Отдели · Правни въпроси и съответствие Compliance AI: проверка на договори, следене на срокове, подреждане на доказателства

Задачи по правни въпроси и съответствие

Следващите примери показват типични процеси, а не клиентски проекти. ИИ подготвя информация. Отговорните лица проверяват източниците, изключенията и последствията. Кои части могат да се автоматизират, зависи от Вашите договори, данни и вътрешни одобрения.

1. Проверка на договори за отклонения от стандартите

Проверката на договор често започва с въпроса дали полученият проект отговаря на договорените изисквания. За това ИИ се нуждае не само от договора, а и от Вашите одобрени образци и критерии за проверка.

• Вход: проект на договор, подходящият шаблон и списък на точките за проверка.
• ИИ подготвя: намира относимите клаузи, съпоставя ги с изискванията и отбелязва липсващи, променени или двусмислени места с препратка към мястото в документа.
• Юристите проверяват: всяко отбелязано място в контекста на целия договор. Оценяват рисковете, формулират промени и решават как да се използва по-нататък.
• Изход: доклад от проверката с места в източниците, неизяснени въпроси и документиран резултат от проверката от човек.

Докладът не представлява правно одобрение. Ако термин в договора се използва по различен начин от този в шаблона, това трябва да се провери в контекста. Добре е ИИ да показва несигурността, вместо да дава привидно еднозначна констатация.

2. Следене на срокове и дати за прекратяване

Един договор може да съдържа няколко важни дати. Началото, срокът на действие, подновяването и правилото за прекратяване не винаги са на едно и също място. Самият запис в календара още не обяснява как е определена дадена дата.

• Вход: подписани договори, анекси, въведени договорни данни и налични записи в календара.
• ИИ подготвя: извлича възможни дати и правила, свързва ги с местата в източниците и предлага записи или напомняния. Противоречията и липсващите данни се отбелязват.
• Юристите проверяват и одобряват: приложимата версия на договора, логиката за определяне на сроковете и всяка дата, използвана за решение.
• Изход: потвърдени дати в преглед на договорите или календар със срокове, всяка с връзка към договора и отговорното лице.

Особено при анекси и различаващи се разпоредби не е достатъчно да се вземе дата от една отделна клауза. Напомнянето подпомага отговорното лице. То не заменя проверката на договора.

3. Подготовка на документация за използването на ИИ и защитата на личните данни

Информацията за използваните системи, цели, данни и отговорности често е разпределена между IT, специализираните отдели и правния отдел. За проверката е важно данните да са проследими и актуални.

• Вход: налични описания на системи, вътрешни изисквания, договори и информация от отговорните отдели.
• ИИ подготвя: подрежда информацията според Вашата схема за документация, посочва съответния източник и събира точките, за които информацията липсва или си противоречи.
• Юристите проверяват: правната квалификация и черновите заедно с IT и съответните отговорни звена. Те решават кои данни да бъдат използвани.
• Изход: проверена чернова на документацията с неизяснени въпроси, източници и отговорници за по-нататъшната обработка.

Това може например да подпомогне работата по регистър на дейностите по обработване съгласно Art. 30 ОРЗД. Кои данни са необходими и кой носи отговорност за тях, трябва да се провери в конкретния случай. Допълнителна информация за определяне на приложимите правила при използване на ИИ ще намерите в Регламент за ИИ и Защита на личните данни при ИИ. Това изложение не представлява правна консултация.

4. Събиране на документи и сертификати от доставчици

Договорите, въпросниците, удостоверенията и другите доказателства за доставчиците често се намират на различни места. За правните въпроси и съответствието най-важно е към кое делово отношение се отнася даден документ и дали още трябва да бъде проверен.

• Вход: основни данни за доставчиците, хранилище за договори, имейли и определеният от Вас списък с нужни документи.
• ИИ подготвя: отнася документите към доставчик, записва разпознаваемите данни за валидност и създава преглед на липсващите или неясни доказателства.
• Екипът по съответствие проверява: отнасянето, актуалността и значението на документите. Отговорното лице решава дали да се поиска допълнителна информация.
• Изход: проследим списък на доказателствата с източници, резултат от проверката и отворени запитвания.

