Departamente · Vânzări Automatizare în vânzări cu AI: evaluarea solicitărilor, pregătirea ofertelor, actualizarea CRM-ului

Sarcini în vânzări: șapte procese pe scurt

Acestea sunt procese obișnuite, nu proiecte realizate pentru clienți. În fiecare dintre ele, AI pregătește, iar o persoană din echipa de vânzări verifică și decide. Două dintre procese sunt detaliate în articole dedicate: Crearea ofertelor cu AI și Calificarea clienților potențiali cu AI.

1. Citirea și prioritizarea solicitărilor

Solicitările sosesc prin formulare, e-mailuri, note din convorbiri telefonice și târguri, cu niveluri foarte diferite de calitate.

• Date de intrare: solicitarea, în orice formă, împreună cu informațiile deja existente în CRM despre expeditor.
• AI pregătește: identifică ce se solicită (produs, cantitate, termen), asociază solicitarea unui client sau unui contact nou și o evaluează după criteriile pe care le stabiliți. Justificarea este inclusă.
• Echipa de vânzări verifică: evaluarea și decide cine răspunde și cât de repede.
• Rezultat: o înregistrare în CRM cu rezumat, evaluare și o propunere de răspuns.

2. Pregătirea ofertei pe baza solicitării

O ofertă cuprinde poziții, prețuri și condiții care există deja undeva.

• Date de intrare: solicitarea, lista dumneavoastră de prețuri sau ERP-ul și șablonul de ofertă.
• AI pregătește: selectează pozițiile, introduce prețurile din listă, calculează cantitățile, completează șablonul și marchează aspectele neclare, cum ar fi dimensiunile lipsă sau un produs realizat la comandă.
• Echipa de vânzări verifică: versiunea preliminară, modifică prețul sau condițiile și aprobă.
• Rezultat: o ofertă preliminară în formatul șablonului dumneavoastră, fără să fi fost trimis nimic.

3. Revenirea după trimiterea ofertelor

Revenirea către client este adesea uitată, deși tocmai acest pas poate decide obținerea unei comenzi.

• Date de intrare: ofertele în așteptare, cu data, valoarea și istoricul de până atunci.
• AI pregătește: identifică ofertele pentru care nu a mai existat contact și redactează un mesaj de revenire potrivit istoricului.
• Echipa de vânzări verifică: fiecare mesaj propus și decide dacă sună, scrie sau așteaptă.
• Rezultat: o listă de acțiuni de revenire ajunse la termen, cu mesaje propuse.

4. Rapoarte de vizită din note vocale

În mașină sau după întâlnire, o notă vocală se înregistrează rapid, în timp ce raportul este adesea redactat abia după câteva zile.

• Date de intrare: nota vocală sau câteva idei notate după vizită.
• AI pregătește: redactează un raport și completează câmpurile corespunzătoare din CRM cu nota despre discuție, pașii următori conveniți și data revenirii.
• Echipa de vânzări verifică: pe scurt raportul și corectează ceea ce nu este corect.
• Rezultat: un raport de vizită în CRM, cu sarcini pentru pașii următori.

5. Actualizarea datelor din CRM

Un CRM este util doar cât timp datele sunt corecte: înregistrările duplicate, persoanele de contact lipsă și informațiile învechite sunt probleme frecvente.

• Date de intrare: datele existente în CRM, e-mailurile și întâlnirile noi.
• AI pregătește: identifică duplicatele, propune unificarea înregistrărilor, completează câmpurile lipsă din semnăturile e-mailurilor și marchează înregistrările care nu au mai fost actualizate de mult.
• Echipa de vânzări verifică: unificările și propunerile de ștergere. AI nu șterge și nu suprascrie nimic din proprie inițiativă.
• Rezultat: date corectate și o listă de întrebări rămase deschise.

6. Rapoarte de vânzări

Pipeline-ul de vânzări, rata de ofertare și cifra de afaceri pentru fiecare client se află în CRM, dar rareori într-o formă pe care cineva o citește.

• Date de intrare: datele din CRM și ERP.
• AI pregătește: codul calculează din date indicatori precum volumul ofertelor, rata de conversie și pipeline-ul de vânzări. AI redactează pe baza acestora o scurtă descriere a evoluției și indică cifrele pe care se bazează.
• Echipa de vânzări verifică: raportul înainte de a fi prezentat în ședință.
• Rezultat: un raport săptămânal sau lunar, cu comentarii.

7. Identificarea și verificarea preliminară a licitațiilor

Cei care participă la licitații citesc multe documente înainte de a ști dacă merită să depună o ofertă.

• Date de intrare: documentația de licitație de pe portalurile pe care le folosiți.
• AI pregătește: rezumă cerințele, termenele și criteriile de atribuire și le compară cu oferta și referințele dumneavoastră.
• Echipa de vânzări verifică: rezumatul și decide participarea și depunerea ofertei.
• Rezultat: o scurtă evaluare pentru fiecare licitație, cu trimiteri la surse, iar depunerea ofertei rămâne în sarcina dumneavoastră.

Programe și interfețe: conectare la ce folosiți

În vânzări, datele sunt distribuite între mai multe programe. Tabelul prezintă cazurile obișnuite. Clarificăm înainte de ofertă ce modalitate de conectare permite sistemul dumneavoastră.

