Działy · Prawo i compliance AI compliance dla działu prawnego: analiza umów, monitorowanie terminów, porządkowanie dokumentów potwierdzających

Zadania działu prawnego i compliance

Każdy z poniższych przykładów przedstawia typowy proces, a nie projekt zrealizowany dla klienta. AI przygotowuje informacje. Osoby odpowiedzialne sprawdzają źródła, wyjątki i konsekwencje. To, które elementy można zautomatyzować, zależy od Państwa umów, danych i wewnętrznych zasad zatwierdzania.

1. Sprawdzanie odstępstw od standardów w umowach

Weryfikacja umowy często zaczyna się od pytania, czy otrzymany projekt odpowiada uzgodnionym wymaganiom. AI potrzebuje do tego nie tylko umowy, lecz także zatwierdzonych przez Państwa wzorów i kryteriów weryfikacji.

• Dane wejściowe: projekt umowy, odpowiedni wzór i lista punktów do sprawdzenia.
• AI przygotowuje: znajduje odpowiednie klauzule, zestawia je z wymaganiami i oznacza brakujące, zmienione lub niejednoznaczne fragmenty ze wskazaniem miejsca w dokumencie.
• Prawnicy sprawdzają: każdy oznaczony fragment w kontekście całej umowy. Oceniają ryzyko, formułują zmiany i decydują o dalszym wykorzystaniu.
• Wynik: raport z weryfikacji ze wskazaniem miejsc w źródłach, otwartymi pytaniami i udokumentowanym wynikiem weryfikacji przez człowieka.

Raport nie stanowi zatwierdzenia pod względem prawnym. Jeśli pojęcie jest używane w umowie inaczej niż we wzorze, trzeba to sprawdzić w kontekście. AI powinna uwidaczniać niepewność, zamiast przedstawiać pozornie jednoznaczne ustalenia.

2. Monitorowanie terminów i dat wypowiedzenia

Umowa może zawierać kilka istotnych terminów. Początek obowiązywania, czas trwania, przedłużenie i zasady wypowiedzenia nie zawsze znajdują się w tym samym miejscu. Sam wpis w kalendarzu nie wyjaśnia jeszcze, jak ustalono datę.

• Dane wejściowe: podpisane umowy, zmiany umowne, zarejestrowane dane umów i istniejące wpisy w kalendarzu.
• AI przygotowuje: odczytuje potencjalnie istotne terminy i zasady, łączy je z miejscami w źródłach i proponuje wpisy lub przypomnienia. Sprzeczności i brakujące informacje są oznaczane.
• Prawnicy sprawdzają i zatwierdzają: wiążącą wersję umowy, zasady wyznaczania terminów i każdą datę wykorzystywaną przy podejmowaniu decyzji.
• Wynik: potwierdzone terminy w zestawieniu umów lub kalendarzu terminów, każdy z odniesieniem do umowy i wskazaniem osoby odpowiedzialnej.

Zwłaszcza przy zmianach umownych i odmiennych postanowieniach nie wystarczy przejąć daty z jednej klauzuli. Przypomnienie wspiera osobę odpowiedzialną. Nie zastępuje weryfikacji umowy.

3. Przygotowywanie dokumentacji wykorzystania AI i ochrony danych

Informacje o używanych systemach, celach, danych i zakresach odpowiedzialności są często rozproszone między IT, działami merytorycznymi i działem prawnym. Dla weryfikacji ważne jest, aby można było prześledzić pochodzenie informacji i aby były one aktualne.

• Dane wejściowe: istniejące opisy systemów, wewnętrzne wymagania, umowy i informacje od odpowiedzialnych działów.
• AI przygotowuje: porządkuje informacje według Państwa schematu dokumentacji, podaje źródło każdej z nich i zbiera kwestie, w których brakuje informacji lub są one sprzeczne.
• Prawnicy sprawdzają: kwalifikację prawną i projekty dokumentów wspólnie z IT oraz właściwymi jednostkami. Decydują, które informacje zostaną przyjęte.
• Wynik: zweryfikowany projekt dokumentacji z otwartymi kwestiami, źródłami i osobami odpowiedzialnymi za dalsze opracowanie.

