Oddelenia · Právna agenda a compliance Compliance AI a právna agenda: kontrola zmlúv, sledovanie lehôt a usporiadanie dokladov

Úlohy v oblasti práva a compliance

Nasledujúce príklady vždy ukazujú typický proces, nie zákaznícky projekt. AI pripravuje informácie. Zodpovedné osoby kontrolujú zdroje, výnimky a dôsledky. To, ktoré časti možno automatizovať, závisí od Vašich zmlúv, údajov a interného schvaľovania.

1. Kontrola odchýlok zmlúv od štandardov

Kontrola zmluvy sa často začína otázkou, či prijatý návrh zodpovedá dohodnutým požiadavkám. AI na to potrebuje nielen zmluvu, ale aj Vaše schválené vzory a kontrolné kritériá.

• Vstup: Návrh zmluvy, príslušný vzor a zoznam bodov, ktoré sa majú skontrolovať.
• AI pripraví podklady: Nájde príslušné ustanovenia, porovná ich s požiadavkami a označí chýbajúce, zmenené alebo nejednoznačné časti s uvedením príslušného miesta v dokumente.
• Právnici skontrolujú: Každé označené miesto v kontexte celej zmluvy. Posúdia riziká, sformulujú zmeny a rozhodnú o ďalšom použití.
• Výstup: Kontrolná správa s uvedením príslušných miest v zdrojoch, otvorenými otázkami a zdokumentovaným výsledkom kontroly človekom.

Správa nie je právnym schválením. Ak sa pojem v zmluve používa inak než vo vzore, treba to posúdiť v kontexte. AI by mala zviditeľniť neistotu namiesto toho, aby poskytla zdanlivo jednoznačný záver.

2. Sledovanie lehôt a termínov vypovedania zmlúv

Zmluva môže obsahovať viacero dôležitých termínov. Začiatok, doba platnosti, predĺženie a pravidlo vypovedania nie sú vždy na tom istom mieste. Samotný záznam v kalendári ešte nevysvetľuje, ako sa dospelo k danému dátumu.

• Vstup: Podpísané zmluvy, dodatky, zaznamenané údaje o zmluvách a existujúce záznamy v kalendári.
• AI pripraví podklady: Vyčíta možné termíny a pravidlá, prepojí ich s príslušnými miestami v zdrojoch a navrhne záznamy alebo pripomienky. Rozpory a chýbajúce údaje označí.
• Právnici skontrolujú a schvália: Rozhodujúcu verziu zmluvy, spôsob určovania lehôt a každý termín, ktorý sa použije pri rozhodovaní.
• Výstup: Potvrdené termíny v prehľade zmlúv alebo kalendári lehôt, vždy s väzbou na zmluvu a zodpovednú osobu.

Najmä pri dodatkoch a odlišných úpravách nestačí prevziať dátum z jedného ustanovenia. Pripomienka pomáha zodpovednej osobe. Nenahrádza kontrolu zmluvy.

3. Príprava dokumentácie o používaní AI a ochrane osobných údajov

Informácie o používaných systémoch, účeloch, údajoch a zodpovednostiach sú často rozdelené medzi IT, odborné oddelenia a právne oddelenie. Pre kontrolu je dôležité, aby boli údaje overiteľné a aktuálne.

• Vstup: Existujúce opisy systémov, interné požiadavky, zmluvy a údaje od zodpovedných oddelení.
• AI pripraví podklady: Usporiada údaje podľa Vašej dokumentačnej schémy, uvedie príslušný zdroj a zhromaždí body, pri ktorých informácie chýbajú alebo si odporujú.
• Právnici skontrolujú: Právne zaradenie a návrhy spolu s IT a príslušnými zodpovednými útvarmi. Rozhodnú, ktoré údaje sa prevezmú.
• Výstup: Skontrolovaný návrh dokumentácie s otvorenými bodmi, zdrojmi a osobami zodpovednými za ďalšie spracovanie.

Môže to napríklad podporiť prácu na záznamoch o spracovateľských činnostiach podľa Art. 30 GDPR. Aké údaje sú potrebné a kto za ne zodpovedá, treba posúdiť v konkrétnom prípade. Ďalšie informácie na posúdenie používania AI nájdete v častiach Nariadenie o AI a Ochrana osobných údajov pri AI. Tento opis nie je právnym poradenstvom.

4. Zhromažďovanie dodávateľských dokumentov a certifikátov

Zmluvy, dotazníky, osvedčenia a ďalšie doklady o dodávateľoch sa často nachádzajú na rôznych miestach. Pre právne oddelenie a compliance je predovšetkým dôležité, ktorý dokument patrí ku ktorému obchodnému vzťahu a či ho ešte treba skontrolovať.

• Vstup: Kmeňové údaje o dodávateľoch, úložisko zmlúv, e-maily a Vami stanovený zoznam potrebných podkladov.
• AI pripraví podklady: Priradí dokumenty k dodávateľovi, zaznamená rozpoznateľné údaje o platnosti a vytvorí prehľad chýbajúcich alebo nejasných dokladov.
• Útvar compliance skontroluje: Priradenie, aktuálnosť a význam dokumentov. Zodpovedná osoba rozhodne, či sa vyžiadajú ďalšie informácie.
• Výstup: Overiteľný zoznam dokladov so zdrojmi, výsledkom kontroly a otvorenými dopytmi.

