Services · Logistique et entrepôt Automatisation d’entrepôt par l’IA : automatiser le traitement des réceptions de marchandises, des bons de livraison et des documents de transport

L’IA en entrepôt : six tâches en bref

Il s’agit de processus courants, et non de projets clients. Dans chaque cas, l’IA prépare le travail et signale les écarts. Un employé ou un responsable d’entrepôt vérifie et décide. Le lien avec la commande passe par les achats, et celui avec la facture par la comptabilité.

1. Lire les avis d’expédition et les documents de transport

Un avis d’expédition annonce les marchandises à venir. Il arrive sous forme de message EDI, de PDF ou d’e-mail, souvent dans un format propre à chaque fournisseur.

• Entrée : avis d’expédition, lettres de voiture et documents d’accompagnement reçus par EDI, e-mail ou portail.
• L’IA prépare : elle lit le fournisseur, la référence de commande, les articles, les quantités, les colis et la date d’arrivée prévue, puis rattache l’avis à la commande. Elle signale les informations manquantes ou incohérentes.
• L’équipe d’entrepôt vérifie : les éléments signalés, puis planifie le quai et le personnel.
• Résultat : une liste des arrivées du jour, avec une référence de commande pour chaque ligne.

2. Rapprocher la réception des marchandises de la commande

Au déchargement, ce qui compte est ce qui se trouve réellement sur la palette, et pas seulement ce qui figure sur le papier.

• Entrée : le bon de livraison, les quantités et les codes-barres relevés, ainsi que la commande issue de l’ERP.
• L’IA prépare : elle compare les articles, les quantités, les lots et la durabilité minimale à la commande, détecte les livraisons partielles et les quantités excédentaires, puis répertorie chaque écart.
• L’équipe d’entrepôt vérifie : les écarts sur place et décide d’accepter la livraison, de l’accepter partiellement ou de la refuser.
• Résultat : un projet d’enregistrement de réception des marchandises dans le logiciel de gestion d’entrepôt ou l’ERP, prêt à être confirmé par l’équipe d’entrepôt.

3. Répondre aux demandes sur les livraisons

« Quand ma marchandise arrive-t-elle ? » est la question la plus fréquente adressée à un entrepôt, et chaque réponse nécessite un appel.

• Entrée : la demande du client ou de l’équipe commerciale, ainsi que les données à jour de l’ERP et du suivi des expéditions.
• L’IA prépare : elle rédige une réponse avec le statut, la date et la source de l’information, en indiquant ce qu’elle ne sait pas.
• L’équipe d’entrepôt vérifie : les réponses en cas d’exception ou de retard. Les simples informations de suivi peuvent être envoyées directement après une phase de test.
• Résultat : un projet de réponse ou une information de suivi envoyée, avec une trace de l’envoi.

4. Documenter les dommages de transport

Si un dommage n’est constaté que plus tard, il manque les photos, l’indication de la date et de l’heure, ainsi que la mention du dommage.

• Entrée : les photos, la note de la personne qui réceptionne les marchandises et le bon de livraison avec les éventuelles réserves.
• L’IA prépare : elle rattache les photos et les notes à la livraison, rédige une description du dommage, affiche les délais de déclaration du dommage et prépare la notification au transporteur.
• L’équipe de l’entrepôt vérifie : la description et la déclaration, puis l’envoie. Le service de gestion des sinistres décide de la responsabilité et de l’indemnisation.
• Résultat : un dossier de sinistre avec tous les documents classés par date et un projet de déclaration.

5. Enregistrer les retours

Les retours arrivent avec ou sans documents, et chacun doit être rattaché à une commande.

• Entrée : le bon de retour, une photo, le message du client et la commande initiale.
• L’IA prépare : elle rattache le retour à la commande, enregistre le motif et l’état, puis propose le mouvement à enregistrer (remise en stock, contrôle, mise à l’écart).
• L’équipe de l’entrepôt vérifie : l’état de la marchandise et confirme l’enregistrement.
• Résultat : un retour enregistré dans le système et, lorsque vos règles le prévoient, un projet d’avoir destiné à la comptabilité.

6. Propositions de commande à partir du stock et de la consommation

Les réapprovisionnements arrivent souvent trop tard ou sont trop importants, parce que personne n’a une vue d’ensemble des chiffres.

• Entrée : le stock, la consommation des derniers mois, les stocks minimaux et les délais de livraison issus de l’ERP.
• L’IA prépare : le code calcule la couverture du stock et le point de commande à partir des données. L’IA rédige ensuite une proposition par article avec les chiffres qui la justifient.
• L’entrepôt et les achats vérifient : la proposition. Seul le service achats passe les commandes.
• Résultat : une liste de propositions justifiées.

Logiciels et interfaces : connexion aux outils que vous utilisez

Dans l’entrepôt convergent les données des scanners, du système de gestion d’entrepôt, de l’ERP et des messages des fournisseurs. Le tableau présente les cas courants. Nous clarifions les possibilités de votre système avant de vous proposer un devis.

Ces noms sont donnés à titre indicatif et n’impliquent aucun partenariat. Lorsqu’un système ne propose pas d’interface, nous utilisons l’export et l’import, un dossier surveillé ou l’e-mail.

