Osastot · Juridiikka ja compliance Contract analysis AI: sopimusten tarkistus, määräajat ja dokumentointi

Laki- ja noudattamistehtävät

Seuraavat esimerkit kuvaavat kukin tyypillistä prosessia, eivät asiakasprojektia. AI valmistelee tietoa. Vastuulliset ihmiset tarkistavat lähteet, poikkeukset ja seuraukset. Se, mitkä osat voidaan automatisoida, riippuu sopimuksistasi, tiedoistasi ja sisäisistä hyväksynnöistäsi.

1. Tarkista, onko sopimuksissa poikkeamia standardeista

Sopimustarkistus alkaa usein kysymyksellä, vastaako saapuva luonnos sovittuja eritelmiä. Tätä varten tekoäly ei tarvitse vain sopimusta, vaan myös hyväksyttyjä näytteitäsi ja testikriteereitäsi.

• Sisäänkäynti: sopimusluonnos, asianmukainen malli ja luettelo tarkistettavista kohdista.
• AI valmistaa: löytää asiaankuuluvat lausekkeet, vertaa niitä spesifikaatioihin ja merkitsee puuttuvat, muuttuneet tai epäselvät kohdat asiakirjassa olevalla viitteellä.
• Lakimiehet tarkistavat: jokainen merkitty kohta koko sopimuksen yhteydessä. He arvioivat riskejä, muotoilevat muutoksia ja päättävät jatkokäytöstä.
• Lähtö: testiraportti, jossa on paikat, avoimet kysymykset ja ihmiskokeen dokumentoidut tulokset.

Raportti ei ole laillinen tiedote. Jos termiä käytetään sopimuksessa eri tavalla kuin mallissa, tämä on tarkistettava asiayhteydessä. Tekoälyn tulisi tehdä epävarmuus näkyväksi sen sijaan, että se tarjoaisi näennäisen selvän löydön.

2. Tarkkaile määräaikoja ja peruutuspäiviä

Sopimus voi sisältää useita relevantteja päivämääriä. Alkamis-, voimassaolo-, jatko- ja irtisanomissääntö eivät aina ole samassa paikassa. Kalenterimerkintä ei yksin selitä, kuinka päivämäärä syntyi.

• Sisäänkäynti: allekirjoitetut sopimukset, liitteet, tallennetut sopimustiedot ja olemassa olevat kalenterimerkinnät.
• AI valmistaa: lukee mahdolliset päivämäärät ja säännöt, yhdistää ne paikkoihin ja ehdottaa merkintöjä tai muistutuksia. Ristiriidat ja puuttuvat tiedot on merkitty.
• Lakimiehet tarkistavat ja hyväksyvät: asiaankuuluva sopimuksen sanamuoto, määräajan logiikka ja päätöksen tekemiseen käytetty päivämäärä.
• Lähtö: vahvistetut päivämäärät sopimuskatsauksessa tai määräaikakalenterissa, joissa kussakin viitataan sopimukseen ja vastuuhenkilöön.

Etenkin lisäyksillä ja poikkeavilla säännöksillä ei riitä, että päivämäärä kopioidaan yhdestä lausekkeesta. Muistutus tukee vastuuhenkilöä. Se ei korvaa sopimuksen tarkistamista.

3. Valmistele dokumentaatio tekoälyn käytöstä ja tietosuojasta

Tietoa käytetyistä järjestelmistä, tarkoituksista, tiedoista ja vastuista jaetaan usein IT-, asiantuntija- ja lakiosastoille. Auditoinnin kannalta on tärkeää, että tiedot ovat ymmärrettäviä ja ajan tasalla.

• Sisäänkäynti: Olemassa olevat järjestelmäkuvaukset, sisäiset spesifikaatiot, sopimukset ja tiedot vastaavilta osastoilta.
• AI valmistaa: järjestää tiedot dokumentointisuunnitelmasi mukaan, mainitsee lähteen ja kerää pisteitä, joista puuttuu tietoja tai jotka ovat ristiriidassa itsensä kanssa.
• Lakimiehet tarkistavat: oikeudellinen luokittelu ja luonnokset yhdessä IT:n ja toimivaltaisten viranomaisten kanssa. Sinä päätät, mitkä tiedot otetaan käyttöön.
• Lähtö: tarkistettu luonnos dokumentaatiosta, jossa on avoimet kohdat, lähteet ja jatkokäsittelystä vastuussa olevat.

