KI‑Automatisierung · Arztpraxen KI für Ärzte und Arztpraxen: was sich automatisieren lässt und was bei den Ärzten bleibt

Typische Abläufe in einer Arztpraxis

Das sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte. In jedem bereitet die KI vor, und jemand aus dem Team prüft. Klinische Entscheidungen sind nie Teil der Automatisierung.

1. Terminanfragen und Recall

Anfragen kommen per Telefon, E‑Mail, Webformular und Messenger. Die Anmeldung liest jede, findet die passende Terminart und prüft den Kalender.

• Eingang: eine Anfrage per E‑Mail, Webformular oder Messenger.
• KI bereitet vor: liest den Grund in den Worten der Patienten, ordnet ihn den Terminarten zu, die die Praxis festgelegt hat, schlägt Termine vor und entwirft die Bestätigung oder die Rückfrage zu fehlenden Angaben. Nachrichten mit Warnbegriffen, die die Praxis festgelegt hat, gehen sofort an einen Menschen. Über die Dringlichkeit entscheidet die KI nie selbst.
• Team prüft: jede markierte Nachricht und jede Anfrage außerhalb der Regeln. Die Praxis entscheidet, welche einfachen Anfragen ohne Prüfung gebucht werden dürfen.
• Ausgang: ein Terminvorschlag oder ein Antwortentwurf in der Sprache der Praxis.

2. Eingehende Dokumente und Befunde

Krankenhausbriefe, Laborbefunde und Berichte kommen per Post, E‑Mail und über Fachdienste. Jemand sortiert sie, ordnet sie den Patienten zu und gibt sie zur Durchsicht weiter.

• Eingang: gescannte oder elektronische Dokumente.
• KI bereitet vor: erkennt Patient, Dokumentart, Absender und Datum, ordnet das Dokument der Akte zu und schlägt die Weiterleitung mit einer Zusammenfassung in einem Satz vor.
• Arzt prüft: jeden Befund und jeden Brief sieht ein Arzt durch und veranlasst, was nötig ist. Die KI markiert nie einen Befund als unauffällig und legt ihn nie als „keine Maßnahme“ ab.
• Ausgang: das Dokument in der richtigen Akte, an die richtige Person weitergeleitet.

3. Briefe aus Diktaten

Überweisungen, Berichte für Versicherer und Entlassbriefe entstehen nach der Sprechstunde, oft spät am Tag.

• Eingang: eine diktierte Notiz oder, wenn die Patienten informiert wurden, eine aufgenommene Konsultation, dazu die vorhandene Akte.
• KI bereitet vor: einen strukturierten Entwurf in der Vorlage der Praxis, mit Medikation und Daten aus der Akte und markierten unsicheren Stellen.
• Arzt prüft: den ganzen Text, korrigiert ihn und unterschreibt.
• Ausgang: der Brief in der Akte und versandfertig.

4. Formulare und Abrechnungsvorbereitung

Formulare für Versicherer, Privatrechnungen und Anfragen an Kostenträger wiederholen dieselben Daten aus der Akte.

• Eingang: die Akteneinträge, die der Arzt für die Abrechnung freigegeben hat.
• KI bereitet vor: füllt das Formular aus, prüft es auf Vollständigkeit gegen die Anforderungen des Kostenträgers und listet auf, was fehlt.
• Arzt und Team prüfen: Diagnosen und Ziffern wählt der Arzt, und eine befugte Person aus dem Team reicht ein.
• Ausgang: ein ausgefülltes Formular oder eine Rechnung als Entwurf.

Was bei den Ärzten bleibt und was wir nicht tun

• Diagnose, Dringlichkeitseinschätzung und Behandlung: die KI trifft keine klinische Beurteilung und gibt Patienten keine medizinischen Ratschläge.
• Die Grenze zum Medizinprodukt: Software, die zur Diagnose, zu Behandlungsentscheidungen oder zur Ersteinschätzung von Patienten bestimmt ist, ist als Medizinprodukt reguliert. Wir bauen Werkzeuge für die Verwaltung, keine Software für medizinische Zwecke.
• Befunde und Verordnungen: werden immer von Ärzten durchgesehen und unterschrieben.
• Chat für Patienten: beantwortet organisatorische Fragen wie Öffnungszeiten oder den Ablauf einer Folgerezept-Anfrage, sagt klar, dass er eine KI ist, und verweist bei allem, was klinisch klingt, auf die Telefonnummer der Praxis oder den Notruf.
• Entscheidungen über Personen: wir bauen keine Bewertung oder Auswahl von Patienten oder Mitarbeitenden. Solche Systeme sind nach Anhang III der KI‑Verordnung Hochrisiko, siehe Risikoklassen.

