Τμήματα · Νομικά και compliance Compliance AI: έλεγχος συμβάσεων, προθεσμίες και οργάνωση τεκμηρίων

Νομικά καθήκοντα και καθήκοντα συμμόρφωσης

Τα ακόλουθα παραδείγματα δείχνουν το καθένα μια τυπική διαδικασία, όχι ένα έργο πελάτη. Το AI προετοιμάζει πληροφορίες. Οι υπεύθυνοι ελέγχουν πηγές, εξαιρέσεις και συνέπειες. Ποια εξαρτήματα μπορούν να αυτοματοποιηθούν εξαρτάται από τις συμβάσεις, τα δεδομένα και τις εσωτερικές εγκρίσεις σας.

1. Ελέγξτε τα συμβόλαια για αποκλίσεις από τα πρότυπα

Η αναθεώρηση της σύμβασης ξεκινά συχνά με το ερώτημα εάν ένα εισερχόμενο σχέδιο ανταποκρίνεται στις συμφωνημένες προδιαγραφές. Για να γίνει αυτό, η τεχνητή νοημοσύνη δεν χρειάζεται μόνο τη σύμβαση, αλλά και τα εγκεκριμένα δείγματα και τα κριτήρια δοκιμών σας.

• Είσοδος: ένα σχέδιο σύμβασης, το κατάλληλο υπόδειγμα και μια λίστα σημείων που πρέπει να ελεγχθούν.
• Το AI προετοιμάζει: βρίσκει σχετικές ρήτρες, τις συγκρίνει με τις προδιαγραφές και σημειώνει θέσεις που λείπουν, έχουν αλλάξει ή είναι διφορούμενες με την αναφορά στο έγγραφο.
• Οι δικηγόροι ελέγχουν: κάθε σημειωμένο σημείο στο πλαίσιο ολόκληρης της σύμβασης. Αξιολογούν τους κινδύνους, διατυπώνουν αλλαγές και αποφασίζουν για περαιτέρω χρήση.
• Έξοδος: μια έκθεση δοκιμής με τοποθεσίες, ανοιχτές ερωτήσεις και τα τεκμηριωμένα αποτελέσματα της ανθρώπινης δοκιμής.

Η αναφορά δεν αποτελεί νομική έκδοση. Εάν ένας όρος χρησιμοποιείται διαφορετικά στη σύμβαση από ό,τι στο πρότυπο, αυτό πρέπει να ελεγχθεί στο πλαίσιο. Η τεχνητή νοημοσύνη θα πρέπει να κάνει ορατή την αβεβαιότητα αντί να παρέχει ένα φαινομενικά σαφές εύρημα.

2. Παρακολουθήστε τις προθεσμίες και τις ημερομηνίες ακύρωσης

Μια σύμβαση μπορεί να περιέχει πολλές σχετικές ημερομηνίες. Ο κανόνας έναρξης, διάρκειας, επέκτασης και τερματισμού δεν είναι πάντα στην ίδια θέση. Μια καταχώριση ημερολογίου από μόνη της δεν εξηγεί πώς προέκυψε μια ημερομηνία.

• Είσοδος: υπογεγραμμένες συμβάσεις, προσθήκες, καταγεγραμμένα δεδομένα συμβάσεων και υπάρχουσες εγγραφές ημερολογίου.
• Το AI προετοιμάζει: διαβάζει πιθανές ημερομηνίες και κανόνες, τους συνδέει με τοποθεσίες και προτείνει καταχωρίσεις ή υπενθυμίσεις. Οι αντιφάσεις και οι πληροφορίες που λείπουν επισημαίνονται.
• Οι δικηγόροι ελέγχουν και εγκρίνουν: τη σχετική διατύπωση της σύμβασης, τη λογική της προθεσμίας και κάθε ημερομηνία που χρησιμοποιείται για μια απόφαση.
• Έξοδος: επιβεβαιωμένες ημερομηνίες σε μια επισκόπηση σύμβασης ή ένα ημερολόγιο προθεσμιών, καθεμία με αναφορά στη σύμβαση και στο υπεύθυνο πρόσωπο.

Ειδικά με προσθήκες και παρεκκλίνοντες κανονισμούς, δεν αρκεί η αντιγραφή μιας ημερομηνίας από μία μόνο ρήτρα. Μια υπενθύμιση υποστηρίζει το υπεύθυνο άτομο. Δεν αντικαθιστά τον έλεγχο της σύμβασης.

