Oddelki · Prodaja CRM AI v prodaji: povpraševanja, ponudbe in posodobljen CRM

Prodajne naloge: pregled sedmih procesov

To so tipični procesi, ne projekti strank. V vsakem primeru AI pripravi, prodajni predstavnik pa preveri in odloči. Dva od njih se poglobita v svoje članke: Ustvarite ponudbe z AI in Vodilna kvalifikacija z AI.

1. Preberite zahteve in jih razvrstite po prednosti

Povpraševanja prihajajo prek obrazca, e-pošte, telefonskega sporočila in sejma, z zelo različno kakovostjo.

• Vhod: zahtevo v vsakem obrazcu, plus tisto, kar vaš CRM že ve o pošiljatelju.
• AI pripravi: prepozna, kaj se povprašuje (izdelek, količina, datum), dodeli povpraševanje stranki ali novemu kontaktu in ga ovrednoti po kriterijih, ki jih določite. Razlog je tam.
• Prodajni pregledi: oceno in odloči, kdo se odzove in kako hitro.
• Izhod: vnos v CRM s povzetkom, oceno in osnutkom odgovora.

2. Pripravite ponudbo iz povpraševanja

Ponudbo sestavljajo pozicije, cene in pogoji, ki so že nekje napisani.

• Vhod: zahtevo, vaš cenik ali ERP in predlogo vaše ponudbe.
• AI pripravi: izbere pozicije, vnese cene iz cenika, izračuna količine, izpolni predlogo in označi vse, kar je nejasno, kot so manjkajoče dimenzije ali izdelek po meri.
• Prodajni pregledi: dizajn, spremeni ceno ali pogoje in sprosti.
• Izhod: osnutek ponudbe v obliki vaše predloge, ni bilo poslano nič.

3. Spremljajte ponudbe

Pogosto se pozabi na spremljanje, čeprav se tu odloča o naročilih.

• Vhod: odprte ponudbe z datumom, vrednostjo in prejšnjo zgodovino.
• AI pripravi: prepozna ponudbe, ki niso bile več v stiku, in oblikuje povpraševanje, ki ustreza tečaju.
• Prodajni pregledi: vsak osnutek in se odloči, ali bo poklical, pisal ali počakal.
• Izhod: seznam predvidenih nadaljnjih ukrepov z osnutki.

4. Poročila o obiskih iz glasovnih beležk

Glasovni zapis se hitro posname v avtu ali po dogovoru, poročilo pa se pogosto natipka šele čez nekaj dni.

• Vhod: glasovno beležko ali nekaj ključnih besed po obisku.
• AI pripravi: Iz njega napiše poročilo, ustvari opombo pogovora, dogovorjene naslednje korake in nadaljevanje v ustreznih CRM poljih.
• Prodajni pregledi: poročilo na kratko in popravi, kar je narobe.
• Izhod: poročilo o obisku v CRM z nalogami za naslednje korake.

5. Vzdržujte podatke CRM

CRM pomaga le, dokler so podatki pravilni: dvojniki, manjkajoči kontakti, zastareli statusi.

• Vhod: inventar CRM ter nova e-poštna sporočila in sestanki.
• AI pripravi: prepozna dvojnike, predlaga združitve, doda manjkajoča polja iz e-poštnih podpisov in označi vnose, ki se jih že dolgo niste dotaknili.
• Prodajni pregledi: Predlogi za spajanje in brisanje. AI ničesar ne izbriše ali prepiše sama.
• Izhod: prečiščen inventar in seznam odprtih vprašanj.

6. Prodajna poročila

Cevovod, stopnja ponudbe in prodaja na stranko so v CRM-ju, vendar redko v obliki, ki bi jo kdo prebral.

• Vhod: podatke iz CRM in ERP.
• AI pripravi: Koda iz podatkov izračuna ključne številke, kot so obseg ponudbe, stopnja dokončanja in cevovod. AI to uporablja za pisanje kratkega opisa razvoja in podaja številke, na katerih temelji.
• Prodajni pregledi: poročilo, preden greste na sestanek.
• Izhod: tedensko ali mesečno poročilo s komentarjem.

7. Poiščite in predhodno preverite ponudbe

Kdor se udeležuje razpisov, prebere veliko dokumentov, preden je jasno, ali je ponudba vredna.

• Vhod: Razpisna dokumentacija s portalov, ki jih uporabljate.
• AI pripravi: povzema zahteve, roke in merila za oddajo ter jih primerja z vašo ponudbo in vašimi referencami.
• Prodajni pregledi: povzetek ter odloča o sodelovanju in oddaji.
• Izhod: kratko oceno posameznega oglasa z referencami, oddaja ostane pri vas.

Programi in vmesniki: povezava s tem, kar uporabljate

V prodaji se podatki hranijo v več programih. V tabeli so navedeni običajni primeri. Pred ponudbo bomo razjasnili, katero možnost ponuja vaš sistem.

