Services · Ventes CRM avec IA : évaluer les demandes, préparer les offres et tenir le CRM à jour

Tâches commerciales : sept processus en un coup d’œil

Il s’agit de processus courants, pas de projets clients. Dans chacun, l’IA prépare, puis une personne de l’équipe commerciale vérifie et décide. Deux de ces processus font l’objet d’articles détaillés : Créer des offres avec l’IA et Qualifier les prospects avec l’IA.

1. Lire et hiérarchiser les demandes

Les demandes arrivent par formulaire, e-mail, note d’appel téléphonique ou à l’occasion d’un salon, avec une qualité très variable.

• Entrée : la demande sous n’importe quelle forme, accompagnée des informations déjà présentes dans votre CRM sur son auteur.
• L’IA prépare : elle identifie l’objet de la demande (produit, quantité, date), la rattache à un client ou à un nouveau contact et l’évalue selon les critères que vous définissez. La justification est indiquée.
• L’équipe commerciale vérifie : l’évaluation et décide qui répond et dans quel délai.
• Sortie : une entrée dans le CRM avec un résumé, une évaluation et un projet de réponse.

2. Préparer une offre à partir de la demande

Une offre se compose de lignes, de prix et de conditions qui existent déjà quelque part.

• Entrée : la demande, votre liste de prix ou l’ERP et votre modèle d’offre.
• L’IA prépare : elle sélectionne les lignes, insère les prix de la liste, calcule les quantités, remplit le modèle et signale les points peu clairs, comme des dimensions manquantes ou une fabrication sur mesure.
• L’équipe commerciale vérifie : le projet, modifie le prix ou les conditions et valide.
• Sortie : un projet d’offre au format de votre modèle, sans aucun envoi.

3. Relancer après les offres

Les relances sont souvent oubliées, alors que c’est précisément à ce stade que se décident les commandes.

• Entrée : les offres en cours, avec leur date, leur montant et l’historique des échanges.
• L’IA prépare : elle repère les offres qui n’ont plus fait l’objet d’un contact et prépare une relance adaptée à l’historique.
• L’équipe commerciale vérifie : chaque projet et décide d’appeler, d’écrire ou d’attendre.
• Sortie : une liste des relances à effectuer, accompagnées de projets de messages.

4. Comptes rendus de visite à partir de notes vocales

Dans la voiture ou après le rendez-vous, une note vocale s’enregistre rapidement, tandis que le compte rendu n’est souvent rédigé que plusieurs jours plus tard.

• Entrée : la note vocale ou quelques mots-clés après la visite.
• L’IA prépare : elle en rédige un compte rendu et inscrit la note d’entretien, les prochaines étapes convenues et le rappel de suivi dans les champs appropriés du CRM.
• L’équipe commerciale vérifie : rapidement le compte rendu et corrige les erreurs.
• Sortie : un compte rendu de visite dans le CRM, avec les tâches correspondant aux prochaines étapes.

5. Tenir les données du CRM à jour

Un CRM n’est utile que si ses données sont correctes : doublons, interlocuteurs manquants et informations obsolètes posent problème.

• Entrée : les données existantes du CRM, ainsi que les nouveaux e-mails et rendez-vous.
• L’IA prépare : elle détecte les doublons, propose des fusions, complète les champs manquants à partir des signatures d’e-mail et signale les entrées qui n’ont pas été modifiées depuis longtemps.
• L’équipe commerciale vérifie : les fusions et les propositions de suppression. L’IA ne supprime ni n’écrase rien d’elle-même.
• Sortie : des données nettoyées et une liste de questions en suspens.

6. Rapports commerciaux

Le pipeline commercial, le taux d’émission d’offres et le chiffre d’affaires par client se trouvent dans le CRM, mais rarement sous une forme que quelqu’un lit.

• Entrée : les données du CRM et de l’ERP.
• L’IA prépare : un programme calcule à partir des données les indicateurs tels que le volume des offres, le taux de conversion et le pipeline commercial. L’IA en tire une brève description de l’évolution et indique les chiffres sur lesquels elle s’appuie.
• L’équipe commerciale vérifie : le rapport avant sa présentation en réunion.
• Sortie : un rapport hebdomadaire ou mensuel commenté.

7. Trouver des appels d’offres et effectuer un premier examen

Participer à des appels d’offres implique de lire de nombreux documents avant de savoir s’il vaut la peine de soumettre une offre.

• Entrée : les documents d’appels d’offres des portails que vous utilisez.
• L’IA prépare : elle résume les exigences, les délais et les critères d’attribution, puis les compare à votre offre et à vos références.
• L’équipe commerciale vérifie : le résumé et décide de participer et de déposer une offre.
• Sortie : une brève évaluation de chaque appel d’offres avec les passages sources. Le dépôt reste de votre ressort.

Logiciels et interfaces : connexion aux outils que vous utilisez

Dans les ventes, les données se trouvent dans plusieurs logiciels. Le tableau présente les cas courants. Nous vérifions les possibilités offertes par votre système avant de vous proposer une offre.

