Oddělení · Právo a compliance Compliance AI: kontrola smluv, sledování lhůt a uspořádání dokladů pro právní agendu a compliance

Úkoly v právu a compliance

Následující příklady ukazují vždy typický postup, nikoli zákaznický projekt. AI připravuje informace. Odpovědné osoby kontrolují zdroje, výjimky a důsledky. Které části lze automatizovat, závisí na Vašich smlouvách, datech a interním schvalování.

1. Kontrola odchylek smluv od standardů

Kontrola smlouvy často začíná otázkou, zda přijatý návrh odpovídá dohodnutým požadavkům. AI k tomu potřebuje nejen smlouvu, ale také Vaše schválené vzory a kontrolní kritéria.

• Vstup: návrh smlouvy, odpovídající šablona a seznam bodů ke kontrole.
• AI připraví podklady: najde relevantní ustanovení, porovná je s požadavky a označí chybějící, změněné nebo nejednoznačné části s odkazem na příslušné místo v dokumentu.
• Právníci zkontrolují: každé označené místo v kontextu celé smlouvy. Posoudí rizika, formulují změny a rozhodnou o dalším použití.
• Výstup: kontrolní zpráva s odkazy na příslušná místa, otevřenými otázkami a zdokumentovaným výsledkem kontroly člověkem.

Zpráva není právním schválením. Pokud se pojem ve smlouvě používá jinak než v šabloně, je nutné jej posoudit v kontextu. AI by měla nejistotu zviditelnit, místo aby předkládala zdánlivě jednoznačný závěr.

2. Sledování lhůt a termínů výpovědi

Smlouva může obsahovat několik důležitých termínů. Začátek, doba trvání, prodloužení a pravidla výpovědi nejsou vždy na stejném místě. Samotný záznam v kalendáři ještě nevysvětluje, jak bylo datum stanoveno.

• Vstup: podepsané smlouvy, dodatky, evidované smluvní údaje a stávající záznamy v kalendáři.
• AI připraví podklady: vyčte možné termíny a pravidla, propojí je s příslušnými místy v dokumentech a navrhne záznamy nebo připomínky. Rozpory a chybějící údaje se označí.
• Právníci zkontrolují a schválí: rozhodné znění smlouvy, způsob určení lhůt a každý termín použitý pro rozhodování.
• Výstup: potvrzené termíny v přehledu smluv nebo kalendáři lhůt, vždy s vazbou na smlouvu a odpovědnou osobu.

Zejména u dodatků a odlišných ujednání nestačí převzít datum z jediného ustanovení. Připomínka pomáhá odpovědné osobě. Nenahrazuje kontrolu smlouvy.

3. Příprava dokumentace k využívání AI a ochraně osobních údajů

Informace o používaných systémech, účelech, datech a odpovědnostech jsou často rozdělené mezi IT, odborná oddělení a právní oddělení. Pro kontrolu je důležité, aby údaje byly dohledatelné a aktuální.

• Vstup: stávající popisy systémů, interní požadavky, smlouvy a údaje od odpovědných oddělení.
• AI připraví podklady: uspořádá údaje podle Vaší dokumentační struktury, uvede u každého zdroj a shromáždí body, u nichž informace chybějí nebo si odporují.
• Právníci zkontrolují: právní zařazení a návrhy společně s IT a příslušnými odpovědnými útvary. Rozhodnou, které údaje se převezmou.
• Výstup: zkontrolovaný návrh dokumentace s nevyřešenými body, zdroji a osobami odpovědnými za další zpracování.

To může například pomoci při vedení záznamů o činnostech zpracování podle Art. 30 GDPR. Jaké údaje jsou nutné a kdo za ně odpovídá, je třeba posoudit v konkrétním případě. Další informace k zařazení využití AI najdete na stránkách Nařízení o AI a Ochrana osobních údajů při používání AI. Tento popis není právním poradenstvím.

4. Shromažďování dodavatelských podkladů a certifikátů

Smlouvy, dotazníky, osvědčení a další doklady k dodavatelům jsou často na různých místech. Pro právní oddělení a compliance je především důležité, který podklad patří ke kterému obchodnímu vztahu a zda ještě vyžaduje kontrolu.

• Vstup: kmenová data dodavatelů, úložiště smluv, e-maily a Vámi stanovený seznam potřebných podkladů.
• AI připraví podklady: přiřadí dokumenty k dodavateli, zaznamená rozpoznatelné údaje o platnosti a vytvoří přehled chybějících nebo nejasných dokladů.
• Compliance zkontroluje: přiřazení, aktuálnost a význam podkladů. Odpovědná osoba rozhodne, zda si vyžádá další informace.
• Výstup: dohledatelný seznam dokladů se zdroji, výsledkem kontroly a nevyřízenými dotazy.