Może to na przykład wspierać pracę nad rejestrem czynności przetwarzania zgodnie z Art. 30 RODO. To, jakie informacje są wymagane i kto za nie odpowiada, trzeba sprawdzić w konkretnym przypadku. Więcej informacji pomocnych w ocenie wykorzystania AI znajdą Państwo na stronach Rozporządzenie w sprawie AI i AI i ochrona danych. Ten opis nie stanowi porady prawnej.

4. Zbieranie dokumentów dostawców i certyfikatów

Umowy, kwestionariusze, zaświadczenia i inne dokumenty potwierdzające dotyczące dostawców często znajdują się w różnych miejscach. Dla działu prawnego i compliance szczególnie ważne jest, do której relacji biznesowej należy dany dokument i czy wymaga on jeszcze weryfikacji.

• Dane wejściowe: kartoteka dostawców, repozytorium umów, wiadomości e-mail i ustalona przez Państwa lista potrzebnych dokumentów.
• AI przygotowuje: przypisuje dokumenty do dostawcy, rejestruje możliwe do odczytania daty ważności i tworzy zestawienie brakujących lub niejasnych dokumentów potwierdzających.
• Dział compliance sprawdza: przypisanie, aktualność i znaczenie dokumentów. Osoba odpowiedzialna decyduje, czy zwrócić się o dodatkowe informacje.
• Wynik: lista dokumentów potwierdzających umożliwiająca prześledzenie ich pochodzenia, ze źródłami, wynikiem weryfikacji i otwartymi zapytaniami.

Pozyskiwanie dokumentów pozostaje wspólnym procesem. Informacje dotyczące kartoteki dostawców i uzgodnień z partnerami umownymi dotyczą również działu zakupów. Samo zapisanie istniejącego certyfikatu w repozytorium nie oznacza uznania go za wystarczający.

5. Odpowiadanie na pytania o wewnętrzne wytyczne

Pracownicy często szukają konkretnej zasady, na przykład dotyczącej przekazania dokumentu lub użycia zatwierdzonego narzędzia. Odpowiedź jest pomocna tylko wtedy, gdy wiadomo, z której wersji wytycznych pochodzi.

• Dane wejściowe: zatwierdzone wytyczne, opisy procedur i pytanie z firmy.
• AI przygotowuje: przeszukuje dopuszczone dokumenty i formułuje odpowiedź ze wskazaniem miejsca w źródle. Gdy źródeł brakuje lub są sprzeczne, odsyła do właściwej jednostki.
• Dział compliance sprawdza: odpowiedzi dotyczące wrażliwych kwestii, nierozstrzygnięte wyjątki i sygnały o nieaktualnych lub sprzecznych wytycznych.
• Wynik: odpowiedź poparta źródłami albo przekazane dalej pytanie, którego nie da się rozstrzygnąć na podstawie dostępnych źródeł.

Taki asystent potrzebuje aktualizowanej bazy źródeł i odpowiednich uprawnień dostępu. Odpowiedzi dotyczące konfiguracji technicznej i wewnętrznych zasad wykorzystania AI należy uzgadniać z IT. AI nie ustala nowych zasad.

6. Porządkowanie dokumentów do kontroli wewnętrznych

Przed kontrolą wewnętrzną często trzeba zebrać decyzje, zatwierdzenia i powiązane dokumenty potwierdzające. Więcej pracy wymaga wtedy znalezienie właściwej wersji niż napisanie podsumowania.

• Dane wejściowe: zlecenie kontroli, dostępne dokumenty potwierdzające, protokoły zatwierdzeń i struktura przechowywania dokumentów danego obszaru.
• AI przygotowuje: tworzy wykaz dokumentów, które można odnaleźć, łączy dokumenty należące do tej samej sprawy i oznacza braki lub różne wersje.
• Dział compliance sprawdza: czy dokumenty są kompletne, poprawnie przypisane i nadają się do zamierzonego celu.
• Wynik: zweryfikowany zbiór dokumentów potwierdzających ze wskazaniem miejsc w źródłach i listą kwestii, które trzeba jeszcze wyjaśnić.