Numele servesc doar ca orientare și nu înseamnă un parteneriat. Unde un sistem nu are interfață, lucrăm cu export și import, un folder monitorizat sau e-mail.

Conectare în loc de înlocuire

Nu aveți nevoie de un CRM nou și nici nu oferim unul. AI lucrează alături de CRM-ul dumneavoastră: citește, pregătește și introduce datele după aprobare.

• CRM-ul dumneavoastră rămâne sistemul principal. Contactele, ofertele și activitățile sunt păstrate acolo. AI scrie doar în câmpurile pe care le autorizați.
• Șabloanele dumneavoastră se păstrează. Ofertele arată ca înainte, doar versiunea preliminară este gata mai repede.
• Un proces pe rând. Începem cu un pas, de exemplu rapoartele de vizită sau ofertele preliminare, și îl lăsăm mai întâi să funcționeze în paralel cu activitatea existentă.
• Puteți reveni oricând la modul anterior de lucru. Toate datele se află în sistemele dumneavoastră. Fără AI, echipa de vânzări continuă să lucreze ca înainte.

Aprobări și reguli

În vânzări, sunt în joc prețurile și reputația dumneavoastră în fața clientului. De aceea, stabilim de la început ce are voie să facă AI.

• Oferte: Nicio ofertă nu este trimisă fără aprobarea unei persoane. AI creează ciorne, nu trimite nimic.
• Prețuri și reduceri: doar din lista dumneavoastră de prețuri sau din ERP. Dumneavoastră stabiliți limitele reducerilor, iar decizia pentru orice depășire vă aparține.
• Evaluarea cererilor: Dumneavoastră stabiliți criteriile, iar fiecare evaluare își prezintă justificarea. Aceasta ajută echipa de vânzări, nu reprezintă o judecată asupra clientului.
• E‑mailuri către potențiali clienți: AI redactează ciorne, nu trimite e-mailuri publicitare persoanelor care nu și-au dat consimțământul.
• Calitatea datelor din CRM: AI nu șterge și nu suprascrie nimic din proprie inițiativă. Comasările și ștergerile sunt confirmate de o persoană.
• Jurnal: Fiecare propunere este înregistrată cu sursa, momentul și decizia.

E‑mailurile și apelurile publicitare sunt supuse unor reguli care diferă în funcție de țară: în Germania, § 7 UWG, în Austria, § 174 TKG 2021, în Elveția, UWG. Datelor cu caracter personal din CRM li se aplică GDPR: un contract de prelucrare a datelor în numele operatorului cu fiecare furnizor, conform Art. 28, prelucrare în UE și un temei juridic pentru contactare. Această prezentare oferă informații generale și nu constituie consultanță juridică.

Date: istoricul clienților și prețuri

Calitatea propunerilor depinde de datele cu care lucrează AI.

• Istoricul clienților: Cererile, ofertele și discuțiile anterioare arată de ce are nevoie un client și când a fost contactat ultima dată. Dacă istoricul se află în e-mailuri și notițe, îl citim de acolo.
• Date despre produse și prețuri: Listele de prețuri, grilele de prețuri și condițiile comerciale stau la baza fiecărei oferte. Dacă sunt învechite sau diferă de la o sursă la alta, clarificăm mai întâi acest lucru.
• Calitatea datelor din CRM: Duplicatele și câmpurile lipsă denaturează evaluările și rapoartele. De aceea, analizăm mai întâi datele existente.
• Ce are voie să citească AI: Dumneavoastră stabiliți la ce câmpuri și clienți are acces și la care nu. Totul rulează pe servere din UE, iar durata stocării și ștergerea le stabilim împreună cu dumneavoastră. Mai multe la AI și protecția datelor.

Aplicații și programe proprii pentru vânzări

Unele funcții nu lipsesc din CRM, ci din etapele anterioare sau din activitățile conexe. Le dezvoltăm ca programe proprii atunci când produsele standard nu se potrivesc:

• Aplicație pentru agenții de vânzări pe teren: Întâlniri, istoricul clienților și note vocale într-o interfață care funcționează și fără internet, apoi completează CRM-ul.
• Aplicație pentru rapoarte de vizită: Cuvinte-cheie sau o notă vocală, raportul este generat în fundal și verificat rapid.
• Configurator de oferte: Clienții sau echipa de vânzări aleg variantele, iar regulile produselor dumneavoastră asigură că sunt oferite doar opțiuni realizabile.
• Portal pentru clienți: Oferte, comenzi și documente într-un singur loc pentru clienții dumneavoastră.

Aceste programe completează CRM-ul dumneavoastră, nu îl înlocuiesc. Mai multe la Dezvoltare de aplicații.

De unde începeți

Aceste trei întrebări vă ajută la evaluare:

1. Cât de repede răspunde echipa dumneavoastră de vânzări la cererile noi și ce anume întârzie răspunsul atunci când durează mai mult?
2. Ce CRM și ce liste de prețuri utilizați? Prețurile se află în CRM sau în fișiere?
3. Ce etapă consumă cel mai mult timp echipei dumneavoastră: redactarea ofertelor, revenirea către clienți sau actualizarea ulterioară a CRM-ului?

Dacă ne trimiteți răspunsurile, vă spunem ce flux merită automatizat mai întâi și ce trebuie să rămână în responsabilitatea echipei dumneavoastră de vânzări. Începem cu o perioadă de testare, în paralel cu activitatea curentă.