3. Προετοιμάστε τεκμηρίωση σχετικά με τη χρήση τεχνητής νοημοσύνης και την προστασία δεδομένων

Οι πληροφορίες σχετικά με τα συστήματα που χρησιμοποιούνται, τους σκοπούς, τα δεδομένα και τις ευθύνες διανέμονται συχνά σε τμήματα πληροφορικής, εξειδικευμένα τμήματα και νομικά τμήματα. Για έναν έλεγχο, είναι σημαντικό οι πληροφορίες να είναι κατανοητές και ενημερωμένες.

• Είσοδος: Περιγραφές υφιστάμενων συστημάτων, εσωτερικές προδιαγραφές, συμβάσεις και πληροφορίες από τα αρμόδια τμήματα.
• Το AI προετοιμάζει: οργανώνει τις πληροφορίες σύμφωνα με το σχήμα τεκμηρίωσής σας, αναφέρει την αντίστοιχη πηγή και συλλέγει σημεία για τα οποία λείπουν πληροφορίες ή έρχονται σε αντίφαση.
• Οι δικηγόροι ελέγχουν: τη νομική ταξινόμηση και τα προσχέδια μαζί με την πληροφορική και τις αρμόδιες αρχές. Εσείς αποφασίζετε ποιες πληροφορίες θα υιοθετηθούν.
• Έξοδος: ένα ελεγμένο προσχέδιο τεκμηρίωσης με ανοιχτά σημεία, πηγές και τους υπεύθυνους για περαιτέρω επεξεργασία.

Αυτό μπορεί να υποστηρίξει την εργασία σε έναν κατάλογο δραστηριοτήτων επεξεργασίας σύμφωνα με το άρθρο. 30 GDPR. Ποια στοιχεία απαιτούνται και ποιος είναι υπεύθυνος γι' αυτά πρέπει να ελέγχεται στη συγκεκριμένη περίπτωση. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ταξινόμηση της χρήσης AI στο Κανονισμός τεχνητής νοημοσύνης και AI απόρρητο. Αυτή η παρουσίαση δεν αποτελεί νομική συμβουλή.

4. Συλλέξτε έγγραφα και πιστοποιητικά προμηθευτών

Οι προμηθευτές έχουν συχνά συμβάσεις, ερωτηματολόγια, πιστοποιητικά και άλλα αποδεικτικά στοιχεία σε διαφορετικά μέρη. Αυτό που είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τη νομοθεσία και τη συμμόρφωση είναι ποιο έγγραφο ανήκει σε ποια επιχειρηματική σχέση και αν χρειάζεται ακόμη έλεγχος.

• Είσοδος: Κύριος προμηθευτής, αποθήκευση συμβολαίου, email και λίστα απαιτούμενων εγγράφων που καθορίζετε.
• Το AI προετοιμάζει: εκχωρεί έγγραφα σε έναν προμηθευτή, καταγράφει αναγνωρίσιμες ημερομηνίες εγκυρότητας και δημιουργεί μια επισκόπηση αποδεικτικών στοιχείων που λείπουν ή είναι ασαφή.
• Έλεγχοι συμμόρφωσης: Κατανομή, επικαιρότητα και σημασία των εγγράφων. Το υπεύθυνο πρόσωπο αποφασίζει εάν ζητούνται περαιτέρω πληροφορίες.
• Έξοδος: μια κατανοητή λίστα αποδεικτικών στοιχείων με πηγές, αποτελέσματα δοκιμών και ανοιχτές έρευνες.

Η απόκτηση των εγγράφων παραμένει μια κοινή διαδικασία. Οι πληροφορίες σχετικά με τη βάση προμηθευτών και ο συντονισμός με τους συμβατικούς εταίρους ισχύουν επίσης για το Αγορά. Ένα υπάρχον πιστοποιητικό δεν αξιολογείται ως επαρκές απλώς με την αποθήκευσή του.

5. Απαντήστε σε ερωτήσεις σχετικά με τις εσωτερικές πολιτικές

Οι εργαζόμενοι συχνά αναζητούν έναν συγκεκριμένο κανόνα, για παράδειγμα για κοινή χρήση ενός εγγράφου ή χρήση ενός κοινόχρηστου εργαλείου. Μια απάντηση είναι χρήσιμη μόνο εάν είναι σαφές από ποια έκδοση της οδηγίας προέρχεται.

• Είσοδος: εγκεκριμένες οδηγίες, περιγραφές διαδικασιών και ερώτηση από την εταιρεία.
• Το AI προετοιμάζει: αναζητά τα εγκεκριμένα έγγραφα και διατυπώνει μια απάντηση με παραπομπές. Εάν λείπουν πηγές ή είναι αντιφατικές, σας παραπέμπει στην αρμόδια αρχή.
• Έλεγχοι συμμόρφωσης: ευαίσθητες απαντήσεις, ανεξήγητες εξαιρέσεις και αναφορές σε παρωχημένες ή αντικρουόμενες πολιτικές.
• Έξοδος: μια τεκμηριωμένη απάντηση ή μια διαβιβασμένη ερώτηση που δεν μπορεί να διευκρινιστεί από τις υπάρχουσες πηγές.

