Nodaļas · Jurisprudence un atbilstība Contract analysis AI: līgumu pārbaude, termiņi un pierādījumu kārtošana

Juridiskie un atbilstības uzdevumi

Katrs no šiem piemēriem parāda tipisku procesu, nevis klienta projektu. AI prepares information. Atbildīgi cilvēki pārbauda avotus, izņēmumus un sekas. Kuras daļas var automatizēt, ir atkarīgs no jūsu līgumiem, datiem un iekšējiem apstiprinājumiem.

1. Pārbaudiet, vai līgumos nav novirzes no standartiem

Līguma pārskatīšana bieži sākas ar jautājumu, vai ienākošais projekts atbilst saskaņotajām specifikācijām. Lai to izdarītu, AI ir nepieciešams ne tikai līgums, bet arī jūsu apstiprinātie paraugi un pārbaudes kritēriji.

• Ieeja: līguma projekts, atbilstošā veidne un pārbaudāmo punktu saraksts.
• AI prepares: atrod atbilstošus punktus, salīdzina tos ar specifikācijām un atzīmē trūkstošās, mainītās vai neskaidrās vietas ar atsauci dokumentā.
• Lawyers check: katrs atzīmētais punkts visa līguma kontekstā. Viņi novērtē riskus, formulē izmaiņas un lemj par turpmāko izmantošanu.
• Izvade: testa ziņojums ar vietām, atklātiem jautājumiem un dokumentētiem cilvēka testa rezultātiem.

Ziņojums nav juridisks izlaidums. Ja līgumā termins tiek lietots citādi nekā veidnē, tas ir jāpārbauda kontekstā. AI vajadzētu padarīt nenoteiktību redzamu, nevis sniegt šķietami skaidru konstatējumu.

2. Pārraugiet termiņus un atcelšanas datumus

Līgumā var būt vairāki attiecīgi datumi. Sākuma, termiņa, pagarinājuma un izbeigšanas noteikums ne vienmēr atrodas vienā un tajā pašā vietā. Kalendāra ieraksts vien nepaskaidro, kā radās datums.

• Ieeja: parakstītie līgumi, pielikumi, ierakstītie līgumu dati un esošie kalendāra ieraksti.
• AI prepares: nolasa iespējamos datumus un noteikumus, savieno tos ar vietām un iesaka ierakstus vai atgādinājumus. Atzīmētas pretrunas un trūkstošā informācija.
• Advokāti pārbauda un apstiprina: attiecīgais līguma formulējums, termiņa loģika un jebkurš lēmuma pieņemšanas datums.
• Izvade: apstiprināti datumi līguma pārskatā vai termiņu kalendārā, katrs ar atsauci uz līgumu un atbildīgo personu.

Īpaši ar pielikumiem un atkāpēm no noteikumiem nepietiek ar datuma kopēšanu no vienas klauzulas. Atgādinājums atbalsta atbildīgo personu. Tas neaizstāj līguma pārbaudi.

3. Sagatavot dokumentāciju par AI izmantošanu un datu aizsardzību

Information about the systems used, purposes, data and responsibilities is often distributed across IT, specialist departments and legal departments. Auditam ir svarīgi, lai informācija būtu saprotama un aktuāla.

• Ieeja: Esošo sistēmu apraksti, iekšējās specifikācijas, līgumi un informācija no atbildīgajām nodaļām.
• AI prepares: organizes the information according to your documentation scheme, cites the respective source and collects points for which information is missing or contradicts itself.
• Lawyers check: juridisko klasifikāciju un projektus kopā ar IT un atbildīgajām iestādēm. Jūs izlemjat, kura informācija tiks pieņemta.
• Izvade: pārbaudīts dokumentācijas projekts ar atklātajiem punktiem, avotiem un personām, kas ir atbildīgas par turpmāko apstrādi.

Tas var atbalstīt darbu pie apstrādes darbību direktorijas saskaņā ar Art. 30 GDPR. Kāda informācija ir nepieciešama un kurš par to ir atbildīgs, ir jāpārbauda konkrētajā gadījumā. Papildinformāciju par AI izmantošanas klasifikāciju varat atrast vietnē AI regulējums un AI privacy. Šī prezentācija nav juridisks padoms.

4. Savākt piegādātāju dokumentus un sertifikātus

Piegādātājiem bieži ir līgumi, anketas, sertifikāti un citi pierādījumi dažādās vietās. What is particularly important for law and compliance is which document belongs to which business relationship and whether it still needs to be checked.

• Ieeja: Piegādātāja kapteinis, līguma glabāšana, e-pasti un jūsu norādītais nepieciešamo dokumentu saraksts.
• AI prepares: piešķir dokumentus piegādātājam, fiksē atpazīstamus derīguma termiņus un veido pārskatu par trūkstošajiem vai neskaidrajiem pierādījumiem.
• Compliance checks: Dokumentu piešķiršana, savlaicīgums un nozīme. Atbildīgā persona izlemj, vai ir nepieciešama papildu informācija.
• Izvade: saprotams pierādījumu saraksts ar avotiem, testu rezultātiem un atklātām izmeklēšanām.