Zestawienie nie stanowi stwierdzenia, że proces spełnia wszystkie wymagania. Nawet dobrze uporządkowany zbiór może ujawnić brakujące dokumenty potwierdzające. Te braki należy udokumentować i przypisać odpowiedzialnym osobom.

Programy i przechowywanie dokumentów

Dział prawny i compliance rzadko potrzebują kolejnej odrębnej listy. Decydujące znaczenie ma to, gdzie znajduje się wiążąca wersja umowy, w którym programie prowadzona jest ewidencja dostawców i kto potwierdza terminy. Integracja może pobierać dane lub odsyłać do źródeł. Właściwa forma zależy od Państwa istniejącego środowiska i dostępnych interfejsów.

Tabela opisuje możliwe procesy, a nie gwarantowane funkcje konkretnego produktu. W przypadku SharePoint i innego oprogramowania podmiotów trzecich konkretne funkcje i warunki według stanu na październik 2026 należy sprawdzić u producenta. Nie twierdzimy, że mamy status partnera. Przed integracją ustalamy, który system jest nadrzędny i czy wolno zapisywać w nim zmiany. Wiadomość e-mail z załącznikiem może stanowić dane wejściowe. Nie powinna niejawnie zastępować zweryfikowanej wersji umowy. Więcej o łączeniu powtarzalnych procesów na stronach Automatyzacja i Przetwarzanie dokumentów.

Granice i zatwierdzanie

Nie świadczymy doradztwa prawnego. AI może porównywać fragmenty tekstu, zbierać pytania i przygotowywać raporty. O tym, czy klauzula jest skuteczna, działanie dopuszczalne lub dowód wystarczający, decydują Państwa prawnicy. Ocen mających znaczenie prawne nie przyjmuje się wyłącznie na podstawie odpowiedzi AI. Zatwierdzenie przez człowieka musi być widoczne w procesie.

Każdy raport z weryfikacji powinien wskazywać fragment źródłowy w umowie, użyty wzorzec i sprawdzoną wersję dokumentu. Jeśli umowa zostanie później zmieniona, starszy raport nie odnosi się automatycznie do nowej wersji. W niejasnych przypadkach status taki jak „otwarte” jest bardziej przydatny niż nieuzasadnione zatwierdzenie. Można również przygotować treść pytania uzupełniającego. Wysłanie i stanowisko merytoryczne pozostają w gestii właściwej osoby.

Kwestie poufności należy wyjaśnić przed przetwarzaniem. W przypadku kancelarii mogą dodatkowo mieć znaczenie szczególne obowiązki zachowania poufności i tajemnicy zawodowej. Ta strona jest skierowana do działów prawnych w przedsiębiorstwach; nie zastępuje analizy wymagań dotyczących kancelarii. Dla każdego źródła danych należy określić, kto może przeglądać dokumenty i jaki etap przetwarzania jest dozwolony.

Art. 50 rozporządzenia w sprawie AI zawiera obowiązki przejrzystości dla określonych systemów AI i treści. Nie wynika z tego ogólny obowiązek oznaczania każdego wewnętrznego raportu z weryfikacji umowy. Państwa prawnicy muszą ocenić na podstawie zastosowania, czy dany obowiązek dotyczy konkretnego procesu. Oficjalna podstawa znajduje się na stronie Rozporządzenie w sprawie AI i w źródłach na końcu strony. Te wskazówki nie stanowią porady prawnej.

Dane: umowy, terminy, dowody

Same nazwy plików często nie wystarczają do stworzenia użytecznego zestawienia umów. Pomocne są metadane, takie jak kontrahent, rodzaj umowy, miarodajna wersja, osoba odpowiedzialna, początek, okres obowiązywania i status weryfikacji. Każde pole odczytane z dokumentu powinno odsyłać do fragmentu źródłowego. Gdy danych brakuje, pole pozostaje otwarte do czasu potwierdzenia przez człowieka. Przypuszczenie AI nie może niepostrzeżenie stać się daną podstawową.

