Skyriai · Teisė ir atitiktis AI dėl įstatymų ir atitikties: patikrinkite sutartis, stebėkite terminus, tvarkykite įrodymus

Teisinės ir atitikties užduotys

Toliau pateikti pavyzdžiai rodo tipinį procesą, o ne kliento projektą. AI ruošia informaciją. Atsakingi žmonės tikrina šaltinius, išimtis ir pasekmes. Kurias dalis galima automatizuoti, priklauso nuo jūsų sutarčių, duomenų ir vidinių patvirtinimų.

1. Patikrinkite, ar sutartyse nėra nukrypimų nuo standartų

Sutarties peržiūra dažnai prasideda nuo klausimo, ar gaunamas projektas atitinka sutartas specifikacijas. Norėdami tai padaryti, AI reikia ne tik sutarties, bet ir jūsų patvirtintų pavyzdžių bei bandymo kriterijų.

• Įėjimas: sutarties projektas, atitinkamas šablonas ir tikrintinų punktų sąrašas.
• AI ruošia: randa atitinkamus punktus, lygina juos su specifikacijomis ir pažymi trūkstamas, pakeistas ar dviprasmiškas vietas su nuoroda dokumente.
• Advokatai patikrina: kiekvienas pažymėtas taškas visos sutarties kontekste. Jie įvertina riziką, suformuluoja pakeitimus ir nusprendžia dėl tolesnio naudojimo.
• Išvestis: bandymo ataskaita su vietomis, atvirais klausimais ir dokumentais patvirtintais žmogaus bandymo rezultatais.

Ataskaita nėra teisinis leidimas. Jei terminas sutartyje vartojamas kitaip nei šablone, tai reikia patikrinti kontekste. AI turėtų padaryti neapibrėžtumą matomą, o ne pateikti iš pažiūros aiškų radinį.

2. Stebėkite terminus ir atšaukimo datas

Sutartyje gali būti kelios atitinkamos datos. Pradžios, termino, pratęsimo ir nutraukimo taisyklė ne visada yra toje pačioje vietoje. Vien kalendoriaus įrašas nepaaiškina, kaip atsirado data.

• Įėjimas: pasirašytas sutartis, priedus, įrašytus sutarčių duomenis ir esamus kalendoriaus įrašus.
• AI ruošia: nuskaito galimas datas ir taisykles, susieja jas su vietomis ir siūlo įrašus ar priminimus. Pažymėti prieštaravimai ir trūkstama informacija.
• Advokatai patikrina ir patvirtina: atitinkama sutarties formuluotė, termino logika ir bet kokia sprendimo priėmimo data.
• Išvestis: patvirtintos datos sutarties apžvalgoje arba terminų kalendoriuje, kiekviename nurodant sutartį ir atsakingą asmenį.

Ypač su priedais ir nukrypstančiais reglamentais neužtenka nukopijuoti datą iš vienos sąlygos. Priminimas palaiko atsakingą asmenį. Tai nepakeičia sutarties tikrinimo.

3. Parengti AI naudojimo ir duomenų apsaugos dokumentus

Informacija apie naudojamas sistemas, tikslus, duomenis ir atsakomybę dažnai paskirstoma IT, specializuotuose skyriuose ir teisės skyriuose. Atliekant auditą svarbu, kad informacija būtų suprantama ir atnaujinta.

• Įėjimas: Esamų sistemų aprašymai, vidinės specifikacijos, sutartys ir atsakingų padalinių informacija.
• AI ruošia: tvarko informaciją pagal Jūsų dokumentacijos schemą, nurodo atitinkamą šaltinį ir renka taškus, kuriems trūksta informacijos arba ji prieštarauja pati sau.
• Advokatai patikrina: teisinę klasifikaciją ir projektus kartu su IT ir atsakingomis institucijomis. Jūs nuspręsite, kuri informacija bus priimta.
• Išvestis: patikrintas dokumentacijos projektas su atvirais klausimais, šaltiniais ir asmenimis, atsakingais už tolesnį apdorojimą.

