Afdelingen · Logistiek en magazijn WMS systeem en AI in uw magazijn: goederenontvangst, pakbonnen en vrachtdocumenten automatiseren

AI in het magazijn: zes taken in het kort

Dit zijn typische processen, geen klantprojecten. Bij elk proces doet de AI het voorbereidende werk en meldt afwijkingen. Een magazijnmedewerker of magazijnmanager controleert en beslist. De inkoopafdeling legt de verbinding met de bestelling en de boekhouding met de factuur.

1. Verzendberichten en vrachtdocumenten lezen

Een verzendbericht kondigt aan wat er komt. Het komt binnen als EDI-bericht, pdf of e-mail, vaak met een eigen opbouw per leverancier.

• Invoer: verzendberichten, vrachtbrieven en begeleidende documenten via EDI, e-mail of een portaal.
• AI bereidt voor: leest leverancier, bestelreferentie, artikelen, hoeveelheden, colli en verwachte aankomstdatum en koppelt het verzendbericht aan de bestelling. Als er iets ontbreekt of niet overeenkomt, markeert de AI dat.
• Het magazijn controleert: de markeringen en plant het laadperron en personeel in.
• Uitvoer: een aankomstlijst voor de dag, elke regel met een bestelreferentie.

2. Goederenontvangst vergelijken met de bestelling

Bij het lossen telt wat er werkelijk op de pallet staat, niet alleen wat er op papier staat.

• Invoer: de pakbon, de vastgelegde hoeveelheden en barcodes en de bestelling uit het ERP-systeem.
• AI bereidt voor: vergelijkt artikel, hoeveelheid, partij en minimale houdbaarheid met de bestelling, herkent deelleveringen en extra hoeveelheden en vermeldt elke afwijking.
• Het magazijn controleert: de afwijkingen ter plaatse en beslist of de goederen worden aangenomen, gedeeltelijk aangenomen of geweigerd.
• Uitvoer: een concept voor de goederenontvangst in het magazijnbeheersysteem of ERP-systeem, klaar voor bevestiging door het magazijn.

3. Leveringsvragen beantwoorden

‘Wanneer komen mijn goederen?’ is de meestgestelde vraag aan een magazijn, en elk antwoord kost een telefoontje.

• Invoer: de vraag van klanten of het verkoopteam en de actuele gegevens uit het ERP-systeem en de zendingtracking.
• AI bereidt voor: schrijft een antwoord met status, datum en bron van de informatie en geeft aan wat onbekend is.
• Het magazijn controleert: antwoorden bij uitzonderingen en vertragingen. Eenvoudige statusberichten kunnen na een testfase rechtstreeks worden verstuurd.
• Uitvoer: een conceptantwoord of een verstuurd statusbericht met registratie in het logboek.

4. Transportschade documenteren

Als schade pas later wordt opgemerkt, ontbreken foto's, het tijdstip en een notitie.

• Invoer: foto's, een notitie van de persoon die de goederen aanneemt en de pakbon met een eventueel voorbehoud.
• AI bereidt voor: koppelt foto's en notities aan de levering, schrijft een schadebeschrijving, toont de termijnen voor de schademelding en maakt een conceptmelding aan de vervoerder.
• Het magazijn controleert: de beschrijving en melding en verstuurt deze. De afdeling schadeafhandeling beslist over aansprakelijkheid en vergoeding.
• Uitvoer: Een schadedossier met alle stukken op datum en een conceptmelding.

5. Retouren registreren

Retouren komen met en zonder documenten terug en elke retour moet aan een order worden gekoppeld.

• Invoer: Retourbon, foto, klantmelding en de oorspronkelijke order.
• AI bereidt voor: Koppelt de retour aan de order, registreert reden en toestand en stelt de verwerking voor (terug naar het magazijn, controle, uit de voorraad nemen).
• Het magazijn controleert: De toestand van de goederen en bevestigt de verwerking.
• Uitvoer: Een retourregistratie in het systeem en, waar uw regels dat voorschrijven, een conceptcreditnota voor de boekhouding.

6. Bestelvoorstellen op basis van voorraad en verbruik

Nabestellingen komen vaak te laat of zijn te groot, omdat niemand alle cijfers overziet.

• Invoer: Voorraad, verbruik van de afgelopen maanden, minimumvoorraden en levertijden uit het ERP.
• AI bereidt voor: Code berekent de voorraaddekking en het bestelpunt op basis van de gegevens. AI schrijft daaruit een voorstel per artikel, met de cijfers waarop het is gebaseerd.
• Magazijn en inkoop controleren: Het voorstel. Alleen de inkoopafdeling bestelt.
• Uitvoer: Een lijst met onderbouwde voorstellen.

Programma's en koppelingen: aansluiten op wat u gebruikt

In het magazijn komen gegevens van scanners, magazijnbeheer, ERP en leveranciersberichten samen. De tabel noemt de gebruikelijke gevallen. Welke mogelijkheid uw systeem biedt, bespreken we vóór de offerte.

De namen dienen ter oriëntatie en wijzen niet op een partnerschap. Als een systeem geen koppeling biedt, werken wij met export en import, een bewaakte map of e-mail.

