Osakonnad · IT AI IT‑s: tugi, teadmiste assistent ja tehisintellekti kasutamise reeglid

AI IT‑s: viis ülesannet lühidalt

Need on tüüpilised protsessid, mitte kliendiprojektid. Igal juhul valmistab tehisintellekt ette ja IT‑isik kontrollib ja otsustab.

1. Klassifitseerige pileteid ja lahendage standardpäringud

Suur osa IT‑le suunatud päringutest korduvad: parool, juurdepääs, printer, tarkvara.

• Sissepääs: pilet või e-kiri IT‑le.
• AI valmistab ette: tunneb ära tüübi ja kiireloomulisuse, määrab pileti õigele grupile, otsib lahendust teadmistebaasist ja varasematest piletitest ning kirjutab vastuse või juhised.
• IT kontrollib: Vastused kõigele, mis on seotud õiguste, kontode või andmetega. Valitud standardjuhtumite puhul saab vastuse anda kohe pärast katsefaasi.
• Väljund: salastatud pilet koos väljapakutud lahendusega või saadetud standardvastus koos protokolliga.

2. Loo kasutajad ja dokumendiõigused

Uued kolleegid vajavad kontosid, gruppe ja juurdepääsu ning iga muudatus peab olema jälgitav.

• Sissepääs: inimressursside või spetsialistide osakonna aruanne ja teie rollimallid.
• AI valmistab ette: koostab rollimallist vajalikud kontod ja rühmad ning kirjutab muudatustaotluse koos põhjendustega.
• IT kontrollib ja kinnitab: igasugune õiguste muudatus. AI ise ei muuda õigusi.
• Väljund: muutmistaotlus ja pärast vabastamist dokumentatsioon antud õiguste kohta.

3. Juhendi ja süsteemide teadmiste assistent

Süsteemialaseid teadmisi leiab käsiraamatutest, vikidest ja mõtetest ning uute töötajate leidmine võtab kaua aega.

• Sissepääs: Käsiraamatud, vikilehed, kasutusjuhised ja varasemad piletid.
• AI valmistab ette: vastab nendest allikatest pärit küsimustele ja annab asukoha. Kui ta midagi ei leia, ütleb ta seda.
• IT hooldab: allikatest. Assistent teatab aegunud lehtedest, kuid ei muuda neid.
• Väljund: Vastused koos allikatega, pluss vastusteta küsimuste loetelu, millest selgub järgmine dokumentatsioon.

4. Tehke kokkuvõte seiresõnumitest

Järelevalvesüsteemid teatavad palju ja mis oluline, läheb mürasse kaduma.

• Sissepääs: Sõnumid seire-, varu- ja turvasüsteemidest.
• AI valmistab ette: teeb vahejuhtumite raportid kokku, tuvastab kordused ja soovitab, milliseid tuleks esimesena vaadata.
• IT kontrollib: kokkuvõte ja aktid. AI ei sekku süsteemidesse.
• Väljund: igapäevane kokkuvõte koos selle taga olevate aruannetega.

5. Programmidevahelised liidesed

Paljud programmidevahelised väikesed protsessid viiakse läbi käsitsi, sest oma liidese omamine pole kunagi seda väärt.

• Sissepääs: korduv protsess kahe või enama programmi, näiteks vormi, tabeli ja piletisüsteemi vahel.
• AI valmistab ette: Ehitame protsessi automatiseerituna, näiteks n8n või Make abil, ja kasutame tekstide lugemiseks või määramiseks tehisintellekti.
• IT kontrollib: protsess enne käivitamist ja teated töö ajal.
• Väljund: dokumenteeritud protsess, mida teie IT mõistab ja mida saab muuta. Lisateavet selle kohta artiklis n8n isehost.

Vari AI ja AI juhtimine: keeldude asemel reeglid

Shadow AI on nimetus AI tööriistade kasutamiseks ettevõtte töös, millest IT ei tea: erakontod, tasuta plaanid, brauseri laiendused. Andmed lahkuvad ettevõttest. Keeld muudab seda harva, kuna tööriistad on kasulikud. Pakkumine, mille inimesed pigem võtaksid, toimib paremini.

• Kõigepealt küsi, siis mõõda: Kes milliseid tööriistu milleks kasutab? Avatud uuring näitab enamat kui võrguandmed. Kui hindate võrgu- või protokolliandmeid, mõjutab see töötajate andmeid ning andmekaitse ja töönõukogud on selle osa.
• Jagatud tööriistad: üks või kaks tööriista, millel on lepingud, haldamine ja töötlemine ELis ja mis katavad kõige levinumad vajadused. Millised sobivad, on artiklites märgitud Kaaspiloot või ChatGPT ja selleks ChatGPT juurutamine ettevõttes.
• AI poliitika: sait, millel on selged reeglid selle kohta, mis on lubatud ja mis mitte. Sisu kirjeldab lehte AI poliitika.
• Andmeklassid: Mis ei kuulu kunagi vestlusaknasse (isikuandmed, terviseandmed, klientide nimekirjad, ärisaladused), mida tuleks teha ettevaatlikult ja mis on tasuta.
• Proportsioonitundega salvestamine: Mida logitakse ja kes seda näeb, selle määrab eelnevalt andmekaitse ja töönõukogu.
• Tehisintellekti määrusest tulenevad kohustused: Kõigil, kes kasutavad tehisintellekti professionaalselt, on operaatorina kohustused. Lehed annavad ülevaate AI määrus ja juurde Käitajate kohustused.

