Oddelki · Pravo in skladnost Compliance AI: preverjanje pogodb, roki in urejanje dokazil

Pravne naloge in naloge skladnosti

Vsak od naslednjih primerov prikazuje tipičen proces, ne projekt stranke. AI pripravlja informacije. Odgovorni preverjajo vire, izjeme in posledice. Katere dele je mogoče avtomatizirati, je odvisno od vaših pogodb, podatkov in notranjih odobritev.

1. Preverite pogodbe glede odstopanj od standardov

Pregled pogodbe se pogosto začne z vprašanjem, ali prihajajoči osnutek ustreza dogovorjenim specifikacijam. Za to umetna inteligenca ne potrebuje le pogodbe, ampak tudi vaše odobrene vzorce in preskusna merila.

• Vhod: osnutek pogodbe, ustrezno predlogo in seznam točk, ki jih je treba preveriti.
• AI pripravi: poišče ustrezne klavzule, jih primerja s specifikacijami in označi manjkajoča, spremenjena ali dvoumna mesta s sklicem v dokumentu.
• Odvetniki preverjajo: vsaka označena točka v kontekstu celotne pogodbe. Ocenijo tveganja, oblikujejo spremembe in se odločijo za nadaljnjo uporabo.
• Izhod: poročilo o preskusu z lokacijami, odprtimi vprašanji in dokumentiranimi rezultati testa na ljudeh.

Poročilo ni pravna objava. Če se izraz v pogodbi uporablja drugače kot v predlogi, je treba to preveriti v kontekstu. Umetna inteligenca bi morala narediti negotovost vidno, namesto da bi zagotovila navidez jasno ugotovitev.

2. Spremljajte roke in datume odpovedi

Pogodba lahko vsebuje več ustreznih datumov. Pravilo o začetku, trajanju, podaljšanju in prenehanju ni vedno na istem mestu. Sam koledarski vnos ne pojasni, kako je do datuma prišlo.

• Vhod: podpisane pogodbe, dodatki, evidentirani pogodbeni podatki in obstoječi koledarski vnosi.
• AI pripravi: prebere možne datume in pravila, jih poveže z lokacijami in predlaga vnose ali opomnike. Protislovja in manjkajoče informacije so označene.
• Odvetniki preverijo in potrdijo: ustrezno besedilo pogodbe, logiko roka in kateri koli datum, uporabljen za odločitev.
• Izhod: potrjeni datumi v pregledu pogodbe ali koledarju rokov, vsak s sklicevanjem na pogodbo in odgovorno osebo.

Zlasti pri dodatkih in odstopajočih predpisih ni dovolj prepisati datum iz ene same klavzule. Opomnik podpira odgovorno osebo. Ne nadomešča preverjanja pogodbe.

3. Pripravite dokumentacijo o uporabi AI in varstvu podatkov

Informacije o uporabljenih sistemih, namenih, podatkih in odgovornostih so pogosto porazdeljene po IT, strokovnih oddelkih in pravnih oddelkih. Za revizijo je pomembno, da so informacije razumljive in ažurne.

• Vhod: Opisi obstoječih sistemov, interne specifikacije, pogodbe in informacije odgovornih oddelkov.
• AI pripravi: organizira informacije v skladu z vašo dokumentacijsko shemo, navaja ustrezne vire in zbira točke, za katere informacije manjkajo ali so v nasprotju same s seboj.
• Odvetniki preverjajo: pravno klasifikacijo in osnutke skupaj z IT in odgovornimi organi. Vi se odločite, kateri podatki bodo sprejeti.
• Izhod: preverjen osnutek dokumentacije z odprtimi točkami, viri in nosilci nadaljnje obdelave.

To lahko podpira delo na imeniku dejavnosti obdelave v skladu s čl. 30 GDPR. Kateri podatki so zahtevani in kdo je zanje pristojen, je treba preveriti v konkretnem primeru. Več informacij o klasifikaciji uporabe umetne inteligence najdete na regulacija AI in Zasebnost AI. Ta predstavitev ni pravni nasvet.

4. Zberite dokumentacijo in potrdila dobavitelja

Dobavitelji imajo pogosto pogodbe, vprašalnike, potrdila in druga dokazila na različnih mestih. Za zakonodajo in skladnost je še posebej pomembno, kateri dokument spada v katero poslovno razmerje in ali ga je treba še preveriti.

• Vhod: Glavni dobavitelj, skladiščenje pogodbe, e-pošta in seznam zahtevanih dokumentov, ki jih določite.
• AI pripravi: dodeljuje dokumente dobavitelju, beleži razpoznavne datume veljavnosti in ustvarja pregled nad manjkajočimi ali nejasnimi dokazili.
• Preverjanja skladnosti: Razporeditev, pravočasnost in pomen dokumentov. Odgovorna oseba odloči, ali se zahtevajo dodatne informacije.
• Izhod: razumljiv seznam dokazov z viri, rezultati testov in odprtimi poizvedbami.