Koppelen in plaats van vervangen

Uw magazijn heeft geen nieuw WMS of ERP nodig en wij bieden beide niet aan. AI werkt naast uw magazijnbeheer: AI leest wat binnenkomt en bereidt boekingen voor.

• Uw magazijnbeheer blijft leidend. Voorraden en boekingen worden alleen daar gewijzigd en alleen door uw medewerkers.
• Uw processen bij het laadperron blijven behouden. Scannen, tellen en voor ontvangst tekenen gebeurt zoals voorheen. AI verwerkt wat daarna zou worden ingetypt.
• Eén proces tegelijk. We beginnen met één stap, bijvoorbeeld verzendberichten of het vergelijken van goederenontvangsten, en laten die eerst naast het bestaande werk draaien.
• Teruggaan blijft mogelijk. Alle gegevens staan in uw systemen. Zonder AI werkt uw magazijn verder zoals voorheen.

Goedkeuringen en regels

In het magazijn kunnen minuten bepalend zijn voor het halen van termijnen en een fout in de hoeveelheid kost later geld. Daarom leggen we vóór de start vast wat AI mag doen.

• Hoeveelheidsverschillen: U bepaalt de toleranties. Binnen de tolerantie geeft AI alleen een melding, daarbuiten legt AI het verschil voor ter beoordeling.
• Boekingen: De goederenontvangst wordt als concept aangemaakt en door een magazijnmedewerker bevestigd. AI boekt nooit zelf.
• Ontvangstbevestiging en schadeaantekening: De handtekening op de pakbon en het voorbehoud bij zichtbare schade blijven bij degene die de goederen in ontvangst neemt. AI kan eraan herinneren, maar kan niet namens die persoon voor ontvangst tekenen.
• Informatie voor klanten: Statusinformatie komt uit actuele gegevens en vermeldt de bron. Bij uitzonderingen en schade draagt AI over aan een mens.
• Personeel: Wij bouwen geen systemen die individuele medewerkers monitoren, hun prestaties beoordelen of hun taken toewijzen op basis van hun gedrag. Volgens bijlage III van de AI‑verordening vallen die onder hoog risico. Zie Risicoklassen.
• Logboek: Elk voorstel wordt vastgelegd met bron, tijdstip en beslissing.

De tabel noemt de belangrijkste bronnen ter oriëntatie. Welke regels gelden, hangt af van de vervoerswijze, het contract en het land.

Daarnaast geldt in Duitsland § 87 BetrVG en in Oostenrijk § 96a ArbVG: bij technische voorzieningen die gedrag of prestaties van medewerkers kunnen registreren, moet de ondernemingsraad worden betrokken. Voor persoonsgegevens in leveringsdocumenten geldt de AVG: een verwerkersovereenkomst (Art. 28) en verwerking in de EU. Dit overzicht biedt algemene informatie en is geen juridisch advies.

Gegevens: artikelen, magazijnlocaties en partijen

De kwaliteit van de vergelijkingen hangt af van de stamgegevens waarmee AI werkt.

• Artikelstamgegevens: Artikelnummers, EAN, eenheden en verpakkingseenheden bepalen of pakbon en bestelling bij elkaar passen. Als omrekeningen ontbreken, melden we dat voordat we vergelijken.
• Magazijnlocaties en partijen: Partijgegevens en houdbaarheidsdatums moeten in het systeem staan, zodat AI ze kan controleren.
• Barcodes: Waar goederen met een verzendetiket binnenkomen, lezen we de code uit in plaats van tekst over te typen.
• Gegevensbescherming: Namen van chauffeurs en contactpersonen in leveringsdocumenten zijn persoonsgegevens. We verwerken ze op servers in de EU, tonen AI alleen wat nodig is en bepalen samen met u de bewaartermijn en verwijdering. Meer onder AI en gegevensbescherming.

Eigen apps voor het magazijn

Soms ontbreekt iets niet in het magazijnbeheer, maar op het handapparaat of de smartphone. Daarvoor bouwen we eigen programma's als standaardproducten niet passen:

• Goederenontvangstapp voor scanner en smartphone: Pakbon fotograferen, posten scannen en afwijkingen direct zien.
• Magazijnapp: Voorraad en magazijnlocatie opvragen, verplaatsingen en inventarisatie registreren, ook zonder netwerk.
• Pakbonapp voor chauffeurs: Foto en handtekening op de afleverlocatie, waarbij de documenten direct bij de juiste order terechtkomen.

Deze programma's vullen uw magazijnbeheer aan en vervangen het niet. Meer hierover onder Appontwikkeling.

Waar u begint

Deze drie vragen helpen bij de inschatting:

1. Hoeveel pakbonnen typt uw goederenontvangst per dag over en in welke vorm komen ze binnen (papier, PDF, EDI)?
2. Welk magazijnbeheersysteem en welk ERP gebruikt u en lezen de scanners rechtstreeks in het systeem in?
3. Welke stap kost de meeste tijd: verzendberichten sorteren, goederenontvangsten vergelijken of vragen beantwoorden?

Als u ons de antwoorden stuurt, vertellen we welk proces als eerste de moeite waard is en wat bij uw magazijnteam moet blijven. We beginnen met proefdraaien naast het bestaande werk.