Departamentos · Ventas CRM con IA para ventas: evaluar consultas, preparar ofertas y mantener el CRM al día

Tareas de ventas: siete procesos de un vistazo

Son procesos habituales, no proyectos de clientes. En todos ellos, la IA prepara y una persona del equipo de ventas revisa y decide. Dos de ellos se explican con más detalle en artículos propios: Crear ofertas con IA y Cualificación de leads con IA.

1. Leer y priorizar consultas

Las consultas llegan por formularios, correo electrónico, notas de llamadas y ferias, con una calidad muy variable.

• Entrada: la consulta en cualquier formato, junto con la información que su CRM ya tiene sobre el remitente.
• La IA prepara: identifica lo que se solicita (producto, cantidad y fecha), vincula la consulta a un cliente o a un contacto nuevo y la valora según los criterios que usted establezca. Incluye la justificación.
• Ventas revisa: la valoración y decide quién responde y con qué rapidez.
• Salida: un registro en el CRM con resumen, valoración y borrador de respuesta.

2. Preparar una oferta a partir de la consulta

Una oferta consta de partidas, precios y condiciones que ya figuran en algún lugar.

• Entrada: la consulta, su tarifa o el ERP y su plantilla de oferta.
• La IA prepara: selecciona las partidas, incorpora los precios de la tarifa, calcula las cantidades, cumplimenta la plantilla y señala lo que no esté claro, como medidas que faltan o una fabricación especial.
• Ventas revisa: el borrador, modifica el precio o las condiciones y lo aprueba.
• Salida: un borrador de oferta con el formato de su plantilla, sin enviar nada.

3. Hacer seguimiento de las ofertas

El seguimiento se olvida con facilidad, aunque a menudo es lo que decide si se consigue un pedido.

• Entrada: ofertas pendientes con fecha, importe e historial hasta el momento.
• La IA prepara: identifica las ofertas tras las que no ha habido más contacto y redacta un borrador de seguimiento acorde con el historial.
• Ventas revisa: cada borrador y decide si llama, escribe o espera.
• Salida: una lista de acciones de seguimiento que ya corresponde realizar, con sus borradores.

4. Informes de visitas a partir de notas de voz

En el coche o después de una reunión se graba una nota de voz en un momento; en cambio, el informe a menudo no se redacta hasta días después.

• Entrada: la nota de voz o unos apuntes tras la visita.
• La IA prepara: redacta un informe a partir de ese material y registra la nota de la conversación, los siguientes pasos acordados y el recordatorio de seguimiento en los campos correspondientes del CRM.
• Ventas revisa: brevemente el informe y corrige lo que no sea correcto.
• Salida: un informe de visita en el CRM con tareas para los siguientes pasos.

5. Mantener los datos del CRM

Un CRM solo ayuda si los datos son correctos: duplicados, personas de contacto que faltan e información desactualizada son problemas que hay que resolver.

• Entrada: los registros del CRM y los nuevos correos electrónicos y citas.
• La IA prepara: detecta duplicados, propone unificar registros, completa los campos que faltan a partir de las firmas de los correos electrónicos y señala los registros que llevan mucho tiempo sin actualizarse.
• Ventas revisa: las propuestas de unificación y eliminación. La IA no borra ni sobrescribe nada por sí sola.
• Salida: registros depurados y una lista de cuestiones pendientes.

6. Informes de ventas

La cartera de oportunidades, la tasa de ofertas y la facturación por cliente están en el CRM, pero rara vez en un formato que alguien lea.

• Entrada: los datos del CRM y del ERP.
• La IA prepara: el código calcula a partir de los datos indicadores como el volumen de ofertas, la tasa de cierre y la cartera de oportunidades. La IA redacta con ellos una breve descripción de la evolución e indica las cifras en las que se basa.
• Ventas revisa: el informe antes de llevarlo a la reunión.
• Salida: un informe semanal o mensual con comentarios.

7. Encontrar licitaciones y hacer una revisión preliminar

Quien participa en licitaciones lee mucha documentación antes de saber si merece la pena presentar una oferta.

• Entrada: la documentación de las licitaciones de los portales que usted utiliza.
• La IA prepara: resume los requisitos, los plazos y los criterios de adjudicación, y los compara con lo que ofrece su empresa y con sus referencias.
• Ventas revisa: el resumen y decide si participa y presenta una oferta.
• Salida: una breve valoración de cada licitación con referencias a los documentos; la presentación sigue en sus manos.

Programas e interfaces: integración con lo que ya utiliza

En ventas, los datos están en varios programas. La tabla recoge los casos habituales. Antes de preparar la oferta, aclaramos qué vía permite su sistema.

