Afdelingen · Juridische zaken en compliance Compliance AI voor juridische zaken en compliance: contracten controleren, termijnen bewaken en bewijsstukken ordenen

Taken in juridische zaken en compliance

De volgende voorbeelden tonen elk een gebruikelijk proces, geen klantproject. AI bereidt informatie voor. Verantwoordelijke personen controleren bronnen, uitzonderingen en gevolgen. Welke onderdelen kunnen worden geautomatiseerd, hangt af van uw contracten, gegevens en interne goedkeuringen.

1. Contracten controleren op afwijkingen van standaarden

Een contractcontrole begint vaak met de vraag of een binnenkomend concept voldoet aan de afgesproken richtlijnen. Daarvoor heeft AI naast het contract ook uw goedgekeurde modellen en beoordelingscriteria nodig.

• Invoer: een conceptcontract, het passende sjabloon en een lijst van punten die moeten worden gecontroleerd.
• AI bereidt voor: vindt relevante clausules, vergelijkt die met de richtlijnen en markeert ontbrekende, gewijzigde of meerduidige passages met een vindplaats in het document.
• Juristen controleren: elke gemarkeerde passage in de context van het volledige contract. Ze beoordelen risico's, formuleren wijzigingen en beslissen over het verdere gebruik.
• Uitvoer: een controlerapport met bronverwijzingen, openstaande vragen en het vastgelegde resultaat van de menselijke controle.

Het rapport is geen juridische goedkeuring. Als een begrip in het contract anders wordt gebruikt dan in het sjabloon, moet dat in de context worden gecontroleerd. AI zou onzekerheid zichtbaar moeten maken in plaats van een schijnbaar eenduidige bevinding te geven.

2. Termijnen en opzegdata bewaken

Een contract kan meerdere relevante data bevatten. De ingangsdatum, looptijd, verlenging en opzeggingsregeling staan niet altijd op dezelfde plek. Een agenda-item alleen verklaart nog niet hoe een datum tot stand is gekomen.

• Invoer: ondertekende contracten, addenda, vastgelegde contractgegevens en bestaande agenda-items.
• AI bereidt voor: leest mogelijke data en regels uit, koppelt die aan bronverwijzingen en stelt agenda-items of herinneringen voor. Tegenstrijdigheden en ontbrekende informatie worden gemarkeerd.
• Juristen controleren en keuren goed: de geldende contractversie, de berekening van de termijnen en elke datum die voor een beslissing wordt gebruikt.
• Uitvoer: bevestigde data in een contractoverzicht of termijnenagenda, telkens met een verwijzing naar het contract en de verantwoordelijke persoon.

Juist bij addenda en afwijkende bepalingen is het niet voldoende om een datum uit één clausule over te nemen. Een herinnering ondersteunt de verantwoordelijke persoon. Die vervangt de controle van het contract niet.

3. Documentatie over AI‑gebruik en gegevensbescherming voorbereiden

Informatie over gebruikte systemen, doeleinden, gegevens en verantwoordelijkheden is vaak verspreid over IT, vakafdelingen en juridische zaken. Voor een controle is het belangrijk dat informatie herleidbaar en actueel is.

• Invoer: bestaande systeembeschrijvingen, interne richtlijnen, contracten en informatie van de verantwoordelijke afdelingen.
• AI bereidt voor: ordent de informatie volgens uw documentatieschema, noemt telkens de bron en verzamelt punten waarover informatie ontbreekt of tegenstrijdig is.
• Juristen controleren: de juridische kwalificatie en de concepten, samen met IT en de betrokken verantwoordelijke afdelingen. Ze beslissen welke informatie wordt overgenomen.
• Uitvoer: een gecontroleerd documentatieconcept met openstaande punten, bronnen en verantwoordelijken voor de verdere verwerking.

Dat kan bijvoorbeeld het opstellen van een register van verwerkingsactiviteiten volgens Art. 30 AVG ondersteunen. Welke informatie vereist is en wie daarvoor verantwoordelijk is, moet per geval worden gecontroleerd. Meer informatie om het gebruik van AI te beoordelen vindt u bij AI‑verordening en AI en gegevensbescherming. Deze toelichting is geen juridisch advies.

4. Leveranciersdocumenten en certificaten verzamelen

Bij leveranciers staan contracten, vragenlijsten, verklaringen en andere bewijsstukken vaak op verschillende plekken. Voor juridische zaken en compliance is vooral belangrijk welk document bij welke zakelijke relatie hoort en of het nog moet worden gecontroleerd.

• Invoer: leveranciersstamgegevens, contractopslag, e-mails en de door u vastgestelde lijst van benodigde stukken.
• AI bereidt voor: koppelt documenten aan een leverancier, legt herkenbare geldigheidsdata vast en maakt een overzicht van ontbrekende of onduidelijke bewijsstukken.
• Compliance controleert: de koppeling, actualiteit en betekenis van de stukken. De verantwoordelijke persoon beslist of verdere informatie wordt opgevraagd.
• Uitvoer: een herleidbare lijst van bewijsstukken met bronnen, controleresultaat en openstaande aanvragen.