Imena služijo za orientacijo in ne pomenijo partnerstva. Kadar sistem nima vmesnika, uporabimo izvoz in uvoz, spremljano mapo ali e-pošto.

Povezava namesto zamenjave

Ne potrebujete novega CRM-ja in mi ga ne ponujamo. Umetna inteligenca deluje skupaj z vašim CRM: bere, pripravlja in vnaša podatke po odobritvi.

• Vaš CRM ostaja vodilni. Tam so na voljo kontakti, ponudbe in aktivnosti. AI piše samo v polja, ki jih odobrite.
• Vaše predloge ostanejo. Ponudbe izgledajo enako kot prej, le osnutek je hitrejši.
• En proces za drugim. Začnemo s korakom, kot so poročila o obiskih ali osnutki ponudb, in pustimo, da poteka skupaj s prejšnjim delom.
• Pot nazaj ostaja odprta. Vsi podatki so v vaših sistemih. Brez umetne inteligence bo vaša prodaja še naprej delovala kot prej.

Odobritve in pravila

Pri prodaji gre za cene in vaš ugled pri strankah. Zato določimo, kaj lahko AI naredi, preden začnemo.

• Ponudbe: Nobena ponudba ni dana brez odobritve osebe. AI ustvarja osnutke, ne pošilja ničesar.
• Cene in popusti: samo iz vašega cenika ali ERP. Omejitve popustov določite sami, vse nad tem pa ostaja vaša odločitev.
• Vrednotenje zahtev: Vi postavljate kriterije in vsaka ocena pokaže svojo upravičenost. Je pomoč pri prodaji in ne presoja o stranki.
• E‑poštna sporočila zainteresiranim stranem: AI piše osnutke, ne pošilja promocijskih e-poštnih sporočil ljudem, ki se niso strinjali.
• Higiena podatkov v CRM: AI ničesar ne izbriše ali prepiše sam; človek potrdi spajanja in brisanja.
• Dnevnik: Vsak predlog se zabeleži skupaj z virom, časom in odločitvijo.

Za promocijska e-poštna sporočila in klice veljajo pravila, ki so odvisna od države: Nemčija § 7 UWG, v Avstriji § 174 TKG 2021, v Švici UWG. Za osebne podatke v CRM velja GDPR: pogodba za obdelavo naročil z vsakim ponudnikom (28. člen), obdelava v EU in pravna podlaga za kontakt. Ta pregled je splošna informacija in ne pravni nasvet.

Podatki: zgodovina strank in cene

Kakovost predlogov je odvisna od podatkov, s katerimi AI dela.

• Zgodovina stranke: Prejšnja povpraševanja, ponudbe in pogovori pokažejo, kaj stranka potrebuje in kdaj je bila nazadnje slišana. Kjer je v e-poštnih sporočilih in zapiskih, ga preberemo od tam.
• Podatki o izdelku in ceni: Ceniki, lestvice in pogoji so osnova vsake ponudbe. Če so zastarele ali na več mestih drugačne, bomo to najprej razčistili.
• Kakovost podatkov CRM: Dvojniki in manjkajoča polja izkrivljajo ocene in poročila. Zato najprej pogledamo zaloge.
• Kaj lahko AI bere: Vi določite, katera polja in stranke vidi in katerih ne. Vse teče na strežnikih v EU, rok hrambe in izbrisa določimo z vami. Več spodaj AI in varstvo podatkov.

Lastne aplikacije in programi za prodajo

Nekatere stvari ne manjkajo v CRM-ju, ampak pred njim ali zraven. Te gradimo kot lastne programe, če standardni izdelki ne ustrezajo:

• Aplikacija Field Service: Sestanki, zgodovina strank in glasovni zapiski v vmesniku, ki deluje tudi brez omrežja in nato polni CRM.
• Obiščite aplikacijo za poročilo: Ključne besede ali glasovna beležka, poročilo se ustvari v ozadju in se na kratko preveri.
• Konfigurator ponudbe: Stranke oziroma prodajalci izbirajo variante, pravila vaših produktov zagotavljajo, da je ponujeno samo tisto, kar je mogoče.
• Portal za stranke: Ponudbe, naročila in dokumenti na enem mestu za vaše stranke.

Ti programi dopolnjujejo vaš CRM, ne nadomeščajo ga. Več o tem spodaj Razvoj aplikacij.

Kje začeti

Ta tri vprašanja pomagajo pri oceni:

1. Kako hitro se vaš prodajni oddelek odziva na nova povpraševanja in zakaj to traja dlje?
2. Kateri CRM in cenike uporabljate in ali so cene tam ali v datotekah?
3. Kateri korak vaše ljudi stane največ časa: pisanje ponudb, spremljanje ali posodabljanje CRM?

Če nam napišete odgovore, vam bomo povedali, kateri proces se najprej splača in kaj mora ostati v vašem prodajnem oddelku. Ob predhodnem delu začnemo s testnim obratovanjem.