Tämä voi tukea työskentelyä käsittelytoimintojen luettelossa Art. 30 GDPR. Mitä tietoja vaaditaan ja kuka niistä on vastuussa, on tarkastettava kussakin tapauksessa. Löydät lisätietoja tekoälyn käytön luokittelusta osoitteesta AI‑sääntely ja AI yksityisyys. Tämä esitys ei ole juridista neuvontaa.

4. Kerää toimittajaasiakirjat ja todistukset

Tavarantoimittajilla on usein sopimuksia, kyselyitä, todistuksia ja muita todisteita eri paikoissa. Lain ja noudattamisen kannalta erityisen tärkeää on se, mikä asiakirja mihinkin liikesuhteeseen kuuluu ja onko se vielä tarkistettava.

• Sisäänkäynti: Toimittajapäällikkö, sopimusvarasto, sähköpostit ja määrittämäsi tarvittavien asiakirjojen luettelo.
• AI valmistaa: antaa asiakirjoja toimittajalle, kirjaa tunnistettavat voimassaolopäivät ja luo yleiskatsauksen puuttuvista tai epäselvistä todisteista.
• Vaatimustenmukaisuustarkastukset: Asiakirjojen kohdistaminen, oikea-aikaisuus ja merkitys. Vastuuhenkilö päättää, pyydetäänkö lisätietoja.
• Lähtö: ymmärrettävä luettelo todisteista lähteineen, testituloksineen ja avoimilla tiedusteluilla.

Asiakirjojen hankkiminen on edelleen yhteinen prosessi. Tiedot toimittajakannasta ja koordinointi sopimuskumppaneiden kanssa koskevat myös Ostaminen. Olemassa olevaa varmennetta ei arvioida riittäväksi pelkästään sen säilyttämisen perusteella.

5. Vastaa sisäisiä käytäntöjä koskeviin kysymyksiin

Työntekijät etsivät usein tiettyä sääntöä, esimerkiksi asiakirjan jakamista tai jaetun työkalun käyttöä. Vastauksesta on hyötyä vain, jos on selvää, mistä direktiivin versiosta se on peräisin.

• Sisäänkäynti: hyväksytyt ohjeet, menettelytapakuvaukset ja yrityksen kysymys.
• AI valmistaa: etsii hyväksytyt asiakirjat ja muotoilee vastauksen viitteineen. Jos lähteet puuttuvat tai ovat ristiriitaisia, se ohjaa sinut asiasta vastaavaan viranomaiseen.
• Vaatimustenmukaisuustarkastukset: arkaluontoisia vastauksia, selittämättömiä poikkeuksia ja viittauksia vanhentuneisiin tai ristiriitaisiin käytäntöihin.
• Lähtö: dokumentoitu vastaus tai välitetty kysymys, jota ei voida selvittää olemassa olevista lähteistä.

Tällainen avustaja tarvitsee hyvin hoidetun lähdekannan ja asianmukaiset käyttöoikeudet. Tekoälyn teknisiä asetuksia ja sisäisiä sääntöjä koskevat vastaukset tulee toimittaa mukana I.T koordinoida. Tekoäly ei aseta uusia sääntöjä.

6. Järjestä asiakirjat sisäisiä tarkastuksia varten

Ennen sisäistä tarkastusta päätökset, hyväksynnät ja niihin liittyvät asiakirjat on usein koottava yhteen. Tällöin vaivannäkö ei ole niinkään yhteenvedon kirjoittaminen kuin oikean version löytäminen.

• Sisäänkäynti: Testausjärjestys, olemassa olevat todisteet, julkaisuprotokollat ja asiaankuuluvan alueen arkistointirakenne.
• AI valmistaa: luo luettelon löydettävistä asiakirjoista, linkittää niihin liittyviä asiakirjoja ja tunnistaa aukkoja tai eri versioita.
• Vaatimustenmukaisuustarkastukset: ovatko asiakirjat täydellisiä, oikein osoitettuja ja käyttökelpoisia aiottuun tarkoitukseen.
• Lähtö: tarkistettu todistekansio, jossa on paikat ja luettelo kohdista, joita on vielä selvitettävä.