Het verzamelen van de stukken blijft een gezamenlijk proces. Informatie over leveranciersstamgegevens en de afstemming met contractpartners gaat ook inkoop aan. Het feit dat een certificaat is opgeslagen, betekent op zichzelf niet dat het als toereikend wordt beoordeeld.

5. Vragen over interne richtlijnen beantwoorden

Medewerkers zoeken vaak een concrete regel, bijvoorbeeld voor het doorgeven van een document of het gebruik van een goedgekeurd hulpmiddel. Een antwoord is alleen nuttig als duidelijk is uit welke versie van de richtlijn het afkomstig is.

• Invoer: goedgekeurde richtlijnen, procesbeschrijvingen en een vraag uit het bedrijf.
• AI bereidt voor: zoekt in de toegestane documenten en formuleert een antwoord met bronpassage. Bij ontbrekende of tegenstrijdige bronnen verwijst de AI naar de verantwoordelijke afdeling.
• Compliance controleert: gevoelige antwoorden, onopgehelderde uitzonderingen en signalen van verouderde of tegenstrijdige richtlijnen.
• Uitvoer: een onderbouwd antwoord of een doorgestuurde vraag die niet met de beschikbare bronnen kan worden beantwoord.

Zo'n assistent heeft een goed bijgehouden bronnenbestand en passende toegangsrechten nodig. Antwoorden over de technische inrichting en interne regels voor AI‑gebruik zouden met IT moeten worden afgestemd. De AI stelt geen nieuwe regels vast.

6. Documenten voor interne controles ordenen

Vóór een interne controle moeten vaak beslissingen, goedkeuringen en bijbehorende bewijsstukken worden samengebracht. Het werk zit dan minder in het schrijven van een samenvatting dan in het vinden van de juiste versie.

• Invoer: de controleopdracht, beschikbare bewijsstukken, goedkeuringslogboeken en de opslagstructuur van de betreffende afdeling.
• AI bereidt voor: maakt een overzicht van de vindbare documenten, koppelt bij elkaar horende documenten en markeert hiaten of verschillende versies.
• Compliance controleert: of de documenten volledig zijn, correct zijn gekoppeld en voor het beoogde doel kunnen worden gebruikt.
• Uitvoer: een gecontroleerd bewijsdossier met bronverwijzingen en een lijst met nog te verduidelijken punten.

Deze verzameling stelt niet vast dat een proces aan alle eisen voldoet. Ook een goed geordend dossier kan ontbrekende bewijsstukken zichtbaar maken. Het is raadzaam deze hiaten vast te leggen en toe te wijzen aan de verantwoordelijke personen.

Programma's en documentopslag

Juridische zaken en compliance hebben zelden nog een extra losse lijst nodig. Bepalend is waar de geldende contractversie staat, welk programma de leveranciersgegevens bijhoudt en wie de datums bevestigt. Een koppeling kan gegevens overnemen of naar bronnen verwijzen. Welke vorm past, hangt af van uw bestaande omgeving en de beschikbare koppelmogelijkheden.

De tabel beschrijft mogelijke processen, geen gegarandeerde functies van een bepaald product. Voor SharePoint en andere software van derden moeten de concrete functies en voorwaarden, stand oktober 2026, bij de fabrikant worden gecontroleerd. We claimen geen partnerstatus. Vóór een koppeling bepalen we welk systeem leidend is en of wijzigingen mogen worden teruggeschreven. Een e-mail met een bijlage kan als invoer dienen. Die zou niet stilzwijgend een gecontroleerde contractversie moeten vervangen. Meer over het verbinden van terugkerende processen leest u bij automatisering en documentverwerking.

Grenzen en goedkeuringen

We geven geen juridisch advies. AI kan tekstpassages vergelijken, vragen verzamelen en rapporten voorbereiden. Uw juristen beslissen of een clausule geldig is, een maatregel toegestaan is of een bewijsstuk volstaat. Juridisch relevante beoordelingen worden niet uitsluitend op basis van een AI‑antwoord overgenomen. De menselijke goedkeuring moet herkenbaar zijn in het proces.

Elk controlerapport zou de bronpassage in het contract, het gebruikte sjabloon en de gecontroleerde documentversie moeten vermelden. Als een contract later wordt gewijzigd, is een ouder rapport niet automatisch van toepassing op de nieuwe versie. Voor onduidelijke gevallen is een status zoals ‘openstaand’ nuttiger dan een ongefundeerde goedkeuring. Ook de formulering van een vervolgvraag kan worden voorbereid. Het versturen en het inhoudelijke standpunt blijven bij de verantwoordelijke persoon.

Vertrouwelijkheid moet vóór de verwerking worden geregeld. Bij advocatenkantoren kunnen daarnaast bijzondere verplichtingen rond geheimhouding en beroepsgeheim gelden. Deze pagina richt zich op juridische afdelingen van bedrijven en vervangt geen toetsing van de eisen voor een advocatenkantoor. Leg voor elke gegevensbron vast wie documenten mag bekijken en welke verwerkingsstap is toegestaan.

