Odjeli · Pravni poslovi i usklađenost Analiza ugovora AI‑jem za pravne poslove i usklađenost: provjera ugovora, praćenje rokova i organiziranje dokaza

Zadaci u pravnim poslovima i usklađenosti

Sljedeći primjeri prikazuju tipične procese, a ne projekte za klijente. AI priprema informacije. Nadležne osobe provjeravaju izvore, iznimke i posljedice. Koji se dijelovi mogu automatizirati, ovisi o Vašim ugovorima, podacima i internim odobrenjima.

1. Provjera odstupanja ugovora od standarda

Provjera ugovora često počinje pitanjem odgovara li zaprimljeni nacrt dogovorenim zahtjevima. Za to AI‑ju nije potreban samo ugovor, nego i Vaši odobreni obrasci i kriteriji provjere.

• Ulaz: nacrt ugovora, odgovarajući predložak i popis točaka koje treba provjeriti.
• AI priprema: pronalazi relevantne odredbe, uspoređuje ih sa zahtjevima te označava mjesta koja nedostaju, izmijenjena su ili višeznačna, uz navođenje mjesta u dokumentu.
• Pravnici provjeravaju: svako označeno mjesto u kontekstu cijelog ugovora. Procjenjuju rizike, formuliraju izmjene i odlučuju o daljnjoj uporabi.
• Izlaz: izvještaj o provjeri s mjestima u izvoru, otvorenim pitanjima i dokumentiranim rezultatom ljudske provjere.

Izvještaj nije pravno odobrenje. Ako se pojam u ugovoru upotrebljava drukčije nego u predlošku, to treba provjeriti u kontekstu. AI bi trebao jasno prikazati nesigurnost umjesto davanja naizgled jednoznačnog nalaza.

2. Praćenje rokova i datuma otkaza

Ugovor može sadržavati više važnih datuma. Početak, trajanje, produljenje i pravilo o otkazu ne nalaze se uvijek na istom mjestu. Sam unos u kalendar još ne objašnjava kako se došlo do određenog datuma.

• Ulaz: potpisani ugovori, izmjene i dopune ugovora, evidentirani podaci o ugovorima i postojeći unosi u kalendar.
• AI priprema: očitava moguće datume i pravila, povezuje ih s mjestima u izvoru te predlaže unose ili podsjetnike. Proturječja i podaci koji nedostaju označavaju se.
• Pravnici provjeravaju i odobravaju: mjerodavnu verziju ugovora, pravila izračuna rokova i svaki datum koji se upotrebljava za donošenje odluke.
• Izlaz: potvrđeni datumi u pregledu ugovora ili kalendaru rokova, svaki s poveznicom na ugovor i odgovornom osobom.

Osobito kod izmjena i dopuna ugovora te odstupajućih odredaba nije dovoljno preuzeti datum iz jedne odredbe. Podsjetnik pomaže nadležnoj osobi. Ne zamjenjuje provjeru ugovora.

3. Priprema dokumentacije o uporabi AI‑ja i zaštiti podataka

Informacije o sustavima koji se upotrebljavaju, svrhama, podacima i nadležnostima često su raspoređene između IT‑a, stručnih odjela i pravnog odjela. Za provjeru je važno da su podaci sljedivi i aktualni.

• Ulaz: postojeći opisi sustava, interni zahtjevi, ugovori i podaci odgovornih odjela.
• AI priprema: razvrstava podatke prema Vašoj shemi dokumentiranja, navodi izvor svakog podatka i prikuplja točke za koje informacije nedostaju ili su proturječne.
• Pravnici provjeravaju: pravnu kvalifikaciju i nacrte zajedno s IT‑om i nadležnim službama. Odlučuju koji će se podaci preuzeti.
• Izlaz: provjeren nacrt dokumentacije s otvorenim pitanjima, izvorima i odgovornima za daljnju obradu.

To može, primjerice, pomoći pri radu na evidenciji aktivnosti obrade prema Art. 30 GDPR-a. Koji su podaci potrebni i tko za njih odgovara, mora se provjeriti u konkretnom slučaju. Za razumijevanje primjene AI‑ja dodatne informacije pronaći ćete na stranicama Akt o umjetnoj inteligenciji i Zaštita podataka pri uporabi AI‑ja. Ovaj prikaz nije pravni savjet.

4. Prikupljanje dokumentacije i certifikata dobavljača

Ugovori, upitnici, potvrde i drugi dokazi dobavljača često se nalaze na različitim mjestima. Za pravne poslove i usklađenost posebno je važno koji dokument pripada kojem poslovnom odnosu i treba li ga još provjeriti.

• Ulaz: matični podaci o dobavljačima, pohranjeni ugovori, e-poruke i popis potrebne dokumentacije koji ste Vi utvrdili.
• AI priprema: pridružuje dokumente dobavljaču, evidentira prepoznatljive datume valjanosti i izrađuje pregled dokaza koji nedostaju ili su nejasni.
• Odjel za usklađenost provjerava: pridruživanje, aktualnost i značenje dokumentacije. Nadležna osoba odlučuje hoće li zatražiti dodatne informacije.
• Izlaz: sljediv popis dokaza s izvorima, rezultatom provjere i otvorenim upitima.