Kokoaminen ei ole määritystä siitä, että prosessi täyttää kaikki vaatimukset. Hyvin järjestetty kansio voi myös tehdä puuttuvia todisteita näkyväksi. Nämä puutteet tulee dokumentoida ja osoittaa vastuullisille henkilöille.

Ohjelmat ja tallennustila

Laki ja vaatimustenmukaisuus tarvitsevat harvoin uutta yksittäistä luetteloa. Tärkeää on se, missä asianomainen sopimusversio sijaitsee, mitkä ohjelmatoimittajat ajavat ja kuka vahvistaa tapaamiset. Yhteys voi hyväksyä tietoja tai viitata lähteisiin. Sopiva lomake riippuu nykyisestä ympäristöstäsi ja käytettävissä olevista liitännöistä.

Taulukko kuvaa mahdollisia prosesseja, ei tietyn tuotteen taattuja toimintoja. SharePointin ja muiden kolmannen osapuolen ohjelmistojen tietyt toiminnot ja ehdot on tarkistettava valmistajalta lokakuusta 2026 alkaen. Emme vaadi kumppanin asemaa. Ennen yhdistämistä selvitetään mikä järjestelmä johtaa ja voidaanko muutokset kirjoittaa takaisin. Liitteenä oleva sähköposti voi olla postilaatikko. Sen ei pitäisi hiljaisesti korvata vahvistettua sopimusversiota. Lisätietoja toistuvien prosessien yhdistämisestä löytyy alta Automaatio ja Asiakirjojen käsittely.

Rajat ja välykset

Emme tarjoa juridista neuvontaa. Tekoäly voi vertailla tekstikohtia, kerätä kysymyksiä ja laatia raportteja. Asianajajasi päättävät, onko lauseke tehokas, toimenpide sallittu vai todisteet riittävät. Oikeudellisesti merkityksellisiä arvioita ei tehdä pelkästään tekoälyn vastauksesta. Ihmisen hyväksynnän tulee olla tunnistettavissa prosessissa.

Jokaisessa testiraportissa tulee mainita viittaus sopimukseen, käytetty malli ja tarkistetun asiakirjan versio. Jos sopimusta muutetaan myöhemmin, vanhaa raporttia ei automaattisesti siirretä uuteen versioon. Epäselvissä tapauksissa tila, kuten "avoin", on hyödyllisempi kuin perusteeton julkaisu. Myös kyselyn muotoilu voidaan valmistaa. Lähetys- ja sisältöasema jäävät vastuuhenkilölle.

Luottamuksellisuus on selvitettävä ennen käsittelyä. Asianajotoimistoihin voi kohdistua myös erityisiä salassapito- ja salassapitovelvoitteita. Tämä sivu on suunnattu yritysten lakiosastoille; se ei korvaa asianajotoimiston vaatimusten tutkimista. Määritä kunkin tietolähteen osalta, kuka saa nähdä asiakirjoja ja mikä käsittelyvaihe on sallittu.

Tekoälyasetuksen 50 artikla sisältää avoimuusvelvoitteita tiettyjen tekoälyjärjestelmien ja -sisällön osalta. Tämä ei johda yleistä merkintävaatimusta jokaiseen sisäiseen sopimustarkastusraporttiin. Asianajajiesi on tarkastettava käyttöönoton perusteella, sovelletaanko tiettyyn prosessiin velvollisuutta. Virallinen peruste on alla AI‑sääntely ja lähteet sivun lopussa. Nämä tiedot eivät ole oikeudellisia neuvoja.

Tiedot: sopimukset, määräajat, todisteet

Tiedostojen nimet eivät useinkaan riitä hyödylliseen sopimuskatsaukseen. Metatiedot, kuten sopimuskumppani, sopimustyyppi, asiaankuuluva versio, vastuuhenkilö, tarkastuksen aloitus, kesto ja tila, ovat hyödyllisiä. Jokaisen asiakirjasta luetun kentän tulee johtaa takaisin lähteeseen. Jos tiedot puuttuvat, kenttä pysyy auki, kunnes henkilö vahvistaa sen. AI‑oletuksesta ei saa tulla perusdataa huomaamatta.