Събирането на документите остава съвместен процес. Основните данни за доставчиците и съгласуването с контрагентите засягат и снабдяването. Наличието на съхранен сертификат само по себе си не означава, че той е оценен като достатъчен.

5. Отговаряне на въпроси за вътрешни политики

Служителите често търсят конкретно правило, например за предоставяне на документ или използване на одобрен инструмент. Отговорът е полезен само когато е ясно от коя версия на политиката произлиза.

• Вход: одобрени политики, описания на процедури и въпрос от фирмата.
• ИИ подготвя: търси в разрешените документи и формулира отговор с посочено място в източника. При липсващи или противоречиви източници насочва към отговорното звено.
• Екипът по съответствие проверява: чувствителни отговори, неизяснени изключения и сигнали за остарели или противоречиви политики.
• Изход: подкрепен с източник отговор или препратен въпрос, който не може да се изясни от наличните източници.

Такъв асистент се нуждае от поддържана база от източници и подходящи права за достъп. Добре е отговорите за техническата настройка и вътрешните правила за използване на ИИ да се съгласуват с IT. ИИ не определя нови правила.

6. Подреждане на документи за вътрешни проверки

Преди вътрешна проверка често трябва да се съберат решения, одобрения и свързаните с тях доказателства. Тогава усилията са по-малко в писането на обобщение и повече в намирането на правилната версия.

• Вход: възлагане на проверката, налични доказателства, протоколи за одобрение и структурата на хранилището за съответната област.
• ИИ подготвя: създава опис на откриваемите документи, създава препратки между свързаните документи, и отбелязва пропуски или различни версии.
• Екипът по съответствие проверява: дали документите са пълни, правилно отнесени и използваеми за предвидената цел.
• Изход: проверена папка с доказателства, места в източниците и списък на въпросите, които още трябва да се изяснят.

Събирането на документите не е констатация, че процесът изпълнява всички изисквания. Дори добре подредена папка може да покаже липсващи доказателства. Добре е тези пропуски да се документират и да се възложат на отговорните лица.

Програми и съхранение на документи

Правните въпроси и съответствието рядко изискват още един изолиран списък. Решаващо е къде се намира приложимата версия на договора, коя програма поддържа доставчиците и кой потвърждава датите. Свързването може да прехвърля данни или да сочи източници. Коя форма е подходяща, зависи от съществуващата Ви среда и наличните интерфейси.

Таблицата описва възможни процеси, а не гарантирани функции на конкретен продукт. При SharePoint и друг софтуер на трети страни конкретните функции и условия към октомври 2026 г. трябва да се проверят при производителя. Не заявяваме партньорски статут. Преди свързването изясняваме коя система е водеща и дали промените могат да се записват обратно в нея. Имейл с прикачен файл може да бъде вход. Добре е той да не заменя мълчаливо проверена версия на договор. Повече за свързването на повтарящи се процеси има в Автоматизация и Обработка на документи.

Ограничения и одобрения

Не предоставяме правни консултации. ИИ може да сравнява текстови откъси, да събира въпроси и да подготвя доклади. Вашите юристи решават дали дадена клауза е действителна, мярка е допустима или доказателство е достатъчно. Оценки с правно значение не се приемат единствено въз основа на отговор от ИИ. Одобрението от човек трябва да е видимо в процеса.

Добре е всеки доклад от проверка да посочва мястото в договора, използвания шаблон и проверената версия на документа. Ако договорът бъде променен по-късно, по-стар доклад не се отнася автоматично за новата версия. За неясни случаи статус като „отворено“ е по-полезен от необосновано одобрение. Може да се подготви и формулировката на уточняващо запитване. Изпращането и позицията по същество остават при отговорното лице.

Поверителността трябва да се изясни преди обработването. При адвокатски кантори може да се засягат и специални задължения за поверителност и професионална тайна. Тази страница е насочена към правни отдели във фирми; тя не заменя проверката на изискванията към адвокатска кантора. Определете за всеки източник на данни кой има право да вижда документите и коя стъпка на обработване е разрешена.

