Reparti · Ufficio legale e compliance Compliance IA e ufficio legale: verificare contratti, monitorare scadenze e organizzare i documenti di riscontro

Attività dell'ufficio legale e della compliance

Ciascuno degli esempi seguenti illustra un processo tipico, non un progetto realizzato per un cliente. L'IA prepara le informazioni. Le persone competenti verificano fonti, eccezioni e conseguenze. Le parti che si possono automatizzare dipendono dai Suoi contratti, dai dati e dalle approvazioni interne.

1. Verificare gli scostamenti dei contratti dagli standard

La verifica di un contratto inizia spesso dalla domanda se la bozza ricevuta rispetti le direttive concordate. Per questo l'IA ha bisogno non solo del contratto, ma anche dei Suoi modelli approvati e dei criteri di verifica.

• In ingresso: una bozza di contratto, il modello appropriato e un elenco dei punti da verificare.
• L'IA prepara: trova le clausole pertinenti, le confronta con le direttive e segnala i passaggi mancanti, modificati o ambigui, indicando il punto del documento.
• I legali verificano: ogni passaggio segnalato nel contesto dell'intero contratto. Valutano i rischi, formulano modifiche e decidono sull'uso successivo.
• In uscita: un rapporto di verifica con riferimenti alle fonti, questioni aperte ed esito documentato della verifica umana.

Il rapporto non costituisce un'approvazione legale. Se un termine viene usato nel contratto in modo diverso rispetto al modello, occorre verificarlo nel suo contesto. L'IA dovrebbe rendere visibile l'incertezza, anziché fornire un esito apparentemente univoco.

2. Monitorare scadenze e termini di disdetta

Un contratto può contenere diverse date rilevanti. Decorrenza, durata, proroga e regola di disdetta non si trovano sempre nello stesso punto. Una voce nel calendario, da sola, non spiega come sia stata determinata una data.

• In ingresso: contratti firmati, atti integrativi, dati contrattuali registrati e voci già presenti nel calendario.
• L'IA prepara: estrae le possibili date e regole, le collega ai riferimenti alle fonti e propone voci nel calendario o promemoria. Contraddizioni e informazioni mancanti vengono segnalate.
• I legali verificano e approvano: la versione del contratto da applicare, la logica di calcolo delle scadenze e ogni data utilizzata per una decisione.
• In uscita: date confermate in un quadro riepilogativo dei contratti o in uno scadenzario, ciascuna con un riferimento al contratto e alla persona responsabile.

Soprattutto in presenza di atti integrativi e disposizioni diverse, non basta riprendere una data da una singola clausola. Un promemoria aiuta la persona competente. Non sostituisce la verifica del contratto.

3. Preparare la documentazione sull'uso dell'IA e sulla protezione dei dati

Le informazioni sui sistemi utilizzati, sulle finalità, sui dati e sulle responsabilità sono spesso distribuite tra IT, reparti operativi e ufficio legale. Per una verifica è essenziale che le informazioni siano tracciabili e aggiornate.

• In ingresso: descrizioni esistenti dei sistemi, direttive interne, contratti e informazioni dei reparti responsabili.
• L'IA prepara: organizza le informazioni secondo il Suo schema documentale, indica la rispettiva fonte e raccoglie i punti per i quali le informazioni mancano o sono contraddittorie.
• I legali verificano: l'inquadramento giuridico e le bozze insieme all'IT e alle funzioni competenti. Decidono quali informazioni utilizzare.
• In uscita: una bozza verificata della documentazione, con punti aperti, fonti e responsabili delle attività successive.

Questo può, ad esempio, supportare la preparazione di un registro delle attività di trattamento ai sensi dell'Art. 30 GDPR. Occorre verificare nel caso concreto quali informazioni siano necessarie e chi ne sia responsabile. Per inquadrare l'uso dell'IA, trova ulteriori informazioni in Regolamento sull'IA e IA e protezione dei dati. Questa descrizione non costituisce consulenza legale.

4. Raccogliere documenti e certificati dei fornitori

Contratti, questionari, attestazioni e altri documenti di riscontro dei fornitori si trovano spesso in luoghi diversi. Per l'ufficio legale e la compliance conta soprattutto capire a quale rapporto commerciale appartenga ogni documento e se debba ancora essere verificato.

• In ingresso: anagrafica fornitori, archivio dei contratti, e-mail e l'elenco dei documenti necessari da Lei definito.
• L'IA prepara: associa i documenti a un fornitore, registra le date di validità identificabili e crea un quadro dei documenti di riscontro mancanti o poco chiari.
• La compliance verifica: associazione, aggiornamento e significato dei documenti. La persona competente decide se richiedere ulteriori informazioni.
• In uscita: un elenco tracciabile dei documenti di riscontro con fonti, esito della verifica e richieste aperte.