Los nombres se indican a título orientativo y no implican ninguna colaboración comercial. Si un sistema no ofrece una interfaz, trabajamos con exportaciones e importaciones, una carpeta supervisada o correo electrónico.

Integración en lugar de sustitución

No necesita un CRM nuevo y no ofrecemos ninguno. La IA trabaja junto a su CRM: lee, prepara y registra los datos tras su aprobación.

• Su CRM sigue siendo el sistema de referencia. Los contactos, las ofertas y las actividades están ahí. La IA solo escribe en los campos que usted autoriza.
• Sus plantillas se mantienen. Las ofertas tienen el mismo aspecto de siempre; el borrador simplemente está listo antes.
• Un proceso cada vez. Empezamos con un paso, como los informes de visitas o los borradores de ofertas, y al principio lo ejecutamos en paralelo al trabajo habitual.
• Siempre puede volver atrás. Todos los datos están en sus sistemas. Sin la IA, su equipo de ventas sigue trabajando como antes.

Aprobaciones y normas

En ventas están en juego los precios y su reputación ante el cliente. Por eso, antes de empezar definimos qué puede hacer la IA.

• Ofertas: no se envía ninguna oferta sin la aprobación de una persona. La IA prepara borradores, no envía nada.
• Precios y descuentos: solo se obtienen de su lista de precios o del ERP. Usted fija los límites de descuento y decide sobre cualquier descuento que los supere.
• Evaluación de consultas: usted define los criterios y cada evaluación muestra su justificación. Es una ayuda para el equipo comercial, no un juicio sobre el cliente.
• Correos a clientes potenciales: la IA redacta borradores, no envía correos publicitarios a personas que no hayan dado su consentimiento.
• Limpieza de datos en el CRM: la IA no elimina ni sobrescribe nada por sí sola; una persona confirma las fusiones y eliminaciones de registros.
• Registro: cada propuesta se registra con la fuente, el momento y la decisión.

Los correos y las llamadas publicitarias están sujetos a normas que dependen del país: en Alemania, el § 7 UWG; en Austria, el § 174 TKG 2021; en Suiza, la UWG. El RGPD se aplica a los datos personales del CRM: un contrato de encargo del tratamiento con cada proveedor (Art. 28), tratamiento en la UE y una base jurídica para contactar con la persona. Este resumen ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico.

Datos: historial de clientes y precios

La calidad de las propuestas depende de los datos con los que trabaja la IA.

• Historial de clientes: las consultas, ofertas y conversaciones anteriores muestran qué necesita un cliente y cuándo se contactó con él por última vez. Si esa información está en correos y notas, la leemos desde allí.
• Datos de productos y precios: las listas y los tramos de precios, junto con las condiciones, son la base de cada oferta. Si están desactualizados o difieren entre ubicaciones, lo aclaramos primero.
• Calidad de los datos del CRM: los duplicados y los campos vacíos distorsionan las evaluaciones y los informes. Por eso, primero revisamos los datos existentes.
• Qué puede leer la IA: usted decide a qué campos y clientes tiene acceso y a cuáles no. Todo se ejecuta en servidores de la UE; definimos con usted los plazos de conservación y la eliminación. Más información en IA y protección de datos.

Aplicaciones y programas a medida para ventas

A veces lo que falta está en los pasos previos al CRM o en procesos paralelos. Si los productos estándar no encajan, desarrollamos programas a medida:

• Aplicación para comerciales de campo: citas, historial del cliente y notas de voz en una interfaz que también funciona sin conexión y después incorpora los datos al CRM.
• Aplicación de informes de visitas: a partir de unas notas o una nota de voz, el informe se genera en segundo plano y se revisa brevemente.
• Configurador de ofertas: los clientes o el equipo comercial eligen variantes y las reglas de sus productos garantizan que solo se ofrezcan opciones viables.
• Portal de clientes: ofertas, pedidos y documentos en un solo lugar para sus clientes.

Estos programas complementan su CRM, no lo sustituyen. Más información en desarrollo de aplicaciones.

Por dónde empezar

Estas tres preguntas ayudan a valorar la situación:

1. ¿Cuánto tarda su equipo comercial en responder a nuevas consultas y qué causa las demoras?
2. ¿Qué CRM y listas de precios utiliza, y están los precios en el CRM o en archivos?
3. ¿Qué paso ocupa más tiempo a su equipo: redactar ofertas, hacer seguimiento o actualizar el CRM?

Si nos envía las respuestas, le diremos qué proceso merece la pena abordar primero y qué debe seguir en manos de su equipo comercial. Empezamos con una prueba en paralelo al trabajo habitual.