Osakonnad · Õigus ja vastavus Contract analysis AI: lepingute kontroll, tähtajad ja tõendite korrastamine

Juriidilised ja vastavuse ülesanded

Kõik järgmised näited näitavad tüüpilist protsessi, mitte kliendiprojekti. AI valmistab ette teavet. Vastutavad inimesed kontrollivad allikaid, erandeid ja tagajärgi. Milliseid osi saab automatiseerida, sõltub teie lepingutest, andmetest ja sisemistest kooskõlastustest.

1. Kontrollige lepingutes kõrvalekaldeid standarditest

Lepingu läbivaatamine algab sageli küsimusega, kas saabuv eelnõu vastab kokkulepitud spetsifikatsioonidele. Selleks ei vaja AI mitte ainult lepingut, vaid ka teie heakskiidetud näidiseid ja testimise kriteeriume.

• Sissepääs: lepingu projekt, vastav mall ja kontrollitavate punktide loetelu.
• AI valmistab ette: leiab asjakohased punktid, võrdleb neid spetsifikatsioonidega ning märgib puuduvad, muudetud või ebaselged kohad viitega dokumendis.
• Juristid kontrollivad: iga märgitud punkt kogu lepingu kontekstis. Nad hindavad riske, sõnastavad muudatusi ja otsustavad edasise kasutamise.
• Väljund: testiaruanne koos asukohtade, avatud küsimuste ja inimtesti dokumenteeritud tulemustega.

Aruanne ei ole juriidiline väljaanne. Kui lepingus kasutatakse mõnda terminit teisiti kui mallis, tuleb seda kontekstis kontrollida. AI peaks näiliselt selge leidmise asemel ebakindlust nähtavaks tegema.

2. Jälgige tähtaegu ja tühistamise kuupäevi

Leping võib sisaldada mitut asjakohast kuupäeva. Alguse, tähtaja, pikendamise ja lõpetamise reegel ei ole alati samas kohas. Ainuüksi kalendrikirje ei selgita, kuidas kuupäev tekkis.

• Sissepääs: sõlmitud lepingud, lisad, salvestatud lepinguandmed ja olemasolevad kalendrikirjed.
• AI valmistab ette: loeb ette võimalikud kuupäevad ja reeglid, ühendab need asukohtadega ning soovitab sissekandeid või meeldetuletusi. Märgitakse vasturääkivusi ja puuduvat infot.
• Advokaadid kontrollivad ja kinnitavad: asjakohane lepingu sõnastus, tähtaja loogika ja otsuse tegemisel kasutatud kuupäev.
• Väljund: lepinguülevaates või tähtaegade kalendris kinnitatud kuupäevad, millest igaühel on viide lepingule ja vastutavale isikule.

Eriti lisade ja kõrvalekalduvate määruste puhul ei piisa kuupäeva kopeerimisest ühest klauslist. Meeldetuletus toetab vastutavat isikut. See ei asenda lepingu kontrollimist.

3. Valmistage ette dokumentatsioon tehisintellekti kasutamise ja andmekaitse kohta

Teave kasutatavate süsteemide, eesmärkide, andmete ja kohustuste kohta levib sageli IT-, erialaosakondade ja juriidiliste osakondade vahel. Auditi jaoks on oluline, et teave oleks arusaadav ja ajakohane.

• Sissepääs: Olemasolevad süsteemikirjeldused, sisemised spetsifikatsioonid, lepingud ja teave vastutavatelt osakondadelt.
• AI valmistab ette: korraldab teabe vastavalt teie dokumentatsiooniskeemile, viitab vastavale allikale ja kogub punkte, mille kohta teave puudub või läheb iseendaga vastuollu.
• Juristid kontrollivad: juriidilist klassifikatsiooni ja eelnõusid koos IT ja vastutavate asutustega. Teie otsustate, milline teave võetakse vastu.
• Väljund: kontrollitud dokumentatsiooni projekt avatud punktide, allikate ja edasise töötlemise eest vastutavate isikutega.

See võib toetada tööd töötlemistoimingute kataloogiga kooskõlas artikliga. 30 GDPR. Millist teavet nõutakse ja kes selle eest vastutab, tuleb konkreetsel juhul kontrollida. Lisateavet tehisintellekti kasutamise klassifitseerimise kohta leiate aadressilt AI määrus ja AI privaatsus. See esitlus ei ole juriidiline nõuanne.

4. Koguge tarnija dokumendid ja sertifikaadid

Tarnijatel on sageli erinevates kohtades lepingud, küsimustikud, sertifikaadid ja muud tõendid. What is particularly important for law and compliance is which document belongs to which business relationship and whether it still needs to be checked.

• Sissepääs: Tarnija kapten, lepingu säilitamine, e-kirjad ja teie määratud nõutavate dokumentide loend.
• AI valmistab ette: määrab tarnijale dokumendid, fikseerib äratuntavad kehtivuskuupäevad ja loob ülevaate puuduvatest või ebaselgetest tõenditest.
• Vastavuse kontrollid: Dokumentide jaotus, õigeaegsus ja olulisus. Vastutav isik otsustab, kas soovitakse lisateavet.
• Väljund: arusaadav tõendite loetelu koos allikate, katsetulemuste ja avatud päringutega.