La raccolta dei documenti resta un processo condiviso. Le informazioni sull'anagrafica fornitori e il coordinamento con le controparti contrattuali riguardano anche l'ufficio acquisti. Un certificato disponibile non viene considerato sufficiente per il solo fatto di essere archiviato.

5. Rispondere alle domande sulle direttive interne

I dipendenti cercano spesso una regola concreta, ad esempio sulla condivisione di un documento o sull'uso di uno strumento approvato. Una risposta è utile solo se è chiaro da quale versione della direttiva provenga.

• In ingresso: direttive approvate, descrizioni delle procedure e una domanda proveniente dall'azienda.
• L'IA prepara: cerca nei documenti autorizzati e formula una risposta con il riferimento alla fonte. Se le fonti mancano o sono contraddittorie, rimanda alla funzione competente.
• La compliance verifica: risposte su temi sensibili, eccezioni non chiarite e segnalazioni di direttive obsolete o contraddittorie.
• In uscita: una risposta documentata oppure una domanda inoltrata alla funzione competente perché non risolvibile sulla base delle fonti disponibili.

Un assistente di questo tipo richiede una raccolta di fonti aggiornata e diritti di accesso adeguati. Le risposte sulla configurazione tecnica e sulle regole interne per l'uso dell'IA dovrebbero essere concordate con l'IT. L'IA non stabilisce nuove regole.

6. Organizzare i documenti per le verifiche interne

Prima di una verifica interna occorre spesso riunire decisioni, approvazioni e relativi giustificativi. Il lavoro consiste allora meno nello scrivere un riepilogo che nel trovare la versione corretta.

• In ingresso: l'incarico di verifica, i documenti di riscontro esistenti, i registri delle approvazioni e la struttura dell'archivio dell'area interessata.
• L'IA prepara: crea un indice dei documenti reperibili, collega quelli correlati e segnala lacune o versioni diverse.
• La compliance verifica: che i documenti siano completi, associati correttamente e utilizzabili per lo scopo previsto.
• In uscita: un fascicolo verificato dei documenti di riscontro, con riferimenti alle fonti e un elenco dei punti ancora da chiarire.

La raccolta non attesta che un processo soddisfi tutti i requisiti. Anche un fascicolo ben organizzato può evidenziare documenti di riscontro mancanti. Queste lacune dovrebbero essere documentate e assegnate alle persone responsabili.

Programmi e archivi

L'ufficio legale e la compliance raramente hanno bisogno di un altro elenco isolato. Conta sapere dove si trova la versione del contratto da applicare, quale programma gestisce i fornitori e chi conferma le scadenze. Un collegamento può acquisire dati o rimandare alle fonti. La modalità adatta dipende dal Suo ambiente esistente e dalle interfacce disponibili.

La tabella descrive processi possibili, non funzionalità garantite di un prodotto specifico. Per SharePoint e altri software di terzi, le funzionalità e le condizioni specifiche devono essere verificate presso il produttore con riferimento a ottobre 2026. Non dichiariamo alcuno status di partner. Prima di un'integrazione chiariamo quale sia il sistema di riferimento e se sia consentito riscrivere le modifiche al suo interno. Un'email con un allegato può costituire un input. Non dovrebbe sostituire implicitamente una versione del contratto già verificata. Maggiori informazioni sul collegamento dei processi ricorrenti in Automazione e Elaborazione dei documenti.

Limiti e approvazioni

Non forniamo consulenza legale. Un'IA può confrontare passaggi di testo, raccogliere domande e preparare rapporti. Sono i Suoi giuristi a decidere se una clausola sia efficace, una misura ammissibile o un documento giustificativo sufficiente. Le valutazioni giuridicamente rilevanti non vengono adottate sulla sola base di una risposta dell'IA. L'approvazione umana deve essere riconoscibile nel processo.

Ogni rapporto di verifica dovrebbe indicare il riferimento nel contratto, il modello utilizzato e la versione del documento verificata. Se un contratto viene modificato in seguito, un rapporto precedente non è automaticamente applicabile alla nuova versione. Per i casi poco chiari, uno stato come «in sospeso» è più utile di un'approvazione immotivata. Anche la formulazione di una richiesta di chiarimenti può essere preparata. L'invio e la posizione da esprimere nel merito restano alla persona competente.

La riservatezza deve essere chiarita prima del trattamento. Per gli studi legali possono inoltre essere coinvolti obblighi particolari di riservatezza e segreto professionale. Questa pagina si rivolge agli uffici legali delle imprese e non sostituisce una verifica dei requisiti applicabili a uno studio legale. Per ogni fonte di dati, stabilisca chi può vedere i documenti e quale passaggio di trattamento è consentito.

