Avdelinger · Juss og compliance Compliance AI: sjekk kontrakter, følg frister, ordne dokumentasjon

Juridiske og compliance oppgaver

De følgende eksemplene viser hver en typisk prosess, ikke et kundeprosjekt. AI forbereder informasjon. Ansvarlige personer sjekker kilder, unntak og konsekvenser. Hvilke deler som kan automatiseres avhenger av dine kontrakter, data og interne godkjenninger.

1. Sjekk kontrakter for avvik fra standarder

En kontraktsgjennomgang starter ofte med spørsmålet om et innkommende utkast passer til avtalte spesifikasjoner. For å gjøre dette trenger AI ikke bare kontrakten, men også dine godkjente prøver og testkriterier.

• Inngang: et utkast til kontrakt, passende mal og en liste over punkter som skal kontrolleres.
• AI forbereder: finner relevante klausuler, sammenligner dem med spesifikasjonene og markerer manglende, endrede eller tvetydige steder med referansen i dokumentet.
• Advokater sjekker: hvert markert punkt i sammenheng med hele kontrakten. De vurderer risiko, formulerer endringer og bestemmer videre bruk.
• Utgang: en testrapport med steder, åpne spørsmål og de dokumenterte resultatene av den menneskelige testen.

Rapporten er ikke en juridisk utgivelse. Dersom et begrep brukes annerledes i kontrakten enn i malen, skal dette sjekkes i sammenheng. AI bør synliggjøre usikkerhet i stedet for å gi et tilsynelatende klart funn.

2. Overvåk frister og kanselleringsdatoer

En kontrakt kan inneholde flere relevante datoer. Start-, termin-, forlengelses- og avslutningsregelen er ikke alltid på samme sted. En kalenderoppføring alene forklarer ikke hvordan en dato ble til.

• Inngang: signerte kontrakter, tillegg, registrerte kontraktsdata og eksisterende kalenderoppføringer.
• AI forbereder: leser opp mulige datoer og regler, kobler dem til steder og foreslår oppføringer eller påminnelser. Motsetninger og manglende informasjon er markert.
• Advokater kontrollerer og godkjenner: den relevante kontraktsteksten, fristlogikken og eventuell dato brukt for en avgjørelse.
• Utgang: bekreftede datoer i en kontraktsoversikt eller en fristkalender, hver med henvisning til kontrakten og ansvarlig person.

Spesielt med tillegg og avvikende forskrifter er det ikke nok å kopiere en dato fra en enkelt klausul. En påminnelse støtter den ansvarlige. Det erstatter ikke kontroll av kontrakten.

3. Utarbeid dokumentasjon om AI‑bruk og databeskyttelse

Informasjon om systemene som brukes, formål, data og ansvar er ofte distribuert på tvers av IT, fagavdelinger og juridiske avdelinger. For en revisjon er det viktig at informasjon er forståelig og oppdatert.

• Inngang: Eksisterende systembeskrivelser, interne spesifikasjoner, kontrakter og informasjon fra ansvarlige avdelinger.
• AI forbereder: organiserer informasjonen i henhold til dokumentasjonsskjemaet ditt, siterer den respektive kilden og samler punkter som mangler informasjon eller motsier seg selv.
• Advokater sjekker: den juridiske klassifiseringen og utkastene sammen med IT og ansvarlige myndigheter. Du bestemmer hvilken informasjon som skal tas i bruk.
• Utgang: et sjekket utkast til dokumentasjon med åpne punkter, kilder og ansvarlige for videre behandling.

Dette kan støtte arbeidet med en katalog over behandlingsaktiviteter i henhold til art. 30 GDPR. Hvilke opplysninger som kreves og hvem som har ansvaret for det, må kontrolleres i det konkrete tilfellet. Du finner mer informasjon om klassifisering av AI‑bruk på AI‑regulering og AI personvern. Denne presentasjonen er ikke juridisk rådgivning.

4. Samle leverandørdokumenter og sertifikater

Leverandører har ofte kontrakter, spørreskjemaer, sertifikater og andre bevis på forskjellige steder. Det som er spesielt viktig for lov og etterlevelse er hvilket dokument som hører til hvilket forretningsforhold og om det fortsatt må kontrolleres.

• Inngang: Leverandørmaster, kontraktslagring, e-poster og listen over nødvendige dokumenter du spesifiserer.
• AI forbereder: tildeler dokumenter til en leverandør, registrerer gjenkjennelige gyldighetsdatoer og skaper oversikt over manglende eller uklare bevis.
• Samsvarskontroller: Tildeling, aktualitet og betydning av dokumentene. Ansvarlig avgjør om det etterspørres ytterligere opplysninger.
• Utgang: en forståelig liste over bevis med kilder, testresultater og åpne henvendelser.

