Departamentos · Logística y almacén Sistema de gestión de almacenes e IA: automatizar la recepción de mercancías, los albaranes y los documentos de transporte

IA en el almacén: resumen de seis tareas

Estos son procesos habituales, no proyectos de clientes. En cada uno, la IA prepara el trabajo y señala discrepancias, y un operario o responsable de almacén revisa y decide. El departamento de compras conecta el proceso con el pedido y el de contabilidad, con la factura.

1. Leer avisos de expedición y documentos de transporte

Un aviso de expedición anuncia lo que va a llegar. Se recibe como mensaje EDI, PDF o correo electrónico, a menudo con un formato distinto para cada proveedor.

• Entrada: avisos de expedición, cartas de porte y documentos de acompañamiento por EDI, correo electrónico o portal.
• La IA prepara: lee el proveedor, la referencia del pedido, los artículos, las cantidades, los bultos y la fecha prevista de llegada, y asigna el aviso al pedido. Si falta algo o hay alguna incoherencia, lo señala.
• El almacén revisa: los elementos señalados y planifica el muelle de carga y el personal.
• Resultado: una lista de llegadas del día, con la referencia del pedido en cada línea.

2. Cotejar la recepción de mercancías con el pedido

Al descargar importa lo que realmente hay en el palé, no solo lo que figura en el papel.

• Entrada: el albarán, las cantidades y los códigos de barras registrados y el pedido del ERP.
• La IA prepara: compara el artículo, la cantidad, el lote y la fecha de consumo preferente con el pedido, detecta entregas parciales y cantidades de más, y enumera cada discrepancia.
• El almacén revisa: las discrepancias sobre el terreno y decide si acepta la entrega, la acepta parcialmente o la rechaza.
• Resultado: un borrador de entrada de mercancías en el sistema de gestión de almacenes o el ERP, listo para que el almacén lo confirme.

3. Responder a consultas sobre entregas

«¿Cuándo llega mi mercancía?» es la pregunta más frecuente al almacén, y cada respuesta requiere una llamada.

• Entrada: la consulta de un cliente o del equipo comercial y los datos actuales del ERP y del seguimiento de envíos.
• La IA prepara: redacta una respuesta con el estado, la fecha y la fuente de la información, e indica lo que desconoce.
• El almacén revisa: las respuestas en caso de excepciones y retrasos. Tras una fase de prueba, las respuestas sencillas sobre el estado pueden enviarse directamente.
• Resultado: un borrador de respuesta o una comunicación de estado enviada, con registro de la operación.

4. Documentar daños de transporte

Si un daño se detecta más tarde, faltan las fotos, el momento en que ocurrió y la anotación.

• Entrada: fotos, una nota de la persona que recibe la mercancía y el albarán con las posibles reservas.
• La IA prepara: asigna las fotos y notas a la entrega, redacta una descripción de los daños, muestra los plazos para notificarlos y prepara un borrador de comunicación al transportista.
• El almacén revisa: la descripción y la notificación y la envía. El departamento de gestión de siniestros decide sobre la responsabilidad y la indemnización.
• Resultado: un expediente del daño con toda la documentación ordenada por fecha y un borrador de notificación.

5. Registrar devoluciones

Las devoluciones llegan con o sin documentación, y cada una debe vincularse a un pedido.

• Entrada: documento de devolución, fotografía, comunicación del cliente y pedido original.
• La IA prepara: vincula la devolución al pedido, registra el motivo y el estado y propone cómo contabilizarla (reincorporación al almacén, revisión, retirada).
• El almacén revisa: el estado de la mercancía y confirma su registro.
• Resultado: un registro de devolución en el sistema y, cuando sus normas lo contemplen, un borrador de abono para contabilidad.

6. Propuestas de compra a partir de las existencias y el consumo

Los pedidos de reposición suelen llegar tarde o ser excesivos porque nadie tiene a la vista todas las cifras.

• Entrada: existencias, consumo de los últimos meses, existencias mínimas y plazos de entrega del ERP.
• La IA prepara: el código calcula la cobertura de existencias y el punto de pedido a partir de los datos. Con esos resultados, la IA redacta una propuesta para cada artículo con las cifras que la sustentan.
• Almacén y compras revisan: la propuesta. Solo el departamento de compras realiza los pedidos.
• Resultado: una lista de propuestas justificadas.

Programas e interfaces: integración con lo que ya utiliza

En el almacén confluyen datos de los escáneres, del sistema de gestión de almacenes, del ERP y de los mensajes de los proveedores. La tabla recoge los casos habituales. Antes de presentar la oferta, aclaramos qué vía ofrece su sistema.

Los nombres se indican a título orientativo y no implican ninguna colaboración comercial. Si un sistema no ofrece una interfaz, trabajamos con exportaciones e importaciones, una carpeta supervisada o correo electrónico.

