Departamente · Juridic și conformitate AI juridic și pentru conformitate: verificarea contractelor, urmărirea termenelor, organizarea dovezilor

Sarcini în domeniul juridic și al conformității

Exemplele următoare prezintă fiecare un flux tipic, nu un proiect realizat pentru un client. AI pregătește informațiile. Persoanele responsabile verifică sursele, excepțiile și consecințele. Etapele care pot fi automatizate depind de contractele, datele și aprobările dumneavoastră interne.

1. Verificarea abaterilor contractelor de la standarde

Verificarea unui contract începe adesea cu întrebarea dacă proiectul primit respectă cerințele convenite. Pentru aceasta, AI are nevoie nu doar de contract, ci și de modelele aprobate și de criteriile dumneavoastră de verificare.

• Date de intrare: un proiect de contract, modelul potrivit și o listă cu punctele care trebuie verificate.
• AI pregătește: identifică clauzele relevante, le compară cu cerințele și semnalează pasajele lipsă, modificate sau ambigue, indicând locul din document.
• Juriștii verifică: fiecare pasaj semnalat, în contextul întregului contract. Evaluează riscurile, formulează modificări și decid asupra utilizării ulterioare.
• Rezultat: un raport de verificare cu trimiteri la pasajele relevante, întrebări deschise și rezultatul documentat al verificării umane.

Raportul nu reprezintă o aprobare juridică. Dacă un termen este folosit în contract într-un sens diferit de cel din model, acest lucru trebuie verificat în context. AI ar trebui să facă vizibilă incertitudinea, în loc să prezinte o constatare aparent lipsită de ambiguitate.

2. Monitorizarea termenelor și a datelor de denunțare a contractelor

Un contract poate conține mai multe date relevante. Începutul, durata, prelungirea și regulile de denunțare nu se află întotdeauna în același loc. O simplă înregistrare în calendar nu explică modul în care a fost stabilită o dată.

• Date de intrare: contracte semnate, acte adiționale, date contractuale înregistrate și înregistrări existente în calendar.
• AI pregătește: extrage datele și regulile care pot fi relevante, le asociază cu pasajele-sursă și propune înregistrări sau mementouri. Contradicțiile și informațiile lipsă sunt semnalate.
• Juriștii verifică și aprobă: versiunea aplicabilă a contractului, logica de calcul a termenelor și fiecare dată utilizată pentru luarea unei decizii.
• Rezultat: date confirmate într-o evidență a contractelor sau într-un calendar al termenelor, fiecare cu trimitere la contract și cu o persoană responsabilă.

Mai ales în cazul actelor adiționale și al clauzelor derogatorii, nu este suficient să preluați o dată dintr-o singură clauză. Un memento sprijină persoana responsabilă. Nu înlocuiește verificarea contractului.

3. Pregătirea documentației privind utilizarea AI și protecția datelor

Informațiile despre sistemele utilizate, scopuri, date și responsabilități sunt adesea distribuite între IT, departamentele de specialitate și departamentul juridic. Pentru o verificare contează ca informațiile să fie trasabile și actuale.

• Date de intrare: descrieri existente ale sistemelor, cerințe interne, contracte și informații de la departamentele responsabile.
• AI pregătește: organizează informațiile conform structurii dumneavoastră de documentare, indică sursa fiecăreia și reunește punctele pentru care informațiile lipsesc sau se contrazic.
• Juriștii verifică: încadrarea juridică și ciornele, împreună cu IT și cu structurile responsabile în fiecare caz. Ei decid ce informații sunt preluate.
• Rezultat: o ciornă de documentație verificată, cu puncte deschise, surse și persoane responsabile pentru continuarea lucrului.

Aceasta poate sprijini, de exemplu, întocmirea unei evidențe a activităților de prelucrare conform Art. 30 GDPR. Informațiile necesare și persoanele responsabile pentru ele trebuie stabilite în fiecare caz concret. Pentru încadrarea utilizării AI, găsiți informații suplimentare la EU AI Act și Protecția datelor în utilizarea AI. Această prezentare nu constituie consultanță juridică.

4. Colectarea documentelor și certificatelor furnizorilor

În cazul furnizorilor, contractele, chestionarele, adeverințele și alte documente justificative sunt adesea păstrate în locuri diferite. Pentru activitatea juridică și de conformitate contează în special cărei relații comerciale îi aparține fiecare document și dacă mai trebuie verificat.

• Date de intrare: datele de bază ale furnizorilor, arhiva de contracte, e-mailuri și lista documentelor necesare, stabilită de dumneavoastră.
• AI pregătește: asociază documentele cu un furnizor, înregistrează datele de valabilitate care pot fi identificate și creează o situație a documentelor justificative lipsă sau neclare.
• Responsabilii de conformitate verifică: asocierea, actualitatea și semnificația documentelor. Persoana responsabilă decide dacă sunt solicitate informații suplimentare.
• Rezultat: o listă trasabilă de documente justificative, cu surse, rezultatul verificării și solicitări încă deschise.

