Czytanie zapytań i ustalanie priorytetów

Zapytania przychodzą przez formularz, e-mail, notatkę z rozmowy telefonicznej i targi, a ich jakość jest bardzo różna.

• Dane wejściowe: zapytanie w dowolnej formie oraz informacje o nadawcy dostępne już w Państwa CRM.
• AI przygotowuje: rozpoznaje przedmiot zapytania (produkt, ilość, termin), przypisuje zapytanie do klienta lub nowego kontaktu i ocenia je według określonych przez Państwa kryteriów. Uzasadnienie jest widoczne obok oceny.
• Dział sprzedaży sprawdza: ocenę i decyduje, kto odpowie oraz jak szybko.
• Wynik: wpis w CRM z podsumowaniem, oceną i projektem odpowiedzi.

2. Przygotowanie oferty na podstawie zapytania

Oferta składa się z pozycji, cen i warunków, które już gdzieś są zapisane.

• Dane wejściowe: zapytanie, Państwa cennik lub ERP oraz szablon oferty.
• AI przygotowuje: wybiera pozycje, wstawia ceny z cennika, oblicza ilości, wypełnia szablon i oznacza niejasności, na przykład brakujące wymiary lub wykonanie na specjalne zamówienie.
• Dział sprzedaży sprawdza: projekt, zmienia cenę lub warunki i zatwierdza.
• Wynik: projekt oferty w formacie Państwa szablonu, nic nie zostało wysłane.

3. Ponowny kontakt po wysłaniu oferty

O ponownym kontakcie często się zapomina, choć właśnie wtedy rozstrzyga się wiele zleceń.

• Dane wejściowe: otwarte oferty z datą, wartością i dotychczasowym przebiegiem kontaktu.
• AI przygotowuje: rozpoznaje oferty, po których kontakt ustał, i tworzy projekt pytania dopasowany do dotychczasowego przebiegu rozmów.
• Dział sprzedaży sprawdza: każdy projekt i decyduje, czy zadzwonić, napisać czy poczekać.
• Wynik: lista działań związanych z ponownym kontaktem, których termin nadszedł, wraz z projektami wiadomości.

4. Raporty z wizyt na podstawie notatek głosowych

W samochodzie lub po spotkaniu można szybko nagrać notatkę głosową, podczas gdy raport bywa pisany dopiero po kilku dniach.

• Dane wejściowe: notatka głosowa lub kilka haseł po wizycie.
• AI przygotowuje: pisze na tej podstawie raport i zapisuje notatkę z rozmowy, uzgodnione kolejne kroki oraz przypomnienie o powrocie do sprawy we właściwych polach CRM.
• Dział sprzedaży sprawdza: krótko przegląda raport i poprawia błędy.
• Wynik: raport z wizyty w CRM z zadaniami dotyczącymi kolejnych kroków.

5. Aktualizacja danych w CRM

CRM pomaga tylko wtedy, gdy dane są poprawne. Problemy to duplikaty, brakujące osoby kontaktowe i nieaktualne informacje.

• Dane wejściowe: obecne dane CRM oraz nowe e-maile i spotkania.
• AI przygotowuje: rozpoznaje duplikaty, proponuje łączenie wpisów, uzupełnia brakujące pola ze stopek e-maili i oznacza wpisy, których od dawna nie aktualizowano.
• Dział sprzedaży sprawdza: propozycje łączenia i usuwania. AI samodzielnie niczego nie usuwa ani nie nadpisuje.
• Wynik: uporządkowane dane i lista otwartych pytań.

6. Raporty sprzedażowe

Lejek sprzedaży, wskaźnik ofertowania i przychód na klienta znajdują się w CRM, ale rzadko w formie, którą ktoś czyta.

• Dane wejściowe: dane z CRM i ERP.
• AI przygotowuje: kod oblicza na podstawie danych wskaźniki, takie jak wartość ofert, współczynnik finalizacji sprzedaży i stan lejka sprzedaży. AI tworzy na tej podstawie krótki opis zmian i podaje liczby, na których się opiera.
• Dział sprzedaży sprawdza: raport, zanim trafi on na spotkanie.
• Wynik: raport tygodniowy lub miesięczny z komentarzem.

7. Wyszukiwanie i wstępna ocena przetargów

Uczestnicy przetargów czytają wiele dokumentów, zanim okaże się, czy warto złożyć ofertę.

• Dane wejściowe: dokumentacja przetargowa z portali, z których Państwo korzystają.
• AI przygotowuje: podsumowuje wymagania, terminy i kryteria wyboru oferty oraz porównuje je z Państwa ofertą i referencjami.
• Dział sprzedaży sprawdza: podsumowanie i decyduje o udziale oraz złożeniu oferty.
• Wynik: krótka ocena każdego przetargu ze wskazaniem źródeł. Złożenie oferty pozostaje po Państwa stronie.

Programy i interfejsy: integracja z używanymi rozwiązaniami

W sprzedaży dane znajdują się w kilku programach. Tabela przedstawia typowe przypadki. Dostępny sposób integracji Państwa systemu ustalamy przed złożeniem oferty.

