Avdelinger · Salg CRM AI i salget: vurder henvendelser, forbered tilbud, hold CRM oppdatert

Salgsoppgaver: en oversikt over syv prosesser

Dette er typiske prosesser, ikke kundeprosjekter. I hvert tilfelle forbereder AI seg og en salgsrepresentant sjekker og bestemmer. To av dem fordyper seg i sine egne artikler: Lag tilbud med AI og Ledekvalifisering med AI.

1. Les og prioriter forespørsler

Henvendelser kommer via skjema, epost, telefonmelding og messe, med svært ulik kvalitet.

• Inngang: forespørselen i alle former, pluss det CRM-en din allerede vet om avsenderen.
• AI forbereder: gjenkjenner det som etterspørres (produkt, mengde, dato), tildeler forespørselen til en kunde eller en ny kontakt og vurderer den i henhold til kriterier du spesifiserer. Årsaken er der.
• Salgssjekker: vurderingen og bestemmer hvem som svarer og hvor raskt.
• Utgang: en oppføring i CRM med sammendrag, vurdering og utkast til svar.

2. Forbered tilbud fra forespørselen

Et tilbud består av stillinger, priser og betingelser som allerede er skrevet et sted.

• Inngang: forespørselen, din prisliste eller ERP og din tilbudsmal.
• AI forbereder: velger posisjoner, legger inn priser fra prislisten, beregner mengder, fyller ut malen og merker alt som er uklart, som manglende mål eller et spesiallaget produkt.
• Salgssjekker: designet, endrer pris eller betingelser og utgivelser.
• Utgang: et utkast til tilbud i formatet til malen din, er ingenting sendt.

3. Følge opp tilbud

Oppfølging glemmes ofte, selv om bestillinger bestemmes her.

• Inngang: åpne tilbud med dato, verdi og tidligere historikk.
• AI forbereder: gjenkjenner tilbud som ikke lenger har vært i kontakt og utformer en etterspørsel som passer til kurset.
• Salgssjekker: hvert utkast og bestemmer om du vil ringe, skrive eller vente.
• Utgang: en liste over oppfølginger med utkast.

4. Besøk rapporter fra talenotater

Et talenotat blir raskt tatt opp i bilen eller etter avtalen, men en rapport skrives ofte først dager senere.

• Inngang: talenotatet eller noen få nøkkelord etter besøket.
• AI forbereder: Skriver en rapport fra den, lager et notat av samtalen, avtalte neste steg og en oppfølging i de aktuelle CRM-feltene.
• Salgssjekker: rapporten kort og retter opp det som er feil.
• Utgang: en besøksrapport i CRM med oppgaver for neste steg.

5. Oppretthold CRM-data

En CRM hjelper bare så lenge dataene er korrekte: duplikater, manglende kontakter, utdaterte statuser.

• Inngang: CRM-beholdningen og nye e-poster og avtaler.
• AI forbereder: gjenkjenner duplikater, foreslår sammenslåinger, legger til manglende felt fra e-postsignaturer og merker oppføringer som ikke har blitt rørt på lenge.
• Salgssjekker: Forslag til sammenslåinger og sletting. AI‑en sletter eller overskriver ikke noe selv.
• Utgang: et renset inventar og en liste over åpne spørsmål.

6. Salgsrapporter

Pipeline, tilbudsrate og salg per kunde er i CRM, men sjelden i en form som noen leser.

• Inngang: dataene fra CRM og ERP.
• AI forbereder: Code beregner nøkkeltall som tilbudsvolum, gjennomføringsgrad og pipeline fra dataene. AI bruker dette til å skrive en kort beskrivelse av utviklingen og gir tallene den er basert på.
• Salgssjekker: rapporten før du går inn i møtet.
• Utgang: en ukentlig eller månedlig rapport med kommentarer.

7. Finn og forhåndssjekk anbud

Alle som deltar i anbud leser mange dokumenter før det er klart om et tilbud er verdt det.

• Inngang: Anbudsdokumenter fra portalene du bruker.
• AI forbereder: oppsummerer krav, frister og tildelingskriterier og sammenligner dem med ditt tilbud og dine referanser.
• Salgssjekker: oppsummeringen og bestemmer deltakelse og innlevering.
• Utgang: en kort vurdering av hver annonse med referanser, innleveringen forblir hos deg.

Programmer og grensesnitt: tilkobling til det du bruker

Ved salg lagres dataene i flere programmer. Tabellen viser de vanlige tilfellene. Vi vil avklare hvilket alternativ systemet ditt tilbyr før du gir tilbudet.