Art. 50 от Регламента за ИИ съдържа задължения за прозрачност за определени системи с ИИ и съдържание. От това не следва общо задължение за обозначаване на всеки вътрешен доклад от проверка на договор. Дали дадено задължение се прилага в конкретния процес, трябва да се провери от Вашите юристи според начина на използване. Официалната правна основа е посочена в Регламент за ИИ и в източниците в края на страницата. Тези насоки не представляват правна консултация.

Данни: договори, срокове, доказателства

За полезен преглед на договорите имената на файловете често не са достатъчни. Полезни са метаданни като контрагент, вид договор, приложима версия, отговорно лице, начало, срок на действие и статус на проверката. Добре е всяко поле, извлечено от документ, да води обратно към мястото в източника. Когато липсват данни, полето остава непопълнено, докато човек не го потвърди. Предположение на ИИ не бива незабелязано да се превръща в основни данни.

Трябва да е описана и логиката за сроковете: коя версия е в сила? Зависи ли подновяването от дадено действие? Кой проверява предложена дата и кой получава напомняне? При няколко разпоредби прегледът трябва да показва конфликта. Календарът със срокове може да е надеждна основа за работата на отговорните лица само с потвърдени данни.

Достъпът се определя според ролята и задачата. Не всеки, който се нуждае от напомняне, има нужда от целия договор. За докладите и доказателствата трябва да се определи кой има право да ги променя, одобрява и намира отново. Съхранението и изтриването се проверяват според Вашите правила и относимите изисквания, вместо да се задава общ срок за всички документи. ОРЗД съдържа, наред с друго, принципи за обработването, както и изисквания за сигурност и за включването на обработващи лични данни. Кое от тях трябва да се приложи в конкретния случай, изисква правна проверка. Повече в Защита на личните данни при ИИ. Не представлява правна консултация.

Ако за Вашия процес са предвидени сървъри в ЕС, това трябва да е част от изискванията към експлоатацията и доставчика. Също толкова важни са правата за достъп, воденето на журнал и въпросът кои данни напускат дадена услуга. Самото място на съхранение не отговаря на тези въпроси. За фирми извън ЕС, например в Швейцария или Обединеното кралство, потоците от данни и съответните приложими изисквания трябва да се проверят отделно.

Индивидуални програми за правни въпроси и съответствие

Индивидуално приложение може да покрие липсваща работна стъпка между съществуващи програми. Не е необходимо да заменя DMS или софтуера за управление на договори. Първо се определя кои данни се съхраняват във водещата система и от какви изгледи се нуждае отделът за работата си. След това може да се реши дали е достатъчно малко приложение, или е подходяща по-обширна разработка на софтуер.

Приложение с календар за срокове би могло да показва потвърдени дати, места в източниците и отговорници в един изглед. Преглед на договорите би могъл да показва коя версия на документа е проверена, кои въпроси са отворени и кога предстои следващото решение. Папка с доказателства би могла да събира документи със статус на проверката и източник. И в трите случая промените се записват в журнал, а записите с правно значение се използват едва след одобрение.

Можем да разработим такива интерфейси като допълнение към съществуващи системи. Преди изпълнението се изяснява как данните постъпват в тях и как се връщат обратно. Информация за техническото изпълнение ще намерите в Разработка на приложения и Разработка на софтуер. Дали агент с ИИ подготвя дадена стъпка, зависи от задачата и наличните одобрения.

Откъде да започнете

Първият преглед на Вашите процеси не изисква нов софтуер. Задайте си въпросите: колко действащи договора имате и кой помни сроковете? Къде е подписаната версия? Има ли преглед на анексите? Кой решава при противоречиви дати? И можете ли при проверка да намерите отново източника на даден запис?

След това изберете ясно ограничен процес, например проверка на определен вид договор по съществуващ шаблон или събиране на доказателства за определена област. Изяснете кои данни са достъпни за това и кой проверява резултатите. Едва тогава може да се прецени коя автоматизация помага и кои решения изрично остават при Вашите юристи. За професионална и техническа преценка можете да ни пишете чрез формуляра за контакт.