Trzeba także opisać logikę terminów: która wersja obowiązuje? Czy przedłużenie zależy od określonego działania? Kto sprawdza proponowany termin i kto otrzymuje przypomnienie? Przy kilku postanowieniach zestawienie musi pokazywać konflikt. Kalendarz terminów może stanowić wiarygodną podstawę pracy osób odpowiedzialnych tylko wtedy, gdy zawiera potwierdzone dane.

Dostęp zależy od roli i zadania. Nie każda osoba potrzebująca przypomnienia musi mieć dostęp do całej umowy. W przypadku raportów i dowodów należy określić, kto może je zmieniać, zatwierdzać i odnajdywać. Przechowywanie i usuwanie ocenia się na podstawie Państwa wytycznych i właściwych wymagań, zamiast z góry przyjmować jeden okres dla wszystkich dokumentów. RODO zawiera między innymi zasady przetwarzania oraz wymagania dotyczące bezpieczeństwa i angażowania podmiotów przetwarzających. Ustalenie, które z nich należy wdrożyć w konkretnym przypadku, wymaga analizy prawnej. Więcej na stronie AI i ochrona danych. To nie jest porada prawna.

Jeśli w Państwa procesie przewidziano serwery w UE, ten punkt powinien znaleźć się w wymaganiach dotyczących eksploatacji i dostawcy. Równie ważne są uprawnienia dostępu, rejestrowanie działań i kwestia tego, jakie dane opuszczają usługę. Sama lokalizacja przechowywania nie odpowiada na te pytania. W przypadku przedsiębiorstw spoza UE, na przykład ze Szwajcarii lub Zjednoczonego Królestwa, przepływy danych i właściwe wymagania należy sprawdzić osobno.

Dedykowane programy dla działu prawnego i compliance

Dedykowana aplikacja może obsłużyć brakujący etap pracy między istniejącymi programami. Nie musi zastępować DMS ani oprogramowania do zarządzania umowami. Najpierw określa się, jakie dane przechowuje system nadrzędny i jakich widoków dział potrzebuje do pracy. Następnie można zdecydować, czy wystarczy niewielka aplikacja, czy zasadne jest stworzenie bardziej rozbudowanego oprogramowania.

Aplikacja z kalendarzem terminów mogłaby pokazywać potwierdzone daty, fragmenty źródłowe i osoby odpowiedzialne w jednym widoku. Zestawienie umów mogłoby wskazywać, którą wersję dokumentu sprawdzono, jakie pytania pozostają otwarte i kiedy przypada kolejna decyzja. Teczka dowodów mogłaby łączyć dokumenty ze statusem weryfikacji i źródłem. We wszystkich trzech przypadkach zmiany są rejestrowane, a wpisy istotne prawnie wykorzystywane dopiero po zatwierdzeniu.

Możemy tworzyć takie interfejsy jako uzupełnienie istniejących systemów. Przed wdrożeniem ustala się, jak dane do nich trafiają i jak wracają. Informacje o realizacji technicznej znajdują się na stronach Tworzenie aplikacji i Tworzenie oprogramowania. To, czy agent AI przygotowuje dany krok, zależy od zadania i dostępnych zatwierdzeń.

Od czego zacząć

Pierwszy przegląd Państwa procesów nie wymaga nowego oprogramowania. Warto zadać pytania: ile umów u Państwa obowiązuje i kto pamięta o terminach? Gdzie znajduje się podpisana wersja? Czy istnieje zestawienie aneksów? Kto decyduje w przypadku sprzecznych terminów? I czy podczas kontroli potrafią Państwo odnaleźć źródło wpisu?

Następnie należy wybrać jasno określony proces, na przykład weryfikację jednego typu umowy na podstawie istniejącego wzorca lub zebranie dowodów dla zdefiniowanego obszaru. Trzeba ustalić, jakie dane są w tym celu dostępne i kto sprawdza wyniki. Dopiero wtedy można ocenić, jaka automatyzacja pomaga, a jakie decyzje wyraźnie pozostają w gestii Państwa prawników. W celu oceny merytorycznej i technicznej mogą Państwo napisać do nas przez formularz kontaktowy.