Connecter plutôt que remplacer

Votre entrepôt n’a besoin ni d’un nouveau WMS ni d’un nouvel ERP, et nous ne proposons ni l’un ni l’autre. L’IA travaille à côté de votre système de gestion d’entrepôt : elle lit ce qui arrive et prépare les enregistrements.

• Votre système de gestion d’entrepôt reste la référence. Les stocks et les enregistrements ne sont modifiés que dans ce système et uniquement par vos équipes.
• Vos processus au quai restent les mêmes. Les opérations de scan, de comptage et d’accusé de réception se déroulent comme avant. L’IA prend en charge ce qui aurait ensuite été saisi au clavier.
• Un processus après l’autre. Nous commençons par une étape, par exemple les avis d’expédition ou le rapprochement des marchandises reçues, et la faisons d’abord fonctionner en parallèle du travail habituel.
• Un retour en arrière reste possible. Toutes les données sont dans vos systèmes. Sans l’IA, votre entrepôt continue à fonctionner comme avant.

Validations et règles

Dans l’entrepôt, quelques minutes peuvent déterminer le respect d’un délai, et une erreur de quantité coûte de l’argent par la suite. Nous définissons donc avant le démarrage ce que l’IA est autorisée à faire.

• Écarts de quantité : vous définissez les tolérances. Dans ces limites, l’IA se contente de signaler l’écart ; au-delà, elle soumet le cas pour clarification.
• Enregistrements : la réception de marchandises est préparée sous forme de brouillon, puis confirmée par une personne de l’entrepôt. L’IA ne l’enregistre jamais seule.
• Accusé de réception et mention des dommages : la signature du bon de livraison et les réserves en cas de dommages visibles restent du ressort de la personne qui réceptionne. L’IA peut le lui rappeler, mais pas accuser réception à sa place.
• Informations aux clients : les réponses sur le statut proviennent de données en temps réel et indiquent leur source. En cas d’exception ou de dommage, l’IA transmet le dossier à une personne.
• Personnel : nous ne développons pas de systèmes qui surveillent individuellement les salariés, évaluent leurs performances ou leur attribuent des tâches selon leur comportement. Ils sont à haut risque selon l’annexe III du règlement sur l’IA, voir les catégories de risque.
• Journal : chaque proposition est consignée avec sa source, l’horodatage et la décision prise.

Le tableau présente les principales sources à titre indicatif. Les règles applicables dépendent du mode de transport, du contrat et du pays.

S’appliquent également en Allemagne le § 87 BetrVG et en Autriche le § 96a ArbVG : les dispositifs techniques pouvant enregistrer le comportement ou les performances des salariés nécessitent la participation du comité d’entreprise. Le RGPD s’applique aux données personnelles figurant dans les documents de livraison : contrat de sous-traitance (Art. 28) et traitement dans l’UE. Ce résumé fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique.

Données : articles, emplacements et lots

La qualité des rapprochements dépend des données de référence utilisées par l’IA.

• Référentiel articles : les références, les codes EAN, les unités et les unités de conditionnement déterminent si le bon de livraison correspond à la commande. Si des conversions manquent, nous les signalons avant le rapprochement.
• Emplacements et lots : les informations sur les lots et les dates de durabilité minimale doivent figurer dans le système pour que l’IA puisse les vérifier.
• Codes-barres : lorsque les marchandises arrivent avec une étiquette d’expédition, nous lisons le code au lieu de ressaisir le texte.
• Protection des données : les noms des conducteurs et des interlocuteurs figurant dans les documents de livraison sont des données personnelles. Nous les traitons sur des serveurs dans l’UE, ne montrons à l’IA que ce dont elle a besoin et définissons avec vous la durée de conservation et la suppression. Pour en savoir plus, consultez IA et protection des données.

Applications propres à l’entrepôt

Parfois, ce qui manque ne se trouve pas dans le système de gestion d’entrepôt, mais sur le terminal portable ou le smartphone. Nous développons alors des programmes spécifiques lorsque les produits standard ne conviennent pas :

• Application de réception pour scanners et smartphones : photographier le bon de livraison, scanner les lignes et voir immédiatement les écarts.
• Application d’entrepôt : consulter le stock et l’emplacement, enregistrer les transferts et les inventaires, même sans réseau.
• Application de bons de livraison pour les conducteurs : photo et signature sur le lieu de livraison ; les documents sont immédiatement rattachés à la bonne commande.

Ces programmes complètent votre système de gestion d’entrepôt, ils ne le remplacent pas. Pour en savoir plus, consultez Développement d’applications.

Par où commencer

Ces trois questions vous aident à faire le point :

1. Combien de bons de livraison votre équipe de réception ressaisit-elle par jour et sous quelle forme arrivent-ils (papier, PDF, EDI) ?
2. Quel système de gestion d’entrepôt et quel ERP utilisez-vous, et les scanners transmettent-ils les données directement au système ?
3. Quelle étape prend le plus de temps : trier les avis d’expédition, rapprocher les marchandises reçues ou répondre aux demandes ?

Si vous nous envoyez vos réponses, nous vous dirons quel processus mérite d’être abordé en premier et ce qui doit rester du ressort de votre entrepôt. Nous commençons par un fonctionnement à l’essai en parallèle du travail habituel.