Nazwy służą orientacji i nie oznaczają partnerstwa. Gdy system nie udostępnia interfejsu, korzystamy z eksportu i importu, monitorowanego folderu lub poczty e-mail.

Integracja zamiast wymiany

Nie potrzebują Państwo nowego CRM i go nie oferujemy. AI działa obok Państwa CRM: odczytuje dane, przygotowuje wynik i zapisuje go po zatwierdzeniu.

• Państwa CRM pozostaje systemem nadrzędnym. To w nim znajdują się kontakty, oferty i działania. AI zapisuje dane tylko w polach, na które Państwo zezwolą.
• Państwa szablony pozostają. Oferty wyglądają jak dotychczas, tylko projekt powstaje szybciej.
• Jeden proces po drugim. Zaczynamy od jednego kroku, na przykład raportów z wizyt lub projektów ofert, i najpierw uruchamiamy go równolegle z dotychczasową pracą.
• Możliwość powrotu pozostaje. Wszystkie dane znajdują się w Państwa systemach. Bez AI dział sprzedaży nadal pracuje jak wcześniej.

Zatwierdzanie i zasady

W sprzedaży chodzi o ceny i Państwa reputację w oczach klienta. Dlatego przed uruchomieniem określamy, co AI może robić.

• Oferty: Żadna oferta nie jest wysyłana bez zatwierdzenia przez człowieka. AI tworzy projekty, niczego nie wysyła.
• Ceny i rabaty: wyłącznie z Państwa cennika lub ERP. Państwo określają limity rabatów, a wszystko, co je przekracza, pozostaje Państwa decyzją.
• Ocena zapytań: Państwo określają kryteria, a każda ocena pokazuje uzasadnienie. To pomoc dla sprzedaży, a nie osąd klienta.
• E‑maile do zainteresowanych osób: AI pisze projekty, nie wysyła e-maili reklamowych osobom, które nie wyraziły zgody.
• Porządek w danych CRM: AI samodzielnie niczego nie usuwa ani nie nadpisuje, a łączenie i usuwanie wpisów zatwierdza człowiek.
• Rejestr: Każda propozycja jest zapisywana wraz ze źródłem, czasem i decyzją.

E‑maile reklamowe i połączenia telefoniczne podlegają zasadom zależnym od kraju: w Niemczech § 7 UWG, w Austrii § 174 TKG 2021, a w Szwajcarii UWG. Do danych osobowych w CRM ma zastosowanie RODO: umowa powierzenia przetwarzania danych z każdym dostawcą (Art. 28), przetwarzanie w UE i podstawa prawna kontaktu. Ten przegląd zawiera informacje ogólne i nie stanowi porady prawnej.

Dane: historia klientów i ceny

Jakość propozycji zależy od danych, na których pracuje AI.

• Historia klienta: Wcześniejsze zapytania, oferty i rozmowy pokazują, czego klient potrzebuje i kiedy ostatnio był z nim kontakt. Jeśli historia znajduje się w e-mailach i notatkach, odczytujemy ją stamtąd.
• Dane produktów i cen: Cenniki, progi ilościowe i warunki są podstawą każdej oferty. Jeśli są nieaktualne lub różnią się między miejscami, najpierw to wyjaśniamy.
• Jakość danych CRM: Duplikaty i brakujące pola zniekształcają oceny i raporty. Dlatego najpierw przyglądamy się obecnym danym.
• Co AI może odczytywać: Państwo określają, które pola i których klientów widzi, a których nie. Wszystko działa na serwerach w UE, a okres przechowywania i usuwanie danych ustalamy z Państwem. Więcej w sekcji AI i ochrona danych.

Własne aplikacje i programy dla sprzedaży

Niektórych funkcji brakuje przed etapem pracy w CRM lub obok niego. Tworzymy je jako osobne programy, jeśli standardowe produkty nie pasują:

• Aplikacja dla przedstawicieli terenowych: Terminy, historia klienta i notatka głosowa w jednym interfejsie, który działa także bez sieci, a później uzupełnia CRM.
• Aplikacja do raportów z wizyt: Hasła lub notatka głosowa, raport powstaje w tle i jest krótko sprawdzany.
• Konfigurator ofert: Klienci lub dział sprzedaży wybierają warianty, a reguły Państwa produktów zapewniają, że oferowane jest tylko to, co możliwe.
• Portal klienta: Oferty, zamówienia i dokumenty w jednym miejscu dla Państwa klientów.

Te programy uzupełniają Państwa CRM, nie zastępują go. Więcej w sekcji Tworzenie aplikacji.

Od czego zacząć

Te trzy pytania pomagają ocenić sytuację:

1. Jak szybko Państwa dział sprzedaży odpowiada na nowe zapytania i co powoduje opóźnienia?
2. Z jakiego CRM i jakich cenników Państwo korzystają? Czy ceny znajdują się w CRM, czy w plikach?
3. Który krok zajmuje Państwa pracownikom najwięcej czasu: pisanie ofert, ponowny kontakt czy uzupełnianie CRM?

Gdy prześlą nam Państwo odpowiedzi, wskażemy proces, od którego warto zacząć, oraz zadania, które muszą pozostać po stronie działu sprzedaży. Zaczynamy od testów równolegle z dotychczasową pracą.