Art. 50 van de AI‑verordening bevat transparantieverplichtingen voor bepaalde AI‑systemen en inhoud. Daaruit volgt geen algemene verplichting om elk intern contractcontrolerapport als AI‑inhoud te markeren. Uw juristen moeten aan de hand van het gebruik beoordelen of een verplichting in het concrete proces geldt. De officiële grondslag vindt u bij de AI‑verordening en in de bronnen aan het einde van de pagina. Deze toelichting is geen juridisch advies.

Gegevens: contracten, termijnen, bewijsstukken

Voor een bruikbaar contractoverzicht zijn bestandsnamen vaak niet genoeg. Nuttige metadata zijn bijvoorbeeld contractpartij, contracttype, geldende versie, verantwoordelijke persoon, begindatum, looptijd en de status van een controle. Elk uit een document gelezen veld zou naar de bronpassage moeten verwijzen. Waar gegevens ontbreken, blijft het veld open totdat een persoon ze bevestigt. Een aanname van de AI mag niet ongemerkt een stamgegeven worden.

Ook de logica achter de termijnen moet beschreven zijn: welke versie geldt? Hangt een verlenging af van een handeling? Wie controleert een voorgestelde datum en wie krijgt een herinnering? Bij meerdere bepalingen moet het overzicht tegenstrijdigheden tonen. Een termijnenagenda kan alleen met bevestigde gegevens een betrouwbare basis voor het werk van de verantwoordelijke personen zijn.

Toegang wordt verleend op basis van rol en taak. Niet iedereen die een herinnering nodig heeft, heeft het volledige contract nodig. Voor rapporten en bewijsstukken moet worden vastgelegd wie ze mag wijzigen, goedkeuren en terugvinden. Bewaren en verwijderen worden getoetst aan uw voorschriften en de toepasselijke eisen, in plaats van één algemene termijn voor alle documenten te hanteren. De AVG bevat onder meer beginselen voor verwerking en eisen aan beveiliging en het inschakelen van verwerkers. Wat daarvan in een individueel geval moet worden uitgevoerd, vereist een juridische toetsing. Meer hierover bij AI en gegevensbescherming. Geen juridisch advies.

Als voor uw proces servers in de EU zijn voorzien, hoort dat punt in de eisen aan de operationele inrichting en de aanbieder. Even belangrijk zijn toegangsrechten, logging en de vraag welke gegevens een dienst verlaten. Alleen de opslaglocatie beantwoordt die vragen niet. Voor bedrijven buiten de EU, bijvoorbeeld in Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk, moeten de gegevensstromen en de toepasselijke eisen afzonderlijk worden getoetst.

Eigen programma's voor recht en compliance

Een eigen toepassing kan een ontbrekende werkstap tussen bestaande programma's invullen. Deze hoeft het DMS of de software voor contractbeheer niet te vervangen. Eerst wordt bepaald welke gegevens het leidende systeem bevat en welke weergaven de afdeling voor haar werk nodig heeft. Daarna kan worden besloten of een kleine toepassing volstaat of uitgebreidere softwareontwikkeling zinvol is.

Een app met een termijnenkalender zou bevestigde datums, vindplaatsen en verantwoordelijken in één weergave kunnen tonen. Een contractoverzicht zou kunnen laten zien welke documentversie is gecontroleerd, welke vragen nog openstaan en wanneer de volgende beslissing moet worden genomen. Een bewijsmap zou documenten met controlestatus en bron kunnen samenbrengen. In alle drie de gevallen worden wijzigingen gelogd en worden juridisch relevante registraties pas na goedkeuring gebruikt.

Wij kunnen dergelijke interfaces ontwikkelen als aanvulling op bestaande systemen. Hoe gegevens binnenkomen en weer terugstromen, wordt vóór de uitvoering bepaald. Informatie over de technische uitvoering vindt u bij app-ontwikkeling en softwareontwikkeling. Of een AI‑agent een stap voorbereidt, hangt af van de taak en de beschikbare goedkeuringen.

Waar u begint

Voor een eerste blik op uw processen is geen nieuwe software nodig. Ga na: hoeveel contracten lopen er bij u en wie houdt de termijnen bij? Waar staat de ondertekende versie? Is er een overzicht van de aanvullingen? Wie beslist bij tegenstrijdige datums? En kunt u bij een controle de bron van een registratie terugvinden?

Kies vervolgens een duidelijk afgebakend proces, zoals de controle van een contracttype aan de hand van een bestaand sjabloon of het verzamelen van bewijsstukken voor een bepaald gebied. Bepaal welke gegevens daarvoor toegankelijk zijn en wie de resultaten controleert. Pas dan kan worden beoordeeld welke automatisering helpt en welke beslissingen uitdrukkelijk bij uw juristen blijven. Voor een inhoudelijke en technische beoordeling kunt u ons via het contactformulier schrijven.