Získávání podkladů zůstává společným procesem. Údaje v kmenových datech dodavatelů a koordinace se smluvními partnery se týkají také nákupu. Samotné uložení existujícího certifikátu neznamená, že je vyhodnocen jako dostačující.

5. Odpovídání na otázky k interním směrnicím

Zaměstnanci často hledají konkrétní pravidlo, například pro předání dokumentu nebo použití schváleného nástroje. Odpověď je užitečná pouze tehdy, pokud je zřejmé, z jaké verze směrnice vychází.

• Vstup: schválené směrnice, popisy postupů a otázka z firmy.
• AI připraví podklady: vyhledá informace v povolených dokumentech a zformuluje odpověď s odkazem na příslušné místo. Pokud zdroje chybějí nebo si odporují, odkáže na odpovědný útvar.
• Compliance zkontroluje: citlivé odpovědi, nevyjasněné výjimky a upozornění na zastaralé nebo rozporné směrnice.
• Výstup: doložená odpověď nebo předaná otázka, kterou nelze vyřešit z dostupných zdrojů.

Takový asistent potřebuje udržovanou sadu zdrojů a odpovídající přístupová práva. Obsah odpovědí týkajících se technického nastavení a interních pravidel pro využívání AI by měl být sladěn s IT. AI nestanovuje nová pravidla.

6. Uspořádání podkladů pro interní kontroly

Před interní kontrolou je často nutné shromáždit rozhodnutí, schválení a související doklady. Více práce pak zabere nalezení správné verze než sepsání shrnutí.

• Vstup: zadání kontroly, dostupné doklady, záznamy o schválení a struktura úložiště příslušné oblasti.
• AI připraví podklady: vytvoří seznam dohledatelných podkladů, propojí související dokumenty a označí mezery nebo různé verze.
• Compliance zkontroluje: zda jsou dokumenty úplné, správně přiřazené a použitelné pro zamýšlený účel.
• Výstup: zkontrolovaná složka dokladů s odkazy na zdrojová místa a seznamem bodů, které je ještě nutné vyjasnit.

Sestavení podkladů není potvrzením, že proces splňuje všechny požadavky. I dobře uspořádaná složka může odhalit chybějící doklady. Tyto mezery by se měly zdokumentovat a přiřadit odpovědným osobám.

Programy a ukládání dokumentů

Právní oddělení a compliance zřídka potřebují další izolovaný seznam. Rozhodující je, kde je uloženo rozhodné znění smlouvy, který program eviduje dodavatele a kdo potvrzuje termíny. Propojení může přebírat data nebo odkazovat na zdroje. Vhodná forma závisí na Vašem stávajícím prostředí a dostupných rozhraních.

Tabulka popisuje možné postupy, nikoli zaručené funkce konkrétního produktu. U platformy SharePoint a dalšího softwaru třetích stran je třeba ověřit konkrétní funkce a podmínky u výrobce podle stavu k říjnu 2026. Netvrdíme, že jsme partnery těchto výrobců. Před propojením vyjasníme, který systém je hlavní a zda do něj lze zpětně zapisovat změny. Vstupem může být e-mail s přílohou. Neměl by bez výslovného upozornění nahradit zkontrolované znění smlouvy. Více o propojení opakujících se postupů najdete na stránkách Automatizace a Zpracování dokumentů.

Hranice a schvalování

Neposkytujeme právní poradenství. AI dokáže porovnávat části textu, shromažďovat otázky a připravovat zprávy. O tom, zda je ustanovení účinné, opatření přípustné nebo doklad dostatečný, rozhodují Vaši právníci. Právně relevantní hodnocení se nepřebírají pouze z odpovědi AI. Schválení člověkem musí být v procesu zřetelné.

Každá zpráva o kontrole by měla uvádět konkrétní místo ve smlouvě, použitý vzor a prověřenou verzi dokumentu. Pokud se smlouva později změní, starší zprávu nelze automaticky vztáhnout na novou verzi. Pro nejasné případy je stav jako „otevřeno“ užitečnější než neodůvodněné schválení. Připravit lze také formulaci doplňujícího dotazu. Odeslání a věcné stanovisko zůstávají na odpovědné osobě.

Důvěrnost je třeba vyjasnit před zpracováním. U advokátních kanceláří mohou být dotčeny také zvláštní povinnosti mlčenlivosti a profesního tajemství. Tato stránka je určena právním oddělením firem; nenahrazuje prověření požadavků advokátní kanceláře. U každého zdroje dat stanovte, kdo smí dokumenty vidět a který krok zpracování je povolen.

