Afdelinger · Jura og compliance Compliance AI: tjek kontrakter, overvåg frister, organiser dokumentation

Juridiske og compliance opgaver

De følgende eksempler viser hver en typisk proces, ikke et kundeprojekt. AI forbereder information. Ansvarlige personer tjekker kilder, undtagelser og konsekvenser. Hvilke dele der kan automatiseres afhænger af dine kontrakter, data og interne godkendelser.

1. Tjek kontrakter for afvigelser fra standarder

En kontraktgennemgang starter ofte med spørgsmålet om, hvorvidt et indkommende udkast passer til de aftalte specifikationer. For at gøre dette har AI ikke kun brug for kontrakten, men også dine godkendte prøver og testkriterier.

• Indgang: et udkast til kontrakt, den relevante skabelon og en liste over punkter, der skal kontrolleres.
• AI forbereder: finder relevante klausuler, sammenligner dem med specifikationerne og markerer manglende, ændrede eller tvetydige steder med referencen i dokumentet.
• Advokater tjekker: hvert markeret punkt i sammenhæng med hele kontrakten. De vurderer risici, formulerer ændringer og beslutter videre anvendelse.
• Output: en testrapport med lokationer, åbne spørgsmål og de dokumenterede resultater af den menneskelige test.

Rapporten er ikke en juridisk frigivelse. Anvendes et udtryk anderledes i kontrakten end i skabelonen, skal dette kontrolleres i sammenhæng. AI bør synliggøre usikkerhed i stedet for at give et tilsyneladende klart resultat.

2. Overvåg frister og afbestillingsdatoer

En kontrakt kan indeholde flere relevante datoer. Start-, termins-, forlængelses- og opsigelsesreglen er ikke altid samme sted. En kalenderpost alene forklarer ikke, hvordan en dato opstod.

• Indgang: underskrevne kontrakter, tilføjelser, registrerede kontraktdata og eksisterende kalenderposter.
• AI forbereder: læser mulige datoer og regler op, forbinder dem med lokationer og foreslår poster eller påmindelser. Modsigelser og manglende oplysninger er markeret.
• Advokater kontrollerer og godkender: den relevante kontraktformulering, deadline-logikken og enhver dato, der er brugt til en afgørelse.
• Output: bekræftede datoer i en kontraktoversigt eller en deadlinekalender, hver med henvisning til kontrakten og den ansvarlige.

Især med tilføjelser og afvigende regler er det ikke nok at kopiere en dato fra en enkelt klausul. En påmindelse støtter den ansvarlige. Det erstatter ikke kontrol af kontrakten.

3. Forbered dokumentation om brug af kunstig intelligens og databeskyttelse

Oplysninger om de anvendte systemer, formål, data og ansvar er ofte fordelt på tværs af IT, fagafdelinger og juridiske afdelinger. For en revision er det vigtigt, at information er forståelig og opdateret.

• Indgang: Eksisterende systembeskrivelser, interne specifikationer, kontrakter og information fra de ansvarlige afdelinger.
• AI forbereder: organiserer oplysningerne efter dit dokumentationsskema, citerer den respektive kilde og indsamler point, hvor der mangler oplysninger eller modsiger sig selv.
• Advokater tjekker: den juridiske klassifikation og udkastene sammen med IT og de ansvarlige myndigheder. Du bestemmer selv, hvilke oplysninger der vedtages.
• Output: et kontrolleret udkast til dokumentation med åbne punkter, kilder og ansvarlige for den videre behandling.

Dette kan understøtte arbejdet med en fortegnelse over behandlingsaktiviteter i henhold til art. 30 GDPR. Hvilke oplysninger der kræves, og hvem der har ansvaret for dem, skal kontrolleres i den konkrete sag. Du kan finde yderligere information om klassificering af AI‑brug på AI‑regulering og AI privatliv. Denne præsentation er ikke juridisk rådgivning.

4. Indsaml leverandørdokumenter og certifikater

Leverandører har ofte kontrakter, spørgeskemaer, certifikater og anden dokumentation forskellige steder. Det, der er særligt vigtigt for lov og compliance er, hvilket dokument der hører til hvilket forretningsforhold, og om det stadig skal kontrolleres.

• Indgang: Leverandørmaster, kontraktopbevaring, e-mails og listen over nødvendige dokumenter, du angiver.
• AI forbereder: tildeler dokumenter til en leverandør, registrerer genkendelige gyldighedsdatoer og skaber overblik over manglende eller uklare beviser.
• Overholdelsestjek: Tildeling, aktualitet og betydning af dokumenterne. Den ansvarlige afgør, om der ønskes yderligere oplysninger.
• Output: en forståelig liste over beviser med kilder, testresultater og åbne forespørgsler.

