Automação · Contabilidade IA na contabilidade: reconhecimento de documentos e classificação contabilística, o que já funciona de forma fiável e onde decidem as pessoas

O ponto de situação da IA na contabilidade

Segundo o Eurostat, em 2025, uma em cada cinco empresas da UE com pelo menos dez trabalhadores utilizava IA; em 2024, era ainda quase uma em cada sete. A utilização mais frequente da IA é a análise de linguagem escrita, precisamente o núcleo da contabilidade: ler faturas, guias de remessa, extratos bancários e emails e classificá-los corretamente.

Muitos programas de contabilidade já incluem funcionalidades próprias de IA, por exemplo para reconhecer documentos contabilísticos. Contudo, a IA traz o maior benefício quando vários sistemas se cruzam: a caixa de email com as faturas, o sistema de gestão comercial com encomendas e guias de remessa, o programa de contabilidade e o banco.

O que a IA faz de forma fiável na contabilidade

O princípio é importante: a IA prepara, as pessoas decidem. Os pontos incertos são assinalados, não são ignorados em silêncio.

A fatura eletrónica como acelerador

Quanto mais estruturada for a fatura recebida, menos a IA tem de adivinhar. Numa fatura eletrónica no formato XRechnung, ZUGFeRD ou através de Peppol, os montantes, as taxas de imposto e os itens já constam do ficheiro num formato legível por máquinas. A IA deixa de ter de os reconhecer e passa apenas a verificá-los e classificá-los. Com o pacote da UE «IVA na era digital», as faturas eletrónicas estruturadas tornam-se obrigatórias nas transações transfronteiriças dentro da UE a partir de julho de 2030; muitos países já têm obrigações próprias. O nosso guia sobre faturas eletrónicas explica o que se aplica no seu país, e o artigo automatizar faturas recebidas mostra como automatizar a receção.

Um exemplo de um processo típico

Uma empresa comercial recebe algumas centenas de faturas de fornecedores por mês, em PDF por email, como faturas eletrónicas e, pontualmente, em papel. A IA lê cada fatura, procura a encomenda e a guia de remessa correspondentes no sistema de gestão comercial e compara a quantidade, o preço e o prazo de pagamento. Se tudo estiver correto, cria uma proposta de lançamento com conta e centro de custos. Se existir uma divergência, por exemplo um preço superior ao encomendado, a fatura segue para o departamento de compras com uma breve explicação.

De manhã, a contabilista vê uma lista: a maioria das faturas com uma proposta pronta para aprovação, algumas com divergências assinaladas. Este exemplo descreve um processo típico, não um projeto de cliente.

Regularidade contabilística e proteção de dados

As regras de uma contabilidade regular aplicam-se independentemente de um documento contabilístico ser registado por uma pessoa ou por IA. Na Alemanha, as GoBD descrevem os requisitos: rastreabilidade, inalterabilidade, conservação integral e documentação dos procedimentos que descreva o processo. Na Áustria, a Bundesabgabenordnung regula a conservação; outros países têm disposições comparáveis. Para uma contabilidade apoiada por IA, isto significa:

• Cada proposta e cada aprovação são registadas, com indicação do momento e da pessoa.
• Os documentos contabilísticos originais são guardados sem alterações; a IA trabalha com cópias e excertos.
• A documentação dos procedimentos descreve o que a IA faz e onde as pessoas verificam.
• Um contrato de subcontratação regula o tratamento de dados pessoais, por exemplo os de empresários em nome individual que constam das faturas.
• Os dados ficam, sempre que possível, em servidores na UE.

Coordene a adoção com a sua consultoria fiscal. Esta conhece a sua contabilidade e terá de trabalhar com o resultado.

Como começar

1. Escolher um processo: geralmente, são as faturas recebidas, porque concentram a maioria dos documentos contabilísticos.
2. Medir a situação atual: quantas faturas por mês, quanto tempo por fatura e quantos pedidos de esclarecimento?
3. Organizar os dados de base: fornecedores, contas e centros de custos devem estar atualizados e ser inequívocos.
4. Trabalhar em paralelo: durante algumas semanas, a IA cria propostas, enquanto a sua equipa efetua os lançamentos como antes e compara.
5. Adotar gradualmente: só quando as propostas estiverem corretas se passa a aprová-las em vez de criar novos lançamentos. Seguem-se a conciliação de pagamentos ou a gestão de cobranças.