Obținerea documentelor rămâne un proces comun. Informațiile despre datele de bază ale furnizorilor și coordonarea cu partenerii contractuali privesc și departamentul de achiziții. Un certificat existent nu este considerat suficient doar pentru că a fost arhivat.

5. Răspunsuri la întrebări despre politicile interne

Angajații caută adesea o regulă concretă, de exemplu pentru transmiterea unui document sau utilizarea unui instrument aprobat. Un răspuns este util doar dacă se poate identifica versiunea politicii din care provine.

• Date de intrare: politici aprobate, descrieri ale procedurilor și o întrebare din cadrul companiei.
• AI pregătește: caută în documentele autorizate și formulează un răspuns cu trimitere la pasajul relevant. Dacă sursele lipsesc sau se contrazic, îndrumă solicitantul către structura responsabilă.
• Responsabilii de conformitate verifică: răspunsurile sensibile, excepțiile neclarificate și indiciile privind politici învechite sau contradictorii.
• Rezultat: un răspuns susținut de surse sau o întrebare redirecționată, care nu poate fi lămurită pe baza surselor existente.

Un astfel de asistent are nevoie de o bază de surse întreținută și de drepturi de acces adecvate. Răspunsurile privind configurarea tehnică și regulile interne pentru utilizarea AI ar trebui coordonate cu departamentul IT. AI nu stabilește reguli noi.

6. Organizarea documentelor pentru verificări interne

Înaintea unei verificări interne, trebuie adesea reunite deciziile, aprobările și documentele justificative aferente. Efortul constă atunci mai puțin în redactarea unui rezumat și mai mult în găsirea versiunii corecte.

• Date de intrare: mandatul de verificare, documentele justificative existente, jurnalele de aprobare și structura de stocare a documentelor din domeniul vizat.
• AI pregătește: creează un inventar al documentelor care pot fi găsite, corelează documentele aferente și semnalează lipsurile sau versiunile diferite.
• Responsabilii de conformitate verifică: dacă documentele sunt complete, asociate corect și utilizabile în scopul prevăzut.
• Rezultat: un dosar verificat de documente justificative, cu trimiteri la surse și o listă a punctelor care mai trebuie clarificate.

Reunirea documentelor nu reprezintă o constatare că un proces îndeplinește toate cerințele. Chiar și un dosar bine organizat poate evidenția lipsa unor documente justificative. Aceste lipsuri ar trebui documentate și atribuite persoanelor responsabile pentru soluționare.

Programe și stocarea documentelor

Activitatea juridică și de conformitate are rareori nevoie de încă o listă izolată. Contează unde se află versiunea aplicabilă a contractului, ce program gestionează furnizorii și cine confirmă datele. O integrare poate prelua date sau poate oferi trimiteri la surse. Forma potrivită depinde de mediul dumneavoastră existent și de interfețele disponibile.

Tabelul descrie fluxuri posibile, nu funcții garantate ale unui anumit produs. Pentru SharePoint și alte programe ale terților, funcțiile și condițiile concrete, valabile în octombrie 2026, trebuie verificate la producător. Nu afirmăm că avem statut de partener. Înaintea unei integrări, clarificăm care sistem este de referință și dacă modificările pot fi scrise înapoi în acel sistem. Un e-mail cu un atașament poate fi un punct de intrare. Acesta nu ar trebui să înlocuiască în mod tacit o versiune verificată a contractului. Mai multe despre conectarea fluxurilor repetitive găsiți la Automatizare și Procesarea documentelor.

Limite și aprobări

Nu oferim consultanță juridică. AI poate compara pasaje, aduna întrebări și pregăti rapoarte. Juriștii dumneavoastră decid dacă o clauză este valabilă, o măsură este permisă sau o dovadă este suficientă. Evaluările cu relevanță juridică nu sunt preluate doar dintr-un răspuns AI. Aprobarea umană trebuie să fie identificabilă în cadrul procesului.

Fiecare raport de verificare ar trebui să indice pasajul din contract, modelul utilizat și versiunea documentului verificat. Dacă un contract este modificat ulterior, un raport mai vechi nu se aplică automat noii versiuni. Pentru cazurile neclare, un status precum „deschis” este mai util decât o aprobare nejustificată. Se poate pregăti și formularea unei întrebări de clarificare. Trimiterea și poziția exprimată rămân în sarcina persoanei responsabile.

Confidențialitatea trebuie clarificată înainte de prelucrare. În cazul caselor de avocatură pot exista și obligații speciale de confidențialitate și secret profesional. Această pagină se adresează departamentelor juridice din companii; nu înlocuiește verificarea cerințelor unei case de avocatură. Stabiliți pentru fiecare sursă de date cine poate vedea documentele și ce etapă de prelucrare este permisă.