Dokumentide hankimine jääb ühiseks protsessiks. Teave tarnijate baasi ja lepingupartneritega kooskõlastamise kohta kehtib ka Ostmine. Olemasolevat sertifikaati ei hinnata piisavaks pelgalt selle säilitamise järgi.

5. Vastake sisepoliitikat puudutavatele küsimustele

Töötajad otsivad sageli konkreetset reeglit, näiteks dokumendi jagamiseks või jagatud tööriista kasutamiseks. Vastusest on abi vaid siis, kui on selge, millisest direktiivi versioonist see pärineb.

• Sissepääs: kinnitatud juhised, protseduuride kirjeldused ja küsimus ettevõttelt.
• AI valmistab ette: otsib kinnitatud dokumente ja sõnastab vastuse koos viidetega. Kui allikad puuduvad või on vastuolulised, suunab see teid vastutavale asutusele.
• Vastavuse kontrollid: tundlikud vastused, seletamatud erandid ja viited aegunud või vastuolulistele poliitikatele.
• Väljund: dokumenteeritud vastus või edastatud küsimus, mida ei ole võimalik olemasolevatest allikatest selgitada.

Selline assistent vajab hästi hooldatud allikabaasi ja vastavaid juurdepääsuõigusi. Vastused tehisintellekti tehnilise seadistuse ja sisemiste reeglite kohta tuleks esitada koos I.T olema kooskõlastatud. AI ei kehtesta uusi reegleid.

6. Korraldada dokumendid siseauditi läbiviimiseks

Enne siseauditit tuleb sageli otsused, kooskõlastused ja nendega seotud dokumendid kokku viia. Vaev ei seisne siis vähem kokkuvõtte kirjutamises kui õige versiooni leidmises.

• Sissepääs: Testimise järjekord, olemasolevad tõendid, vabastamisprotokollid ja vastava valdkonna esitamise struktuur.
• AI valmistab ette: loob leitavatest dokumentidest loendi, lingib seotud dokumente ja tuvastab lüngad või erinevad versioonid.
• Vastavuse kontrollid: kas dokumendid on täielikud, õigesti määratud ja sihtotstarbeliselt kasutatavad.
• Väljund: kontrollitud tõendite kaust asukohtade ja punktide loeteluga, mis vajavad veel täpsustamist.

Koostamine ei tähenda kindlaks, kas protsess vastab kõigile nõuetele. Hästi korraldatud kaust võib ka puuduvad tõendid nähtavaks teha. Need lüngad tuleks dokumenteerida ja määrata vastutavatele isikutele.

Programmid ja salvestusruum

Õiguslik ja vastavus vajab harva veel ühte eraldiseisvat loetelu. Tähtis on see, kus asub vastav lepinguversioon, milline programm tarnijaid käivitab ja kes kohtumisi kinnitab. Ühendus võib andmeid vastu võtta või allikatele viidata. Milline vorm sobib, sõltub teie olemasolevast keskkonnast ja saadaolevatest liidestest.

Tabelis kirjeldatakse konkreetse toote võimalikke protsesse, mitte garanteeritud funktsioone. SharePointi ja muu kolmanda osapoole tarkvara puhul tuleb konkreetseid funktsioone ja tingimusi tootjaga kontrollida alates oktoobrist 2026. Me ei pretendeeri partneri staatusele. Enne ühendamist teeme selgeks, milline süsteem juhib ja kas muudatusi saab tagasi kirjutada. Manusega e-kiri võib olla postkast. See ei tohiks vaikimisi asendada kinnitatud lepingu versiooni. Lisateavet korduvate protsesside ühendamise kohta leiate altpoolt Automatiseerimine ja Dokumendi töötlemine.

Piirid ja vahemaad

Me ei anna juriidilist nõu. AI saab võrrelda tekstilõike, koguda küsimusi ja koostada aruandeid. Teie advokaadid otsustavad, kas klausel on tõhus, meede on lubatud või piisab tõenditest. Õiguslikult olulisi hinnanguid ei võeta üksnes tehisintellekti vastusest. Inimese heakskiit peab olema protsessi käigus äratuntav.

Iga katsearuanne peaks sisaldama viidet lepingus, kasutatud malli ja kontrollitud dokumendi versiooni. Kui lepingut hiljem muudetakse, ei saa vanemat aruannet automaatselt uude versiooni üle kanda. Ebaselgetel juhtudel on olek, nagu „avatud”, kasulikum kui alusetu väljalase. Samuti saab koostada päringu sõnastuse. Saate- ja sisupositsioon jäävad vastutavale isikule.

Enne töötlemist tuleb täpsustada konfidentsiaalsus. Advokaadibüroodele võivad kehtida ka erilised konfidentsiaalsus- ja ametisaladuse hoidmise kohustused. See leht on suunatud ettevõtete juriidilistele osakondadele; see ei asenda advokaadibüroo nõuete uurimist. Määrake iga andmeallika puhul, kellel on lubatud dokumente näha ja milline töötlemise etapp on lubatud.