Ένας τέτοιος βοηθός χρειάζεται μια καλά διατηρημένη βάση πηγής και κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης. Απαντήσεις σχετικά με την τεχνική ρύθμιση και τους εσωτερικούς κανόνες για τη χρήση της τεχνητής νοημοσύνης θα πρέπει να παρέχονται μαζί με το I.T να συντονιστούν. Το AI δεν θέτει νέους κανόνες.

6. Οργανώστε έγγραφα για εσωτερικούς ελέγχους

Πριν από έναν εσωτερικό έλεγχο, οι αποφάσεις, οι εγκρίσεις και τα σχετικά έγγραφα πρέπει συχνά να συγκεντρώνονται. Στη συνέχεια, η προσπάθεια έγκειται λιγότερο στη σύνταξη μιας περίληψης παρά στην εύρεση της σωστής έκδοσης.

• Είσοδος: Εντολή δοκιμής, υπάρχοντα στοιχεία, πρωτόκολλα έκδοσης και η δομή αρχειοθέτησης της σχετικής περιοχής.
• Το AI προετοιμάζει: δημιουργεί μια λίστα με τα έγγραφα που μπορούν να βρεθούν, συνδέει σχετικά έγγραφα και προσδιορίζει κενά ή διαφορετικές εκδόσεις.
• Έλεγχοι συμμόρφωσης: εάν τα έγγραφα είναι πλήρη, σωστά εκχωρημένα και χρησιμοποιήσιμα για τον επιδιωκόμενο σκοπό.
• Έξοδος: έναν ελεγμένο φάκελο αποδεικτικών στοιχείων με τοποθεσίες και μια λίστα σημείων που πρέπει ακόμη να διευκρινιστούν.

Η συλλογή δεν αποτελεί προσδιορισμό ότι μια διεργασία πληροί όλες τις απαιτήσεις. Ένας καλά οργανωμένος φάκελος μπορεί επίσης να κάνει ορατά τα στοιχεία που λείπουν. Αυτά τα κενά θα πρέπει να τεκμηριωθούν και να αποδοθούν στους υπεύθυνους.

Προγράμματα και αποθήκευση

Η νομική και η συμμόρφωση σπάνια χρειάζονται άλλη μια μεμονωμένη λίστα. Αυτό που έχει σημασία είναι πού βρίσκεται η σχετική έκδοση της σύμβασης, ποιοι προμηθευτές προγραμμάτων τρέχουν και ποιος επιβεβαιώνει τα ραντεβού. Μια σύνδεση μπορεί να δέχεται δεδομένα ή να παραπέμπει σε πηγές. Ποια φόρμα ταιριάζει εξαρτάται από το υπάρχον περιβάλλον σας και τις διαθέσιμες διεπαφές.

Ο πίνακας περιγράφει πιθανές διεργασίες, μη εγγυημένες λειτουργίες ενός συγκεκριμένου προϊόντος. Για το SharePoint και άλλο λογισμικό τρίτων κατασκευαστών, συγκεκριμένες λειτουργίες και προϋποθέσεις πρέπει να ελεγχθούν με τον κατασκευαστή από τον Οκτώβριο του 2026. Δεν διεκδικούμε την κατάσταση συνεργάτη. Πριν από τη σύνδεση, διευκρινίζουμε ποιο σύστημα οδηγεί και εάν οι αλλαγές μπορούν να επανεγγραφούν. Ένα email με συνημμένο μπορεί να είναι εισερχόμενα. Δεν θα πρέπει να αντικαθιστά σιωπηρά μια επαληθευμένη έκδοση σύμβασης. Περισσότερα σχετικά με τη σύνδεση επαναλαμβανόμενων διαδικασιών μπορείτε να βρείτε παρακάτω Αυτοματοποίηση και Επεξεργασία εγγράφων.

Όρια και κενά

Δεν παρέχουμε νομικές συμβουλές. Ένα AI μπορεί να συγκρίνει αποσπάσματα κειμένου, να συλλέγει ερωτήσεις και να προετοιμάζει αναφορές. Οι δικηγόροι σας αποφασίζουν εάν μια ρήτρα είναι αποτελεσματική, ένα μέτρο είναι επιτρεπτό ή εάν τα στοιχεία είναι επαρκή. Οι νομικά σχετικές αξιολογήσεις δεν λαμβάνονται μόνο από μια απάντηση τεχνητής νοημοσύνης. Η ανθρώπινη έγκριση πρέπει να είναι αναγνωρίσιμη στη διαδικασία.