Art. 50 din Regulamentul privind AI prevede obligații de transparență pentru anumite sisteme și conținuturi AI. Din acestea nu rezultă o obligație generală de etichetare a fiecărui raport intern de verificare a contractelor. Juriștii dumneavoastră trebuie să verifice, în funcție de utilizare, dacă o obligație se aplică procesului concret. Temeiul oficial se găsește la Regulamentul privind AI și în sursele de la sfârșitul paginii. Aceste informații nu constituie consultanță juridică.

Date: contracte, termene, dovezi

Pentru o evidență utilă a contractelor, numele fișierelor nu sunt adesea suficiente. Sunt utile metadate precum partea contractantă, tipul contractului, versiunea relevantă, persoana responsabilă, data de început, durata și stadiul verificării. Fiecare câmp extras dintr-un document ar trebui să trimită la locul din care provine. Acolo unde lipsesc informații, câmpul rămâne deschis până când o persoană îl confirmă. O presupunere a AI nu trebuie să fie preluată pe neobservate în datele de bază.

Trebuie descrisă și logica termenelor: ce versiune este valabilă? Depinde o prelungire de efectuarea unei acțiuni? Cine verifică o dată propusă și cine primește o notificare? Dacă există mai multe prevederi, evidența trebuie să arate conflictul dintre ele. Un calendar de termene poate constitui o bază de lucru fiabilă pentru persoanele responsabile doar dacă folosește date confirmate.

Accesul se acordă în funcție de rol și sarcină. Nu fiecare persoană care are nevoie de o notificare trebuie să vadă întregul contract. Pentru rapoarte și dovezi trebuie stabilit cine le poate modifica, aproba și regăsi. Păstrarea și ștergerea sunt verificate pe baza cerințelor dumneavoastră și a celor aplicabile, în loc să se stabilească un termen general pentru toate documentele. GDPR cuprinde, printre altele, principii de prelucrare și cerințe privind securitatea și implicarea persoanelor împuternicite de operator. Ce trebuie implementat în fiecare caz necesită o verificare juridică. Mai multe la protecția datelor în utilizarea AI. Nu constituie consultanță juridică.

Dacă pentru procesul dumneavoastră sunt prevăzute servere în UE, acest aspect trebuie inclus în cerințele privind operarea și furnizorul. La fel de importante sunt drepturile de acces, înregistrarea în jurnal și întrebarea ce date părăsesc un serviciu. Locul stocării, singur, nu răspunde acestor întrebări. Pentru companiile din afara UE, de exemplu din Elveția sau Regatul Unit, fluxurile de date și cerințele aplicabile trebuie verificate separat.

Programe proprii pentru departamentele juridice și de conformitate

O aplicație proprie poate acoperi o etapă de lucru lipsă între programele existente. Nu trebuie să înlocuiască DMS-ul sau programul de management al contractelor. Mai întâi se stabilește ce date păstrează sistemul principal și de ce ecrane are nevoie departamentul pentru activitatea sa. Apoi se poate decide dacă este suficientă o aplicație simplă sau dacă este utilă dezvoltarea unui program mai amplu.

O aplicație de calendar al termenelor ar putea afișa într-un singur ecran datele confirmate, sursele și persoanele responsabile. O evidență a contractelor ar putea arăta ce versiune a documentului a fost verificată, ce întrebări rămân deschise și când trebuie luată următoarea decizie. Un dosar de dovezi ar putea reuni documentele împreună cu stadiul verificării și sursa. În toate cele trei cazuri, modificările sunt înregistrate în jurnal, iar înregistrările cu relevanță juridică sunt utilizate doar după aprobare.

Putem dezvolta astfel de interfețe ca o completare a sistemelor existente. Înainte de implementare clarificăm cum intră datele și cum sunt transmise înapoi. Informații despre implementarea tehnică găsiți la dezvoltare de aplicații și dezvoltare software. Dacă un agent AI pregătește o etapă depinde de sarcină și de aprobările disponibile.

De unde începeți

O primă analiză a proceselor dumneavoastră nu necesită un program nou. Întrebați-vă: câte contracte aveți în derulare și cine ține evidența termenelor? Unde se află versiunea semnată? Există o evidență a actelor adiționale? Cine decide când termenele se contrazic? Și puteți regăsi sursa unei înregistrări în cadrul unei verificări?

Alegeți apoi un proces clar delimitat, de exemplu verificarea unui tip de contract pe baza unui model existent sau reunirea dovezilor pentru un domeniu definit. Clarificați ce date sunt accesibile în acest scop și cine verifică rezultatele. Abia apoi se poate evalua ce automatizare ajută și ce decizii rămân în mod expres la juriștii dumneavoastră. Pentru evaluarea de specialitate și tehnică, ne puteți scrie prin formularul de contact.