Tehisintellekti määruse artikkel 50 sisaldab teatud tehisintellektisüsteemide ja sisu läbipaistvuskohustusi. See ei too kaasa üldist märgistamisnõuet iga siselepingu auditi aruande jaoks. Teie advokaadid peavad juurutamise põhjal kontrollima, kas konkreetses protsessis kehtib kohustus. Ametlik alus on allpool AI määrus ja lehe lõpus olevate allikate juures. See teave ei ole juriidiline nõuanne.

Andmed: lepingud, tähtajad, tõendid

Failinimedest ei piisa sageli kasuliku lepinguülevaate saamiseks. Abiks on metaandmed, nagu lepingupartner, lepingu tüüp, asjakohane versioon, vastutav isik, auditi algus, kestus ja olek. Iga dokumendist loetud väli peaks viima tagasi allika juurde. Kui teave puudub, jääb väli avatuks, kuni inimene selle kinnitab. AI eeldus ei tohi märkamatult saada põhiandmeteks.

Kirjeldada tuleb ka tähtaja loogikat: Milline versioon kehtib? Kas pikendamine sõltub toimingust? Kes vaatab kavandatud kohtumise üle ja kes saab meeldetuletuse? Kui määrusi on mitu, peab ülevaade konflikti näitama. Tähtaegade kalender saab olla usaldusväärseks tööaluseks ainult kinnitatud andmetega vastutavatele inimestele.

Juurdepääs põhineb rollil ja ülesandel. Mitte iga inimene, kes vajab meeldetuletust, ei vaja kogu lepingut. Aruannete ja tõendite jaoks tuleb kindlaks määrata, kes saab neid muuta, vabastada ja leida. Säilitamist ja kustutamist kontrollitakse teie spetsifikatsioonide ja asjakohaste nõuete alusel, selle asemel, et määrata kõigile dokumentidele üldine tähtaeg. GDPR sisaldab muuhulgas nii töötlemise põhimõtteid kui ka nõudeid turvalisusele ja töötlejate kaasamisele. Millist neist tuleb üksikjuhtudel rakendada, on vaja juriidilist läbivaatamist. Lisateavet selle kohta allpool AI privaatsus. Ei mingit juriidilist nõu.

Kui teie protsessi jaoks on ette nähtud EL-s asuvad serverid, kuulub see punkt toimingute ja pakkujate nõuete alla. Sama olulised on juurdepääsuõigused, logimine ja küsimus, millised andmed teenusest lahkuvad. Üksi hoiukoht neile küsimustele vastust ei anna. Väljaspool EL-i asuvate ettevõtete, näiteks Šveitsi või Ühendkuningriigi ettevõtete puhul tuleb andmevoogusid ja kehtivaid nõudeid uurida eraldi.

Oma programmid seaduste ja vastavuse tagamiseks

Eraldi rakendus võib katta puuduva sammu olemasolevate programmide vahel. See ei pea asendama DMS-i ega lepinguhaldustarkvara. Esiteks tehakse kindlaks, milliseid andmeid juhtiv süsteem omab ja milliseid vaateid osakond oma tööks vajab. Seejärel saate otsustada, kas piisab väikesest rakendusest või on mõttekas ulatuslikum tarkvaraarendus.

Tähtaegade kalendrirakendus võib kuvada kinnitatud kohtumised, asukohad ja vastutavad osapooled ühes vaates. Lepingu ülevaatest võiks näha, millist dokumendiversiooni kontrolliti, millised küsimused on lahtised ja millal tuleb järgmine otsus. Tõendite kaust võiks koondada dokumendid testi oleku ja allikaga. Kõigil kolmel juhul muudatused logitakse ja juriidiliselt olulisi kirjeid kasutatakse alles pärast kinnitamist.

Selliseid pindu saame arendada olemasolevate süsteemide täiendamiseks. Kuidas andmed sisenevad ja tagasi voolavad, selgitatakse enne rakendamist. Teavet tehnilise teostuse kohta leiate aadressilt Rakenduste arendamine ja Tarkvaraarendus. Kas a AI agent ettevalmistatud samm sõltub ülesandest ja saadaolevatest kinnitustest.

Kust alustada

Protsesside esmapilgul ei nõua uut tarkvara. Küsige: Mitu lepingut teil on ja kes mäletab tähtaegu? Kus on allkirjastatud versioon? Kas lisadest on ülevaadet? Kes otsustab vastuoluliste kohtumiste korral? Ja kas saate kontrollimisel leida kirje allika?

Seejärel valige selgelt määratletud protsess, näiteks lepingu tüübi kontrollimine olemasoleva malli alusel või tõendite koostamine määratletud valdkonna kohta. Täpsustage, millised andmed on juurdepääsetavad ja kes tulemusi kontrollib. Alles siis saate hinnata, milline automatiseerimine aitab ja millised otsused jäävad teie advokaatide otsustada. Professionaalse ja tehnilise klassifikatsiooni saamiseks võite meiega ühendust võtta aadressil Kontaktivorm kirjutada.