Services · Juridique et conformité Conformité avec l’IA pour les services juridiques : vérifier les contrats, suivre les échéances et classer les justificatifs

Les tâches des services juridique et conformité

Chaque exemple ci-dessous présente un processus courant, et non un projet client. L’IA prépare les informations. Les personnes compétentes vérifient les sources, les exceptions et les conséquences. Les étapes qui peuvent être automatisées dépendent de vos contrats, de vos données et de vos validations internes.

1. Vérifier les écarts entre les contrats et les standards

L’examen d’un contrat commence souvent par une question : le projet reçu respecte-t-il les exigences convenues ? Pour cela, l’IA a besoin du contrat, mais aussi de vos modèles validés et de vos critères de contrôle.

• Entrée : un projet de contrat, le modèle correspondant et la liste des points à vérifier.
• L’IA prépare : elle repère les clauses pertinentes, les compare aux exigences et signale les passages manquants, modifiés ou ambigus, avec leur emplacement dans le document.
• Les juristes vérifient : chaque passage signalé dans le contexte de l’ensemble du contrat. Ils évaluent les risques, rédigent les modifications et décident de l’utilisation ultérieure du document.
• Résultat : un rapport d’examen avec les références aux passages concernés, les questions en suspens et le résultat documenté de la vérification humaine.

Ce rapport ne constitue pas une validation juridique. Lorsqu’un terme est utilisé différemment dans le contrat et dans le modèle, il doit être examiné dans son contexte. L’IA devrait rendre l’incertitude visible au lieu de fournir une conclusion qui semble certaine.

2. Suivre les échéances et les dates de résiliation

Un contrat peut contenir plusieurs dates importantes. Le début, la durée, la prolongation et les règles de résiliation ne figurent pas toujours au même endroit. Une simple entrée dans le calendrier n’explique pas comment une date a été déterminée.

• Entrée : contrats signés, avenants, données contractuelles saisies et entrées existantes dans le calendrier.
• L’IA prépare : elle extrait les dates et les règles possibles, les relie aux passages sources et propose des entrées dans le calendrier ou des rappels. Les contradictions et les informations manquantes sont signalées.
• Les juristes vérifient et valident : la version du contrat qui fait foi, les règles de calcul des délais et chaque date utilisée pour prendre une décision.
• Résultat : des dates confirmées dans un récapitulatif des contrats ou un échéancier, chacune avec une référence au contrat et la personne responsable.

En particulier en présence d’avenants ou de dispositions dérogatoires, il ne suffit pas de reprendre une date figurant dans une seule clause. Un rappel aide la personne responsable. Il ne remplace pas l’examen du contrat.

3. Préparer la documentation sur l’utilisation de l’IA et la protection des données

Les informations sur les systèmes utilisés, les finalités, les données et les responsabilités sont souvent réparties entre l’informatique, les services métier et le service juridique. Pour un contrôle, il est essentiel que ces informations soient traçables et à jour.

• Entrée : descriptions existantes des systèmes, exigences internes, contrats et informations des services responsables.
• L’IA prépare : elle organise les informations selon votre structure de documentation, cite chaque source et rassemble les points pour lesquels des informations manquent ou se contredisent.
• Les juristes vérifient : la qualification juridique et les projets de documents avec l’informatique et les services compétents. Ils décident des informations à retenir.
• Résultat : un projet de documentation vérifié, avec les points en suspens, les sources et les responsables de la suite du traitement.

Cela peut par exemple faciliter l’élaboration d’un registre des activités de traitement au titre de l’Art. 30 RGPD. Les informations requises et les personnes qui en sont responsables doivent être déterminées au cas par cas. Pour comprendre le cadre applicable à l’utilisation de l’IA, consultez les pages Règlement sur l’IA et IA et protection des données. Cette présentation ne constitue pas un conseil juridique.

4. Rassembler les documents et les certificats des fournisseurs

Les contrats, les questionnaires, les attestations et les autres justificatifs des fournisseurs se trouvent souvent à différents endroits. Pour les services juridique et conformité, il est surtout important de savoir à quelle relation commerciale chaque document se rapporte et s’il doit encore être vérifié.

• Entrée : référentiel fournisseurs, espace de classement des contrats, e-mails et liste des documents requis définie par vos soins.
• L’IA prépare : elle rattache les documents à un fournisseur, relève les dates de validité identifiables et dresse un récapitulatif des justificatifs manquants ou ambigus.
• Le service conformité vérifie : à quel fournisseur les documents sont rattachés, s’ils sont à jour et quelle est leur portée. La personne responsable décide de demander ou non des informations supplémentaires.
• Résultat : une liste de justificatifs traçable, avec les sources, le résultat de la vérification et les demandes en attente.