Innhenting av dokumentene er fortsatt en felles prosess. Informasjon om leverandørgrunnlag og koordinering med kontraktspartnere gjelder også for Innkjøp. Et eksisterende sertifikat vurderes ikke som tilstrekkelig bare ved lagring.

5. Svar på spørsmål om interne retningslinjer

Ansatte ser ofte etter en bestemt regel, for eksempel for å dele et dokument eller bruke et delt verktøy. Et svar er bare nyttig hvis det er klart hvilken versjon av direktivet det kommer fra.

• Inngang: godkjente retningslinjer, prosedyrebeskrivelser og spørsmål fra virksomheten.
• AI forbereder: søker i de godkjente dokumentene og formulerer et svar med referanser. Hvis kilder mangler eller er motstridende, henviser det til ansvarlig myndighet.
• Samsvarskontroller: sensitive svar, uforklarlige unntak og referanser til utdaterte eller motstridende retningslinjer.
• Utgang: et dokumentert svar eller et videresendt spørsmål som ikke kan avklares fra eksisterende kilder.

En slik assistent trenger en godt vedlikeholdt kildebase og passende tilgangsrettigheter. Svar om teknisk oppsett og interne regler for bruk av AI skal leveres med I.T bli koordinert. AI setter ikke nye regler.

6. Organisere dokumenter for internrevisjoner

Før en internrevisjon må beslutninger, godkjenninger og tilhørende dokumenter ofte samles. Arbeidet ligger da mindre i å skrive en oppsummering enn i å finne riktig versjon.

• Inngang: Testordre, eksisterende bevis, utgivelsesprotokoller og arkivstrukturen for det aktuelle området.
• AI forbereder: oppretter en liste over dokumentene som kan bli funnet, kobler til relaterte dokumenter og identifiserer hull eller forskjellige versjoner.
• Samsvarskontroller: om dokumentene er fullstendige, korrekt tildelt og brukbare til det tiltenkte formålet.
• Utgang: en sjekket bevismappe med lokasjoner og en liste over punkter som fortsatt må avklares.

Sammenstillingen er ikke en bestemmelse om at en prosess oppfyller alle krav. En godt organisert mappe kan også synliggjøre manglende bevis. Disse hullene bør dokumenteres og tildeles de ansvarlige.

Programmer og lagring

Juridisk og overholdelse trenger sjelden enda en isolert liste. Det som betyr noe er hvor den aktuelle kontraktsversjonen ligger, hvilke programleverandører som kjører og hvem som bekrefter avtaler. En tilkobling kan godta data eller referere til kilder. Hvilken form som passer avhenger av ditt eksisterende miljø og de tilgjengelige grensesnittene.

Tabellen beskriver mulige prosesser, ikke garanterte funksjoner til et spesifikt produkt. For SharePoint og annen tredjepartsprogramvare må spesifikke funksjoner og betingelser sjekkes med produsenten fra og med oktober 2026. Vi krever ikke partnerstatus. Før vi kobler til, avklarer vi hvilket system som leder og om endringer kan skrives tilbake. En e-post med et vedlegg kan være en innboks. Den bør ikke stilltiende erstatte en bekreftet kontraktversjon. Mer om å koble sammen gjentagende prosesser finner du nedenfor Automatisering og Dokumentbehandling.

Grenser og klaringer

Vi gir ikke juridisk rådgivning. En AI kan sammenligne tekstpassasjer, samle spørsmål og utarbeide rapporter. Advokatene dine avgjør om en klausul er effektiv, et tiltak er tillatt eller bevis er tilstrekkelig. Juridisk relevante vurderinger er ikke hentet fra en AI‑respons alene. Menneskelig godkjenning må være gjenkjennelig i prosessen.

Hver testrapport skal angi referansen i kontrakten, malen som er brukt og versjonen av dokumentet som er kontrollert. Hvis en kontrakt senere endres, kan ikke en eldre rapport automatisk overføres til den nye versjonen. For uklare saker er en status som "åpen" mer nyttig enn en ubegrunnet utgivelse. Formuleringen av en spørring kan også forberedes. Sendings- og innholdsposisjonen forblir hos den ansvarlige.

Konfidensialitet må avklares før behandling. Advokatfirmaer kan også være underlagt særskilte taushets- og taushetsplikter. Denne siden er rettet mot juridiske avdelinger i bedrifter; den erstatter ikke en undersøkelse av kravene til et advokatfirma. For hver datakilde bestemmer du hvem som har lov til å se dokumenter og hvilket behandlingstrinn som er tillatt.