Κάθε έκθεση δοκιμής πρέπει να αναφέρει την αναφορά στη σύμβαση, το πρότυπο που χρησιμοποιείται και την έκδοση του εγγράφου που ελέγχεται. Εάν μια σύμβαση αλλάξει αργότερα, μια παλαιότερη αναφορά δεν μεταφέρεται αυτόματα στη νέα έκδοση. Για ασαφείς περιπτώσεις, μια κατάσταση όπως "ανοιχτή" είναι πιο χρήσιμη από μια αβάσιμη έκδοση. Μπορεί επίσης να προετοιμαστεί η διατύπωση ενός ερωτήματος. Η αποστολή και η θέση περιεχομένου παραμένουν στον υπεύθυνο.

Η εμπιστευτικότητα πρέπει να διευκρινιστεί πριν από την επεξεργασία. Τα δικηγορικά γραφεία ενδέχεται επίσης να υπόκεινται σε ειδικές υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και επαγγελματικού απορρήτου. Αυτή η σελίδα απευθύνεται σε νομικά τμήματα σε εταιρείες. δεν υποκαθιστά εξέταση των απαιτήσεων δικηγορικού γραφείου. Για κάθε προέλευση δεδομένων, προσδιορίστε ποιος επιτρέπεται να βλέπει έγγραφα και ποιο βήμα επεξεργασίας επιτρέπεται.

Το άρθρο 50 του κανονισμού ΤΝ περιλαμβάνει υποχρεώσεις διαφάνειας για ορισμένα συστήματα και περιεχόμενο ΤΝ. Αυτό δεν οδηγεί σε γενική απαίτηση επισήμανσης για κάθε έκθεση ελέγχου εσωτερικής σύμβασης. Οι δικηγόροι σας πρέπει να ελέγξουν βάσει της αποστολής εάν ισχύει κάποια υποχρέωση στη συγκεκριμένη διαδικασία. Η επίσημη βάση είναι παρακάτω Κανονισμός τεχνητής νοημοσύνης και στις πηγές στο τέλος της σελίδας. Αυτές οι πληροφορίες δεν αποτελούν νομική συμβουλή.

Δεδομένα: συμβάσεις, προθεσμίες, αποδεικτικά στοιχεία

Τα ονόματα αρχείων συχνά δεν αρκούν για μια χρήσιμη επισκόπηση συμβολαίου. Τα μεταδεδομένα όπως ο συμβατικός εταίρος, ο τύπος της σύμβασης, η σχετική έκδοση, το υπεύθυνο πρόσωπο, η έναρξη, η διάρκεια και η κατάσταση ενός ελέγχου είναι χρήσιμα. Κάθε πεδίο που διαβάζεται από ένα έγγραφο πρέπει να οδηγεί πίσω στην πηγή. Όπου λείπουν πληροφορίες, το πεδίο παραμένει ανοιχτό μέχρι να το επιβεβαιώσει κάποιος. Μια υπόθεση AI δεν πρέπει να γίνεται απαρατήρητη τα κύρια δεδομένα.

Πρέπει επίσης να περιγραφεί η λογική της προθεσμίας: Ποια έκδοση ισχύει; Η επέκταση εξαρτάται από μια ενέργεια; Ποιος εξετάζει ένα προτεινόμενο ραντεβού και ποιος λαμβάνει υπενθύμιση; Εάν υπάρχουν πολλοί κανονισμοί, η επισκόπηση πρέπει να δείχνει τη σύγκρουση. Ένα ημερολόγιο προθεσμίας μπορεί να είναι μόνο μια αξιόπιστη βάση εργασίας για τους υπεύθυνους με επιβεβαιωμένα δεδομένα.

Η πρόσβαση βασίζεται σε ρόλο και καθήκον. Δεν χρειάζεται κάθε άτομο που χρειάζεται υπενθύμιση ολόκληρο το συμβόλαιο. Για αναφορές και αποδεικτικά στοιχεία, πρέπει να καθοριστεί ποιος μπορεί να τα αλλάξει, να απελευθερώσει και να τα βρει. Η διατήρηση και η διαγραφή ελέγχονται με βάση τις προδιαγραφές σας και τις σχετικές απαιτήσεις, αντί να ορίζεται γενική προθεσμία για όλα τα έγγραφα. Ο GDPR περιέχει, μεταξύ άλλων, αρχές για την επεξεργασία καθώς και απαιτήσεις για την ασφάλεια και τη συμμετοχή των επεξεργαστών. Ποιο από αυτά πρέπει να εφαρμοστεί σε μεμονωμένες περιπτώσεις απαιτεί νομικό έλεγχο. Περισσότερα για αυτό παρακάτω AI απόρρητο. Χωρίς νομικές συμβουλές.