Získavanie dokumentov zostáva spoločným procesom. Informácie o kmeňových údajoch o dodávateľoch a koordinácii so zmluvnými partnermi sa týkajú aj nákupného oddelenia. Existujúci certifikát sa nepovažuje za dostatočný len preto, že je uložený.

5. Odpovedanie na otázky o interných smerniciach

Zamestnanci často hľadajú konkrétne pravidlo, napríklad na odovzdanie dokumentu alebo používanie schváleného nástroja. Odpoveď je užitočná len vtedy, ak je zrejmé, z ktorej verzie smernice pochádza.

• Vstup: Schválené smernice, opisy postupov a otázka z firmy.
• AI pripraví podklady: Vyhľadá informácie v povolených dokumentoch a sformuluje odpoveď s uvedením príslušného miesta v zdroji. Ak zdroje chýbajú alebo si odporujú, odkáže na príslušný zodpovedný útvar.
• Útvar compliance skontroluje: Citlivé odpovede, nevyjasnené výnimky a upozornenia na zastarané alebo rozporné smernice.
• Výstup: Doložená odpoveď alebo postúpená otázka, ktorú nemožno vyriešiť na základe existujúcich zdrojov.

Takýto asistent potrebuje priebežne udržiavané zdroje a vhodné prístupové práva. Odpovede o technickom nastavení a interných pravidlách používania AI by sa mali koordinovať s IT. AI neurčuje nové pravidlá.

6. Usporiadanie podkladov na interné kontroly

Pred internou kontrolou často treba zhromaždiť rozhodnutia, schválenia a súvisiace doklady. Viac práce potom zaberá nájdenie správnej verzie než napísanie zhrnutia.

• Vstup: Zadanie kontroly, existujúce doklady, záznamy o schválení a štruktúra úložiska príslušnej oblasti.
• AI pripraví podklady: Vytvorí zoznam dohľadateľných dokumentov, prepojí súvisiace dokumenty a označí chýbajúce podklady alebo odlišné verzie.
• Útvar compliance skontroluje: Či sú dokumenty úplné, správne priradené a použiteľné na zamýšľaný účel.
• Výstup: Skontrolovaná zložka s dokladmi, uvedením príslušných miest v zdrojoch a zoznamom bodov, ktoré ešte treba vyjasniť.

Zhromaždenie dokumentov nie je potvrdením, že proces spĺňa všetky požiadavky. Aj dobre usporiadaná zložka môže odhaliť chýbajúce doklady. Tieto nedostatky by sa mali zdokumentovať a prideliť zodpovedným osobám.

Programy a úložiská

Právne oddelenie a compliance zriedka potrebujú ešte ďalší izolovaný zoznam. Dôležité je, kde sa nachádza rozhodujúca verzia zmluvy, ktorý program eviduje dodávateľov a kto potvrdzuje termíny. Napojenie môže preberať údaje alebo odkazovať na zdroje. Vhodná forma závisí od Vášho existujúceho prostredia a dostupných rozhraní.

Tabuľka opisuje možné procesy, nie zaručené funkcie konkrétneho produktu. Pri nástroji SharePoint a inom softvéri tretích strán treba konkrétne funkcie a podmienky podľa stavu k októbru 2026 overiť u výrobcu. Netvrdíme, že máme status partnera. Pred napojením si ujasníme, ktorý systém je rozhodujúci a či je povolený spätný zápis zmien. Vstupom môže byť e-mail s prílohou. Nemal by bez upozornenia nahradiť skontrolovanú verziu zmluvy. Viac o prepojení opakujúcich sa procesov nájdete v častiach Automatizácia a Spracovanie dokumentov.

Hranice a schvaľovanie

Neposkytujeme právne poradenstvo. AI dokáže porovnávať pasáže textu, zhromažďovať otázky a pripravovať správy. O tom, či je ustanovenie platné, opatrenie prípustné alebo doklad dostatočný, rozhodujú Vaši právnici. Právne významné posúdenia sa nepreberajú výlučne z odpovede AI. Schválenie človekom musí byť v procese zreteľné.

Každá správa o kontrole by mala uvádzať príslušné miesto v zmluve, použitú šablónu a kontrolovanú verziu dokumentu. Ak sa zmluva neskôr zmení, staršia správa sa automaticky nevzťahuje na novú verziu. Pri nejasných prípadoch je stav ako „otvorené“ užitočnejší než nepodložené schválenie. Pripraviť možno aj formuláciu doplňujúcej otázky. Odoslanie a vecné stanovisko zostávajú na zodpovednej osobe.

Dôvernosť treba objasniť pred spracovaním. Pri advokátskych kanceláriách sa môžu navyše uplatňovať osobitné povinnosti mlčanlivosti a profesijného tajomstva. Táto stránka je určená právnym oddeleniam firiem; nenahrádza preskúmanie požiadaviek advokátskej kancelárie. Pre každý zdroj údajov určite, kto smie vidieť dokumenty a ktorý krok spracovania je povolený.