Artikkel 50 i AI‑forordningen inneholder åpenhetsforpliktelser for visse AI‑systemer og innhold. Dette resulterer ikke i et generell merkingskrav for hver intern kontraktsrevisjonsrapport. Dine advokater må sjekke ut fra utplasseringen om det gjelder en forpliktelse i den konkrete prosessen. Det offisielle grunnlaget er nedenfor AI‑regulering og ved kildene på slutten av siden. Denne informasjonen er ikke juridisk rådgivning.

Data: kontrakter, frister, bevis

Filnavn er ofte ikke nok for en nyttig kontraktsoversikt. Metadata som kontraktspartner, kontraktstype, relevant versjon, ansvarlig person, start, varighet og status for en revisjon er nyttige. Hvert felt som leses fra et dokument skal føre tilbake til kilden. Der informasjon mangler, forblir feltet åpent til en person bekrefter det. En AI‑antakelse må ikke bli masterdata ubemerket.

Fristlogikken skal også beskrives: Hvilken versjon gjelder? Er en utvidelse avhengig av en handling? Hvem vurderer en foreslått avtale og hvem mottar en påminnelse? Dersom det er flere regelverk, skal oversikten vise konflikten. En fristkalender kan kun være et pålitelig arbeidsgrunnlag for de ansvarlige med bekreftede data.

Tilgang er basert på rolle og oppgave. Ikke alle som trenger en påminnelse trenger hele kontrakten. For rapporter og bevis må det bestemmes hvem som kan endre, frigi og finne dem. Oppbevaring og sletting kontrolleres basert på dine spesifikasjoner og de relevante kravene, i stedet for å sette en generell frist for alle dokumenter. GDPR inneholder blant annet prinsipper for behandling samt krav til sikkerhet og involvering av prosessorer. Hvilke av disse som må gjennomføres i enkeltsaker krever rettslig vurdering. Mer om dette nedenfor AI personvern. Ingen juridisk rådgivning.

Hvis servere i EU er ment for din prosess, hører dette punktet til kravene til drift og leverandører. Like viktig er tilgangsrettigheter, logging og spørsmålet om hvilke data som forlater en tjeneste. Et lagringssted alene svarer ikke på disse spørsmålene. For selskaper utenfor EU, som for eksempel Sveits eller Storbritannia, må dataflyt og gjeldende krav undersøkes separat.

Egne programmer for lov og etterlevelse

En egen applikasjon kan dekke et manglende trinn mellom eksisterende programmer. Det trenger ikke å erstatte DMS eller kontraktsadministrasjonsprogramvare. Først avgjøres det hvilke data det ledende systemet har og hvilke synspunkter avdelingen trenger for sitt arbeid. Du kan da bestemme om en liten applikasjon er tilstrekkelig eller om mer omfattende programvareutvikling er fornuftig.

En tidsfristkalenderapp kan vise bekreftede avtaler, lokasjoner og ansvarlige parter i én visning. En kontraktsoversikt kan vise hvilken dokumentversjon som ble kontrollert, hvilke spørsmål som er åpne og når neste vedtak skal komme. En bevismappe kunne samle dokumenter med teststatus og kilde. I alle tre tilfellene logges endringer og juridisk relevante oppføringer brukes først etter godkjenning.

Vi kan utvikle slike overflater for å komplementere eksisterende systemer. Hvordan data kommer inn og flyter tilbake vil bli avklart før implementering. Informasjon om den tekniske implementeringen finner du på Apputvikling og Programvareutvikling. Hvorvidt en AI‑agent utarbeidet et trinn avhenger av oppgaven og tilgjengelige godkjenninger.

Hvor du begynner

En første titt på prosessene dine krever ikke ny programvare. Spør: Hvor mange kontrakter har du og hvem husker fristene? Hvor er den signerte versjonen? Finnes det en oversikt over tilleggene? Hvem bestemmer ved motstridende ansettelser? Og kan du finne kilden til en oppføring når du sjekker?

Velg deretter en klart definert prosess, for eksempel å sjekke en kontraktstype basert på en eksisterende mal eller sammenstille bevis for et definert område. Avklar hvilke data som er tilgjengelige og hvem som skal sjekke resultatene. Først da kan du vurdere hvilken automatisering som hjelper og hvilke avgjørelser som forblir eksplisitt hos advokatene dine. For den faglige og tekniske klassifiseringen kan du kontakte oss via Kontaktskjema skrive.