Integración en lugar de sustitución

Su almacén no necesita un WMS ni un ERP nuevos, y no ofrecemos ninguno de los dos. La IA trabaja junto a su sistema de gestión de almacenes: lee lo que llega y prepara los registros.

• Su sistema de gestión de almacenes sigue siendo el sistema principal. Las existencias y los registros solo se modifican allí y únicamente por su personal.
• Los procesos en el muelle se mantienen. Se sigue escaneando, contando y firmando la recepción como hasta ahora. La IA se encarga de lo que después habría que introducir a mano.
• Un proceso cada vez. Empezamos por un paso, como los avisos previos de entrega o el cotejo de las mercancías recibidas, y primero lo ponemos en marcha en paralelo al trabajo habitual.
• Siempre se puede volver atrás. Todos los datos permanecen en sus sistemas. Sin la IA, su almacén sigue funcionando como antes.

Aprobaciones y normas

En el almacén, unos minutos pueden decidir si se cumple un plazo, y un error en las cantidades acaba costando dinero. Por eso definimos antes de empezar qué puede hacer la IA.

• Diferencias de cantidad: usted establece las tolerancias. Dentro del margen, la IA solo informa; fuera de él, presenta el caso para que se aclare.
• Registros: la entrada de mercancías se crea como borrador y una persona del almacén la confirma. La IA nunca la registra por su cuenta.
• Acuse de recibo y anotación de daños: la firma del albarán y la reserva por daños visibles siguen correspondiendo a la persona que recibe la mercancía. La IA puede recordárselo, pero no firmar la recepción en su nombre.
• Información a clientes: las respuestas sobre el estado proceden de datos en tiempo real e indican su fuente. En caso de incidencias y daños, la IA transfiere el caso a una persona.
• Personal: no desarrollamos sistemas que vigilen a empleados individuales, evalúen su rendimiento o les asignen tareas según su comportamiento. Según el anexo III del Reglamento de IA, son de alto riesgo; consulte las categorías de riesgo.
• Registro: cada propuesta se registra con la fuente, el momento y la decisión.

La tabla recoge las principales fuentes como orientación. Las normas aplicables dependen del modo de transporte, del contrato y del país.

Además, en Alemania se aplica el § 87 BetrVG y en Austria, el § 96a ArbVG: los dispositivos técnicos que puedan registrar el comportamiento o el rendimiento de los empleados requieren la participación del comité de empresa. Los datos personales de los documentos de entrega están sujetos al RGPD: contrato de encargo del tratamiento (Art. 28) y tratamiento en la UE. Este resumen ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico.

Datos: artículos, ubicaciones y lotes

La calidad de los cotejos depende de los datos maestros con los que trabaja la IA.

• Datos maestros de artículos: las referencias, los códigos EAN, las unidades y las unidades de embalaje determinan si el albarán y el pedido coinciden. Si faltan conversiones, lo indicamos antes de realizar el cotejo.
• Ubicaciones y lotes: los datos de los lotes y las fechas de consumo preferente deben constar en el sistema para que la IA pueda comprobarlos.
• Códigos de barras: cuando la mercancía llega con una etiqueta de envío, leemos el código en lugar de transcribir el texto.
• Protección de datos: los nombres de conductores y personas de contacto en los documentos de entrega son datos personales. Los tratamos en servidores de la UE, mostramos a la IA solo lo que necesita y acordamos con usted los plazos de conservación y la eliminación. Más información en IA y protección de datos.

Aplicaciones propias para el almacén

A veces, lo que falta no está en el sistema de gestión de almacenes, sino en el terminal portátil o en el teléfono móvil. Cuando los productos estándar no encajan, desarrollamos programas propios:

• Aplicación de recepción de mercancías para escáneres y móviles: fotografiar el albarán, escanear las partidas y ver las diferencias al instante.
• Aplicación de almacén: consultar existencias y ubicaciones, registrar traslados e inventarios, también sin conexión.
• Aplicación de albaranes para conductores: fotografía y firma en el lugar de entrega; los documentos se vinculan de inmediato al pedido correspondiente.

Estos programas complementan su sistema de gestión de almacenes, no lo sustituyen. Más información en desarrollo de aplicaciones.

Por dónde empezar

Estas tres preguntas ayudan a valorar la situación:

1. ¿Cuántos albaranes transcribe al día su equipo de recepción de mercancías y en qué formato llegan (papel, PDF, EDI)?
2. ¿Qué sistema de gestión de almacenes y qué ERP utiliza, y los escáneres envían los datos directamente al sistema?
3. ¿Qué paso requiere más tiempo: clasificar los avisos previos de entrega, cotejar las mercancías recibidas o responder consultas?

Si nos envía sus respuestas, le indicaremos qué proceso conviene abordar primero y qué debe seguir en manos de su almacén. Empezamos con una prueba en paralelo al trabajo habitual.