Dokumentu iegūšana joprojām ir kopīgs process. Informācija par piegādātāju bāzi un saskaņošana ar līgumpartneriem attiecas arī uz Iepirkšanās. Esošs sertifikāts netiek novērtēts kā pietiekams tikai tā uzglabāšanas dēļ.

5. Atbildiet uz jautājumiem par iekšējo politiku

Darbinieki bieži meklē konkrētu noteikumu, piemēram, lai koplietotu dokumentu vai izmantotu koplietotu rīku. Atbilde ir noderīga tikai tad, ja ir skaidrs, no kuras direktīvas versijas tā nāk.

• Ieeja: apstiprinātās vadlīnijas, procedūru apraksti un jautājums no uzņēmuma.
• AI prepares: pārmeklē apstiprinātos dokumentus un formulē atbildi ar atsaucēm. Ja trūkst avotu vai tie ir pretrunīgi, tas jūs nosūta uz atbildīgo iestādi.
• Compliance checks: sensitīvas atbildes, neizskaidrojami izņēmumi un atsauces uz novecojušām vai pretrunīgām politikām.
• Izvade: dokumentēta atbilde vai pārsūtīts jautājums, ko nevar noskaidrot no esošajiem avotiem.

Šādam palīgam ir nepieciešama labi uzturēta avotu bāze un atbilstošas piekļuves tiesības. Atbildes par AI tehnisko uzstādījumu un iekšējiem noteikumiem jāsniedz kopā ar I.T be coordinated. AI nenosaka jaunus noteikumus.

6. Sakārtot dokumentus iekšējiem auditiem

Pirms iekšējā audita bieži vien ir jāapkopo lēmumi, apstiprinājumi un saistītie dokumenti. Tad pūles ir mazākas par kopsavilkuma rakstīšanu, nevis pareizās versijas atrašanu.

• Ieeja: Pārbaudes secība, esošie pierādījumi, izlaišanas protokoli un attiecīgā apgabala iesniegšanas struktūra.
• AI prepares: izveido atrodamo dokumentu sarakstu, saista saistītos dokumentus un identificē nepilnības vai dažādas versijas.
• Compliance checks: vai dokumenti ir pilnīgi, pareizi piešķirti un izmantojami paredzētajam mērķim.
• Izvade: pārbaudītu pierādījumu mapi ar vietām un to punktu sarakstu, kas vēl jāprecizē.

Kompilācija nenozīmē, ka process atbilst visām prasībām. Labi sakārtota mape var arī padarīt redzamus trūkstošos pierādījumus. Šīs nepilnības ir jādokumentē un jānodod atbildīgajiem cilvēkiem.

Programmas un krātuve

Juridiskajai un atbilstībai reti ir vajadzīgs vēl viens izolēts saraksts. Svarīgi ir tas, kur atrodas attiecīgā līguma versija, kuru programmu piegādātāji vada un kas apstiprina tikšanās. Savienojums var pieņemt datus vai atsaukties uz avotiem. Piemērotā forma ir atkarīga no esošās vides un pieejamajām saskarnēm.

The table describes possible processes, not guaranteed functions of a specific product. No 2026. gada oktobra attiecībā uz SharePoint un citu trešo pušu programmatūru konkrētas funkcijas un nosacījumi ir jāpārbauda pie ražotāja. Mēs nepretendējam uz partnera statusu. Pirms pieslēgšanas mēs noskaidrojam, kura sistēma vada un vai izmaiņas var atrakstīt. E‑pasts ar pielikumu var būt iesūtne. Tam nevajadzētu klusējot aizstāt pārbaudītu līguma versiju. Vairāk par periodisko procesu savienošanu var atrast zemāk Automatizācija un Dokumentu apstrāde.

Ierobežojumi un atstarpes

Mēs nesniedzam juridiskas konsultācijas. AI var salīdzināt teksta fragmentus, apkopot jautājumus un sagatavot atskaites. Jūsu advokāti izlemj, vai klauzula ir efektīva, pasākums ir pieļaujams vai pierādījumi ir pietiekami. Juridiski būtiski novērtējumi netiek ņemti tikai no AI atbildes. Cilvēka piekrišanai ir jābūt atpazīstamai procesā.

Katrā pārbaudes ziņojumā jānorāda atsauce līgumā, izmantotā veidne un pārbaudītā dokumenta versija. Ja līgums vēlāk tiek mainīts, vecāks pārskats netiek automātiski pārnests uz jauno versiju. Neskaidros gadījumos statuss, piemēram, “atvērts”, ir noderīgāks par nepamatotu atbrīvošanu. Var sagatavot arī vaicājuma formulējumu. Nosūtīšanas un satura pozīcija paliek atbildīgajai personai.