Pridobivanje dokumentov ostaja skupen postopek. Podatki o dobaviteljski bazi in usklajevanju s pogodbenimi partnerji veljajo tudi za Nakupovanje. Obstoječe potrdilo ni ocenjeno kot zadostno zgolj s hrambo.

5. Odgovorite na vprašanja o notranji politiki

Zaposleni pogosto iščejo določeno pravilo, na primer za skupno rabo dokumenta ali uporabo skupnega orodja. Odgovor je koristen le, če je jasno, iz katere različice direktive izhaja.

• Vhod: odobrene smernice, opise postopkov in vprašanje podjetja.
• AI pripravi: preišče odobrene dokumente in oblikuje odgovor z referencami. Če viri manjkajo ali so v nasprotju, vas napoti k odgovornemu organu.
• Preverjanja skladnosti: občutljivi odgovori, nepojasnjene izjeme in sklicevanja na zastarele ali nasprotujoče si politike.
• Izhod: dokumentiran odgovor ali posredovano vprašanje, ki ga ni mogoče razjasniti iz obstoječih virov.

Tak pomočnik potrebuje dobro vzdrževano izvorno bazo in ustrezne pravice dostopa. Odgovore o tehničnih nastavitvah in internih pravilih za uporabo AI je treba posredovati z I.T biti usklajen. AI ne postavlja novih pravil.

6. Uredite dokumente za notranje revizije

Pred notranjo revizijo je pogosto treba združiti odločitve, soglasja in pripadajoče dokumente. Napor je torej manj v pisanju povzetka kot v iskanju prave različice.

• Vhod: Naročilo za testiranje, obstoječi dokazi, protokoli za sprostitev in struktura arhiviranja ustreznega področja.
• AI pripravi: ustvari seznam dokumentov, ki jih je mogoče najti, poveže povezane dokumente in identificira vrzeli ali različne različice.
• Preverjanja skladnosti: ali so dokumenti popolni, pravilno dodeljeni in uporabni za predvideni namen.
• Izhod: preverjeno dokazno mapo z lokacijami in seznamom točk, ki jih je treba še pojasniti.

Kompilacija ni ugotovitev, da proces izpolnjuje vse zahteve. Z dobro organizirano mapo lahko manjkajoči dokazi postanejo vidni. Te vrzeli je treba dokumentirati in dodeliti odgovornim osebam.

Programi in shranjevanje

Zakonodaja in skladnost le redko potrebujeta še en osamljen seznam. Pomembno je, kje se nahaja ustrezna različica pogodbe, kateri dobavitelji programov izvajajo in kdo potrjuje termine. Povezava lahko sprejme podatke ali se sklicuje na vire. Katera oblika ustreza, je odvisno od vašega obstoječega okolja in razpoložljivih vmesnikov.

Tabela opisuje možne procese, ne zajamčene funkcije določenega izdelka. Za SharePoint in drugo programsko opremo tretjih oseb je treba posebne funkcije in pogoje preveriti pri proizvajalcu od oktobra 2026. Ne zahtevamo statusa partnerja. Pred priključitvijo razčistimo, kateri sistem je vodilni in ali je mogoče spremembe odpisati nazaj. E‑poštno sporočilo s priponko je lahko mapa »Prejeto«. Ne sme tiho nadomestiti preverjene pogodbene različice. Več o povezovanju ponavljajočih se procesov najdete spodaj Avtomatizacija in Obdelava dokumentov.

Meje in dovoljenja

Ne nudimo pravnih nasvetov. AI lahko primerja odlomke besedila, zbira vprašanja in pripravlja poročila. Vaši odvetniki odločajo, ali je klavzula učinkovita, ali je ukrep dopusten ali dokazi zadostujejo. Pravno relevantne ocene niso vzete zgolj iz odziva umetne inteligence. Človeško odobravanje mora biti v procesu prepoznavno.

V vsakem poročilu o preskusu mora biti navedena referenca v pogodbi, uporabljena predloga in različica pregledanega dokumenta. Če se pogodba pozneje spremeni, starejšega poročila ni mogoče samodejno prenesti v novo različico. Za nejasne primere je status, kot je "odprto", bolj koristen kot neutemeljena sprostitev. Lahko se pripravi tudi formulacija poizvedbe. Pošiljanje in vsebinska pozicija ostaneta pri odgovorni osebi.

Pred obdelavo je treba razjasniti zaupnost. Za odvetniške družbe lahko veljajo tudi posebne obveznosti glede zaupnosti in poslovne skrivnosti. Ta stran je namenjena pravnim oddelkom v podjetjih; ne nadomešča preverjanja zahtev odvetniške družbe. Za vsak vir podatkov določite, komu je dovoljen ogled dokumentov in kateri korak obdelave je dovoljen.