Tai gali padėti dirbti su apdorojimo veiklos žinynu pagal str. 30 GDPR. Kokia informacija reikalinga ir kas už ją atsakingas, turi būti patikrinta konkrečiu atveju. Daugiau informacijos apie AI naudojimo klasifikaciją rasite adresu AI reguliavimas ir AI privatumas. Šis pristatymas nėra teisinė konsultacija.

4. Surinkite tiekėjų dokumentus ir sertifikatus

Dažnai tiekėjai skirtingose vietose turi sutartis, anketas, pažymas ir kitus įrodymus. Įstatymams ir jų laikymuisi ypač svarbu, kuris dokumentas kuriam verslo santykiui priklauso ir ar jį dar reikia tikrinti.

• Įėjimas: Tiekėjo meistras, sutarties saugojimas, elektroniniai laiškai ir jūsų nurodytas reikalingų dokumentų sąrašas.
• AI ruošia: priskiria dokumentus tiekėjui, fiksuoja atpažįstamas galiojimo datas ir sukuria trūkstamų ar neaiškių įrodymų apžvalgą.
• Atitikties patikrinimai: Dokumentų paskirstymas, savalaikiškumas ir reikšmė. Atsakingas asmuo nusprendžia, ar reikia papildomos informacijos.
• Išvestis: suprantamas įrodymų sąrašas su šaltiniais, bandymų rezultatais ir atvirais tyrimais.

Dokumentų gavimas išlieka bendras procesas. Informacija apie tiekėjų bazę ir derinimas su sutartiniais partneriais taip pat taikoma Pirkimas. Esamas sertifikatas nėra vertinamas kaip pakankamas vien dėl jo saugojimo.

5. Atsakykite į klausimus apie vidaus politiką

Darbuotojai dažnai ieško konkrečios taisyklės, pavyzdžiui, kaip dalytis dokumentu arba naudoti bendrą įrankį. Atsakymas naudingas tik tuo atveju, jei aišku, iš kurios direktyvos versijos jis pateiktas.

• Įėjimas: patvirtintos gairės, procedūrų aprašai ir įmonės klausimas.
• AI ruošia: atlieka patvirtintų dokumentų paiešką ir suformuluoja atsakymą su nuorodomis. Jei šaltinių trūksta arba jie prieštaringi, jis nukreipia jus į atsakingą instituciją.
• Atitikties patikrinimai: jautrūs atsakymai, nepaaiškinamos išimtys ir nuorodos į pasenusią ar prieštaraujančią politiką.
• Išvestis: dokumentais pagrįstą atsakymą arba persiųstą klausimą, kurio negalima išsiaiškinti iš esamų šaltinių.

Tokiam asistentui reikia gerai prižiūrimos šaltinio bazės ir atitinkamų prieigos teisių. Atsakymai apie techninę sąranką ir vidines AI naudojimo taisykles turėtų būti pateikti kartu su I.T būti suderintas. AI nenustato naujų taisyklių.

6. Sutvarkyti dokumentus vidaus auditams

Prieš atliekant vidaus auditą, dažnai reikia sujungti sprendimus, patvirtinimus ir susijusius dokumentus. Tada pastangų reikia ne tik surašant santrauką, kiek ieškant tinkamos versijos.

• Įėjimas: Bandymo tvarka, esami įrodymai, išleidimo protokolai ir atitinkamos srities padavimo struktūra.
• AI ruošia: sukuria dokumentų, kuriuos galima rasti, sąrašą, susieja susijusius dokumentus ir nustato spragas ar skirtingas versijas.
• Atitikties patikrinimai: ar dokumentai yra išsamūs, teisingai priskirti ir tinkami naudoti pagal paskirtį.
• Išvestis: patikrintą įrodymų aplanką su vietomis ir punktų, kuriuos dar reikia patikslinti, sąrašu.