Indhentning af dokumenterne er fortsat en fælles proces. Oplysninger om leverandørbasen og koordinering med kontraktpartnere gælder også for Indkøb. Et eksisterende certifikat vurderes ikke som tilstrækkeligt blot ved dets opbevaring.

5. Besvar spørgsmål om interne politikker

Medarbejdere leder ofte efter en bestemt regel, for eksempel for at dele et dokument eller bruge et delt værktøj. Et svar er kun nyttigt, hvis det er klart, hvilken version af direktivet det kommer fra.

• Indgang: godkendte retningslinjer, procedurebeskrivelser og et spørgsmål fra virksomheden.
• AI forbereder: søger i de godkendte dokumenter og formulerer et svar med referencer. Hvis kilder mangler eller er modstridende, henviser det til den ansvarlige myndighed.
• Overholdelsestjek: følsomme svar, uforklarlige undtagelser og henvisninger til forældede eller modstridende politikker.
• Output: et dokumenteret svar eller et videresendt spørgsmål, der ikke kan afklares ud fra de eksisterende kilder.

En sådan assistent har brug for en velholdt kildebase og passende adgangsrettigheder. Svar om den tekniske opsætning og interne regler for brug af AI skal forsynes med I.T blive koordineret. AI’en sætter ikke nye regler.

6. Organiser dokumenter til interne revisioner

Inden en intern revision skal beslutninger, godkendelser og tilhørende dokumenter ofte samles. Indsatsen ligger så mindre i at skrive et resumé end i at finde den rigtige version.

• Indgang: Testrækkefølge, eksisterende beviser, frigivelsesprotokoller og arkiveringsstrukturen for det relevante område.
• AI forbereder: opretter en liste over de dokumenter, der kan findes, linker relaterede dokumenter og identificerer huller eller forskellige versioner.
• Overholdelsestjek: om dokumenterne er fuldstændige, korrekt tildelte og anvendelige til det tilsigtede formål.
• Output: en kontrolleret bevismappe med lokationer og en liste over punkter, der stadig mangler at blive afklaret.

Sammenstillingen er ikke en konstatering af, at en proces opfylder alle krav. En velorganiseret mappe kan også synliggøre manglende beviser. Disse huller bør dokumenteres og tildeles de ansvarlige personer.

Programmer og opbevaring

Juridisk og overholdelse behøver sjældent endnu en isoleret liste. Det afgørende er, hvor den relevante kontraktversion er placeret, hvilke programleverandører, der kører, og hvem der bekræfter aftaler. En forbindelse kan acceptere data eller henvise til kilder. Hvilken form der passer afhænger af dit eksisterende miljø og de tilgængelige grænseflader.

Tabellen beskriver mulige processer, ikke garanterede funktioner for et specifikt produkt. For SharePoint og anden tredjepartssoftware skal specifikke funktioner og betingelser kontrolleres hos producenten fra oktober 2026. Vi gør ikke krav på partnerstatus. Inden tilslutning afklarer vi, hvilket system der er førende, og om ændringer kan skrives tilbage. En e-mail med en vedhæftet fil kan være en indbakke. Den bør ikke stiltiende erstatte en verificeret kontraktversion. Mere om at forbinde tilbagevendende processer kan findes nedenfor Automatisering og Dokumentbehandling.

Grænser og frigange

Vi yder ikke juridisk rådgivning. En AI kan sammenligne tekstpassager, indsamle spørgsmål og udarbejde rapporter. Dine advokater afgør, om en klausul er effektiv, en foranstaltning er tilladt, eller beviser er tilstrækkelige. Juridisk relevante vurderinger tages ikke alene fra et AI‑svar. Menneskelig godkendelse skal være genkendelig i processen.

Hver testrapport skal angive referencen i kontrakten, den anvendte skabelon og den kontrollerede version af dokumentet. Hvis en kontrakt senere ændres, kan en ældre rapport ikke automatisk overføres til den nye version. I uklare tilfælde er en status som "åben" mere nyttig end en ubegrundet udgivelse. Formuleringen af ​​en forespørgsel kan også forberedes. Afsender- og indholdspositionen forbliver hos den ansvarlige person.

Fortrolighed skal afklares inden behandling. Advokatfirmaer kan også være underlagt særlige tavshedspligt og tavshedspligt. Denne side henvender sig til juridiske afdelinger i virksomheder; det erstatter ikke en undersøgelse af kravene til et advokatfirma. For hver datakilde skal du bestemme, hvem der har tilladelse til at se dokumenter, og hvilket behandlingstrin der er tilladt.