Programmid ja juurdepääs: ühendus kasutatavaga

IT tunneb oma süsteeme kõige paremini. Tabelis on loetletud tavalised juhtumid. Selgitame enne pakkumise tegemist, millist võimalust teie süsteem pakub.

Nimed on orienteerumise eesmärgil ega tähenda partnerlust. Juurdepääsu põhimõte: AI‑l pole kunagi rohkem õigusi kui inimesel, kelle heaks ta töötab. Kui teenusekonto on vajalik, antakse sellele ainult lugemisõigused, välja arvatud juhul, kui inimene kiidab muudatuse heaks.

Ühendus asendamise asemel

Te ei vaja uut piletisüsteemi ega uut kataloogiteenust ja me ei paku ka. AI asub teie süsteemide ees ja töötab nende liidestega.

• Teie süsteemid jäävad juhtivaks. Piletid, kontod ja õigused on olemas ning muudatused toimuvad samamoodi nagu varem.
• Teie IT‑teenuse pakkujad töötavad nagu varem. Me ei opereeri IT‑d teie eest ega asenda tuge, vaid täiendame seda.
• Üks protsess teise järel. Alustame sammuga, näiteks piletite klassifitseerimisega, ja laseme sellel eelmise töö kõrvalt kulgeda.
• Tagasitee jääb avatuks. Kõik, mida AI teeb, on teie süsteemides jälgitav. Ilma nendeta jätkab teie IT tööd nagu varem.

Väljaanded ja õigused

IT‑s on õigused ja kontod tundlikud. Seetõttu otsustame enne alustamist, mida tehisintellektil on lubatud teha.

• Õigused: AI ei kauple kunagi selle inimese õiguste üle, kelle heaks ta töötab.
• Kontode ja süsteemide muudatused: ainult taotlusena, mida inimene nelja silma põhimõttel kontrollib ja kinnitab.
• Standardvastused: ainult teie jagatud teemade jaoks, nt juhised. Kõik, mis puudutab õigusi või andmeid, läheb IT‑sse.
• Juurdepääs andmetele: Paroolid ja võtmed salvestatakse teie hoidlasse ja neid ei kopeerita viipadesse ega dokumentidesse.
• Protokoll: Iga tegevus salvestatakse aja, päästiku ja vabastamisega.

Tabelis on loetletud olulisemad juhiste allikad. Teie ettevõttele kehtivad reeglid sõltuvad tööstusest, suurusest ja riigist.

See ülevaade on üldine teave, mitte juriidiline nõuanne. Teie õigusnõustaja või andmekaitseametnik saab kinnitada, mis teie kohta kehtib.

Andmed, teadmised ja toimingud

Teadmiste assistent on täpselt nii hea kui allikad, millele ta juurde pääseb.

• Enda andmed koos allikaga: Otsitakse käsiraamatuid, vikilehti ja varasemaid pileteid ning viidatakse koos viidetega. Artiklis kirjeldatakse, kuidas see tehniliselt töötab AI oma andmetega.
• Pilv ELis või ettevõttesisene: Olenevalt andmeklassist töötab tehisintellekt EL-is töötleva teenusepakkuja juures või oma riistvaral. Me ütleme teile, millal see on seda väärt.
• Praegune: Aegunud juhendid toovad kaasa aegunud vastused. Assistent annab teada, millised allikad on omavahel vastuolus või pole neid pikka aega uuendatud.
• Töötamine ja jälgimine: Seadistame kulude ja vigade jälgimise ning dokumenteerime toimingud, et teie IT saaks üle võtta.
• Andmekaitse: Piletid sisaldavad nimesid ja süsteemiandmeid. Töötleme seda EL-is asuvates serverites, näitame tehisintellektile ainult seda, mida see vajab, ning määrame koos teiega salvestusperioodi ja kustutamise. Rohkem allpool AI ja andmekaitse.

IT jaoks oma tööriistad

Osa asju ei puudu piletisüsteemis, vaid selle ees või kõrval. Kui standardtooted ei sobi, loome need oma programmidena:

• Iseteenindusportaal tavapäringute jaoks: Taotlege juurdepääsu, tarkvara ja seadmeid koos kinnitustee ja protokolliga.
• Sisemised liidesed: teie programmide vaheline andmevahetus, mida keegi varem käsitsi tegi.
• Dokumentatsiooni säilitamine: koht, kus hoitakse juhiseid ja tegevusdokumentatsiooni ning teadmusassistent need üles leiab.

Need programmid täiendavad teie süsteeme, mitte ei asenda neid. Lisateavet selle kohta allpool Tarkvaraarendus.

Kust alustada

Need kolm küsimust aitavad hindamisel:

1. Millised kolm päringut saavad teie IT‑le kõige sagedamini igal nädalal?
2. Milliseid tehisintellekti tööriistu teie töötajad juba kasutavad ja kas selleks on reegel?
3. Kus on teadmised teie süsteemide kohta: käsiraamatutes, vikis või inimeste mõtetes?

Kui kirjutate meile vastused, siis ütleme teile, milline protsess tasub kõigepealt ära ja mis peab teie IT‑ga alles jääma. Alustame eelneva töö kõrvalt testoperatsiooniga.