Kompiliacija nėra nustatymas, ar procesas atitinka visus reikalavimus. Gerai sutvarkytas aplankas taip pat gali padaryti matomus trūkstamus įrodymus. Šios spragos turėtų būti užfiksuotos dokumentais ir priskirtos atsakingiems asmenims.

Programos ir saugykla

Teisės ir atitikties užtikrinimui retai reikia dar vieno atskiro sąrašo. Svarbu, kur yra atitinkama sutarties versija, kuriuos programų tiekėjus vykdo ir kas patvirtina paskyrimus. Ryšys gali priimti duomenis arba nurodyti šaltinius. Kuri forma tinka, priklauso nuo esamos aplinkos ir galimų sąsajų.

Lentelėje aprašomi galimi procesai, o ne garantuotos konkretaus produkto funkcijos. „SharePoint“ ir kitos trečiosios šalies programinės įrangos konkrečias funkcijas ir sąlygas nuo 2026 m. spalio mėn. turi patikrinti gamintojas. Mes nepretenduojame į partnerio statusą. Prieš prisijungdami išsiaiškiname, kuri sistema veda ir ar galima atrašyti pakeitimus. Laiškas su priedu gali būti gautųjų laiškas. Ji neturėtų savaime pakeisti patikrintos sutarties versijos. Daugiau apie pasikartojančių procesų prijungimą rasite žemiau Automatika ir Dokumentų tvarkymas.

Ribos ir tarpai

Teisinių konsultacijų neteikiame. AI gali palyginti teksto ištraukas, rinkti klausimus ir rengti ataskaitas. Jūsų advokatai nusprendžia, ar sąlyga yra veiksminga, ar priemonė yra leistina, ar pakanka įrodymų. Teisiškai svarbūs vertinimai nėra paimti vien iš AI atsako. Procese turi būti atpažįstamas žmogaus pritarimas.

Kiekvienoje bandymo ataskaitoje turi būti nurodyta nuoroda sutartyje, naudojamas šablonas ir patikrinto dokumento versija. Jei sutartis vėliau pakeičiama, senesnė ataskaita nėra automatiškai perkeliama į naują versiją. Neaiškiais atvejais tokia būsena kaip „atvira“ yra naudingesnė nei nepagrįstas leidimas. Taip pat galima paruošti užklausos formuluotę. Siuntimo ir turinio pozicija lieka atsakingam asmeniui.

Prieš apdorojimą turi būti išaiškintas konfidencialumas. Advokatų kontoroms taip pat gali būti taikomi specialūs konfidencialumo ir profesinės paslapties įpareigojimai. Šis puslapis skirtas įmonių teisės skyriams; ji nepakeičia advokatų kontoros reikalavimų nagrinėjimo. Kiekvienam duomenų šaltiniui nustatykite, kam leidžiama matyti dokumentus ir kuris apdorojimo veiksmas leidžiamas.

DI reglamento 50 straipsnyje numatyti tam tikrų dirbtinio intelekto sistemų ir turinio skaidrumo įsipareigojimai. Dėl to nereikalaujama bendro kiekvienos vidaus sutarties audito ataskaitos ženklinimo. Jūsų teisininkai, remdamiesi dislokavimu, turi patikrinti, ar konkrečiame procese taikoma prievolė. Oficialus pagrindas yra žemiau AI reguliavimas ir šaltiniuose puslapio pabaigoje. Ši informacija nėra teisinė konsultacija.

Duomenys: sutartys, terminai, įrodymai

Failų pavadinimų dažnai nepakanka naudingai sutarties apžvalgai. Naudingi metaduomenys, tokie kaip sutarties partneris, sutarties tipas, atitinkama versija, atsakingas asmuo, audito pradžia, trukmė ir būsena. Kiekvienas iš dokumento nuskaitytas laukas turi būti nukreiptas į šaltinį. Jei informacijos trūksta, laukas lieka atviras, kol asmuo ją patvirtina. AI prielaida neturi tapti pagrindiniais duomenimis nepastebimai.