Regeln für Gesundheitsdaten

Die Verschwiegenheit über Patienteninformationen ist überall die Kernpflicht. Die Tabelle nennt die wichtigsten Quellen je Land zur Orientierung.

In der gesamten EU sind Gesundheitsdaten besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, und die britische DSGVO ist ähnlich. Neue KI‑Werkzeuge, die sie verarbeiten, lösen meist eine Datenschutz-Folgenabschätzung aus (Art. 35), und Art. 28 verlangt mit jedem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Art. 22 beschränkt Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen. Software mit medizinischer Zweckbestimmung ist nach der Verordnung (EU) 2017/745 ein Medizinprodukt, und KI‑basierte Produkte, die eine Bewertung durch eine benannte Stelle brauchen, sind nach der KI‑Verordnung Hochrisiko. Chatbots müssen sich als KI zu erkennen geben (Art. 50). Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die aktuellen Texte bei Ihrer Ärztekammer und Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Systeme, die Sie vermutlich nutzen

Deutsche Praxen nutzen Praxisverwaltungssysteme wie CGM M1 PRO, medatixx oder Medistar und die Telematikinfrastruktur mit KIM. In Österreich ist ELGA die nationale Gesundheitsakte, im Vereinigten Königreich arbeiten Praxen meist mit EMIS Web, SystmOne oder Vision und nutzen Accurx oder Docman für Nachrichten und Dokumente. Wir binden über die Schnittstellen an, die diese Systeme bieten, und arbeiten daneben, wo es keine gibt. Die Namen dienen der Orientierung und bedeuten keine Partnerschaft.

Wie KI‑Assistenten antworten, wenn Patienten suchen

Patienten fragen ChatGPT, Gemini oder Googles KI‑Übersichten nach „einem Hausarzt in meiner Nähe mit freien Plätzen“ oder „einem Zahnarzt für Angstpatienten“. Der Assistent greift auf die Seiten der Praxis, das Google-Unternehmensprofil, Verzeichnisse, Registereinträge, Aufsichtsberichte und Bewertungen zurück. An Gesundheitsinhalte werden höhere Anforderungen an Fachkunde und Vertrauen gestellt, deshalb zählen namentlich genannte Ärzte, Qualifikationen und Quellen.

• Eine Seite je Leistung: für wen sie ist, wie sie abläuft, wer sie erbringt und was mitzubringen ist.
• Namentlich genannte Ärzte mit ihrer Registrierung: nur Titel und Qualifikationen, die tatsächlich geführt werden.
• Überall dieselben Angaben: Name, Anschrift, Öffnungszeiten und Leistungen gleich auf Website, Google-Unternehmensprofil und Verzeichnissen.
• Bewertungen ohne Details beantworten: Antworten bestätigen nie, dass jemand Patient ist.

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Lohnt sich Automatisierung? Acht Fragen

1. Verbringt die Anmeldung einen großen Teil des Tages mit Terminanfragen nach demselben Muster?
2. Wird die eingehende Post von Hand sortiert und den Patienten zugeordnet?
3. Tippen Ärzte spät am Tag Briefe, die zum großen Teil aus Daten der Akte bestehen?
4. Werden Formulare für Versicherer oder Rechnungen immer wieder aus denselben Einträgen ausgefüllt?
5. Warten Patienten auf eine Antwort, weil sich Nachrichten stapeln?
6. Gibt es eine schriftliche Regel, welche Patientendaten in welches Werkzeug dürfen?
7. Sieht ein Arzt jeden Befund und jeden Brief durch, bevor er als erledigt gilt?
8. Können Sie eine Aufgabe nennen, bei der schon ein Entwurf zur Prüfung Zeit sparen würde?

Drei oder mehr Ja-Antworten sprechen meist für einen Ablauf, den es zu testen lohnt. Die Fragen 6 und 7 sind die Voraussetzungen.