Člen 50 uredbe o umetni inteligenci vsebuje obveznosti glede preglednosti za nekatere sisteme in vsebino umetne inteligence. Posledica tega ni zahteva po splošnem označevanju za vsako poročilo o notranji reviziji pogodbe. Vaši odvetniki morajo glede na razporeditev preveriti, ali v določenem postopku velja obveznost. Uradna osnova je spodaj regulacija AI in pri virih na koncu strani. Ta informacija ni pravni nasvet.

Podatki: pogodbe, roki, dokazila

Imena datotek pogosto niso dovolj za uporaben pregled pogodbe. V pomoč so metapodatki, kot so pogodbeni partner, vrsta pogodbe, ustrezna različica, odgovorna oseba, začetek, trajanje in status revizije. Vsako polje, prebrano iz dokumenta, mora voditi nazaj do vira. Če podatki manjkajo, ostane polje odprto, dokler jih oseba ne potrdi. Predpostavka o umetni inteligenci ne sme neopažena postati glavni podatek.

Opisati je treba tudi logiko roka: katera različica velja? Ali je razširitev odvisna od dejanja? Kdo pregleda predlagani termin in kdo prejme opomnik? Če je predpisov več, mora pregled pokazati kolizijo. Koledar rokov je lahko zanesljiva podlaga za delo odgovornih le s potrjenimi podatki.

Dostop temelji na vlogi in nalogi. Vsaka oseba, ki potrebuje opomin, ne potrebuje celotne pogodbe. Za poročila in dokaze je treba določiti, kdo jih lahko spreminja, izda in najde. Hranjenje in izbris se preverjata na podlagi vaših specifikacij in ustreznih zahtev, namesto da bi določili splošni rok za vse dokumente. GDPR med drugim vsebuje načela za obdelavo ter zahteve glede varnosti in vključenosti obdelovalcev. Kaj od tega je treba izvesti v posameznih primerih, je potrebna pravna presoja. Več o tem spodaj Zasebnost AI. Brez pravnega nasveta.

Če so za vaš proces namenjeni strežniki v EU, ta točka spada med zahteve za delovanje in ponudnike. Enako pomembne so pravice dostopa, beleženje in vprašanje, kateri podatki zapustijo storitev. Sama lokacija shranjevanja ne odgovori na ta vprašanja. Za podjetja zunaj EU, kot sta Švica ali Združeno kraljestvo, je treba pretok podatkov in veljavne zahteve preučiti ločeno.

Lastni programi za zakonitost in skladnost

Ločena aplikacija lahko pokrije manjkajoči korak med obstoječimi programi. Ni nujno, da nadomesti DMS ali programsko opremo za upravljanje pogodb. Najprej se ugotovi, katere podatke ima vodilni sistem in katere poglede potrebuje oddelek za svoje delo. Nato se lahko odločite, ali zadostuje majhna aplikacija ali je smiseln obsežnejši razvoj programske opreme.

Aplikacija za koledar rokov bi lahko prikazala potrjene sestanke, lokacije in odgovorne osebe v enem pogledu. Pregled pogodbe bi lahko pokazal, katera različica dokumenta je bila preverjena, katera vprašanja so odprta in kdaj je naslednja odločitev. Mapa z dokazi bi lahko združila dokumente s statusom preizkusa in virom. V vseh treh primerih se spremembe beležijo in pravno relevantni vnosi se uporabijo šele po odobritvi.

Takšne površine lahko razvijemo kot dopolnitev obstoječih sistemov. Kako podatki vstopajo in tečejo nazaj, bo pojasnjeno pred izvedbo. Informacije o tehnični izvedbi najdete na Razvoj aplikacij in Razvoj programske opreme. Ali a AI agent pripravljen korak je odvisen od naloge in razpoložljivih odobritev.

Kje začeti

Prvi pogled na vaše procese ne zahteva nove programske opreme. Vprašajte: Koliko pogodb imate in kdo se spomni rokov? Kje je podpisana verzija? Ali obstaja pregled dodatkov? Kdo odloča v primeru nasprotujočih si imenovanj? In ali lahko pri preverjanju najdete vir vnosa?

Nato izberite jasno opredeljen postopek, kot je preverjanje vrste pogodbe na podlagi obstoječe predloge ali zbiranje dokazov za določeno področje. Pojasnite, kateri podatki so dostopni in kdo bo preverjal rezultate. Šele takrat lahko ocenite, katera avtomatizacija pomaga in katere odločitve ostanejo izrecno pri vaših odvetnikih. Za strokovno in tehnično klasifikacijo nas lahko kontaktirate preko Kontaktni obrazec pisati.