La collecte des documents reste un processus partagé. Les informations du référentiel fournisseurs et la coordination avec les partenaires contractuels concernent aussi les achats. Le simple classement d’un certificat existant ne suffit pas à le considérer comme adéquat.

5. Répondre aux questions sur les politiques internes

Les salariés recherchent souvent une règle précise, par exemple sur la transmission d’un document ou l’utilisation d’un outil autorisé. Une réponse n’est utile que si la version de la politique dont elle provient est identifiable.

• Entrée : politiques validées, descriptions des procédures et question provenant de l’entreprise.
• L’IA prépare : elle cherche dans les documents autorisés et formule une réponse en indiquant le passage source. Lorsque les sources manquent ou se contredisent, elle oriente la demande vers le service compétent.
• Le service conformité vérifie : les réponses sensibles, les exceptions non résolues et les signalements de politiques obsolètes ou contradictoires.
• Résultat : une réponse étayée ou une question transmise à une personne compétente, faute de pouvoir la résoudre à partir des sources disponibles.

Un tel assistant nécessite un ensemble de sources tenu à jour et des droits d’accès adaptés. Les réponses sur la configuration technique et sur les règles internes d’utilisation de l’IA devraient être coordonnées avec le service informatique. L’IA ne définit aucune nouvelle règle.

6. Organiser les documents pour les contrôles internes

Avant un contrôle interne, il faut souvent rassembler les décisions, les validations et les justificatifs correspondants. Le travail consiste alors moins à rédiger une synthèse qu’à retrouver la bonne version.

• Entrée : mission de contrôle, justificatifs existants, registres de validation et structure de classement du service concerné.
• L’IA prépare : elle dresse un inventaire des documents qu’elle peut retrouver, relie les documents associés et signale les lacunes ou les différentes versions.
• Le service conformité vérifie : si les documents sont complets, correctement rattachés et utilisables pour la finalité prévue.
• Résultat : un dossier de justificatifs vérifié, avec les références aux sources et une liste des points restant à clarifier.

La constitution de ce dossier ne confirme pas qu’un processus respecte toutes les exigences. Même un dossier bien organisé peut faire apparaître des justificatifs manquants. Ces lacunes devraient être documentées et confiées aux personnes responsables.

Logiciels et classement

Les services juridique et conformité ont rarement besoin d’une liste isolée supplémentaire. L’essentiel est de savoir où se trouve la version du contrat qui fait foi, quel logiciel gère les fournisseurs et qui confirme les dates. Une connexion peut reprendre les données ou renvoyer aux sources. La forme adaptée dépend de votre environnement existant et des interfaces disponibles.

Le tableau décrit des processus possibles, et non les fonctionnalités garanties d’un produit donné. Pour SharePoint et les autres logiciels tiers, il convient de vérifier auprès de l’éditeur les fonctionnalités et les conditions applicables en octobre 2026. Nous ne revendiquons aucun statut de partenaire. Avant une connexion, nous déterminons quel système fait référence et si les modifications peuvent y être répercutées. Un e-mail avec une pièce jointe peut servir de point d’entrée. Il ne devrait pas remplacer implicitement une version vérifiée d’un contrat. Pour en savoir plus sur la connexion des processus récurrents, consultez Automatisation et Traitement des documents.

Limites et validations

Nous ne fournissons pas de conseil juridique. Une IA peut comparer des passages, rassembler des questions et préparer des rapports. Vos juristes décident si une clause est valable, une mesure autorisée ou un justificatif suffisant. Les appréciations ayant une portée juridique ne sont pas reprises sur la seule base d’une réponse de l’IA. La validation humaine doit être identifiable dans le processus.

Chaque rapport de vérification devrait indiquer l’emplacement de la source dans le contrat, le modèle utilisé et la version du document examinée. Si le contrat est modifié par la suite, un ancien rapport n’est pas automatiquement transposable à la nouvelle version. Pour les cas incertains, un statut comme « en attente » est plus utile qu’une validation sans fondement. La formulation d’une demande de précision peut aussi être préparée. L’envoi et la position sur le fond restent du ressort de la personne responsable.

La confidentialité doit être clarifiée avant le traitement. Pour les cabinets d’avocats, des obligations particulières de confidentialité et de secret professionnel peuvent aussi s’appliquer. Cette page s’adresse aux services juridiques des entreprises ; elle ne remplace pas l’examen des exigences propres à un cabinet d’avocats. Définissez, pour chaque source de données, qui peut voir les documents et quelle étape de traitement est autorisée.