Ces noms sont donnés à titre indicatif et n’impliquent aucun partenariat. Lorsqu’un système ne propose pas d’interface, nous utilisons l’export et l’import, un dossier surveillé ou l’e-mail.

Connecter plutôt que remplacer

Vous n’avez pas besoin d’un nouveau CRM et nous n’en proposons pas. L’IA complète votre CRM : elle lit, prépare et saisit les données après validation.

• Votre CRM reste le système de référence. Les contacts, les offres et les activités y sont enregistrés. L’IA écrit uniquement dans les champs que vous autorisez.
• Vous conservez vos modèles. Les offres gardent la même présentation ; seul le projet est prêt plus rapidement.
• Un processus après l’autre. Nous commençons par une étape, comme les comptes rendus de visite ou les projets d’offres, et la faisons d’abord fonctionner en parallèle du travail habituel.
• Le retour en arrière reste possible. Toutes les données sont dans vos systèmes. Sans l’IA, votre équipe commerciale continue à travailler comme avant.

Validations et règles

Dans la vente, les prix et votre réputation auprès des clients sont en jeu. C’est pourquoi nous définissons avant le démarrage ce que l’IA est autorisée à faire.

• Offres commerciales : aucune offre n’est envoyée sans validation humaine. L’IA prépare des projets, elle n’envoie rien.
• Prix et remises : ils proviennent uniquement de votre grille tarifaire ou de l’ERP. Vous fixez les plafonds de remise et gardez la décision pour tout ce qui les dépasse.
• Évaluation des demandes : vous définissez les critères, et chaque évaluation présente sa justification. Elle aide les commerciaux sans porter de jugement sur le client.
• E‑mails aux prospects : l’IA rédige des projets, elle n’envoie pas d’e-mails publicitaires aux personnes qui n’y ont pas consenti.
• Qualité des données du CRM : l’IA ne supprime et n’écrase rien d’elle-même. Une personne confirme les fusions et les suppressions.
• Journal : chaque proposition est consignée avec sa source, l’horodatage et la décision prise.

Les e-mails publicitaires et les appels sont soumis à des règles qui varient selon les pays : en Allemagne, § 7 UWG, en Autriche, § 174 TKG 2021, et en Suisse, l’UWG. Le RGPD s’applique aux données à caractère personnel dans le CRM : un contrat de sous-traitance avec chaque fournisseur (Art. 28), un traitement dans l’UE et une base juridique pour la prise de contact. Cette vue d’ensemble fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique.

Données : historique client et prix

La qualité des suggestions dépend des données avec lesquelles l’IA travaille.

• Historique client : les demandes, les offres et les échanges précédents montrent les besoins du client et la date du dernier échange. Lorsque cet historique se trouve dans des e-mails et des notes, nous le lisons à partir de ces sources.
• Données produits et prix : les grilles tarifaires, les barèmes par quantité et les conditions commerciales constituent la base de chaque offre. S’ils sont obsolètes ou diffèrent selon les sources, nous réglons d’abord ce point.
• Qualité des données du CRM : les doublons et les champs manquants faussent les évaluations et les rapports. Nous examinons donc d’abord les données existantes.
• Ce que l’IA peut lire : vous définissez les champs et les clients auxquels elle a accès et ceux qui lui sont interdits. Tout fonctionne sur des serveurs dans l’UE. Nous définissons avec vous les durées de conservation et les modalités de suppression. Pour en savoir plus, consultez IA et protection des données.

Applications et logiciels sur mesure pour les commerciaux

Certaines fonctions manquent en amont ou à côté du CRM. Nous les développons sous forme de logiciels sur mesure lorsque les produits standard ne conviennent pas :

• Application pour les commerciaux terrain : rendez-vous, historique client et note vocale dans une seule interface, qui fonctionne aussi hors connexion et alimente ensuite le CRM.
• Application de compte rendu de visite : à partir de mots-clés ou d’une note vocale, le compte rendu se prépare en arrière-plan, puis fait l’objet d’une vérification rapide.
• Configurateur d’offres : les clients ou les commerciaux choisissent les variantes. Les règles de vos produits garantissent que seules les possibilités réalisables sont proposées.
• Portail client : offres, commandes et documents réunis au même endroit pour vos clients.

Ces logiciels complètent votre CRM sans le remplacer. Pour en savoir plus, consultez Développement d’applications.

Par où commencer

Ces trois questions vous aident à faire le point :

1. Dans quel délai votre équipe commerciale répond-elle aux nouvelles demandes, et qu’est-ce qui explique les réponses plus tardives ?
2. Quel CRM et quelles grilles tarifaires utilisez-vous, et les prix se trouvent-ils dans le CRM ou dans des fichiers ?
3. Quelle étape prend le plus de temps à vos équipes : rédiger les offres, relancer ou mettre le CRM à jour ?

Envoyez-nous vos réponses. Nous vous dirons quel processus mérite d’être automatisé en premier et ce qui doit rester du ressort de votre équipe commerciale. Nous commençons par un fonctionnement test en parallèle du travail habituel.