Myös määräajan logiikka on kuvattava: Mikä versio on voimassa? Riippuuko pidennys toiminnasta? Kuka arvioi ehdotetun tapaamisen ja kuka saa muistutuksen? Jos säännöksiä on useita, yleiskatsauksesta tulee näyttää ristiriita. Määräaikakalenteri voi olla luotettava työperusta vain vahvistetuilla tiedoilla vastuuhenkilöille.

Pääsy perustuu rooliin ja tehtävään. Kaikki muistutuksen tarvitsevat eivät tarvitse koko sopimusta. Raportteja ja todisteita varten on määritettävä, kuka voi muuttaa, vapauttaa ja löytää ne. Säilyttäminen ja poistaminen tarkistetaan määritystesi ja asiaankuuluvien vaatimusten perusteella sen sijaan, että kaikille asiakirjoille asetetaan yleinen määräaika. GDPR sisältää muun muassa käsittelyn periaatteet sekä vaatimukset turvallisuudesta ja käsittelijöiden osallistumisesta. Mikä näistä on toteutettava yksittäisissä tapauksissa, vaatii oikeudellista arviointia. Tästä lisää alla AI yksityisyys. Ei oikeudellista neuvontaa.

Jos EU:n palvelimet on tarkoitettu prosessillesi, tämä kohta kuuluu toiminnan ja palveluntarjoajien vaatimuksiin. Yhtä tärkeitä ovat käyttöoikeudet, kirjaus ja kysymys siitä, mitkä tiedot lähtevät palvelusta. Pelkkä säilytyspaikka ei vastaa näihin kysymyksiin. EU:n ulkopuolisten yritysten, kuten Sveitsin tai Iso-Britannian, osalta tietovirrat ja soveltuvat vaatimukset on tarkasteltava erikseen.

Omat ohjelmat lainmukaisuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi

Erillinen hakemus voi kattaa puuttuvan vaiheen olemassa olevien ohjelmien välillä. Sen ei tarvitse korvata DMS- tai sopimustenhallintaohjelmistoa. Ensin selvitetään, mitä tietoja johtava järjestelmä sisältää ja mitä näkemyksiä osasto tarvitsee työhönsä. Sen jälkeen voit päättää, riittääkö pieni sovellus vai onko laajempi ohjelmistokehitys järkevää.

Määräaikakalenterisovellus voisi näyttää vahvistetut tapaamiset, sijainnit ja vastuuhenkilöt yhdessä näkymässä. Sopimuskatsauksesta voisi nähdä, mikä asiakirjaversio on tarkistettu, mitkä kysymykset ovat avoinna ja milloin seuraava päätös on määrä tehdä. Todistuskansio voisi koota yhteen asiakirjoja, joissa on testin tila ja lähde. Kaikissa kolmessa tapauksessa muutokset kirjataan lokiin ja oikeudellisesti merkityksellisiä merkintöjä käytetään vasta hyväksynnän jälkeen.

Voimme kehittää tällaisia pintoja täydentämään olemassa olevia järjestelmiä. Tietojen saapuminen ja takaisinvirtaus selvitetään ennen käyttöönottoa. Tietoja teknisestä toteutuksesta löytyy osoitteesta Sovellusten kehitys ja Ohjelmistojen kehittäminen. Onko a AI agentti valmisteltu vaihe riippuu tehtävästä ja käytettävissä olevista hyväksynnöistä.

Mistä aloitat

Ensimmäinen katselu prosesseihisi ei vaadi uusia ohjelmistoja. Kysy: Kuinka monta sopimusta sinulla on ja kuka muistaa määräajat? Missä on allekirjoitettu versio? Onko lisäyksistä yleiskuvaa? Kuka päättää ristiriitaisista nimityksistä? Ja löydätkö merkinnän lähteen tarkistaessasi?

Valitse sitten selkeästi määritelty prosessi, kuten sopimustyypin tarkistaminen olemassa olevan mallin perusteella tai todisteiden kerääminen määritellylle alueelle. Selvitä, mitkä tiedot ovat käytettävissä ja kuka tarkistaa tulokset. Vasta sitten voit arvioida, mikä automaatio auttaa ja mitkä päätökset jäävät nimenomaisesti asianajajien tehtäväksi. Ammatillista ja teknistä luokittelua varten voit ottaa meihin yhteyttä kautta Yhteydenottolomake kirjoittaa.