L’Art. 50 du règlement sur l’IA prévoit des obligations de transparence pour certains systèmes et contenus d’IA. Il n’en découle pas une obligation générale de signalement pour chaque rapport interne de vérification de contrat. Vos juristes doivent examiner, selon l’utilisation, si une obligation s’applique au processus concret. Le texte officiel est accessible sur la page Règlement sur l’IA et dans les sources en fin de page. Ces indications ne constituent pas un conseil juridique.

Données : contrats, échéances et justificatifs

Les noms de fichiers suffisent rarement à établir une vue d’ensemble utile des contrats. Des métadonnées comme les parties, le type de contrat, la version applicable, la personne responsable, la date de début, la durée et le statut de la vérification sont utiles. Chaque champ extrait d’un document devrait renvoyer à son emplacement source. Lorsqu’une information manque, le champ reste en attente jusqu’à sa confirmation par une personne. Une supposition de l’IA ne doit pas devenir une donnée de référence sans que personne ne s’en aperçoive.

La logique des échéances doit elle aussi être décrite : quelle version s’applique ? Une prolongation dépend-elle d’une action ? Qui vérifie une date proposée et qui reçoit un rappel ? En présence de plusieurs dispositions, la vue d’ensemble doit faire apparaître le conflit. Un calendrier d’échéances ne peut constituer une base de travail fiable pour les personnes responsables qu’avec des données confirmées.

L’accès dépend du rôle et de la tâche. Toute personne ayant besoin d’un rappel n’a pas nécessairement besoin de voir le contrat entier. Pour les rapports et les justificatifs, il faut définir qui peut les modifier, les valider et les retrouver. La conservation et la suppression sont examinées selon vos consignes et les exigences applicables, au lieu de fixer une durée unique pour tous les documents. Le RGPD prévoit notamment des principes de traitement, des exigences de sécurité et des règles de recours aux sous-traitants. Une analyse juridique est nécessaire pour déterminer ce qui doit être mis en œuvre dans chaque cas. Pour en savoir plus, consultez IA et protection des données. Ceci ne constitue pas un conseil juridique.

Si votre processus prévoit des serveurs dans l’UE, ce point doit figurer dans les exigences relatives à l’exploitation et aux fournisseurs. Les droits d’accès, la journalisation et les données qui quittent un service sont tout aussi importants. Le lieu de stockage ne répond pas à lui seul à ces questions. Pour les entreprises situées hors de l’UE, par exemple en Suisse ou au Royaume-Uni, les flux de données et les exigences applicables doivent être examinés séparément.

Programmes spécifiques pour le juridique et la conformité

Une application spécifique peut couvrir une étape de travail manquante entre les programmes existants. Elle n’a pas à remplacer le DMS ou le logiciel de gestion des contrats. On définit d’abord quelles données sont conservées dans le système de référence et quelles vues sont nécessaires au service pour travailler. Il est ensuite possible de décider si une petite application suffit ou si un développement logiciel plus important est pertinent.

Une application de calendrier d’échéances pourrait afficher dans une même vue les dates confirmées, les emplacements sources et les responsables. Une vue d’ensemble des contrats pourrait indiquer quelle version du document a été vérifiée, quelles questions restent ouvertes et quand la prochaine décision doit être prise. Un dossier de justificatifs pourrait rassembler les documents avec leur statut de vérification et leur source. Dans les trois cas, les modifications sont journalisées et les éléments ayant une portée juridique ne sont utilisés qu’après validation.

Nous pouvons développer ces interfaces en complément des systèmes existants. Les modalités d’entrée et de retour des données sont clarifiées avant la mise en œuvre. Vous trouverez des informations sur la réalisation technique dans Développement d’applications et Développement logiciel. La préparation d’une étape par un agent IA dépend de la tâche et des validations disponibles.

Par où commencer

Un premier examen de vos processus ne nécessite pas de nouveau logiciel. Posez-vous ces questions : combien de contrats sont en cours et qui garde les échéances en mémoire ? Où se trouve la version signée ? Existe-t-il une vue d’ensemble des avenants ? Qui tranche lorsque les dates se contredisent ? Et pouvez-vous retrouver la source d’une entrée lors d’un contrôle ?

Choisissez ensuite un processus bien délimité, par exemple la vérification d’un type de contrat à partir d’un modèle existant ou la constitution d’un ensemble de justificatifs pour un domaine défini. Clarifiez quelles données sont accessibles à cette fin et qui vérifie les résultats. Ce n’est qu’ensuite que l’on peut déterminer quelle automatisation est utile et quelles décisions restent expressément du ressort de vos juristes. Pour examiner les aspects métier et techniques, vous pouvez nous écrire via le formulaire de contact.