Pribavljanje dokumentacije ostaje zajednički proces. Informacije povezane s matičnim podacima o dobavljačima i usuglašavanjem s ugovornim partnerima tiču se i nabave. Postojeći certifikat ne smatra se dostatnim samo zato što je pohranjen.

5. Odgovaranje na pitanja o internim pravilnicima

Zaposlenici često traže konkretno pravilo, primjerice o prosljeđivanju dokumenta ili uporabi odobrenog alata. Odgovor je koristan samo ako je jasno iz koje verzije pravilnika potječe.

• Ulaz: odobreni pravilnici, opisi postupaka i pitanje iz tvrtke.
• AI priprema: pretražuje dopuštene dokumente i formulira odgovor s mjestom u izvoru. Ako izvori nedostaju ili su proturječni, upućuje na nadležnu službu.
• Odjel za usklađenost provjerava: osjetljive odgovore, nerazjašnjene iznimke i naznake zastarjelih ili proturječnih pravilnika.
• Izlaz: potkrijepljen odgovor ili proslijeđeno pitanje koje se ne može razjasniti na temelju postojećih izvora.

Takav asistent treba održavanu bazu izvora i odgovarajuća prava pristupa. Odgovore o tehničkom postavljanju i internim pravilima uporabe AI‑ja trebalo bi usuglasiti s IT‑om. AI ne određuje nova pravila.

6. Organiziranje dokumentacije za interne provjere

Prije interne provjere često je potrebno objediniti odluke, odobrenja i pripadajuće dokaze. Posao se tada manje odnosi na pisanje sažetka, a više na pronalaženje odgovarajuće verzije.

• Ulaz: nalog za provjeru, postojeći dokazi, zapisi o odobrenjima i struktura pohrane za predmetno područje.
• AI priprema: izrađuje popis dokumentacije koju je moguće pronaći, povezuje pripadajuće dokumente te označava praznine ili različite verzije.
• Odjel za usklađenost provjerava: jesu li dokumenti potpuni, ispravno pridruženi i upotrebljivi za predviđenu svrhu.
• Izlaz: provjerena mapa dokaza s mjestima u izvoru i popisom pitanja koja još treba razjasniti.

Prikupljena dokumentacija ne predstavlja zaključak da proces ispunjava sve zahtjeve. I dobro organizirana mapa može pokazati da dokazi nedostaju. Te bi nedostatke trebalo dokumentirati i dodijeliti odgovornim osobama.

Programi i pohrana dokumentacije

Pravnim poslovima i usklađenosti rijetko treba još jedan izdvojeni popis. Presudno je gdje se nalazi mjerodavna verzija ugovora, koji program vodi dobavljače i tko potvrđuje datume. Povezivanje može omogućiti preuzimanje podataka ili upućivanje na izvore. Koji oblik odgovara, ovisi o Vašem postojećem okruženju i dostupnim sučeljima.

Tablica opisuje moguće procese, a ne zajamčene funkcije određenog proizvoda. Za SharePoint i drugi softver trećih strana konkretne funkcije i uvjete prema stanju u listopadu 2026. treba provjeriti kod proizvođača. Ne tvrdimo da imamo status partnera. Prije povezivanja razjašnjavamo koji je sustav glavni i smiju li se izmjene zapisivati natrag u njega. E‑poruka s privitkom može biti ulaz. Ona ne bi smjela prešutno zamijeniti provjerenu verziju ugovora. Više o povezivanju ponavljajućih procesa pronaći ćete na stranicama Automatizacija i Obrada dokumenata.

Ograničenja i odobravanja

Ne pružamo pravne savjete. AI može uspoređivati dijelove teksta, prikupljati pitanja i pripremati izvještaje. O tome je li odredba pravno valjana, mjera dopuštena ili dokaz dostatan, odlučuju Vaši pravnici. Pravno relevantne procjene ne preuzimaju se samo iz odgovora AI‑ja. Ljudsko odobrenje mora biti vidljivo u procesu.

Svaki izvještaj o provjeri trebao bi navesti mjesto u ugovoru, upotrijebljeni predložak i provjerenu verziju dokumenta. Ako se ugovor poslije izmijeni, stariji izvještaj ne može se automatski primijeniti na novu verziju. Za nejasne slučajeve status poput „otvoreno” korisniji je od neutemeljenog odobrenja. Može se pripremiti i formulacija dodatnog upita. Slanje i sadržajno stajalište ostaju nadležnoj osobi.

Povjerljivost treba razjasniti prije obrade. Kod odvjetničkih ureda mogu dodatno biti obuhvaćene posebne obveze čuvanja povjerljivosti i profesionalne tajne. Ova stranica namijenjena je pravnim odjelima u tvrtkama; ne zamjenjuje provjeru zahtjeva odvjetničkog ureda. Za svaki izvor podataka odredite tko smije vidjeti dokumente i koji je korak obrade dopušten.