Art. 50 nariadenia o AI obsahuje povinnosti transparentnosti pre určité systémy AI a obsah. Nevyplýva z neho všeobecná povinnosť označovať každú internú správu o kontrole zmluvy. Či sa povinnosť vzťahuje na konkrétny proces, musia Vaši právnici posúdiť podľa spôsobu použitia. Oficiálny právny základ nájdete v časti Nariadenie o AI a v zdrojoch na konci stránky. Tieto informácie nie sú právnym poradenstvom.

Údaje: zmluvy, lehoty, doklady

Na použiteľný prehľad zmlúv často nestačia názvy súborov. Užitočné sú metadáta ako zmluvný partner, druh zmluvy, rozhodujúca verzia, zodpovedná osoba, začiatok, doba platnosti a stav kontroly. Každé pole načítané z dokumentu by malo odkazovať späť na miesto v zdroji. Ak údaje chýbajú, pole zostáva otvorené, kým ho nepotvrdí človek. Domnienka AI sa nesmie nepozorovane stať kmeňovým údajom.

Opísaná musí byť aj logika lehôt: Ktorá verzia platí? Závisí predĺženie od nejakého úkonu? Kto preveruje navrhovaný termín a kto dostane pripomienku? Pri viacerých ustanoveniach musí prehľad ukázať rozpor. Kalendár lehôt môže byť spoľahlivým pracovným podkladom pre zodpovedné osoby len s potvrdenými údajmi.

Prístup sa riadi rolou a úlohou. Nie každý, kto potrebuje pripomienku, potrebuje celú zmluvu. Pri správach a dokladoch treba určiť, kto ich smie meniť, schvaľovať a opätovne vyhľadávať. Uchovávanie a vymazanie sa posudzujú podľa Vašich pravidiel a príslušných požiadaviek namiesto stanovenia jednej paušálnej lehoty pre všetky dokumenty. GDPR obsahuje okrem iného zásady spracúvania, požiadavky na bezpečnosť a zapojenie sprostredkovateľov. Ktoré z nich treba v konkrétnom prípade uplatniť, si vyžaduje právne posúdenie. Viac v časti AI a ochrana osobných údajov. Nejde o právne poradenstvo.

Ak sú pre Váš proces plánované servery v EÚ, tento bod patrí do požiadaviek na prevádzku a poskytovateľa. Rovnako dôležité sú prístupové práva, zaznamenávanie činností a otázka, ktoré údaje opúšťajú službu. Samotné miesto uloženia na tieto otázky neodpovedá. Pri firmách mimo EÚ, napríklad vo Švajčiarsku alebo v Spojenom kráľovstve, treba toky údajov a príslušné platné požiadavky posúdiť samostatne.

Vlastné programy pre právo a compliance

Vlastná aplikácia môže pokryť chýbajúci pracovný krok medzi existujúcimi programami. Nemusí nahrádzať DMS ani softvér na správu zmlúv. Najprv sa určí, ktoré údaje uchováva hlavný systém a aké zobrazenia oddelenie potrebuje na svoju prácu. Potom možno rozhodnúť, či stačí malá aplikácia alebo má zmysel rozsiahlejší vývoj softvéru.

Aplikácia s kalendárom lehôt by mohla v jednom zobrazení ukázať potvrdené termíny, príslušné miesta v zdrojoch a zodpovedné osoby. Prehľad zmlúv by mohol zobrazovať, ktorá verzia dokumentu bola skontrolovaná, ktoré otázky sú otvorené a kedy treba prijať ďalšie rozhodnutie. Zložka dokladov by mohla spájať podklady so stavom kontroly a zdrojom. Vo všetkých troch prípadoch sa zmeny zaznamenávajú a právne významné záznamy sa používajú až po schválení.

Takéto rozhrania môžeme vyvinúť ako doplnok existujúcich systémov. Ako sa do nich údaje dostanú a ako sa vrátia späť, objasníme pred realizáciou. Informácie o technickej realizácii nájdete v častiach Vývoj aplikácií a Vývoj softvéru. Či krok pripravuje AI agent, závisí od úlohy a dostupných schválení.

Kde začať

Na prvé preskúmanie Vašich procesov netreba nový softvér. Položte si otázky: Koľko zmlúv u Vás beží a kto si stráži lehoty? Kde je podpísaná verzia? Existuje prehľad dodatkov? Kto rozhoduje pri rozporných termínoch? A dokážete pri kontrole znovu nájsť zdroj záznamu?

Potom vyberte jasne vymedzený proces, napríklad kontrolu jedného druhu zmluvy podľa existujúcej šablóny alebo zostavenie dokladov pre určenú oblasť. Objasnite, ktoré údaje sú na to prístupné a kto kontroluje výsledky. Až potom možno posúdiť, aká automatizácia pomôže a ktoré rozhodnutia výslovne zostávajú na Vašich právnikoch. Pre odborné a technické posúdenie nám môžete napísať cez kontaktný formulár.