Art. 50 nařízení o AI obsahuje povinnosti transparentnosti pro určité systémy AI a obsah. Nevyplývá z něj plošná povinnost označovat každou interní zprávu o kontrole smlouvy. Zda se povinnost vztahuje na konkrétní proces, musí Vaši právníci posoudit podle způsobu použití. Úřední právní základ najdete na stránce Nařízení o AI a ve zdrojích na konci stránky. Tyto informace nejsou právním poradenstvím.

Data: smlouvy, lhůty, doklady

Pro použitelný přehled smluv často nestačí názvy souborů. Pomáhají metadata, jako je smluvní strana, druh smlouvy, rozhodná verze, odpovědná osoba, začátek, doba trvání a stav kontroly. Každé pole načtené z dokumentu by mělo odkazovat na zdrojové místo. Kde údaje chybějí, pole zůstává otevřené, dokud je nepotvrdí člověk. Domněnka AI se nesmí nepozorovaně stát kmenovým údajem.

Popsána musí být i logika lhůt: Která verze platí? Závisí prodloužení na určitém úkonu? Kdo zkontroluje navržený termín a kdo dostane připomenutí? Pokud existuje více ustanovení, přehled musí ukázat jejich rozpor. Kalendář lhůt může být spolehlivým pracovním podkladem pro odpovědné osoby pouze s potvrzenými údaji.

Přístup se řídí rolí a úkolem. Ne každý, kdo potřebuje připomenutí, potřebuje celou smlouvu. U zpráv a dokladů je třeba určit, kdo je smí měnit, schvalovat a znovu dohledat. Uchovávání a mazání se posuzuje podle Vašich pravidel a příslušných požadavků, místo aby se plošně stanovila jedna lhůta pro všechny dokumenty. GDPR obsahuje mimo jiné zásady zpracování a požadavky na bezpečnost i zapojení zpracovatelů. Co je třeba v konkrétním případě zavést, vyžaduje právní posouzení. Více na stránce AI a ochrana osobních údajů. Nejde o právní poradenství.

Pokud jsou pro Váš proces plánovány servery v EU, musí být tento bod součástí požadavků na provoz a poskytovatele. Stejně důležitá jsou přístupová práva, protokolování a otázka, která data službu opouštějí. Samotné umístění úložiště na tyto otázky neodpovídá. U firem mimo EU, například ve Švýcarsku nebo ve Spojeném království, je třeba samostatně posoudit datové toky a příslušné platné požadavky.

Vlastní programy pro právní oddělení a compliance

Vlastní aplikace může pokrýt chybějící pracovní krok mezi stávajícími programy. Nemusí nahrazovat DMS ani software pro správu smluv. Nejprve se určí, která data uchovává hlavní systém a jaké pohledy oddělení potřebuje pro svou práci. Poté lze rozhodnout, zda stačí malá aplikace, nebo je vhodný rozsáhlejší vývoj softwaru.

Aplikace s kalendářem lhůt by mohla v jednom pohledu zobrazovat potvrzené termíny, zdrojová místa a odpovědné osoby. Přehled smluv by mohl ukazovat, která verze dokumentu byla zkontrolována, které otázky zůstávají otevřené a kdy je třeba další rozhodnutí. Složka dokladů by mohla spojovat podklady se stavem kontroly a zdrojem. Ve všech třech případech se změny protokolují a právně relevantní záznamy se používají až po schválení.

Taková rozhraní můžeme vyvinout jako doplněk stávajících systémů. Způsob přísunu dat i jejich toku zpět se vyjasní před realizací. Informace o technickém provedení najdete na stránkách Vývoj aplikací a Vývoj softwaru. Zda daný krok připraví AI agent, závisí na úkolu a dostupných schváleních.

Kde začít

Pro první pohled na Vaše procesy nepotřebujete nový software. Ptejte se: Kolik u Vás běží smluv a kdo si pamatuje lhůty? Kde je podepsaná verze? Existuje přehled dodatků? Kdo rozhoduje při rozporných termínech? A dokážete při kontrole znovu dohledat zdroj záznamu?

Poté vyberte jasně ohraničený proces, například kontrolu jednoho druhu smlouvy podle existujícího vzoru nebo sestavení dokladů pro vymezenou oblast. Vyjasněte, která data jsou pro něj dostupná a kdo kontroluje výsledky. Teprve pak lze posoudit, jaká automatizace pomůže a která rozhodnutí výslovně zůstávají na Vašich právnících. Pro odborné a technické posouzení nám můžete napsat přes kontaktní formulář.