Artikel 50 i AI‑forordningen indeholder gennemsigtighedsforpligtelser for visse AI‑systemer og indhold. Dette resulterer ikke i et generelt mærkningskrav for hver intern kontraktrevisionsrapport. Dine advokater skal på baggrund af indsættelsen kontrollere, om der gælder en forpligtelse i den konkrete proces. Det officielle grundlag er nedenfor AI‑regulering og ved kilderne sidst på siden. Disse oplysninger er ikke juridisk rådgivning.

Data: kontrakter, frister, beviser

Filnavne er ofte ikke nok til et brugbart kontraktoverblik. Metadata såsom kontraktpartner, kontrakttype, relevant version, ansvarlig person, start, varighed og status for en revision er nyttige. Hvert felt læst fra et dokument skal føre tilbage til kilden. Hvor der mangler oplysninger, forbliver feltet åbent, indtil en person bekræfter det. En AI‑antagelse må ikke blive stamdata ubemærket.

Deadline-logikken skal også beskrives: Hvilken version gælder? Er en forlængelse afhængig af en handling? Hvem gennemgår en foreslået aftale, og hvem modtager en påmindelse? Er der flere reguleringer, skal oversigten vise konflikten. En deadline-kalender kan kun være et pålideligt arbejdsgrundlag for de ansvarlige med bekræftede data.

Adgang er baseret på rolle og opgave. Ikke alle personer, der har brug for en rykker, har brug for hele kontrakten. For rapporter og beviser skal det fastlægges, hvem der kan ændre, frigive og finde dem. Opbevaring og sletning kontrolleres ud fra dine specifikationer og de relevante krav i stedet for at sætte en generel deadline for alle dokumenter. GDPR indeholder blandt andet principper for behandling samt krav til sikkerhed og inddragelse af databehandlere. Hvilke af disse, der skal implementeres i de enkelte sager, kræver juridisk gennemgang. Mere om dette nedenfor AI privatliv. Ingen juridisk rådgivning.

Hvis servere i EU er beregnet til din proces, hører dette punkt til kravene til drift og udbydere. Lige så vigtigt er adgangsrettigheder, logning og spørgsmålet om, hvilke data der forlader en tjeneste. Et lagersted alene besvarer ikke disse spørgsmål. For virksomheder uden for EU, såsom Schweiz eller Storbritannien, skal datastrømme og de gældende krav undersøges særskilt.

Egne programmer til lov og overholdelse

En separat applikation kan dække et manglende trin mellem eksisterende programmer. Det behøver ikke at erstatte DMS eller kontraktstyringssoftware. Først fastlægges det, hvilke data det førende system rummer, og hvilke synspunkter afdelingen har brug for til sit arbejde. Du kan derefter beslutte, om en lille applikation er tilstrækkelig, eller om mere omfattende softwareudvikling giver mening.

En deadline-kalender-app kunne vise bekræftede aftaler, lokationer og ansvarlige parter i én visning. En kontraktoversigt kunne vise, hvilken dokumentversion der blev kontrolleret, hvilke spørgsmål der er åbne, og hvornår næste afgørelse skal træffes. En bevismappe kunne samle dokumenter med teststatus og kilde. I alle tre tilfælde logges ændringer, og juridisk relevante poster bruges først efter godkendelse.

Vi kan udvikle sådanne overflader til at komplementere eksisterende systemer. Hvordan data kommer ind og flyder tilbage vil blive afklaret inden implementering. Information om den tekniske implementering kan findes på App udvikling og Softwareudvikling. Hvorvidt en AI agent udarbejdet et trin afhænger af opgaven og de tilgængelige godkendelser.

Hvor du starter

Et første kig på dine processer kræver ikke ny software. Spørg: Hvor mange kontrakter har du, og hvem husker tidsfristerne? Hvor er den signerede version? Er der en oversigt over tilføjelserne? Hvem bestemmer i tilfælde af modstridende ansættelser? Og kan du finde kilden til en post, når du tjekker?

Vælg derefter en klart defineret proces, såsom kontrol af en kontrakttype baseret på en eksisterende skabelon eller kompilering af dokumentation for et defineret område. Afklar, hvilke data der er tilgængelige, og hvem der kontrollerer resultaterne. Først derefter kan du vurdere, hvilken automatisering, der hjælper, og hvilke beslutninger, der forbliver eksplicit hos dine advokater. For den faglige og tekniske klassificering kan du kontakte os via Kontaktformular skrive.