Εάν οι διακομιστές στην ΕΕ προορίζονται για τη διεργασία σας, αυτό το σημείο ανήκει στις απαιτήσεις για λειτουργίες και παρόχους. Εξίσου σημαντικά είναι τα δικαιώματα πρόσβασης, η καταγραφή και το ερώτημα ποια δεδομένα αφήνουν μια υπηρεσία. Μια τοποθεσία αποθήκευσης από μόνη της δεν απαντά σε αυτές τις ερωτήσεις. Για εταιρείες εκτός ΕΕ, όπως η Ελβετία ή το Ηνωμένο Βασίλειο, οι ροές δεδομένων και οι ισχύουσες απαιτήσεις πρέπει να εξετάζονται χωριστά.

Δικά του προγράμματα για νομική και συμμόρφωση

Μια ξεχωριστή εφαρμογή μπορεί να καλύψει ένα βήμα που λείπει μεταξύ των υπαρχόντων προγραμμάτων. Δεν χρειάζεται να αντικαταστήσει το DMS ή το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων. Αρχικά, καθορίζεται ποια δεδομένα διατηρεί το κορυφαίο σύστημα και ποιες απόψεις χρειάζεται το τμήμα για τη δουλειά του. Στη συνέχεια, μπορείτε να αποφασίσετε εάν μια μικρή εφαρμογή είναι επαρκής ή εάν έχει νόημα η πιο εκτεταμένη ανάπτυξη λογισμικού.

Μια εφαρμογή ημερολογίου προθεσμίας θα μπορούσε να εμφανίζει επιβεβαιωμένα ραντεβού, τοποθεσίες και υπεύθυνα μέρη σε μία προβολή. Μια επισκόπηση σύμβασης θα μπορούσε να δείξει ποια έκδοση εγγράφου ελέγχθηκε, ποιες ερωτήσεις είναι ανοιχτές και πότε πρέπει να ληφθεί η επόμενη απόφαση. Ένας φάκελος αποδεικτικών στοιχείων θα μπορούσε να συγκεντρώσει έγγραφα με κατάσταση δοκιμής και πηγή. Και στις τρεις περιπτώσεις, οι αλλαγές καταγράφονται και οι νομικά σχετικές καταχωρήσεις χρησιμοποιούνται μόνο μετά από έγκριση.

Μπορούμε να αναπτύξουμε τέτοιες επιφάνειες για να συμπληρώσουμε τα υπάρχοντα συστήματα. Ο τρόπος εισαγωγής και επιστροφής δεδομένων θα διευκρινιστεί πριν από την εφαρμογή. Πληροφορίες για την τεχνική υλοποίηση μπορείτε να βρείτε στη διεύθυνση Ανάπτυξη εφαρμογών και Ανάπτυξη λογισμικού. Είτε α Πράκτορας AI προετοιμάστηκε ένα βήμα εξαρτάται από την εργασία και τις διαθέσιμες εγκρίσεις.

Εκεί που ξεκινάς

Μια πρώτη ματιά στις διαδικασίες σας δεν απαιτεί νέο λογισμικό. Ρωτήστε: Πόσα συμβόλαια έχετε και ποιος θυμάται τις προθεσμίες; Πού είναι η υπογεγραμμένη έκδοση; Υπάρχει μια επισκόπηση της προσθήκης; Ποιος αποφασίζει σε περίπτωση αντικρουόμενων ραντεβού; Και μπορείτε να βρείτε την πηγή μιας καταχώρισης κατά τον έλεγχο;

Στη συνέχεια, επιλέξτε μια σαφώς καθορισμένη διαδικασία, όπως τον έλεγχο ενός τύπου σύμβασης με βάση ένα υπάρχον πρότυπο ή τη συλλογή αποδεικτικών στοιχείων για μια καθορισμένη περιοχή. Διευκρινίστε ποια δεδομένα είναι προσβάσιμα και ποιος θα ελέγξει τα αποτελέσματα. Μόνο τότε μπορείτε να αξιολογήσετε ποιος αυτοματισμός βοηθά και ποιες αποφάσεις παραμένουν ρητά στους δικηγόρους σας. Για την επαγγελματική και τεχνική κατάταξη μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω Φόρμα επικοινωνίας γράφουν.