Art. 50 Akta o umjetnoj inteligenciji sadrži obveze transparentnosti za određene AI sustave i sadržaje. Iz toga ne proizlazi opća obveza označavanja svakog internog izvještaja o provjeri ugovora. Primjenjuje li se neka obveza u konkretnom procesu, Vaši pravnici moraju provjeriti prema načinu uporabe. Službena pravna osnova nalazi se na stranici Akt o umjetnoj inteligenciji i među izvorima na kraju stranice. Ove napomene nisu pravni savjet.

Podaci: ugovori, rokovi, dokazi

Za upotrebljiv pregled ugovora nazivi datoteka često nisu dovoljni. Korisni su metapodaci poput ugovornog partnera, vrste ugovora, mjerodavne verzije, odgovorne osobe, početka, trajanja i statusa provjere. Svako polje očitano iz dokumenta trebalo bi voditi natrag na mjesto u izvoru. Ako podaci nedostaju, polje ostaje otvoreno dok ga osoba ne potvrdi. Pretpostavka AI‑ja ne smije neprimjetno postati matični podatak.

Potrebno je opisati i pravila izračuna rokova: koja verzija vrijedi? Ovisi li produljenje o nekoj radnji? Tko provjerava predloženi datum i tko prima podsjetnik? Ako postoji više odredaba, pregled mora prikazati proturječje. Kalendar rokova može biti pouzdana radna osnova za nadležne osobe samo s potvrđenim podacima.

Pristup se odobrava prema ulozi i zadatku. Osobi kojoj je potreban podsjetnik nije nužno potreban i cijeli ugovor. Za izvještaje i dokaze treba utvrditi tko ih smije mijenjati, odobravati i ponovno pronaći. Čuvanje i brisanje provjeravaju se prema Vašim pravilima i primjenjivim zahtjevima umjesto određivanja jednog općeg roka za sve dokumente. GDPR, među ostalim, sadrži načela obrade te zahtjeve u pogledu sigurnosti i uključivanja izvršitelja obrade. Što od toga treba provesti u pojedinom slučaju, zahtijeva pravnu provjeru. Više na stranici Zaštita podataka pri uporabi AI‑ja. Ovo nije pravni savjet.

Ako su za Vaš proces predviđeni poslužitelji u EU-u, ta stavka pripada zahtjevima za rad sustava i za pružatelja usluge. Jednako su važna prava pristupa, vođenje zapisa i pitanje koji podaci napuštaju uslugu. Sama lokacija pohrane ne daje odgovore na ta pitanja. Za tvrtke izvan EU-a, primjerice u Švicarskoj ili Ujedinjenoj Kraljevini, tokove podataka i zahtjeve koji se na njih primjenjuju treba provjeriti zasebno.

Posebno razvijeni programi za pravne poslove i usklađenost

Posebno razvijena aplikacija može pokriti radni korak koji nedostaje između postojećih programa. Ne mora zamijeniti DMS ili softver za upravljanje ugovorima. Najprije se utvrđuje koje podatke čuva glavni sustav i koji su prikazi odjelu potrebni za rad. Zatim se može odlučiti je li dovoljna mala aplikacija ili ima smisla opsežniji razvoj softvera.

Aplikacija za kalendar rokova mogla bi u jednom prikazu pokazivati potvrđene datume, mjesta u izvoru i odgovorne osobe. Pregled ugovora mogao bi prikazivati koja je verzija dokumenta provjerena, koja su pitanja otvorena i kada slijedi sljedeća odluka. Mapa dokaza mogla bi objediniti dokumentaciju sa statusom provjere i izvorom. U sva tri slučaja izmjene se bilježe, a pravno relevantni unosi upotrebljavaju se tek nakon odobrenja.

Takva sučelja možemo razviti kao dopunu postojećim sustavima. Kako podaci ulaze i vraćaju se natrag, razjašnjava se prije provedbe. Informacije o tehničkoj izvedbi pronaći ćete na stranicama Razvoj aplikacija i Razvoj softvera. Hoće li AI agent pripremati neki korak, ovisi o zadatku i dostupnim odobrenjima.

Odakle krenuti

Za prvi pregled Vaših procesa nije potreban novi softver. Zapitajte se: koliko je ugovora kod Vas na snazi i tko pamti rokove? Gdje se nalazi potpisana verzija? Postoji li pregled izmjena i dopuna ugovora? Tko odlučuje kada su datumi proturječni? I možete li pri provjeri ponovno pronaći izvor određenog unosa?

Zatim odaberite jasno ograničen proces, primjerice provjeru jedne vrste ugovora prema postojećem predlošku ili prikupljanje dokaza za određeno područje. Razjasnite koji su podaci za to dostupni i tko provjerava rezultate. Tek se tada može procijeniti koja automatizacija pomaže i koje odluke izričito ostaju Vašim pravnicima. Za stručnu i tehničku procjenu možete nam pisati putem kontaktnog obrasca.