L'Art. 50 del regolamento sull'IA prevede obblighi di trasparenza per determinati sistemi e contenuti di IA. Non ne deriva un obbligo generale di etichettatura per ogni rapporto interno di verifica dei contratti. I Suoi giuristi devono verificare, in base all'impiego, se un obbligo si applica al processo specifico. La fonte normativa ufficiale è indicata in Regolamento sull'IA e nelle fonti in fondo alla pagina. Queste indicazioni non costituiscono consulenza legale.

Dati: contratti, scadenze, documenti giustificativi

Per una panoramica utile dei contratti, i nomi dei file spesso non bastano. Sono utili metadati come controparte contrattuale, tipo di contratto, versione di riferimento, persona responsabile, data di inizio, durata e stato della verifica. Ogni campo letto da un documento dovrebbe rimandare al punto da cui è stato ricavato. Quando mancano informazioni, il campo resta in sospeso finché una persona non lo conferma. Un'ipotesi dell'IA non deve diventare un dato di base senza che nessuno se ne accorga.

Anche la logica delle scadenze deve essere descritta: quale versione è valida? Un rinnovo dipende da un'azione? Chi verifica una data proposta e chi riceve un promemoria? In presenza di più disposizioni, la panoramica deve mostrare il conflitto. Uno scadenzario può essere una base di lavoro affidabile per le persone competenti solo con dati confermati.

L'accesso dipende dal ruolo e dal compito. Non tutte le persone che necessitano di un promemoria hanno bisogno dell'intero contratto. Per rapporti e documenti giustificativi occorre stabilire chi può modificarli, approvarli e reperirli. Conservazione e cancellazione vengono valutate in base alle Sue disposizioni e ai requisiti applicabili, anziché fissare un unico termine per tutti i documenti. Il GDPR contiene, tra l'altro, principi sul trattamento e requisiti di sicurezza e di coinvolgimento dei responsabili del trattamento. Ciò che deve essere attuato nel singolo caso richiede una verifica giuridica. Maggiori informazioni in IA e protezione dei dati. Non costituisce consulenza legale.

Se il Suo processo prevede server nell'UE, questo punto deve rientrare nei requisiti operativi e in quelli richiesti al fornitore. Altrettanto importanti sono i diritti di accesso, la registrazione delle operazioni e la questione di quali dati escano da un servizio. Il solo luogo di archiviazione non risponde a queste domande. Per le imprese al di fuori dell'UE, ad esempio in Svizzera o nel Regno Unito, i flussi di dati e i requisiti applicabili devono essere verificati separatamente.

Programmi su misura per area legale e compliance

Un'applicazione su misura può coprire un passaggio mancante tra programmi esistenti. Non deve necessariamente sostituire il DMS o il software di gestione dei contratti. Per prima cosa si stabilisce quali dati sono conservati dal sistema di riferimento e di quali viste ha bisogno il reparto per lavorare. Poi si può decidere se basti una piccola applicazione o se sia opportuno uno sviluppo software più ampio.

Un'app per lo scadenzario potrebbe mostrare in un'unica vista date confermate, riferimenti ai documenti e responsabili. Una panoramica dei contratti potrebbe indicare quale versione del documento è stata verificata, quali questioni sono aperte e quando è prevista la prossima decisione. Un dossier di documenti giustificativi potrebbe riunire i documenti con il relativo stato di verifica e la fonte. In tutti e tre i casi, le modifiche vengono registrate e le voci giuridicamente rilevanti vengono utilizzate solo dopo un'approvazione.

Possiamo sviluppare queste interfacce a integrazione dei sistemi esistenti. Prima della realizzazione si chiarisce come i dati entrano e come vengono restituiti. Trova informazioni sulla realizzazione tecnica in Sviluppo di app e Sviluppo software. La possibilità che un agente IA prepari un passaggio dipende dal compito e dalle autorizzazioni disponibili.

Da dove iniziare

Un primo esame dei Suoi processi non richiede un nuovo software. Si chieda: quanti contratti sono in corso nella Sua impresa e chi tiene a mente le scadenze? Dove si trova la versione firmata? Esiste una panoramica delle appendici contrattuali? Chi decide in caso di date contrastanti? E durante una verifica riesce a ritrovare la fonte di una voce?

Scelga poi un processo ben delimitato, ad esempio la verifica di un tipo di contratto rispetto a un modello esistente o la raccolta di documenti giustificativi per un ambito definito. Chiarisca quali dati sono accessibili a questo scopo e chi verifica i risultati. Solo allora si può valutare quale automazione sia utile e quali decisioni restino espressamente ai Suoi giuristi. Per una valutazione degli aspetti professionali e tecnici può scriverci tramite il modulo di contatto.