Navnene er for orienteringsformål og betyr ikke et partnerskap. Der et system ikke tilbyr et grensesnitt, jobber vi med eksport og import, en overvåket mappe eller e-post.

Tilkobling i stedet for utskifting

Du trenger ikke en ny CRM, og vi tilbyr ikke en. AI fungerer sammen med CRM-en din: den leser, forbereder og legger inn data etter godkjenning.

• Din CRM forblir ledende. Kontakter, tilbud og aktiviteter er tilgjengelig der. AI skriver bare i felt du godkjenner.
• Malene dine forblir. Tilbud ser ut som før, bare utkastet er der raskere.
• Den ene prosessen etter den andre. Vi starter med et trinn, for eksempel besøksrapportene eller utkastene til tilbud, og lar det gå sammen med det tidligere arbeidet.
• Veien tilbake er fortsatt åpen. Alle data er i systemene dine. Uten AI vil salget ditt fortsette å fungere som før.

Utgivelser og regler

Salg handler om priser og ditt omdømme hos kundene. Det er derfor vi bestemmer hva AI har lov til å gjøre før vi starter.

• Tilbud: Ingen tilbud gis uten godkjenning fra en person. AI lager utkast, den sender ikke noe.
• Priser og rabatter: kun fra din prisliste eller ERP. Du setter rabattgrenser, og alt over det forblir din avgjørelse.
• Evaluering av forespørsler: Du setter kriteriene og hver evaluering viser sin begrunnelse. Det er et hjelpemiddel til salg, ikke en dom over kunden.
• E‑post til interesserte: AI skriver utkast, den sender ikke reklame-e-poster til folk som ikke har blitt enige.
• Datahygiene i CRM: AI sletter eller overskriver ikke noe selv; et menneske bekrefter sammenslåinger og slettinger.
• Protokoll: Hvert forslag registreres med kilde, tidspunkt og beslutning.

Regler som avhenger av landet gjelder for reklame-e-poster og anrop: Tyskland § 7 UWG, i Østerrike § 174 TKG 2021, i Sveits UWG. GDPR gjelder for personopplysninger i CRM: en kontrakt for ordrebehandling med hver leverandør (artikkel 28), behandling i EU og et juridisk grunnlag for kontakt. Denne oversikten er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning.

Data: kundehistorikk og priser

Kvaliteten på forslagene avhenger av dataene AI arbeider med.

• Kundehistorikk: Tidligere henvendelser, tilbud og samtaler viser hva en kunde trenger og når de sist ble hørt fra. Hvor det er i e-poster og notater, leser vi det derfra.
• Produkt- og prisdata: Prislister, skalaer og betingelser er grunnlaget for hvert tilbud. Dersom de er utdaterte eller ulike flere steder, avklarer vi dette først.
• Kvaliteten på CRM-data: Duplikater og manglende felt forvrenger evalueringer og rapporter. Det er derfor vi ser på varelageret først.
• Hva AI har lov til å lese: Du bestemmer hvilke felt og kunder hun ser og hvilke som ikke. Alt kjører på servere i EU, vi bestemmer lagringsperioden og slettingen med deg. Mer nedenfor AI og databeskyttelse.

Egne apper og programmer for salg

Noen ting mangler ikke i CRM, men foran eller ved siden av. Vi bygger disse som våre egne programmer hvis standardprodukter ikke passer:

• Feltservice-app: Avtaler, kundehistorikk og talenotater i et grensesnitt som også fungerer uten nettverk og deretter fyller CRM.
• Besøk rapportappen: Nøkkelord eller talememo, rapporten opprettes i bakgrunnen og kontrolleres kort.
• Tilbudskonfigurator: Kunder eller salg velger varianter, reglene for produktene dine sikrer at kun det som er mulig tilbys.
• Kundeportal: Tilbud, bestillinger og dokumenter på ett sted for dine kunder.

Disse programmene utfyller CRM-en din, de erstatter den ikke. Mer om dette nedenfor Apputvikling.

Hvor du begynner

Disse tre spørsmålene hjelper med vurderingen:

1. Hvor raskt svarer salgsavdelingen din på nye henvendelser og hvorfor tar det lengre tid?
2. Hvilken CRM og prislister bruker du, og er prisene der eller i filer?
3. Hvilket trinn koster folkene dine mest tid: å skrive tilbud, følge opp eller oppdatere CRM?

Hvis du skriver oss svarene, vil vi fortelle deg hvilken prosess som er verdt det først og hva som må forbli hos salgsavdelingen din. Vi starter med en testoperasjon ved siden av det tidligere arbeidet.