Pirms apstrādes ir jāprecizē konfidencialitāte. Advokātu birojiem var attiekties arī īpaši konfidencialitātes un dienesta noslēpuma pienākumi. Šī lapa ir paredzēta uzņēmumu juridiskajām nodaļām; tas neaizstāj advokātu biroja prasību pārbaudi. Katram datu avotam nosakiet, kam ir atļauts skatīt dokumentus un kura apstrādes darbība ir atļauta.

AI regulas 50. pantā ir ietverti pārskatāmības pienākumi noteiktām mākslīgā intelekta sistēmām un saturam. Tas nerada vispārēju marķēšanas prasību katram iekšējā līguma audita ziņojumam. Jūsu juristiem, pamatojoties uz izvietošanu, ir jāpārbauda, ​​vai konkrētajā procesā tiek piemērots pienākums. Oficiālais pamats ir norādīts zemāk AI regulējums un avotos lapas beigās. Šī informācija nav juridiska konsultācija.

Dati: līgumi, termiņi, pierādījumi

Failu nosaukumiem bieži vien nepietiek, lai iegūtu noderīgu līguma pārskatu. Noderīgi ir tādi metadati kā līguma partneris, līguma veids, attiecīgā versija, atbildīgā persona, audita sākums, ilgums un statuss. Katram laukam, kas nolasīts no dokumenta, jāatgriežas pie avota. Ja trūkst informācijas, lauks paliek atvērts, līdz persona to apstiprina. AI pieņēmums nedrīkst nepamanīti kļūt par pamatdatiem.

Jāapraksta arī termiņa loģika: Kura versija ir piemērojama? Vai pagarinājums ir atkarīgs no darbības? Kas izskata ierosināto tikšanos un kas saņem atgādinājumu? Ja ir vairāki noteikumi, pārskatā ir jāparāda konflikts. Termiņu kalendārs var būt tikai uzticams darba pamats atbildīgajām personām ar apstiprinātiem datiem.

Piekļuve ir balstīta uz lomu un uzdevumu. Ne katrai personai, kurai nepieciešams atgādinājums, ir nepieciešams viss līgums. Ziņojumiem un pierādījumiem ir jānosaka, kas tos var mainīt, atbrīvot un atrast. Saglabāšana un dzēšana tiek pārbaudīta, pamatojoties uz jūsu specifikācijām un attiecīgajām prasībām, tā vietā, lai visiem dokumentiem noteiktu vispārēju termiņu. GDPR cita starpā ietver apstrādes principus, kā arī prasības drošībai un apstrādātāju iesaistei. Kuri no tiem ir jāievieš atsevišķos gadījumos, prasa juridisku pārbaudi. Vairāk par to zemāk AI privātums. Nav juridisku padomu.

Ja serveri ES ir paredzēti jūsu procesam, šis punkts attiecas uz darbību un pakalpojumu sniedzēju prasībām. Tikpat svarīgas ir piekļuves tiesības, reģistrēšana un jautājums par to, kādi dati atstāj pakalpojumu. Tikai uzglabāšanas vieta neatbild uz šiem jautājumiem. Uzņēmumiem ārpus ES, piemēram, Šveicei vai Apvienotajai Karalistei, datu plūsmas un piemērojamās prasības ir jāpārbauda atsevišķi.

Pašu programmas juridiskām un atbilstības nodrošināšanai

Atsevišķa lietojumprogramma var segt trūkstošo posmu starp esošajām programmām. It does not have to replace the DMS or contract management software. First, it is determined which data the leading system holds and which views the department needs for its work. You can then decide whether a small application is sufficient or whether more extensive software development makes sense.

A deadline calendar app could show confirmed appointments, locations and responsible parties in one view. A contract overview could show which document version was checked, which questions are open and when the next decision is due. Pierādījumu mape varētu apkopot dokumentus ar pārbaudes statusu un avotu. In all three cases, changes are logged and legally relevant entries are only used after approval.

Mēs varam izstrādāt šādas virsmas, lai papildinātu esošās sistēmas. Pirms ieviešanas tiks noskaidrots, kā dati tiek ievadīti un plūst atpakaļ. Informāciju par tehnisko realizāciju var atrast Lietotņu izstrāde un Programmatūras izstrāde. Vai a AI aģents prepared a step depends on the task and the available approvals.

Kur jūs sākat

A first look at your processes does not require new software. Jautājiet: Cik jums ir līgumu un kurš atceras termiņus? Kur ir parakstītā versija? Vai ir pieejams pārskats par papildinājumiem? Kurš pieņem lēmumu pretrunīgu tikšanos gadījumā? Un vai pārbaudot var atrast ieraksta avotu?

Then choose a clearly defined process, such as checking a contract type based on an existing template or compiling evidence for a defined area. Noskaidrojiet, kuri dati ir pieejami un kas pārbaudīs rezultātus. Tikai tad varat novērtēt, kura automatizācija palīdz un kuri lēmumi paliek nepārprotami jūsu juristu ziņā. Lai iegūtu profesionālo un tehnisko klasifikāciju, varat sazināties ar mums, izmantojot Kontaktforma rakstīt.