Taip pat turi būti aprašyta termino logika: Kuri versija taikoma? Ar pratęsimas priklauso nuo veiksmo? Kas peržiūri siūlomą susitikimą ir kas gauna priminimą? Jei yra keli reglamentai, apžvalga turi parodyti prieštaravimą. Terminų kalendorius gali būti tik patikimas darbo pagrindas atsakingiems žmonėms su patvirtintais duomenimis.

Prieiga priklauso nuo vaidmens ir užduoties. Ne kiekvienam žmogui, kuriam reikia priminimo, reikia visos sutarties. Ataskaitoms ir įrodymams turi būti nustatyta, kas gali juos pakeisti, išleisti ir surasti. Saugojimas ir ištrynimas tikrinami pagal jūsų specifikacijas ir atitinkamus reikalavimus, o ne visiems dokumentams nustačius bendrą terminą. BDAR, be kita ko, apima apdorojimo principus, taip pat saugumo ir tvarkytojų dalyvavimo reikalavimus. Kuris iš jų turi būti įgyvendintas atskirais atvejais, reikalauja teisinės peržiūros. Daugiau apie tai žemiau AI privatumas. Jokių teisinių patarimų.

Jei serveriai ES yra skirti jūsų procesui, šis punktas priklauso operacijoms ir tiekėjams keliamiems reikalavimams. Ne mažiau svarbūs yra prieigos teisės, registravimas ir klausimas, kokie duomenys palieka paslaugą. Vien tik saugojimo vieta neatsako į šiuos klausimus. Įmonėms už ES ribų, pavyzdžiui, Šveicarijoje ar Jungtinėje Karalystėje, duomenų srautai ir taikomi reikalavimai turi būti nagrinėjami atskirai.

Nuosavos teisės ir atitikties programos

Atskira programa gali padengti trūkstamą žingsnį tarp esamų programų. Ji neturi pakeisti DMS ar sutarčių valdymo programinės įrangos. Pirmiausia nustatoma, kokius duomenis turi vadovaujanti sistema ir kokių peržiūrų departamentui reikia darbui. Tada galite nuspręsti, ar pakanka nedidelės programos, ar prasminga platesnė programinės įrangos kūrimas.

Terminų kalendoriaus programėlė gali rodyti patvirtintus susitikimus, vietas ir atsakingas šalis viename rodinyje. Sutarties apžvalga galėtų parodyti, kuri dokumento versija buvo patikrinta, kokie klausimai yra atviri ir kada turi būti priimtas kitas sprendimas. Įrodymų aplanke gali būti pateikti dokumentai su bandymo būsena ir šaltiniu. Visais trimis atvejais pakeitimai registruojami, o teisiškai svarbūs įrašai naudojami tik patvirtinus.

Galime sukurti tokius paviršius, kurie papildytų esamas sistemas. Kaip duomenys patenka ir grįžta atgal, bus paaiškinta prieš įdiegiant. Informaciją apie techninį įgyvendinimą rasite adresu Programėlių kūrimas ir Programinės įrangos kūrimas. Ar a AI agentas paruoštas žingsnis priklauso nuo užduoties ir turimų patvirtinimų.

Kur pradedi

Pirmą kartą pažvelgus į procesus nereikia naujos programinės įrangos. Paklauskite: kiek sutarčių turite ir kas prisimena terminus? Kur yra pasirašyta versija? Ar yra priedų apžvalga? Kas sprendžia prieštaringų paskyrimų atveju? O ar tikrindamas galite rasti įrašo šaltinį?

Tada pasirinkite aiškiai apibrėžtą procesą, pvz., patikrinkite sutarties tipą pagal esamą šabloną arba surinkite tam tikros srities įrodymus. Paaiškinkite, kurie duomenys yra prieinami ir kas tikrins rezultatus. Tik tada galėsite įvertinti, kuris automatizavimas padeda, o kokius sprendimus priima jūsų teisininkai. Dėl profesinės ir techninės klasifikacijos galite susisiekti su mumis per Susisiekimo forma rašyti.